HAZIR BULUNANLAR LĐSTESĐNĐN DÜZENLENMESĐ

Hazır bulunanlar listesi, TTK m. 376 ve Kom. Yön. m. 19’da düzenlenmiştir. Anonim şirket GK toplantılarında bu listenin düzenlenmesinin amacı, GK’da bir pay sahibinin ne kadar oya sahip olduğunu saptamak; toplantı ve karar yetersayılarının varlığını kontrol etmek; oydan yoksun olanları belirlemek ve GK’a katılma hakkına yönelebilecek itirazların sağlıklı bir biçimde ileri sürülmesi için uygun hukuki ortamı yaratmaktır420. Bununla birlikte TTK m. 378/2/c. 2’ye göre, hazır bulunanlar listesinin tutanağa eklenmesi, o GK’da alınan kararların geçerlilik şartıdır.

TTK m. 376 uyarınca hazır bulunanlar listesine, GK toplantısında hazır bulunan pay sahipleri veya temsilcilerinin421 ad ve soyadları ile ikametgâhları422 ve pay miktarları yazılır. Ayrıca paylar üzerinde intifa hakkı bulunması durumunda, TTK m. 360/4’e göre, GK’a katılma ve oy kullanma hakkını kazandığından intifa hakkı sahibinin de, GK’a katılma hakkı etkilenmemiş olan pay sahibi ile birlikte hazır bulunanlar listesinde gösterilmesi gerekir. Aynı

420

Teoman, Hazirun Cetveli, s. 406; Domaniç, s. 604; Moroğlu, Kararların Hükümsüzlüğü, s. 94.

421

Kanun koyucunun “pay sahipleri veya temsilcileri” ifadesini kullanması yerinde olmamıştır. Özellikle oydan yoksunluk durumunun denetlenebilmesi açısından, hazır bulunanlar listesinde sadece temsilcinin değil; pay sahibinin adının da açıklanması zorunludur. Bkz. Teoman, Hazirun Cetveli, s. 406.

422

Kanunda yalnızca ad, soyad ve ikametgâh gibi kavramlara yer verilmiş olması, sadece gerçek kişi pay sahiplerini göz önünde tutulduğu sonucunu doğurmaktadır. Hâlbuki anonim şirketlerde bir tüzel kişinin de pay sahibi sıfatını taşıması mümkündür. Bu halde, hazır bulunanlar listesine tüzel kişinin ticaret unvanı ve merkezi ile GK’da söz konusu payları temsile yetkili yönetici ya da temsilcinin de yazılması gerekir. Bkz. Teoman, Hazirun Cetveli, s. 407. Nitekim Kom. Yön. m. 19/2, “pay sahiplerinin ad, soyad veya unvanı; toplantıya temsilen katılma var ise temsilcinin adı ve soyadı” ifadesini kullanmıştır.

şekilde pay sahibinin oy hakkından yoksun olması, GK’a katılma hakkını ortadan kaldırmadığından oydan yoksun olan pay sahipleri de bu listede yer almalıdırlar423.

Hazır bulunanlar listesinde pay sahibinin sahibi bulunduğu pay miktarının yanı sıra, her payın itibari değerinin, imtiyazlı olup olmadığının, oyda imtiyazlı pay çıkarılmışsa sahip olduğu oy miktarının da yazılması yararlı olacaktır424.

TTK m. 376 uyarınca hazır bulunanlar listesi, toplantı anında hazır bulunan pay sahipleri veya temsilcilerini göstermek üzere ilk oyların toplanmasından önce herkesin görebileceği bir yere asılır425. Buna göre hazır bulunanlar listesinin düzenlenmesi, toplantının açılmasından önce başlamalı ve ilk oyların toplanmasından önce tamamlanmış olmalıdır426. Öte yandan bu listeye, toplantıya sonradan katılan veya toplantıdan geçici olarak ya da tamamen ayrılan pay sahiplerinin ve temsilcilerinin de işaret edilmesi gerekir. Böylece, o GK’da toplantı ve karar yetersayısının halen mevcut olup olmadığı tespit edilebilir427.

423

Teoman, Hazirun Cetveli, s. 407–408.

