Elektronik ortamda GK toplantısı ise iki şekilde gerçekleştirilebilir. Birincisi, pay sahiplerinin belirli bir yer ve zamanda toplanmaksızın tamamen elektronik ortamda bir araya gelerek toplantı yaptıkları “sanal GK”dur. Đkincisi ise pay sahiplerinin fiilen belirli bir yerde toplanarak hazır bulundukları GK’a, elektronik ortamda “çevrim içi (online)179 katılım”ın mümkün kılındığı “çevrim içi (online) katılımlı GK”dur180.
177
Moroğlu, Kararların Hükümsüzlüğü, s. 83; Poroy/Tekinalp/Çamoğlu, s. 396; Çevik, s. 792; Pulaşlı, Şirketler, s. 309; Doğrusöz, A. Bumin: Anonim Şirketlerde Genel Kurulun Toplantıya Çağrılması, Yaklaşım Dergisi, Cilt 1, S. 2, Ankara 1993, s. 17. Toplantının yurt dışında yapılmasıyla ilgili olarak TTKT’nda herhangi bir düzenlemeye gidilmemiş; bu konuda içtihat ve doktrin kapısı açık tutulmuştur. TTKT, Madde Gerekçeleri, 409. madde hükmü, www.tbmm.gov.tr (son yararlanma: 03.10.2006).
178
Moroğlu, Kararların Hükümsüzlüğü, s. 83.
179
TDK tarafından “çevrim içi” şeklinde Türkçeleştirilen “online” kelimesi, bilgisayarın birçok başka bilgisayarlardan oluşan internete bağlı ve bu ağ üzerinde çalışır durumda olduğu anlamına gelir. Türk Dil Kurumu Güncel Türkçe Sözlük: çevrim içi, http://www.tdk.org.tr (son yararlanma: 13.08.2006); Net Lingo: online, http://www.netlingo.com/lookup.cfm?term=online (son yararlanma: 13.08.2006); Vikipedi Özgür Ansiklopedi: Çevrimiçi, http://tr.wikipedia.org/wiki/%C3%87evrimi%C3%A7i (son yararlanma: 13.08.2006).
180
Bilge, Genel Kurulda Đnternet, s. 224; Bilgili, s. 574–575; Kayıhan, s. 621. Doktrinde “online katılımlı GK” şeklinde kullanılmış olmasına rağmen TTKT’nda, bu GK türünü adlandırmak için herhangi bir kavram kullanılmamıştır. Türkçe kökenli kelimeler kullanılmasına dikkat edilen bu çalışmada, “çevrim içi” kelimesi kullanılacaktır.
1) Sanal (Virtüel) Genel Kurul
Sanal (virtüel) GK’larda toplantı, tamamen elektronik ortamda gerçekleşmektedir. Bu GK türünde, yalnızca toplantıya katılmak zorunda olan kişiler bir araya gelir; pay sahipleri ise bu kişilerin bir araya geldikleri yere çağrılmaz. Pay sahipleri sadece internete bağlanarak toplantıya katılabilirler181.
Bugün için GK’un tamamen elektronik ortamda gerçekleştirilmesi hukuken mümkün değildir. Avrupa ülkelerindeki eğilim GK toplantısına elektronik ortamda katılımı mümkün kılmakla birlikte, GK’un tamamen elektronik ortama taşınmasına izin vermemek yönünde olmuştur. Bunun sebebi ise teknik yetersizlikler değildir. Günümüz teknolojik koşullarında sanal GK toplantısı yapılması imkânı vardır ve bu tip toplantıların, gerekli kanuni düzenlemeler yapılarak hukuken de olanaklı hale getirilmesi mümkündür. Buna karşılık GK’un tamamen elektronik ortama taşınması pay sahipleri açısından bazı sakıncalar doğurabilecek niteliktedir. Sanal GK, kullanabilmek için belli bir bilgi birikimi isteyen gelişmiş iletişim araçlarını kullanamayan veya bu iletişim araçlarını satın alabilecek maddi gücü bulunmayan pay sahiplerinin GK’a katılma ve pay sahipliği haklarını kullanma olanaklarını imkânsız hale getirir. Bu ise AŞ’de geçerli olan eşit işlem ilkesine aykırıdır182.
