Belediyelerde Uygulanan Performans Ölçümleme Sürecinin Hukuki Dayanaklar

Belediyelerde “Faaliyet Raporlar ” haz rlama süreci birtak m kanun, yönetmelik ve rehberlerle s rlar çizilen bir süreç olmas nedeniyle öncelikle bu konu hakk nda hukuki boyutu incelemek faydal olacakt r.

3.9.1. 5393 Say Belediye Kanunu

13.07.2005 tarihinde yürürlü e giren 5393 say Belediye Kanununun “Belediyenin Organlar ” ile ilgili hükümlerin yer ald 2. K sm n “Belediye Ba kan ” ile ilgili 3. Bölümü’nde izleyen ifadelere yer verilmektedir:

“Madde 38 - Belediye ba kan n görev ve yetkileri unlard r: b) Belediyeyi stratejik plâna uygun olarak yönetmek, belediye idaresinin kurumsal stratejilerini olu turmak, bu stratejilere uygun olarak bütçeyi, belediye faaliyetlerinin ve personelinin performans ölçütlerini haz rlamak ve uygulamak, izlemek ve de erlendirmek, bunlarla ilgili raporlar meclise sunmak.”

5393 say kanunun ayn bölümünde stratejik plan ve performans program n haz rlanma sürecine dair ifadeler ise 41. Madde’de yer almaktad r.

“Madde 41 - Belediye ba kan , mahallî idareler genel seçimlerinden itibaren alt ay içinde; kalk nma plân ve program ile varsa bölge plân na uygun olarak stratejik plân ve ilgili oldu u y lba ndan önce de y ll k performans program haz rlay p belediye meclisine sunar. Stratejik plân, varsa üniversiteler ve meslek odalar ile konuyla ilgili sivil toplum örgütlerinin görü leri al narak haz rlan r ve belediye meclisi taraf ndan kabul edildikten sonra yürürlü e girer. Nüfusu 50.000'in alt nda olan belediyelerde stratejik plân yap lmas zorunlu de ildir. Stratejik plân ve performans program bütçenin haz rlanmas na esas te kil eder ve belediye meclisinde bütçeden önce görü ülerek kabul edilir.”

5393 say kanunun 4. Bölümü olan “Belediyelerin Denetimi” kapsam nda da 56. Madde’de faaliyet raporu ile ilgili bilgilere yer verilmektedir.

“Madde 56 - Belediye ba kan , 5018 say Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanununun 41 inci maddesinin dördüncü f kras nda belirtilen biçimde; stratejik plân ve performans program na göre yürütülen faaliyetleri, belirlenmi performans ölçütlerine göre hedef ve gerçekle me durumu ile meydana gelen sapmalar n nedenlerini ve belediye borçlar n durumunu aç klayan faaliyet raporunu haz rlar. Faaliyet raporunda, ba kurulu ve i letmeler ile belediye ortakl klar na ili kin söz konusu bilgi ve de erlendirmelere de yer verilir. Faaliyet raporu nisan ay

toplant nda belediye ba kan taraf ndan meclise sunulur. Raporun bir örne i çi leri Bakanl na gönderilir ve kamuoyuna da aç klan r.”

3.9.2. 5018 say Kamu Maliye Yönetimi ve Kontrol Kanunu

Çal ma kapsam nda incelenecek ilgili maddeleri 1.1.2005 tarihinde yürürlü e giren 5018 say Kamu Maliye Yönetimi Ve Kontrol Kanunu‘nun “Kamu Kayna n Kullan lmas n Genel Esaslar ” ba kl 3. Bölümü’nde 9. Madde ile “Stratejik planlama ve performans esasl bütçeleme” konular ele al nm r.

“MADDE 9.- Kamu idareleri; kalk nma planlar , programlar, ilgili mevzuat ve benimsedikleri temel ilkeler çerçevesinde gelece e ili kin misyon ve vizyonlar olu turmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performanslar önceden belirlenmi olan göstergeler do rultusunda ölçmek ve bu sürecin izleme ve de erlendirmesini yapmak amac yla kat mc yöntemlerle stratejik plan haz rlarlar.