424

Domaniç, s. 603; Teoman, Hazirun Cetveli, s. 409; Moroğlu, Kararların Hükümsüzlüğü, s. 94. TTKT m. 417, “Hazır bulunanlar listesi” kenar başlığı altında, TTK m. 376’ya ilişkin olarak doktrinde tespit edilen bu eksiklikleri tamamlayacak bir biçimde ve daha açık bir ifade kullanılarak kaleme alınmıştır. Hüküm uyarınca “yönetim kurulu, Merkezi Kayıt Kuruluşu tarafından Sermaye Piyasası Kanununun 10/A maddesi uyarınca kayden izlenen paylar bakımından pay sahipleri listesine, diğer paylardan nama yazılı olanlar için pay defteri kayıtlarına ve hamile yazılı pay senedi ile ilmühaber sahipleri yönünden ise giriş kartı alanlara göre, genel kurul toplantısına katılabileceklerin listesini hazırlar. Yönetim kurulu başkanı tarafından imzalanacak olan liste, toplantıdan önce genel kurulun yapılacağı yerde bulundurulur. Listede pay sahiplerinin adları, yerleşim yerleri, sahip oldukları pay veya pay senedi sayısı, imtiyazlı payların adedi ve sermaye miktarlarıyla toplantıya aslen veya temsil yoluyla katılacakların imza yerleri belirtilir”. TTKT m. 417/2’ye göre ise, “yönetim kurulu bu listeyi hazırlarken toplantıya katılmaya hakkı olanları belirlemek için gerekli incelemeleri yapar, ilgililerden bilgi alır ve şirket tarafından Merkezi Kayıt Kuruluşundan sağlanan ve genel kurul toplantı gününden bir gün önceki tarihi taşıyan “pay sahipleri” listesini de dikkate alır. Merkezi Kayıt Kuruluşundan anılan listenin sağlanmasına ve bu Kurulca toplantı gününe özgülenmek üzere devir yasağı konulması dâhil diğer hususlara ilişkin usul ve esaslar Sermaye Piyasası Kurulu tarafından bir tebliğle düzenlenir”.

425

Kom. Yön. m. 19, hazır bulunanlar listesinin ekli örneğe (Örnek – 2) uygun olarak düzenlenmesini öngörmüştür. Buna göre YK, şirket pay defterinde kayıtlı bulunan bütün çıplak ve nama yazılı pay senedi ve şirkete bir hafta önceden pay senetlerini tevdi eden hamile yazılı pay senedi sahiplerinin ad, soyad veya unvanlarını bir liste halinde yazar. GK’a gelen pay sahipleri veya temsilcileri isimleri karşısında bulunan yere imza atarak toplantı salonuna girerler. Bkz. Teoman, Hazirun Cetveli, s. 411.

426

Toplantı yetersayısının tespit edilebilmesi ve GK’un toplantı başkanlığı oluşturulduktan sonra görüşmelerini aralıksız bir biçimde sürdürebilmesi için bu listenin, toplantının açılmasından önce düzenlenmeye başlanmasında ve ilk oylamaya geçilinceye kadar herkesin görebileceği bir yere asılmış olmasında yarar vardır. Bkz. Teoman, Hazirun Cetveli, s. 416. TTKT m. 417/2, bu amaca uygun olarak daha erken bir tarih belirlemiş ve YK’nu hazır bulunanlar listesinin GK toplantı gününden bir gün önce hazırlanabilmesi için gerekli önlemleri almakla yükümlü tutmuştur.

427

Arslanlı, C. II, s. 31; Teoman, Hazirun Cetveli, s. 412–413. GK başkanının, toplantıda bulunan pay sahiplerini yeni katılımlar ya da toplantıdan ayrılanlar hakkında bilgilendirmesi gerekir. Toplantıda bulunan pay sahiplerinin, yeni katılımlara itiraz hakkı vardır. Bu itirazlar ve başkanın GK’u bilgilendirmesi nedeniyle, GK’da müzakereler kesintiye uğrayabilir, GK’un yönetimi güçleşebilir. Bütün bu güçlüklere

Hazır bulunanlar listesinin kimin tarafından düzenleneceği konusunda TTK m. 376’da açıklık yoktur. Ancak TTK m. 375, kimlerin GK toplantısına katılma hakkı olduğunun belirlenmesi için gerekli tedbirleri alma görevini YK’na vermiştir. Dolayısıyla hazır bulunanlar listesi de YK tarafından düzenlenir. YK’nun bu görevi, toplantının işleyişi sırasında da cetvelin güncelleştirilmesi amacıyla devam eder428.

TTK m. 376’ya göre hazır bulunanlar listesi, “reis” tarafından imzalanır. Burada geçen “reis” ifadesinin, GK başkanını mı, yoksa YK başkanını mı kastettiği açık değildir. Doktrinde baskın olan görüş ise, hazır bulunanlar listesinin GK başkanı tarafından imzalanacağını kabul etmektedir429. Kom Yön. m. 19/4’e göre hazır bulunanlar listesini, GK toplantı başkanlığı ve komiser imzalar.

