B) Temsilci Aracılığıyla Genel Kurula Katılma
1) Bireysel Temsil
Pay sahibi ile temsilcisi arasındaki ilişkinin özelliğine göre, temsil yetkisinin açık veya gizli temsil şeklinde verilmesi mümkün olduğu gibi; temsilcinin tayininde pay sahibinin iradesinin etkin olup olmamasına göre iradi ve kanuni temsil de söz konusu olabilir300.
296
Poroy/Tekinalp/Çamoğlu, s. 563–564; Teoman, Oy Hakkından Yoksunluk, s. 158–159; Çeker, Oy Hakkı, s. 267–268.
297
Poroy/Tekinalp/Çamoğlu, s. 563.
298
Poroy/Tekinalp/Çamoğlu, s. 565; Çeker, Oy Hakkı, s. 269. Nitekim TTKT m. 425 hükmünün gerekçesinde bu husus açıkça dile getirilmiştir. Bkz. yuk., s. 66, dn. 293.
299
TTK’nda her pay sahibinin kendisini GK toplantısında tek bir temsilci ile temsil ettirebileceği şeklinde bir düzenleme yoktur. Aksine hazır bulunanlar listesini düzenleyen TTK m. 376’da “temsilciler” şeklinde çoğul bir ifade kullanılmakla, birden fazla temsilci tayininin mümkün olduğu anlaşılmaktadır. Bkz. Helvacı, s. 50. Bizim de katıldığımız görüş uyarınca pay sahiplerinin, temsilcinin yetkisini gündem maddeleri ile sınırlayabilmelerinde olduğu gibi, her bir gündem maddesi için birden fazla temsilci tayin etmeleri bile mümkün olmalıdır. Bkz. Helvacı, s. 49–50; Yiğit, s. 67–68. Pay sahibi farklı gündem maddeleri için farklı temsilciler tayin etmiş ise, yetkisi diğer gündem maddeleri için söz konusu olmayan temsilci, GK’dan çıkarılır. Temsilciler, her bir gündem maddesiyle sınırlı olarak GK toplantısına katılabilirler. Bkz. Yiğit, s. 68.
300
Açık temsil, TTK m. 360’da öngörülen şekle uygun olarak yazılı bir temsil belgesi vasıtasıyla pay sahibi tarafından temsilci tayin edilmesine denir. Bu durumda temsilci, şirkete karşı bu sıfatını ispat etmek suretiyle kendisine yetki veren pay sahibinin adına ve onun talimatları doğrultusunda oy kullanır301. Uygulamada “meşru hamil görüntüsü sağlayan devir” adı verilen ve özellikle hamile yazılı pay senetlerinde sıkça kullanılan gizli temsilde ise, pay sahibi, yazılı bir temsil belgesi vermek yerine pay senetlerinin zilyetliğini temsilciye devreder. Böylece pay sahibi adına GK’a katılarak oy kullanan temsilci, şirkete karşı pay sahibi sıfatıyla hareket eder. Ancak temsilci, iç ilişkide pay sahibinin hesabına hareket ettiğinden, yine onun talimatları doğrultusunda oy kullanmakla yükümlüdür302.
a) Temsil Yetkisinin Verilmesi ve Geçerlilik Süresi
TTK m. 360/3 uyarınca, nama yazılı pay senetlerinde temsil yetkisinin yazılı şekilde verilmesi şarttır. Yazılı şekil şartı, geçerlilik koşuludur303. Kanun yalnızca nama yazılı pay senetleri için bu zorunluluktan söz etmiş olsa da, yazılı şekil şartı, senede bağlanmamış çıplak paylar ve nama yazılı ilmühaberler için de geçerlidir304. Hamile yazılı pay senetlerinde ise açık temsil verilmesi yoluna gidilecek ise yazılı bir temsil belgesi düzenlenmelidir305.
301
Çeker, Oy Hakkı, s. 263; Yiğit, s. 62, dn. 240. TTKT m. 427/1, temsilcinin talimata uyma yükümlülüğünü açıkça düzenlemiştir. Buna göre, “katılma haklarını temsilci olarak kullanan kişi, temsil edilenin talimatına uyar. Talimata aykırılık, oyu geçersiz kılmaz. Temsil edilenin, temsilciye karşı hakları saklıdır”. Bu hüküm kurumsal temsil için de, istisnalar saklı kalmak üzere geçerlidir (Bkz. TTKT m. 428, m. 429). Burada, talimatın, iç ilişkiye ait bir kurum olduğu, talimata uymamanın oyu ve dolayısıyla GK kararını geçersiz kılamayacağı açıkça belirtilmiştir. TTKT, Madde Gerekçeleri, 427. madde hükmü, www.tbmm.gov.tr (son yararlanma: 07.10.2006).
302
Poroy/Tekinalp/Çamoğlu, s. 449–450; Teoman, Oy Hakkından Yoksunluk, s. 192–193; Dağ, Oy Hakkının Kazanılması, s. 124; Çeker, Oy Hakkı, s. 263.
