Amasya Üniversitesi Meslek Yüksekokulu Proje Uygulama Deneyimleri Işığında Karşılaşılan Sorunlar

Hibe projeleri uygulama uzun ve belli sorunlarla karşılaşılan bir süreç olarak gözükmektedir. Bu sorunlar çoğu zaman proje otoriteleri tarafından dile getirilmekte olup proje uygulayıcı kurumlar ise sorunları çok fazla dillendirmemektedir. Bunun nedeni ise sürecin çok hızlı işlemesi, projede sorunlara geçici çözümler bulma ve projeyi sorunsuz sonuçlandırma isteğinden kaynaklanmamaktadır.

Amasya Meslek Yüksekokulu’nda uygulanan projelere bakıldığında Aktaşoğlu (2011)’nun hibe projeleri uygulamasında sorunların insan kaynaklı olduğu tezini doğrular nitelikte olduğu gözlenmektedir. Proje yönetiminde sorunların ortaya çıkmasında bir başka önemli husus ise tarafların proje uygulama sürecine yaklaşımları ve sorunları ele alış biçimleridir.

Amasya Üniversitesi, Meslek Yüksekokulu’nda uygulanan projelerde ortaya çıkan sorunlar proje uygulama sürecine uygun olarak, hazırlık aşamaları, proje faaliyetlerinin uygulanma sürecinde, proje uygulamada kontrol ve denetim uygulamalarında ve proje sonrası dönem baz alarak tanımlanmıştır.

3.1. AB Projeleri Hazırlık Aşamaları ve Yaklaşımlar

Proje hazırlama aşaması büyük oranda proje konusunda deneyimi olan personellerin inisiyatifiyle gerçekleşmekte ve ortaya çıkan proje fikirleri projeyi hazırlayan kişinin deneyimleri ve bakış açısına göre şekillenmektedir. Bu aşamada proje hazırlama ile ilgili bir ekip oluşturma veya birden fazla kişinin desteğini alma gibi projenin etkinliğini artıracak bir ekip çalışması gözlenmemektedir.

Proje hazırlama ve hazırlanan projenin konusu büyük oranda proje hazırlayan kişinin yaklaşımında yatmaktadır. Proje hazırlayan kişilere göre ise bu yaklaşımına neden olan unsurların ise projeye dönük bir ekibin yönetim tarafından kurulmaması ve diğer kurum personelinin bu şamada fazla projelere ilgi duymamalarıdır.

Proje hazırlık aşamasında yöneticilerin proje hazırlanmasına karşı yaklaşımlarına bakıldığında proje hazırlık aşamasında çok fazla ilgili olmadıkları ancak proje fikriyle gidildiğinde de projelerde sorumluluk almadan kaçınmadıkları görülmüştür. Hibe projelerinde diğer önemli bir unsur olan ortaklıkların oluşturulmasıdır. Proje ortakları ve proje iştirakçilerinin temin edilmesinde ortaya çıkan sorunlara bakıldığında ise proje ortaklarının projelerle fikirsel aşamada çok fazla ilgilenmediklerini fakat kişisel ilişkiler bazında ise projelere destek verdikleri anlaşılmaktadır.

Proje hazırlık aşamasında karşılaşılan bir başka sorun ise proje hazırlanan kurumda ki diğer personelin projelere karşı yaklaşımlarıdır. Daha önceki projelerde görev almamış personeller büyük oranda yeni hazırlanacak projelere karşı olumsuz yaklaşım içinde olabilmektedir. Diğer taraftan daha önce projede yer almış ve projeden ders ücreti gibi veya projenin sağladıkları araç-gereç gibi kaynaklardan yararlanan kişiler ise tekrar beklentiler içine girebilmektedir. Buda bir sonraki projenin hazırlanması veya geçerse etkin bir proje organizasyonu oluşturma ve uygulamasında önemli sorunlar ortaya çıkarabilmektedir.