Hazır bulunanlar listesinin asılması430, onun gerçeğe uygunluğunun GK başkanı, komiser veya pay sahipleri tarafından kontrol edilebilir hale gelmesini sağlar. Hazır bulunanlar listesini inceleyenler, toplantıya katıldığı bu listeden anlaşılan kişilerin GK’a katılma hakkına itiraz edebilirler (TTK m. 361/2). Đtiraz hakkı, oy hakkına sahip olsun olmasın GK’a katılması kabul edilmiş olan tüm pay sahipleri ve/veya temsilcileri ile intifa hakkı sahibine aittir431.

Hazır bulunanlar listesi, GK’da ayrı ve bağımsız olarak düzenlenebilir ve tutanağa eklenebilir veya düzenlenmesinden vazgeçilerek tutanakta içeriğine aynen yer verilebilir (TTK m. 378). Hazır bulunanlar listesinin hiç düzenlenmemesi ya da yukarıda belirtilen içerikte tutanakta yer almaması halinde, tutanak yok hükmünde olur. Hazır bulunanlar listesi,

rağmen, hazır bulunanlar listesinin güncelliğini koruması sağlanmalıdır. Bkz. Teoman, Hazirun Cetveli, s. 413.

428

Arslanlı, C. II, s. 31; Teoman, Hazirun Cetveli, s. 413–414; Poroy/Tekinalp/Çamoğlu, s. 403; Eriş, Đçtihatlı TTK, s. 1074; Çevik, s. 807; Pulaşlı, Şirketler, s. 430; Cerrahoğlu, Fadıl: Anonim Şirketlerde Umumi Heyet Toplantıları, Đstanbul Ticaret, Cilt 10, Sayı: 489, Đstanbul 1968, s. 5; Yiğit, s. 112. Nitekim Kom. Yön. m. 19/1/c. 1, bu yetkinin YK’nda olduğunu belirtmiştir. TTKT m. 417/1 de bu belirsizliğe bir son vermiş bulunmaktadır.

429

Arslanlı, C. II, s. 31; Poroy/Tekinalp/Çamoğlu, s. 403; Doğrusöz, GK Toplantıları, s. 21; Moroğlu, Kararların Hükümsüzlüğü, s. 94. TTKT m. 417/2/c. 4 hazır bulunanlar listesini, “katılanların imzaladıkları liste” şeklinde tanımladıktan sonra bu listenin toplantı başkanı ve komiser tarafından imzalanacağını hükme bağlamıştır.

430

TTK m. 376’da geçen “asma” kavramı, bağlayıcı ve sınırlayıcı olmayıp hazır bulunanlar listesinin bir masa üzerine bırakılması da mümkündür. Bkz. Teoman, Hazirun Cetveli, s. 417. Domaniç de bu imkânı belirtmek üzere asılma yanında bırakılma ifadesini de kullanmıştır. Domaniç, s. 603.

431

TTK m. 376’ya uygun şekilde düzenlenmediği takdirde ise, o GK’da alınan kararlar iptal edilebilir kararlardır432.

Özelikle pay sahibi sayısının fazla olduğu AŞ’de, hazır bulunanlar listesi düzenlenmesinde harcanan zaman ve toplantıya girip çıkan pay sahiplerini veya temsilcilerini fiilen saptamaktaki güçlükler nedeniyle GK toplantısına katılmaya hakkı olan kişilerin elektronik ortamda tespit edilmesi ve giriş çıkışlarda otomatik olarak denetlenmesi yoluna gidilmesi mümkündür433. Elektronik ortamda tutulan bu listenin, toplantı açılmadan önce, toplantı salonunda hazır bulunan pay sahiplerinin salonda görebilecekleri bir ekranda ve anonim şirketin internet sitesinde yayımlanmaya başlanması gerekir. Hazır bulunanlar listesi, pay sahiplerinin toplantıya giriş çıkışları ile eş zamanlı olarak güncellenmelidir. Aynı şekilde kişisel tanıtım numarası kullanarak GK’un yapılacağı toplantı salonuna bağlanan çevrim içi katılımcıların toplantıya katılmaları ve toplantıdan ayrılmaları da aynı anda otomatik olarak listeye kaydedilmelidir. Böylece hem çevrim içi katılımcıların hem de toplantıda hazır bulunan pay sahiplerinin bulundukları yerde bilgisayar ekranından hazır bulunanlar listesini takip edebilmeleri sağlanmış olur.

Tasarıda ise hazır bulunanlar listesinin elektronik ortamda tutulmasına ya da şirketin internet sitesinde yayımlanmasına ilişkin bir hükme yer verilmemiştir434. Ancak TTKT m. 1524, GK toplantılarının hazırlıkları ve yapılmalarına ilişkin bilgiler ile pay sahiplerine sunulması gereken belgelerin internet sitesinde yayımlanmasını öngördüğünden hazır bulunanlar listesinin de internet sitesinde yayımlanmasında Tasarıya göre bir engel yoktur435.