Kamu idareleri, kamu hizmetlerinin istenilen düzeyde ve kalitede sunulabilmesi için bütçeleri ile program ve proje baz nda kaynak tahsislerini; stratejik planlar na,

ll k amaç ve hedefleri ile performans göstergelerine dayand rmak zorundad rlar. Stratejik plan haz rlamakla yükümlü olacak kamu idarelerinin ve stratejik planlama sürecine ili kin takvimin tespitine, stratejik planlar n kalk nma plan ve programlarla ili kilendirilmesine yönelik usul ve esaslar n belirlenmesine Devlet Planlama Te kilat Müste arl yetkilidir.

Kamu idareleri bütçelerini, stratejik planlar nda yer alan misyon, vizyon, stratejik amaç ve hedeflerle uyumlu ve performans esas na dayal olarak haz rlarlar. Kamu idarelerinin bütçelerinin stratejik planlarda belirlenen performans göstergelerine uygunlu u ve idarelerin bu çerçevede yürütecekleri faaliyetler ile performans esasl bütçelemeye ili kin di er hususlar belirlemeye Maliye Bakanl yetkilidir. Maliye Bakanl , Devlet Planlama Te kilat Müste arl ve ilgili kamu idaresi taraf ndan birlikte tespit edilecek olan performans göstergeleri, kurulu lar n bütçelerinde yer al r. Performans denetimleri bu göstergeler çerçevesinde gerçekle tirilir. “

5018 say Kanunu ‘nun “Faaliyet Raporlar ve Kesin Hesap” ba kl 6. Bölümü’nde 41. Madde ile “Faaliyet raporlar ” konusu ele al nm r.

“MADDE 41.- Üst yöneticiler ve bütçeyle ödenek tahsis edilen harcama yetkilileri taraf ndan idari sorumluluklar çerçevesinde her y l faaliyet raporlar düzenlenir. Bu raporlar, stratejik planlama ve performans programlar uyar nca yürütülen faaliyetleri, belirlenmi performans göstergelerine göre hedef ve gerçekle me durumu ile meydana gelen sapmalar n nedenlerini aç klayacak ekilde haz rlan r. Harcama yetkilisi, birim faaliyet raporunu üst yöneticiye verir. Üst yönetici, birim faaliyet raporlar esas alarak, idaresinin faaliyet sonuçlar gösteren idare faaliyet raporunu haz rlar. dare faaliyet raporu, Say tay’a verilir ve üst yönetici taraf ndan kamuoyuna aç klan r. Merkezî yönetim kapsam ndaki kamu idareleri ile sosyal güvenlik kurumlar , idare faaliyet raporlar n bir örne ini Maliye Bakanl na, mahallî idareler ise çi leri Bakanl na gönderir.

çi leri Bakanl , mahallî idare faaliyet raporlar üzerine de erlendirme raporu haz rlar, Say tay’a gönderir ve kamuoyuna aç klar. Bu Raporun bir örne i de Maliye Bakanl na gönderilir.

Merkezî yönetim kapsam ndaki idarelerin ve sosyal güvenlik kurumlar n bir malî ldaki faaliyet sonuçlar , Maliye Bakanl nca haz rlanacak Genel Faaliyet Raporunda gösterilir. dare faaliyet raporlar da dikkate al narak haz rlanacak bu Raporda;

a) Bütçe gelir ve gider hedefleri ve gerçekle meleri ile meydana gelen sapmalar n nedenleri,

b) Kamu borç yönetimi raporu kapsam nda borç stokundaki geli meler ve borçlanmaya ili kin di er bilgiler,

c) Y lsonundaki varl k ve yükümlülüklerin durumunu gösterir cetvel ile bunlara ili kin bilgiler,

d) Ödenek aktarmalar ve di er ödenek i lemlerini gösteren cetvel,

e) Bütçenin uygulamas na ili kin olarak Maliye Bakanl taraf ndan yap lan faaliyetler,

f) darelerin stratejik planlama ve performans programlar uyar nca yürüttükleri faaliyetler ile belirlenmi performans kriterlerine göre hedef ve gerçekle me durumlar hakk nda genel de erlendirmeler,

g) Mahallî idarelerin malî yap lar na ili kin de erlendirmeler,

h) Bütçeden yard m alan dernek, vak f, birlik, kurum, kurulu , sand k ve benzeri te ekküllerin faaliyetlerine ili kin de erlendirmeler, yer al r.