Bu sebeple sanal GK’lara hukuken olanak tanınması, gelecekte internet kullanımı daha yaygın ve daha düşük maliyetlerle olanaklı hale geldiğinde üzerinde tekrar düşünülmesi gereken bir konu olarak beklemektedir.
2) Çevrim Đçi (Online) Katılımlı Genel Kurul
Çevrim içi katılımlı GK toplantılarında, GK toplantısında hazır bulunmak zorunda olan kişiler ile toplantıya katılmak isteyen pay sahipleri veya temsilcilerinden oluşan geleneksel anlamda GK toplantısı kanuna uygun olarak belirli bir mekânda yapılmakta; çevrim içi katılımı arzu eden pay sahipleri ise elektronik ortamda bu toplantıya katılabilmektedirler183.
181
Kayıhan, s. 629; Bilgili, s. 583.
182
Bilge, Genel Kurulda Đnternet, s. 225.
183
Çevrim içi katılımlı GK’lar, geleneksel anlamda GK toplantıları ile birlikte, eş zamanlı olarak yapıldığından bu tür GK’lar, Alman doktrininde “kombine model” olarak da adlandırılmaktadır. Bkz. P. Claussen, C.:
GK’a elektronik ortamda katılmak isteyen pay sahiplerine bu imkânın tanınması, GK’un internetten yayımlanması anlamına gelir. Bu durumda ortaya çıkan sorun ise GK toplantılarının kamuya açık olmaması ilkesinin korunmasıdır. Bu ilkenin, GK toplantısının internetten yayımına sadece pay sahipleriyle sınırlı olarak izin verilmesi yoluyla korunmuş olduğu kabul edilmektedir184. Toplantının internetten yayımının sadece pay sahiplerine hasredilmesi için yayım şifrelenmeli, böylece pay sahibi olmayan kişilerin elektronik ortamda GK’a katılmaları engellenmelidir. Çevrim içi katılımcının185, şirkette pay sahibi olmayan bir kimseyi, bilgisayarın ekranı başına getirerek toplantıda olup bitenler hakkında onun da bilgi sahibi olmasına olanak yaratması ihtimali de bulunmaktadır. Ancak bu durum, GK’un internetten yayımlanmasına bir engel teşkil etmez. Nitekim pay sahiplerinin, kendilerini GK’da temsil ettirmek için pay sahibi olmayan kişileri GK’a göndermeleri de mümkündür186.
Çevrim içi katılımlı bir GK’da, toplantıda hazır bulunan pay sahipleri ile çevrim içi katılımcılar arasında eşit işlem ilkesi gereği herhangi bir ayrım yaratılmamasına dikkat edilmelidir. Pay sahipliği hakları açısından, biri diğerinden daha avantajlı bir konuma getirilemez187. Bu nedenle geleneksel anlamda bir GK’a katılan pay sahipleri, toplantıda hangi haklardan yararlanabilecekse, çevrim içi katılımcılara da aynı haklar sunulmak zorundadır. Bu da, çevrim içi katılımlı GK’larda çok geniş teknik imkânlardan yararlanılmasını gerektirir.
Anonim şirket, bilgisayar, web kamerası, ses kartı ve mikrofon gibi teknik cihazları toplantı salonunda hazır bulundurmalı; böylece çevrim içi katılımcı, ses ve görüntünün kendisine nakledilmesi yoluyla GK toplantısını bulunduğu yerden bilgisayar ekranı aracılığıyla takip edebilmelidir. Web kamerası aracılığıyla toplantıya katılanların bulunduğu platform ile konuşmacının bulunduğu kürsünün ayrı ayrı veya birlikte gösterilmesi mümkündür. Ayrıca çevrim içi katılımcı bilgisayar başında toplantıyı izlerken, ekranda eş
Hauptversammlung und Internet, Die Aktien Gesellschaft, Heft 4/2001, 46. Jahrgang, s. 166; Kayıhan, s. 621, dn. 61’den naklen.
184
Bilge, Genel Kurulda Đnternet, s. 226; Kayıhan, s. 622–623; Bilgili, s. 577–578.
185
Çevrim içi katılımcı ile kastedilen, çevrim içi katılımlı GK’lara, bulundukları yerden elektronik ortamda katılan pay sahipleridir.