Hazır bulunanlar listesinin, elektronik ortamda GK başkanı ve komiser tarafından güvenli e-imza ile imzalanması mümkündür. Daha sonra bilgisayar çıktısının alınmasında hukuken bir sakınca da yoktur, bu şekilde tutanağa da eklenebilir.

432

Arslanlı, C. II, s. 31, dn. 87; Teoman, Hazirun Cetveli, s. 419; Moroğlu, Kararların Hükümsüzlüğü, s. 94.

433

Teoman, Hazirun Cetveli, s. 413.

434

TTKT m. 422/2, GK toplantısının sonunda düzenlenmesi gereken ve hazır bulunanlar listesini de içeren tutanağın hemen internet sitesine konacağını düzenlemiştir. Ancak bu düzenleme çevrim içi katılımcılara, GK toplantısı devam ederken bu listeyi takip edebilmeleri imkânını vermemektedir.

435

Nitekim AktG’e göre, hazır bulunanlar listesinin elektronik ortamda hazırlanması ve ekranda pay sahiplerinin bilgisine sunulması mümkündür. Bkz. Kayıhan, s. 625; Bilgili, s. 579.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

GENEL KURUL TOPLANTISI ve TOPLANTININ ĐŞLEYĐŞĐ

Anonim şirket GK toplantısının işleyişi, pay sahiplerinin GK toplantısına alınması anından itibaren başlayan ve toplantının kapatılmasına kadar devam eden bir süreçtir. Bu süreç, toplantının açılması, müzakereler ile oylamaların yapılması, karar alınması ve tutanağın düzenlenmesi aşamalarını kapsamaktadır. Bu bölümde, bu aşamalar ayrı ayrı ele alınacak, karar alınması aşaması ise bir sonraki bölümde incelenecektir.

I) GENEL KURUL TOPLANTI YETERSAYILARI

GK, oybirliği halleri (TTK m. 388/1) hariç olmak üzere, esas sermayenin belli bir oranının bir araya gelmesiyle toplanmış sayılır. Toplantı yetersayısının hesabında, pay sahipleri sayısı değil; pay sahiplerinin temsil ettikleri sermayenin miktarı esas alınır436. Dolayısıyla toplantı yetersayısı, GK’un toplanıp karar alabilmesi için anonim şirketin en az ne kadar sermayesinin toplantıda hazır bulunması gerektiğini ifade eden yetersayıdır437.

Oy hakkından yoksunluk, yalnızca oyun kullanılamaması sonucunu doğurduğundan oy hakkından yoksun pay sahipleri de, GK toplantı yetersayısının hesabında dikkate alınmalıdır438. Buna karşılık Seri: I, No:30 sayılı Tebliği m. 17/2’de oydan yoksun payların, GK toplantı ve karar yetersayılarında dikkate alınmayacağı düzenlenmiştir.

436

Arslanlı, C. II, s. 31; Çevik, s. 801; Poroy/Tekinalp/Çamoğlu, s. 397; Đmregün, Ortaklıklar, s. 104; Pulaşlı, Şirketler, s. 321; Yiğit, s. 120.

437

Cerrahoğlu, Fadıl: Anonim Şirket Umumi Heyetinde Nisaplar, Đstanbul Ticaret, Cilt 10, Sayı: 490, Đstanbul 1968, s. 5; Đmregün, Oğuz: Türk Hukukunda Anonim Ortaklıklarda Toplantı ve Karar Yetersayıları, Đstanbul Üniversitesi Hukuk Fakültesi Mecmuası, Cilt L, S. 1–4, Đstanbul 1984, s. 349–350. Toplantı yetersayısının düzenlenmesinde, kanun koyucu iki menfaati bağdaştırmak amacındadır. Birincisi, GK toplantılarına mümkün olduğu kadar fazla pay sahibinin katılmasını ve önemli kararlarda söz sahibi olmalarını sağlamaktır. Đkincisi ise, GK’un belirli nisaplarla toplanmasını yeterli sayarak, anonim şirketin işleyişini mümkün kılmaktır. Bkz. Đmregün, Yetersayılar, s. 353.

438

Đmregün, Oğuz: Anonim Ortaklıklarda Toplantı ve Karar Yetersayılarının Esas Sözleşme ile Düzenlenmesi, Bilgi Toplumunda Hukuk, Ünal Tekinalp’e Armağan, Cilt 1, Đstanbul 2003, s. 448.

GK toplantılarında iki tür toplantı yetersayısı bulunmaktadır. Bunlar adi (olağan) ve özel (ağırlaştırılmış) toplantı yetersayılarıdır. Hangi tür toplantı yetersayısının uygulanacağı, GK’un türüne göre değil, toplantıdaki gündem maddesine göre belirlenir439.