Maliye Bakanl , genel faaliyet raporunu Say tay’a gönderir ve ayn zamanda kamuoyuna aç klar. Say tay, mahallî idarelerin raporlar hariç idare faaliyet raporlar , mahallî idareler de erlendirme raporunu ve genel faaliyet raporunu, d denetim sonuçlar dikkate alarak görü lerini de belirtmek suretiyle Türkiye Büyük Millet Meclisine sunar.

Türkiye Büyük Millet Meclisi bu raporlar ve de erlendirmeler çerçevesinde, kamu kayna n elde edilmesi ve kullan lmas na ili kin olarak kamu idarelerinin yönetim ve hesap verme sorumluluklar görü ür. Bu görü melere üst yönetici veya görevlendirece i yard mc n ilgili bakanla birlikte kat lmas zorunludur.

Faaliyet raporlar n düzenlenmesi, ilgili idarelere verilmesi, bu i lemlere ili kin süreler, di er usul ve esaslar, ilgili idareler ve Say tay’ n görü ü al narak Maliye Bakanl taraf ndan yönetmelikle belirlenir.”

3.9.3. Kamu darelerince Haz rlanacak Faaliyet Raporlar Hakk nda Yönetmelik

1.1.2006 tarihinde yürürlü e giren yönetmelik, 10.12.2003 tarihli ve 5018 say Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 41 inci maddesine dayan larak genel bütçe kapsam ndaki kamu idareleri, özel bütçeli idareler, sosyal güvenlik kurumlar ile mahalli idarelerin faaliyet raporlar n haz rlanmas , ilgili idarelere verilmesi, kamuoyuna aç klanmas ve bu i lemlere ili kin süreler ile di er usul ve esaslar belirlemek amac yla haz rlanm r.

Faaliyet raporunun haz rlanmas gerekli tarihler ve aç klanmas na ili kin maddelerin yer ald yönetmelikte ayr ca faaliyet raporunun ekline de yer verilmektedir. lk faaliyet raporunun haz rlanmas na ili kin,

“GEÇ MADDE 1 – (1) Kamu idareleri bu Yönetmelikte belirlenen usul ve esaslara göre ilk faaliyet raporlar , 2006 mali y için haz rlarlar.”ifadesine yer verilirken, faaliyet raporunun içerisinde yer almas gereken “Performans Bilgileri” bölümü ile ilgili

“GEÇ MADDE 2 – (1) Kamu idareleri ilk performans programlar haz rlad klar y la kadar, faaliyet raporlar n performans bilgileri bölümünde sadece faaliyet ve projelere ili kin bilgilere yer verirler.”

ifadesine yer verilmi tir.

3.9.4. Strateji Geli tirme Birimlerinin Çal ma Usul ve Esaslar Hakk nda Yönetmelik

10.12.2003 tarihli ve 5018 say Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanununun 60. maddesi ile 22.12.2005 tarihli ve 5436 say Kanunun 15 inci maddesine dayan larak strateji geli tirme birimlerinin çal ma usul ve esaslar düzenlemek amac yla haz rlanan yönetmeli in “Strateji Geli tirme Birimlerinin Fonksiyonlar , Görevleri ve Yap lanmas ” ile ilgili 2. Bölümü’nde “Strateji geli tirme birimleri”ne Stratejik yönetim ve planlama, performans ve kalite ölçütleri geli tirme, yönetim bilgi sistemi ve malî hizmetler fonksiyonlar alt nda görevler verilmektedir. Çal ma kapsam nda Madde 5’de yer alan strateji geli tirme birimlerinin görevleri genel olarak verildikten sonra ras yla yukar da belirtilen dört fonksiyon ile ilgili detayl görevler Madde 6,7,8 ve 9’da verilmektedir.

1.1.2006 tarihinden itibaren geçerli olan yönetmeli in “Strateji Geli tirme Birimlerinin ve lemleri” ile ilgili 3. Bölümü’nde yer alan 10,11 ve 23. maddelerinde s ras yla “Stratejik planlama çal malar n koordinasyonu”, “Performans program haz rl klar n koordinasyonu” ve “ dare faaliyet raporunun haz rlanmas ” konular na yer verilmektedir.

