Tutanağın içeriği, GK’da alınan kararlar, pay sahiplerinin beyanları, muhalefet şerhi ve GK toplantısı ile ilgili diğer hususlardan oluşur480. Tutanağa yazılacak diğer hususlar, Kom. Yön. Örnek - 4’e uygun olarak, şirketin unvanı, toplantı tarihi ve yeri, şirketin toplam sermayesi ve pay adedi, komiserin adı ve soyadı, toplantıya çağrının ne şekilde yapıldığıdır. Ayrıca çağrısız GK yapılmış ise bunun da belirtilmesi gerekir (Kom. Yön. m. 26).
TTK m. 375/2 uyarınca GK’da alınan kararların ve yapılan seçimlerin tutanağa yazılması zorunludur. Alınan kararların mahiyet ve neticeleri, tutanakta hiçbir tereddüde yer vermeyecek şekilde açık olarak yazılmalı, kanun ve esas sözleşmede öngörülen yetersayılara uygun olarak alındığı, oy miktarları ile birlikte belirtilmelidir (Kom. Yön. m. 26).
TTK m. 375/2, müzakerelere katılan pay sahiplerinin yaptıkları konuşmaların da tutanağa geçirileceğini hükme bağlamıştır. Pay sahiplerinin konuşmalarının tutanakta belirtilmesi kapalı tip ve az pay sahibi olan anonim şirketlerde bir sorun oluşturmaz, ancak HAAŞ’de pay sahibi sayısının ve bu oranda konuşmak isteyenlerin sayısının fazla olması görüşmelerin aynen yazılmasını olanaksızlaştırmaktadır. Bu olanaksızlık karşısında, bizim de katıldığımız görüş uyarınca doktrinde müzakerelerin özet halinde yazılmasının yeterli olacağı belirtilmiştir481. Ancak GK, görüşmelerin tutanağa aynen yazılmasına da karar verebilir482.
TTK m. 381/1/b. 1 uyarınca GK toplantısında hazır bulunan pay sahiplerinin iptal davası açabilmesi için karara ret oyu vermeleri ve muhalefetlerini tutanağa geçirtmeleri
480
Doğrusöz, GK Toplantıları, s. 24; Cerrahoğlu, Umumi Heyet Toplantıları, s. 5; Yiğit, s. 141.
481
Arslanlı, C. II, s. 40; Đmregün, Ortaklıklar, s. 115; Çevik, s. 821; Yiğit, s. 142–143.
482
gerekir483. TTK m. 297 de bu esastan hareket ederek, karara muhalif kalanların muhalefet sebeplerinin de tutanağa yazılacağını düzenlemiştir (TTK m. 297/c. 2, Kom. Yön. m. 26)484.
Doktrinde baskın olan görüşe göre, pay sahibinin olumsuz oyunun tutanakta yer alması, muhalefet şerhi olarak kabul edilemez. Şerh, tutanakta, pay sahibinin karara muhalefet iradesini, hangi karara karşı olduğunu belirtecek şekilde açıkça ve ayrıca yer almalıdır485. Pay sahibinin toplantı tutanağında yer alan ve sadece eleştiri düzeyinde kalan açıklamaları da muhalefet şerhi olarak kabul edilmemelidir486.
Muhalefet şerhi, karara muhalif olan pay sahibinin talebi üzerine GK başkanlığı tarafından tutanak metnine yazdırılır487 veya yazılı olarak verilen şerh, tutanağa eklenir. Bu durumda tutanağa, muhalefet şerhi veren pay sahibinin adı, soyadı ya da ticaret unvanı yazılarak muhalefet şerhinin ekli olduğu belirtilir488. Tutanağa eklenen yazılı şerh, pay sahibi, toplantı başkanlığı ve komiser tarafından da imzalanır (Kom. Yön. m. 26).
Çevrim içi katılımcılar da, muhalefet şerhlerini, güvenli e-imzalarını atarak bir e-posta aracılığıyla GK başkanlığına ulaştırabilirler. GK başkanlığına gönderilen e-posta, tutanakta gerekli açıklama yapıldıktan sonra bilgisayar çıktısı alınarak toplantı başkanlığı ve komiser tarafından imzalanıp tutanağa eklenir. Çevrim içi katılımcıların, muhalefet şerhini sözlü
483
Moroğlu, Kararların Hükümsüzlüğü, s. 203. Aynı şekilde intifa hakkı sahibi ve temsilen katılım varsa temsilci de karara ret oyu vererek muhalefet şerhinin toplantı tutanağına yazılmasını isteyebilir. Bkz. Arslanlı, C. II, s. 79; Poroy/Tekinalp/Çamoğlu, s. 560; Yiğit, s. 147. Karar için olumlu veya çekimser oy kullanan pay sahipleri muhalefet şerhi vermek hak ve yetkisine sahip değildir. Oy hakkından yoksun pay sahiplerinin, oy hakkı olmadığından karara karşı olumsuz oy vermeleri de söz konusu olamaz, ancak muhalefet şerhi vererek iptal davası açma hakları vardır. Bkz. Arslanlı, C. II, s. 80; Moroğlu, Kararların Hükümsüzlüğü, s. 160; Đmregün, Ortaklıklar, s. 134–135. Aynı sonuç, SPK m. 14/A uyarınca çıkarılan oydan yoksun pay senedi sahipleri için de geçerlidir. Bkz. Moroğlu, Kararların Hükümsüzlüğü, s. 204.