Projelerin hazırlanıp sunulmasından sonra karşılaşın en önemli sorun sunulan projelerin değerlendirme süresinin çok uzun olmasıdır. Örneğin Türkiye’de Mesleki ve Teknik Eğitimin Kalitesinin Arttırılması Hibe Programı(EuropeAid/133086/M/ACT/TR) Hibe Başvurusu 17.07.2012 tarihinde son bulmasına rağmen aradan geçen bir yıldan fazla süre için halı hazırda sonuçlanmamıştır. Bu dönemde proje başında kurgulan organizasyon ve planlan proje uygulama alt yapısı değişebilmektedir. Bunun yanında projelerin geldiği aşamalar hakkında proje sahiplerine yeterli bilgi verilmemektedir. Bu ise proje hazırlayan kurumları ve proje hazırlayan kişi veya ekibinin projelerin bir sonraki aşamasına hazırlıksız yakalanmalarına neden olabilmektedir. Bu süreç içinde kurum yönetiminde ve kurum personelinde değişiklik olabilmekte veya proje hazırlayan kişilerin öncelikleri değişebilmektedir.

3.2. AB Projeleri Faaliyetlerinin Uygulanmasında Karşılaşılan Sorunlar

Amasya Meslek Yüksekokulu uygulamalarına bakıldığında proje uygulamasında karşılaşılan sorunlar kurumsal, ortaklar, proje faaliyetlerinin tutarlılığı ve çevresel unsurlarla ile ilgili olduğu gözlenmektedir. Proje uygulayan kuruma dayalı sorunlara bakıldığında, projede görev almayan kişilerin projeye karşı tutumlarındaki olumsuzluklar, proje kurumunun üst yönetiminin projeye karşı tutumu, kurum kaynaklarının proje tarafından veya proje kaynaklarının kurum tarafından kullanılmasındaki karmaşa gibi sorunlar gözlenmektedir.

Proje ortakları ile ilgili duruma bakıldığında proje ortaklarının projeye tam olarak katılmalarında sorunlar ortaya çıktığı gözlenmektedir. Proje başlangıç faaliyetlerine katılan ortaklar bir süre sonra proje faaliyetlerinde katılımda isteksiz olabilmektedir.

Proje faaliyetlerinin tutarlılığı veya tutarsızlığı proje faaliyetlerinin uygulamasında ortaya çıkacak sorunları belirleyen en önemli unsur olarak ortaya çıkmaktadır. Proje hazırlarken üzerinde durulmayan küçük sorunlar proje sürecinde büyük sorun olarak ortaya çıkabilmektedir.

135

Projede karşılaşılan en önemli sorunlardan bir tanesi de projede uygulayıcı kurumların karşılaması gereken %10’luk kurum katkısı sağlanmasında ortaya çıkmaktadır. Projeleri uygulayan kurumlar kamu kuruluşları olmasından dolayı bu katkı paylarının ödenmesi sorun olarak ortaya çıkmaktadır. Meslek Yüksekokulunda bu katkılar insan kaynaklarında çalışan memur maaşlarının gösterilmesi ile karşılanmıştır. Bunun dışında projeye katılımcı olarak seçilen kişilerde büyük oranda devamsızlık yapma eğilimi gözlenirken bu sorunun çözümünde ise katılımcılara verilen harçların kesilmesi tehdidinin etkili olduğu gözlenmiştir.

3.3. AB Hibe ve Desteklerinin Muhasebeleştirilmesinde Ortaya Çıkan Sorunlar

AB hibe ve desteklerinin muhasebeleştirilmesi projenin tamamlanmasında en önemli unsur olarak karşımızı çıkmaktadır. AB hibelerinin muhasebeleştirilmesinde en önemli başvuru kaynağı 27 Kasım 2007 tarih ve 26713 sayılı resmi gazetede yayınlanan Avrupa Birliği ve Uluslararası Kuruluşlardan Kamu İdarelerine Proje Karşılığı Aktarılan Hibe Tutarlarının Harcanması ve Muhasebeleştirilmesine İlişkin Yönetmeliktir. Ancak bu yönetmeliğin uygulaması ile ilgili hem proje yararlanıcıları hem de proje otoritesinde tam bir fikir birliği bulunmadığı gözlenmektedir. Bu yönetmeliğe göre bütün kamu kurum ve kuruluşları hibeyi gelir olarak kaydetmek ve harcamaları da kendi muhasebe sistemleri içinde takip etmek zorundadır. Ancak yapılan uygulamalara bakıldığında birçok kurum bu tür uygulamaya gitmek yerine kurum adına veya proje yöneticisinin adına ayrı bir hesap açarak harcamaları bu hesapta takip etmektedir.