3.9.5. Performans Esasl Bütçeleme Rehberi

Performans Esasl Bütçeleme Rehberi” T.C Maliye Bakanl Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlü ü taraf ndan 5018 say Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununda

li kin Di er Esas ve Usuller Hakk nda Yönetmelik”te yer alan at f gere i performans esasl bütçelemeye ili kin kavram ve yöntemleri aç klamak ve kamu idarelerinin performans programlar ile faaliyet raporlar haz rlarken uymalar gereken hususlar belirlemek amac yla Aral k 2004’de haz rlanm r. Rehberin tan mlar ile ilgili bölümünde çal ma ile ilgili a daki ifadeler yer almaktad r:

“Stratejik plan: Kamu idarelerince; kalk nma planlar , programlar, ilgili mevzuat ve benimsedikleri temel ilkeler çerçevesinde gelece e ili kin misyon ve vizyonlar olu turmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performanslar önceden belirlenmi olan göstergeler do rultusunda ölçmek ve bu sürecin izleme ve de erlendirmesini yapmak amac yla kat mc yöntemlerle haz rlanan pland r.

dare performans program : Bir mali y lda kamu idaresinin stratejik plan do rultusunda yürütmesi gereken faaliyetleri, bu faaliyetlerin kaynak ihtiyac , performans hedef ve göstergelerini içeren, idare bütçesi ve idare faaliyet raporunun haz rlanmas na esas te kil eden programd r

dare faaliyet raporu: Kamu idarelerinin stratejik plan ve performans programlar uyar nca yürütülen faaliyetlerini, belirlenmi performans göstergelerine göre hedef ve gerçekle me durumu ile meydana gelen sapmalar n nedenlerini aç klayan, idare hakk ndaki genel ve mali bilgileri içeren rapordur.

Performans de erlendirmesi: Kamu idarelerinin belirledikleri stratejik amaç ve hedeflere ula mak için izledikleri yolun, performans hedeflerine ula mak üzere kullan lan yöntemler ile yürütülen faaliyet ve projelerin ve bunlar n sonucunda elde edilen ç kt ve sonuçlar n de erlendirilmesidir.”

Rehberin 4. bölümü performans program , 5. bölümü faaliyet raporlar , 8. bölümü ise performans de erleme ile ilgili bilgiler içermektedir. Performans de erlendirmesinin kurum taraf ndan mali y l içinde, mali y lsonunda veya birkaç y n uygulama sonuçlar de erlendirme eklinde orta ve uzun vadede yap labilece ine dikkat çekilerek a da yer alan de erlendirme yöntemlerine yer verilmi tir.

Anketler Görü meler Grup tart malar Gözlem yapmak

Belgeye dayal de erlendirme Durum analizi

Payda analizi

Fayda – maliyet ve maliyet-etkinlik analizi Etki de erlendirmesi

3.9.6. Kamu darelerince Haz rlanacak Performans Programlar Hakk nda Yönetmelik

5 Temmuz 2008 tarihinde Resmi Gazete’de yay mlanan yönetmelik 10.12.2003 tarihli ve 5018 say Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 9 uncu maddesine dayan larak genel bütçe kapsam ndaki kamu idareleri, özel bütçeli idareler, sosyal güvenlik kurumlar ile mahalli idarelerin performans programlar n haz rlanmas , ilgili idarelere gönderilmesi, kamuoyuna aç klanmas ve bunlara ili kin süreler ile di er usul ve esaslar belirlemek amac yla haz rlanm r.

3.9.7. Türkiye’deki Belediyelerde Haz rlanan Faaliyet Raporlar

Faaliyet raporu, örgütlerin geçmi dönemlerdeki u ra lar n ç kt lar na odaklanmak suretiyle ayr nt bir ekilde raporlanmas anlam na gelmektedir. Faaliyet raporlar ana hatlar itibariyle geçmi y la ili kin faaliyet sonuçlar aç klayan ve gelecek y l faaliyetlerinde etkisi görülebilecek geli meleri kapsayan raporlar eklinde haz rlan r. Faaliyet raporlar nda yer alan yaz bilgiler ve rakamsal veriler e it a rl kta önem ta maktad r. Yöneticilerin faaliyet raporlar ndaki bilgileri gelece e ait beklentilerin riskini belirlemek amac yla kullanmalar beklenilmektedir.