484
Muhalefet şerhinin toplantı tutanağına geçirilmesinde amaç, alınan karara karşı çıkıldığına ve muhtemelen iptal davası açılacağına pay sahiplerinin, şirket organlarının ve şirketle ilişkisi olan üçüncü kişilerin dikkatini çekmektir. Bkz. Moroğlu, Kararların Hükümsüzlüğü, s. 204; Yiğit, s. 143.
485
Arslanlı, C. II, s. 60; Çevik, s. 821; Poroy/Tekinalp/Çamoğlu, s. 409; Domaniç, s. 610; Pulaşlı, Şirketler, s. 348. Yargıtay da aynı kanaattedir. 11. HD., T. 20.11.2001, 6860/9182 sa. ka. için bkz.
www.kazanci.com.tr (son yararlanma: 13.10.2006).
486
Moroğlu, Kararların Hükümsüzlüğü, s. 205.
487
Moroğlu, Kararların Hükümsüzlüğü, s. 205.
488
Pay sahibi veya temsilcisinin yazılı muhalefet şerhi vermesine rağmen toplantı başkanlığı, tutanakta ilgili açıklamayı yapmamış olabilir. Bu durumda komiserin bunu sağlaması gerekir. Aksi halde tutanağın kanuna uygun olarak hazırlanmasına nezaret etmekle görevli olan komiserin (TTK m. 297, Kom. Yön. m. 32/2/b. h) cezai, idari (disiplin) ve hukuki sorumluluğu söz konusu olur. Đstemine rağmen muhalefet şerhi tutanağa geçirilmeyen pay sahibi veya temsilcisi, isteminin komiser aracılığı ile de gerçekleştirilmediğini kanıtladığı takdirde iptal davası açmak hakkına sahip olmalıdır. Bkz. Moroğlu, Kararların Hükümsüzlüğü, s. 205–206.
olarak bildirmeleri ise mümkün değildir, çünkü şerhin çevrim içi katılımcı tarafından imzalanması zorunludur.
Muhalefet şerhi, pay sahibinin alınan karara karşı olduğunu gösteren bir beyandır. Dolayısıyla muhalefet şerhinin, oylama sonucunun açıklanmasından sonra ve fakat tutanağın yetkililer tarafından imzalanmasından önce verilmesi gerektiği kabul edilmelidir. Oylama sonucundan önce ortada bir karar yoktur, bu nedenle muhalif kalınması ve şerh verilmesi de söz konusu olamaz489. GK’da birden çok karar alındığı için muhalefet şerhinin, tutanakta her karar için ayrı ayrı veya bütün kararların alınmasından sonra topluca verilmesi mümkündür. Fakat herhalde muhalefet şerhi, oylama sonucunun altına yazılmalıdır490.
GK toplantısında hazır bulunan pay sahiplerinin ya da çevrim içi katılımcıların toplantının devamı sırasında tutanağı inceleme talebinde bulunmalarında kanuni bir engel yoktur. Örneğin, muhalefet şerhlerinin tutanakta yer alıp almadığını kontrol etmek isteyebilirler. Toplantıda hazır bulunan pay sahipleri bu isteklerini toplantı başkanlığına yöneltebilir ve taleplerinin kabulü halinde tutanağın ilgili yerlerini inceleyebilirler. Çevrim içi katılımcıların da bu isteklerini sözlü olarak iletmesi ve muhalefet şerhlerinin tutanağa gerekli açıklama yapılarak eklenip eklenmediğini toplantı başkanlığından teyit ettirmeleri mümkündür. Ancak hazır bulunanlar listesinde olduğu gibi, tutanağın da elektronik ortamda tutulması sağlanırsa çevrim içi katılımcılara tutanağı bizzat inceleme hakkı da tanınmış olacaktır. Pay sahiplerine sunulması gereken belgelerin internet sitesinde yayımlanmasını öngören TTKT m. 1524 ve tutanağın şirketin internet sitesine konacağını düzenleyen TTKT m. 422/2 buna cevaz verir niteliktedir. Tutanağın elektronik ortamda tutulması halinde, çevrim içi katılımcıların muhalefet şerhleri tutanağa doğrudan eklenebilir. Elektronik ortamda tutulan tutanağın imzalanması ise güvenli e-imza ile gerçekleştirilir.
489
Yiğit, s. 149. Yargıtay bir kararında bu hususu, “…karara peşinen muhalefet olmaz” şeklinde açıklamıştır. 11. HD., T. 12.03.2002, 10518/2269 sa. ka. için bkz. www.kazanci.com.tr (son yararlanma: 13.10.2006). Moroğlu ise muhalefet şerhinin, kararın alınmasından önce veya sonra, tutanak yetkililerce imzalanana kadar verilebileceğini savunmaktadır. Moroğlu, Kararların Hükümsüzlüğü, s. 204.
490