Amasya Üniversitesi Meslek Yüksekokulu projelerinin muhasebe uygulamalarına bakıldığında bu yönetmeliğe uygun olarak Amasya Üniversitesi Strateji Daire Başkanlığı denetiminde projeler uygulanmıştır. Ancak bu aşamada, proje uygulayıcıları açısından iki önemli sorun gözlenmektedir. Söz konusu yönetmeliğin uygulamasında bir çok evrak ve kayıt gereksiz yere yapılmakta, kırtasiye işlemleri artmakta ve projenin uygulamasının kontrolü ise karmaşık hale gelmektedir. Bu durum ise projede gereksiz ek iş yükünün ortaya çıkmasına neden olmaktadır. Yine proje otoritesi açısından ele alındığında ise yapılan işlemlerin tam olarak anlaşılmaması ve muhasebe sürecini tam olarak takip edememe sorununu beraberinde getirmektedir. Bunun yanında proje yöneticisi veya koordinatörünün proje hesabı üzerinde tam olarak denetiminin olmaması proje bütçesinin etkin uygulanamamasına neden olabilmektedir. Bu açıdan uygulanan proje bütçelerine bakıldığında projede yer alan bazı bütçe kalemlerin kullanılmadığı gözlenmektedir.

Son dönemde uygulana hibe projelerinde %20’lerin ödenebilmesi için projede bütün proje borçlarının ödenmesi koşulu bir başka sorun olarak ortaya çıkmıştır. Oysaki kamu kuruluşlarında bunun yapılması için bir kaynak bulunamamaktadır. Bu sorunu aşmak için yapılması gerekenler ise ya yasal uygulama dışına çıkılmasını veya proje uygulamasında kullanılması gereken bu kaynaktan vazgeçilmesi sorunu beraberinde getirmektedir. 3.4. Proje Uygulamalarının Kontrol ve Denetim Sürecinde Gözlenen Sorunlar

Proje uygulaması sürecinde ve proje sonrası proje raporlarının kontrol ve denetiminde proje yararlanıcıları açısından farklı sorunlarla karşılaşıldığı gözlenmektedir.

Belirtilen dönem içinde en çok karşılaşılan sorun çok başlı bir kontrol ve denetim sürecinin olmasıdır. Proje başlangıcında proje uygulama destek birimi olarak kurulan birimler bir süre sonra kontrol ve denetim birimine dönüştüğü gözlenmektedir. Kadın istihdamının Desteklenmesi ve Genç İstihdamının Desteklenmesi Hibe Programlarında çok başlı bir kontrol mekanizması uygulanmıştır. Amasya Üniversitesinde Uygulanan projelerde İlk denetim yeri Üniversitenin Strateji Daire Başkanlığı olduğu gözlenmektedir. Hazırlanan mali raporlar bağımsız denetici olan Yeminli Mali Müşavir (YMM) tarafından kontrol edilmiştir.

Daha sonra ise hazırlanan raporlar bölgelerde kurulan Destek Ofislerine, oradan geçen raporlar Çalışma Bakanlığı’nda İnsan Kaynaklarını Geliştirme birimine, oradan geçen raporlar Merkezi Finans ve İhale Birimi’ne ve en sonunda Hazine Müsteşarlığı’nın Kontrol Birimi’ne gitmiştir. Bu aşamaların her biriminde ayrı evrak istemiş her birim farklı harcama ve faaliyetlere farklı yorumlar getirmiştir. Her birimin yaklaşımı yararlanıcılara karşı şüpheyle bakma ve her evrak istediğinde ise harcamaların geri istenebileceği hatırlatmasında bulunma şeklinde gerçekleşmiştir. Bu deneli yoğun bir kontrol ve denetim içinde her şey evrak üzerinde olmakta ve projende uygulanan faaliyetin sonuçları ve sağladığı katkı çok fazla dikkate alınmamaktadır. Bu süreç sonunda başarılı proje evrakları en uygun şekilde yapan proje olarak gözükmektedir. Proje amacı ve hedefler süreç için kaybolup gidebilmektedir.