303
Moroğlu, Erdoğan: Özellikle Anonim ve Limited Ortaklıklarda Oy Sözleşmeleri, Sermaye Piyasası Kurulu Yayın No: 50, Ankara 1996, s. 74–75; Poroy/Tekinalp/Çamoğlu, s. 563; Çeker, Oy Hakkı, s. 264– 265; Doğanay, s. 1056; Doğrusöz, GK Toplantıları, s. 19. TTK m. 360/3, temsil yetkisinin verilmesi açısından yazılı şekli yeterli gördüğü halde, Kom. Yön. m. 21/7, “temsil verenin imzasının notere tasdik ettirilmesi veya temsil belgesine noterce onaylanmış imza sirkülerinin eklenmesi” şartını getirmiştir. Kom. Yön. bu hükmüyle, temsil yetkisi verilmesini resmi şekil şartına tâbi kılmıştır. Ancak, Kom. Yön.’nin kanunda olmayan bir şekil şartını öngörmesi hukuken geçerli değildir. Bkz. Helvacı, s. 46–47. Aynı yönde Pulaşlı, Şirketler, s. 312.
304
Poroy/Tekinalp/Çamoğlu, s. 563; Çeker, Oy Hakkı, s. 264, dn. 52. Nitekim TTKT m. 426/1, senede bağlanmamış paylardan, nama yazılı pay senetlerinden ve ilmühaberlerden doğan pay sahipliği haklarının, pay defterinde kayıtlı bulunan pay sahibi tarafından kullanılabileceğini belirttikten sonra, bu hakların pay sahibi tarafından yazılı olarak yetkilendirilmiş kişi tarafından da kullanılabileceğini vurgulamıştır. Hüküm, basit yazılı şekilde temsil yetkisi verilmesini yeterli görmektedir.
305
Poroy/Tekinalp/Çamoğlu, s. 566; Çeker, Oy Hakkı, s. 266; Moroğlu, Erdoğan: Genel Kurul, 40. Yılında Türk Ticaret Kanunu, Hukuk Fakültesi Yayını No: 714, Đstanbul 1997, s. 128. TTKT m. 427/2’de, sahibinin
Temsil belgesi, anonim şirkete karşı pay sahibi sıfatını taşıyan kişi ya da onun yetkili temsilcisi tarafından imzalanmalıdır306.
Kapalı tip anonim şirketler açısından temsil belgesinin, Kom. Yön. m. 23/1’deki içeriğe ve m. 21/7’de belirtilen ekli örneğe (Örnek–3) uygun olarak düzenlenmesi gerekir; bu içeriğe uyulmadığı takdirde temsil belgesi geçersiz olur (Kom. Yön. m. 23/1).
HAAŞ’de ise gerek nama gerekse hamile yazılı pay senetlerinde temsilci aracılığıyla GK’a katılma, Seri: IV, No:8 sayılı Tebliğ Ek:1’de yer alan bilgileri içeren temsil belgesinin doldurulması ile mümkündür307. Temsil yetkisi, temsil belgesinin doldurularak pay sahibinin imzasının noter tarafından onaylattırılması veya noterce onaylı imza sirkülerinin kendi imzasını taşıyan temsil belgesine eklenmesi ile verilir (Seri: IV, No:8 sayılı Tebliğ m. 5, m. 7). Ayrıca hamile yazılı pay senetlerinin, GK toplantısından önce bir başkasına devredilmesi ve mükerrer oy kullanılmasını önleyebilmek için bir banka veya aracı kuruma bloke edilmeleri gerekir (Seri: IV, No:8 sayılı Tebliğ m. 7/2).
Temsil belgelerinin geçerlilik süresine ilişkin olarak TTK’nda herhangi bir düzenleme bulunmamaktadır. Bu nedenle pay sahibi, serbest iradesiyle temsilcinin bu yetkisinin ne kadar süreyle geçerli olacağını belirleyebilir ve temsil belgesine işaret edebilir. Temsil belgesinde bu yönde bir hüküm yoksa temsil yetkisinin ilgili GK toplantısıyla sınırlı olduğunu kabul etmek gerekir308. Nitekim Kom. Yön. m. 23/2 ve Seri: IV, No:8 sayılı Tebliğ m. 10/1 hükümlerinde de aynı esas benimsenmiştir. Buna göre, temsil belgeleri ait oldukları toplantı ve hukuken bu toplantının devamı sayılan GK toplantıları için geçerlidir. Gündemin değiştirilmemesi kaydıyla yetersayının yokluğu, azlığın talebi veya GK’un kararıyla yahut
zilyetliğinde bulunmayan hamile yazılı pay senetlerine ilişkin temsil yetkisinin nasıl verileceği TTK m. 360/3/b. 2’ye benzer şekilde düzenlenmiştir. Bu hüküm uyarınca, “hamile yazılı pay senedini, rehin, hapis hakkı, saklama sözleşmesi veya kullanım ödüncü sözleşmesi ve benzeri sözleşmeler sebebiyle elde bulunduran kimse, pay sahipliği haklarını, ancak pay sahibi tarafından özel bir yazılı belge ile yetkilendirilmişse kullanabilir”.
306
Poroy/Tekinalp/Çamoğlu, s. 565; Çeker, Oy Hakkı, s. 265.