186
Riegger, B.: Hauptversammlung und Internet, ZHR 2001, s. 210; Bilgili, s. 578, dn. 54’ten naklen.
187
zamanlı olarak açacağı değişik pencerelerde pay sahiplerinin incelemesine sunulan dosya ya da raporları inceleyebilmelidir188.
Aynı şekilde çevrim içi katılımcının bilgisayarı gerekli teknik donanıma sahipse, bir tele (video) konferansta189 olduğu gibi çevrim içi katılımcının görüntüsü ve sesinin de GK’da hazır bulunanlara yayımlanması sağlanmalıdır190. Bunun için GK toplantı salonunda tüm pay sahiplerinin görebilecekleri bir yerde geniş bir ekran kurulması düşünülebilir. Böylece çevrim içi katılımcı, GK’u izlemek dışında konuşmalara katılarak görüş bildirme, eleştiride bulunma haklarına da sahip olur191. Sesinin aktarılamadığı durumlarda ise, çevrim içi katılımcının yapacağı konuşmanın metninin e-posta yoluyla toplantıya gönderilmesi ve bunun toplantı salonundaki ekranda görüntülenmesi veya toplantıda hazır bulunan birisi tarafından herkese okunması imkânı yaratılmalıdır192. Ancak bu halde, çevrim içi katılımcı, toplantıda hazır bulunan pay sahipleri tarafından görülmeyeceğinden, geleneksel anlamda yapılan GK’da olduğu gibi, pay sahiplerini vücut diliyle ikna etme şansı olmayacaktır193.
GK toplantısının yayımının internetten yapılması halinde toplantıda hazır bulunan pay sahiplerinin, yaptıkları konuşmaların ya da yönelttikleri soruların yayımdan çıkarılmasını talep hakkı olmamalıdır. Çevrim içi katılımlı GK’ların hukuki dayanağını oluşturan TTKT m. 1527/5, toplantıda hazır bulunan pay sahipleri ile çevrim içi katılımcılar arasında hukuken bir farklılık yaratmamıştır. Đnternet yayımı zaten sadece pay sahipleriyle sınırlı olarak
188
Boros, http://cclsr.law.unimelb.edu.au/research-papers/online.pdf (son yararlanma: 13.08.2006), s. 20; Bilgili, s. 575; M. Kaya, s. 218; Kayıhan, s. 621.
189
Tele (video) konferans, coğrafi olarak birbirinden uzakta bulunan iki ya da daha çok kişi ya da grup arasında karşılıklı ses iletiminin yanısıra hareketli görüntü iletimine de olanak sağlayan bir sistemdir. Bkz. Deryakulu, Deniz: Etkileşimli Sistemler, http://www.aof.edu.tr/kitap/IOLTP/1265/unite07.pdf (son yararlanma: 13.08.2006), s. 113. Bu sistem birçok kişinin aynı anda mesajlaşarak haberleşebilmesine olanak verir. Bunu sağlayan programa ise IRC (Internet Relay Chat) denmektedir. IRC’de belirli bir konuda konuşmak, tartışmak isteyen insanlar “kanal” adı verilen ve genellikle önceden belirlenmiş bir konusu olan alanlarda toplanırlar. Bir kişinin yazdığı bir mesaj o kanaldaki herkese iletilir. Dünyada pek çok IRC servisi bulunmaktadır. Bulunduğunuz sistemden bu servislerden birine erişmek için özel bir protokol kullanan IRC yazılımlarının sisteminizde yüklü olması gerekir. Ankara Üniversitesi Bilgi Đşlem Daire Başkanlığı: IRC Nedir?, http://bid.ankara.edu.tr/start/css/inet-tr-HTML/bolum2f.html (son yararlanma: 13.08.2006); Đnal, s. 13. Tele (video) konferans sayesinde, ses kartı, mikrofon ve web kamerası olan bir kişi, o kanalda bulunan kişilerle aynı anda sesli ve görüntülü görüşme; web kamerası yoksa sadece sesli görüşme yapabilir. Bilişim Terimleri Sözlüğü: Video Konferans Nedir?, http://www.bilisimterimleri.com (son yararlanma: 13.08.2006). Kanalda bulunan kişinin, diğer bir kişiye ait pencerenin altındaki mikrofon simgesine tıklayarak, sadece o kişiyle özel konuşma yapması da mümkündür. Bkz. Baron/Ellsworth/Savetz, s. 321.