Proje faaliyetlerinin değerlendirilmesi ve uygulamaların kontrol edilmesin sürecinde denetim otoritelerinin aşırı belge üzerinde kontrol yöneldiği gözlenmiştir. Buda proje uygulamalarında projenin tam olarak uygulanması mı veya projenin tam ve en iyi şekilde belgelendirilmesi mi gerekli ikilemini doğurmaktadır. Bu süre içinde gözlenen uygulamalara bakıldığında kontrol ve denetimin büyük oranda belgeler üzerinde yapıldığı gerçekte uygulamanın ne denli başarılı yapıldığı veya sonuçlarının ne olduğu ile fazla ilgilenilmediğidir.

Projede denetim otoritesinin proje yararlanıcılarına karşı tutumu ise bir başka sorun olarak ortaya çıkmaktadır. Proje raporlarında harcama kalemlerinin ve belgelerin incelenmesinde YMM tarafından onaylanmış ve diğer bütün birim denetiminden geçmiş raporlarda yeniden tekrar tekrar evrak ve açıklama istenmektedir. Bu durumda YMM ve diğer bütün birimlerin yaptıkları çalışmalar tartışmalı hale gelmektedir. Yine bu aşamada proje otoritesi ve denetim birimleri tarafında yararlanıcı kurumların bütün yapıklarına şüpheyle bakılması proje uygulayıcı kurumlar açısından bıkkınlık ve pişmanlık gibi duygusal sorunlar yaratabilmektedir.

3.5. Proje Sonrası Aşamada Ortaya Çıkan Sorunlar

Proje bitiminden sonra ortaya iki önemli konu ortaya çıkmaktadır. Bunlardan bir tanesi projenin sürdürülebilirliği ve diğer ise proje çıktılarının kullanımı ve satın alınan donanım ve araç gereçlerinin ne olacağıdır.

Amasya Üniversitesi Meslek Yüksekokulu uygulamalarına bakıldığında proje süresinin bitmesi ile birlikte proje organizasyonun sürdürülmesinde sorunların olduğu anlaşılmaktadır. Bu aşamada projenin sürdürülebilirliği yine projeyi hazırlayan kişinin sorumluğunda kaldığı gözlenmektedir. Projenin bitmiş olmasından dolayı da yönetimin ve diğer proje personelinin desteğinin sağlanması yetersiz olabilmektedir. Bu durum ise projelerin sürdürülebilirliklerini olumsuz etkilemektedir.

Proje bitikten sonra nihai raporun kabul edilmesi ve projeye yönelik denetimlerin çok uzun olması önemli bir sorun olarak ortaya çıkmaktadır. Örneğin Kadın İstihdamının Desteklenmesi ve Genç İstihdamının Desteklenmesi hibe programlarında nihai raporların onaylanması 1 yıldan daha fazla süreyi aldığı gözlenmektedir. Geçen uzun süreden sonra proje ile ilgili tekrar tekrar belge istenmesi proje uygulayıcılar açısından önemli bir sorun olarak ortaya çıkmaktadır. Bu aşamada kullanılan dilin tehditkâr bir yapıya bürünmesi bir başka sorun olarak ortaya çıkmaktadır. Bu aşamada proje yöneticisi veya koordinatörü tek başına kalabilmektedir.

SONUÇ

Amasya Üniversitesi, Meslek Yüksekokulu proje deneyimleri göstermiştir ki; proje uygulamaları uygulayıcı kurumlara, mesleki alt yapılarının geliştirilmesi, kurum insan gücü kapasitesinin artması ve okul-sanayi işbirliğinin geliştirilmesinde çok yönlü fırsatlar yaratmaktadır. Ancak hibe projeleri uygulayıcı kurumların proje uygulama sürecinde çeşitli sorunlarla karşılaştıkları da bir gerçektir. Hibe projelerle ilgili gözlenen sorunların ortaya çıkmaması için hibe yararlanıcı kurumların dikkate alması gerekenler yanında proje otoritesi kurumunda dikkate alması gereken hususlar ve önlemler bulunmaktadır.