307
Seri: IV, No:8 sayılı Tebliğde “vekâletname formları”, “vekil”, “vekâleten” gibi ifadeler kullanılmıştır. Ancak bu ifadelerin kullanılması yerinde değildir. Çünkü vekâleten oy kullanma, temsilci ile pay sahibi arasında “vekâlet sözleşmesi”nin bulunması gerektiği gibi bir yanlış anlamaya yol açabilir. Hâlbuki temsilci sıfatıyla oy kullanabilmek için, tek taraflı bir irade beyanıyla verilen temsil yetkisini haiz olmak yeterlidir, ayrıca vekâlet sözleşmesi yapılması gerekli değildir. Bkz. Oğuzman/Öz, s. 162-163; Çeker, Mustafa: Halka Açık Anonim Şirketlerde Temsilci Aracılığıyla Oy Kullanma ve Pay Sahiplerine Çağrıda Bulunarak Vekâlet Toplanması, Banka ve Ticaret Hukuku Dergisi, Cilt XVIII, S. 1–2, Ankara 1995, s. 179, dn. 2. Çalışmada bu ifadelerin doğru şekliyle kullanılmasına özen gösterilmiş ancak Tebliğin ikinci bölümünde kurumsal temsilin bir türü olarak düzenlenen “vekâlet toplayanlar tarafından temsil” kavramı değiştirilmemiştir.
308
herhangi bir nedenle toplantının ertelenmesi halinde yapılacak toplantılar hukuken önceki toplantının devamı sayılır (Kom. Yön. m. 23/3).
Temsil yetkisi, pay sahibi tarafından her zaman geri alınabilir. Bu halde temsilcinin GK toplantısına katılmasının engellenmesi için temsil yetkisinin geri alınmış olduğu anonim şirkete derhal bildirilmelidir (Seri: IV, No:8 sayılı Tebliğ m. 10/2).
b) Temsil Yetkisinin Kullanılması (Temsilcinin Teşhisi)
Anonim şirket GK’na katılmak ve oy kullanmak üzere görevlendirilen temsilcinin bu yetkisini kullanabilmesi için anonim şirkete karşı temsilci olduğunun ispatlanması gerekir. Bu amaçla nama yazılı pay senetlerinde, pay defterinde ad ve soyadı yazılı olan pay sahibi tarafından imzalanmış olan yazılı bir temsil belgesinin GK toplantı başkanlığına ibraz edilmesi gerekli ve yeterlidir309.
Hamile yazılı pay senetlerinde açık temsilin söz konusu olduğu hallerde, temsilcinin GK’da oy kullanabilmesi için pay senetlerinin veya bunlara sahip olunduğunu gösteren belgelerin şirkete tevdi edilmesi sonucu pay sahibine verilen tevdi belgesinde adı geçen pay sahibi tarafından imzalanan temsil belgesinin şirkete ibraz edilmesi gerekir. Buna karşılık gizli temsilin söz konusu olduğu hallerde, anonim şirket pay senetlerini veya bunlara sahip olunduğunu gösteren belgeleri tevdi eden, yani görünüşte pay sahibi olan temsilciyi GK’a kabul etmek ve katılma hakkından doğan hakları kullandırmakla yükümlüdür310.
GK başkanı, kendisine ibraz edilen temsil belgelerini inceleyerek, temsil belgesinde temsilci olarak yer alan şahıs ile kendisine belgeyi ibraz eden kişinin aynı kişi olup olmadığını tespit eder. Kom. Yön. m. 31/b. i de, komiseri, asaleten ve temsilci olarak GK’a katılanların gerektiğinde kimlik kontrollerini yapmakla görevlendirmiştir. Bu durumda komiser ile başkan
309
Çeker, Oy Hakkı, s. 270–271; Moroğlu, Oy Sözleşmeleri, s. 74–75. Nama yazılı pay senetleri için pay defterindeki kayıtlar bildirici nitelikte oldukları ve aksi ispatlanabilir bir karine teşkil ettikleri için adı pay defterinde bulunmayan gerçek pay sahibine bu sıfatını YK’na ispat etme hakkı tanınmalı ve temsil belgesi düzenleme imkânı verilmelidir. YK, TTK m. 375 uyarınca bu tür iddiaları değerlendirmek zorundadır. Bu durumda temsil belgesini, gerçek pay sahibi olduğunu şirkete karşı ispat eden kişi imzalayabilir. Bkz. Poroy/Tekinalp/Çamoğlu, s. 565.
310
arasında bir anlaşmazlık ortaya çıkarsa, başkanın görüşü üstün tutulur ve uygulanır. Komiser ise çekince koyarak tutanağı imzalar311.
HAAŞ’de de Seri: IV, No:8 sayılı Tebliğ m. 7/3 uyarınca, usulüne göre düzenlenmiş temsil belgelerinin en geç GK toplantısı sırasında toplantı başkanlığının312 oluşturulmasından önce şirkete sunulması gerekir. Şirkete ulaştırılan temsil belgeleri, toplantı başkanlığının oluşturulmasından sonra başkana teslim edilir (Seri: IV, No:8 sayılı Tebliğ m. 9/1).