5018 say Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 41 inci maddesine göre mahalli idarelerin faaliyet raporlar n haz rlanmas , ilgili idarelere verilmesi, kamuoyuna aç klanmas ve bu i lemlere ili kin süreler ile di er usul ve esaslar belirlemek için belediyelerde faaliyet raporlar haz rlanmaktad r.

3.9.7.1 Faaliyet Raporlar nda Uyulmas Gereken lkeler

01.01.2006 tarihinde yürürlü e giren Kamu darelerince Haz rlanacak Faaliyet Raporlar Hakk nda Yönetmeli e göre alt ilke dikkate al narak raporlar n haz rlanmas gere ine vurgu yap lm r.

Sorumluluk ilkesi: Faaliyet raporlar n mali saydaml k ve hesap verme sorumlulu unu sa layacak ekilde haz rlanmas gereklili ini,

Do ruluk ve tarafs zl k ilkesi: Faaliyet raporlar nda yer alan bilgilerin do ru, güvenilir, önyarg z ve tarafs z olmas zorunlulu unu,

Aç kl k ilkesi: Faaliyet raporlar nda ilgili taraflar n ve kamuoyunun bilgi sahibi olmas sa lamak üzere aç k, anla r ve sade bir dil kullan lmas ,

Tam aç klama ilkesi: Faaliyet raporlar nda yer alan bilgilerin eksiksiz olmas , faaliyet sonuçlar tüm yönleriyle aç klamas gereklili ini,

Tutarl k ilkesi: Faaliyet sonuçlar n gösterilmesi ve de erlendirilmesinde ayn yöntemler kullan lmas ve yöntem de iklikleri olmas durumunda, bu de ikliklerin raporda aç klanmas gereklili ini,

ll k olma ilkesi: Faaliyet raporlar n bir mali y n faaliyet sonuçlar gösterecek ekilde haz rlanmas gereklili ini ifade etmektedir.

Faaliyet raporlar örgüt ile ki i ve kurumlar n temel bilgi ihtiyac kar layan kaynak niteli indedirler. Bu raporlar esas olarak örgütün yönetici ve payda lar na yönelik olmalar n yan s ra örgüt d ndaki üçüncü ki ilere de hesap verebilirlik ilkesi uyar nca sunulmaktad r. Faaliyet raporlar kamuoyunun örgüt faaliyetleri hakk nda her türlü bilgiye ula mas sa layacak ayr nt lara sahiptir. Faaliyet raporlar nda örgütün faaliyet sonuçlar n yorumuna yer verilmekte ve sonuçlar çe itli ekil ve grafiklerle sunulmaktad r.

3.9.7.2. Faaliyet Raporlar n Düzenlenmesi

Yönetmelikte birim faaliyet raporu ve idare faaliyet raporu olarak iki farkl s flama yap lm r. 10. maddede belirtilen birim faaliyet raporunun mahalli idarelerin bütçelerinde kendisine ödenek tahsis edilen harcama yetkilileri taraf ndan haz rlanaca ifade edilmektedir. Harcama yetkilisi 5018 Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol kanununun 31. maddesinde “Bütçeyle ödenek tahsis edilen her bir harcama biriminin en üst yöneticisi” olarak tan mlanmaktad r. Kamu darelerince Haz rlanacak Faaliyet Raporlar Hakk nda Yönetmeli in 3. maddesinde ise mahalli idareler harcama yetkilileri taraf ndan haz rlanan birim faaliyet raporlar n izleyen mali y n en geç ubat ay sonuna kadar üst yöneticiye sunulmas gerekti i vurgulan rken 5. maddede birim faaliyet raporu haz rlayan harcama yetkililerinin, raporun içeri inden ve raporda yer alan bilgilerin do rulu undan üst yöneticiye kar sorumlu oldu u ifade edilmektedir. 4. maddede ise zorunlu olmamakla birlikte üst yöneticinin harcama birimlerinin