190
Erdem, s. 3; Baron/Ellsworth/Savetz, s. 320 vd.
191
Kobler, http://www.law.ua.edu/lawreview/kobler.htm (son yararlanma: 14.08.2006); Bilgili, s. 576; Kayıhan, s. 622.
192
Bilgili, s. 576; Kayıhan, s. 622; M. Kaya, s. 222.
193
yapıldığından toplantıda hazır bulunan pay sahiplerine böyle bir hak tanınamaz; çevrim içi katılımcılar toplantıda olanları kesintisiz olarak takip edebilirler.
Pay sahiplerine GK’a elektronik ortamda katılım imkânını sunan bir şirket, toplantının bilgisayar ekranından nasıl takip edileceği, nasıl söz alınacağı, incelenmeye sunulan belgelere şirketin internet sitesinde nerelerden ulaşılacağı ve en önemlisi oyun elektronik ortamda ne şekilde kullanılacağı konusunda pay sahiplerini bilgilendirmek zorundadır. Bu bilgilerin verilmesi, şirketin internet sayfasına konacak açıklamalarla sağlanır (TTKT m. 1524/1).
Ayrıca şirketler, çevrim içi katılımlı bir GK sırasında gerek kendi sistemlerinden gerek kendileri dışındaki hususlardan kaynaklanan bir aksaklık olması durumunda, bu aksamalara ilişkin kayıtları tutmalıdır. Bu kayıtlarda, aksamanın meydana geldiği tarih ve saat, aksamanın uzunluğu, nedenleri, sonuçları, aksamanın giderilebilmesi için alınan önlemler ve aksama nedeniyle şirkete ulaşan şikayetler yer almalıdır. Şirketlerin pay sahiplerini, ortaya çıkabilecek bu aksamalar ve gecikmeler hakkında da genel olarak bilgilendirmesi ve uyarması gerekir194.
Elektrik ya da internet bağlantısının kesilmesi gibi şirketin etki alanı dışında oluşan aksaklıklar yaşanması halinde GK’da alınan kararların iptali söz konusu olmamalıdır. Sistem tam olarak kurulup pay sahiplerine verilen bilgiler doğrultusunda hareket edildiği sürece, pay sahibinin sistemi yanlış kullanması, bağlantı sağlayamaması gibi durumlarda riski pay sahibi taşır195. Buna karşılık, pay sahiplerine çevrim içi katılım imkânının sunulacağının belirtilmiş olmasına rağmen sistemin kurulmasında veya işletilmesinde yasal düzenlemelere aykırılık yapılmışsa o GK’da alınan kararların iptali söz konusu olabilir196.
TTKT m. 1527/5’de hükme bağlanan GK türü de “çevrim içi katılımlı GK”dur. Tasarı, sanal GK’a izin vermemiştir. Dolayısıyla GK’un elektronik ortamda yapılmasına ilişkin olarak bundan sonra yapacağımız tüm açıklamalar, çevrim içi katılımlı GK’lara ilişkin olacak; sanal GK’lar hakkında ayrıca bilgi verilmeyecektir.
194
Bilge, Temsilen Oy Vermede Đnternet, s. 363.
195
Nitekim Alman hukukunda AktG, elektronik ortamda GK’a katılımın avantajlarından yararlanan çevrim içi bir katılımcının, bunun beraberinde getireceği teknik rizikolara da üstlenmek zorunda olduğunu hükme bağlamıştır. Bkz. Bilgili, s. 581.
196
ĐKĐNCĐ BÖLÜM
GENEL KURUL TOPLANTISINA ĐLĐŞKĐN
HAZIRLIK ĐŞLEMLERĐ
Anonim şirketin GK toplantısı yapılmadan önce, toplantının yapılmasına yönelik olarak bazı hazırlık işlemlerinin yapılması gerekmektedir. Bu işlemler, GK toplantısına katılacak olanların belirlenmesi, toplantıya çağrı, toplantı salonunda bazı belgelerin hazır bulundurulması, toplantı salonuna giriş ve hazır bulunanlar listesinin197 düzenlenmesidir.