Hibe yararlanıcı kuruma bağlı olarak ortaya çıkan sorunlar; proje hazırlama ve uygulamada bir ekip olarak çalışılmaması, proje fikir ve hazırlığın büyük oranda proje hazırlayan kişiye bağlı olması, kurum personelinin ve yönetimin yeteri kadar destek sağlamaması, mali yönetimin ve uygulamanın çok başlı olması, çok fazla izleme ve denetime tabi tutulmalarıdır. Bu sorunların uygulamaya yansıması ise proje faaliyetlerinin kalitesini artırmaktan çok belgelendirme ve uygun şekilde muhasebeleştirmeye dönük uygulama çabalarında gözükmektedir. Yararlanıcı kurumun karşılaştığı sorunların çözülmesi ve projelerin daha etkin hazırlanıp uygulanabilmesi için kurum yöneticilerin proje konularına daha vakıf olmaları, kurum personellerinin proje hazırlama ve uygulamaya dönük desteklerin sağlanması, projelerin uygulanması için bütçe ayrılması ve proje hazırlama ve yönetimi için birimler oluşturmaları uygun olacaktır.

Proje otoritesi açısından ele alındığında ise proje uygulayan kurumlarda projelerin izlenmesi aşamasında belgeye dayalı inceleme ve denetlemeler yanında proje faaliyetlerinin uygulamalarının gözlenmesi ve izlenmesine daha fazla eğilmeleri, projede muhasebe uygulamalarında birlikteliğin sağlanması, proje muhasebe uygulamalarında ilgili yönetmeliğin uygulamaları konusunda daha fazla duyarlı olunması, proje ile ilgili aşamalarda yararlanıcı kurumun düzenli olarak bilgilendirilmesi, proje seçim ve son faaliyet raporlarının kontrol ve sonuçlandırılmasının daha kısa sürede tamamlanması, proje izleme ve denetlemesinde çok aşamalı bir kontrol ve denetim yerine daha kısa ve açık bir kontrol sürecinin olması uygun olacaktır. Bunun yanında

137

KAYNAKÇA

1. AB BAKANLIĞI, (2013), Türkiye Cumhuriyeti Avrupa Birliği Bakanlığı, Türkiye – Ab Mali İşbirliği, http://www.abgs.gov.tr/index.php?p=5, 04.11.2013

2. Ankara: ABGS, (2010), Türkiye Cumhuriyeti Başbakanlık Avrupa Birliği Sekreterliği, Avrupa Birliği Hibe Programlarında Sivil Toplum Kuruluşlarına Sağlanan Destekler, ISBN 978-975-19-4948-6, Ankara-2010 3. Aktaşoğlu, E. (2011), Avrupa Birliği Desteğiyle Türkiye’de Yürütülen Projelerin Genel Bir Değerlendirmesi ve Projelerde Çalışan Personelin Çalışma Koşullarına İlişkin Sorunlar, Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı Avrupa Birliği Fonları Koordinasyon ve Uygulama Merkezi, Eylül 2011

4. Avcı, F. (2013), Türkiye’ye Dönük Katılım Öncesi Mali Yardım Uygulaması Çerçevesinde 2007-2013 Döneminin Değerlendirilmesi, http://www.hazine.org.tr, 12.11.2013

5. Cankar, İ.(2006), IPA ve Türkiye, Active Bankacılık Dergisi. Yıl:8, Sayı 50 Ekim-Kasım-Aralık 2006. 6. Karataş, H. (2010), Avrupa Birliği Katılım Öncesi Mali Yardımları, T.C. Maliye Bakanlığı, Strateji

MESLEK SEÇİMİNDE, MESLEK STANDARTLARI VE PERSONEL BELGELENDİRMENİN