Tedarik zinciri yönetimi uygulamaları bağlamında alıcı-tedarikçi ilişkileri, işletmenin üretim ve satış fonksiyonları ile birlikte değerlendirilmesi gereken üçüncü bir temel işlevdir. Mal üretmek ve satmak için üretim faktörlerinin tedariki gerekmektedir. Bu bağlamda hammadde, malzeme, makine ve teknoloji alımları ve işletmeye getirilerek tahsis edilmesi konuları tedarik fonksiyonunun görevleri içinde yer almakta olup bu konular ayrı bir uzmanlık alanı olarak değerlendirilmektedir (Eren, 2001:311). Üretim için hammadde ve doğal kaynakların nerelerden ve hangi kaynaklardan temin edilebileceği, bu kaynakların yanında aynı işleri görecek ikame hammaddeler mevcut olup olmadığı, mevcutsa fiyatlarının düzeyi, işletme veya üretim tesislerine uzaklıkları, hangi nakliye araçları ile taşıma alternatiflerinin bulunduğu, taşımanın olası maliyetleri gibi soruların cevapları işletmelerin hammadde tedarikine ilişkin politikalarının belirlenmesinde temel konuları oluşturmaktadır (Eren, 1997:313).
Yoğun rekabet baskısı altında faaliyetlerini yürüten işletmeler faaliyetlerini, müşterilere değer sağlama ve minimum maliyetle kaliteli ürün sunma boyutuna dayalı olarak yönetmektedirler. Ancak küresel rekabetin sürdürülebilmesi için bunlar yeterli olmamaktadır. Dinamik piyasalarda işletmelerin etkinlikleri artık, hız ve bilgi işleme becerilerine göre tanımlanmaktadır. Bu anlamda, işletmelerin müşterilerine açılan parolası niteliği taşıyan; müşteri siparişlerinin alınması ve bu siparişlerin dağıtım mekanizmasına bırakılması arasındaki süreyi açıklayan “çabuk yanıtlama” veya “mamulü müşteriye olduğunca çabuk teslim etme süresi”nin de küresel rekabet boyutuyla birlikte düşünülmesi gerekmektedir. Pazarlama sisteminin mamule dayalı olmak yerine müşteriye dayalı hale gelmesi neticesinde rakip işletmelerin söz konusu
“yanıtı” ne kadar çabuklukla verdiğine ilişkin değerlendirmeler göz önünde
tutulmalıdır (Okur, 1997:133–134).
Ürünü müşteriye en çabuk ve kaliteli biçimde sunabilmek amacıyla kitle üretiminden (mass production) siparişe göre seri üretime (mass customization) geçilmesi sonucunda, bireyselleşmiş taleplerin karşılanması birebir (inter-aktif) pazarlama anlayışını gündeme getirmiştir. Bu doğrultuda İnternet uygulamalarıyla entegre bir bilgisayarlı ortamın yaratılması, siparişlerin üretime daha çabuk devredilmesini ve mamulün müşteriye daha hızlı şekilde sunulmasını destekleyici faaliyetler olarak değerlendirilebilir. Bu yüzden düzenli ve etkin çalışan bir tedarik sisteminin geliştirilmesi, satın alma standartlarının kesin ve açık bir şekilde belirlenmesini zorunlu kılmaktadır. Böyle bir tedarik sisteminin kurulması ise ancak bilişim sistemlerinin kullanıldığı yeni bir yönetim şekli ile mümkün olabilecektir. Bilişim sistemlerinin kullanımı hammadde tedarik sisteminden tedarik zinciri sistemine geçişin temelini oluşturacaktır. Böylece, müşterilerin pazarlama organizasyonuna “ortak” olarak katılmaları da mümkün olmaktadır (Altıntaş, 2000). Bu bağlamda herhangi bir işletme için, tedarik zinciri yönetiminin önde gelen amacı, hayatta kalmak için (ve mümkünse pazar payını artırmak için) gelir oluşturmaktır. Bunu yapmak için de, işletme ve tedarik zinciri üyeleri müşteriye bir ürün ve/veya hizmet sunmalıdır. Böylece satış geliri oluşturulabilmektedir. Ancak bu anlayış, müşteri talepleri çok çeşitli ve farklı
karşılayan/her müşteriyi cevaplamaya çalışan” bir strateji ile gerçekleştirilemez (Childerhouse ve Towill, 2000:343).
Alıcı-tedarikçi ilişkileri günümüzde uygulanan bazı yönetim felsefeleri ve üretim yöntemleri için de büyük bir öneme sahip olmaktadır. Özellikle toplam kalite yönetimi uygulamalarında ve yalın üretim sisteminde alıcı-tedarikçi ilişkilerinin büyük bir önemi olduğu görülmektedir.
Toplam kalite yönetiminde tedarikçilerle işbirliği temel unsurlar arasında yer almakta ve işletmenin değer zincirinin tedarikçilerle başladığı kabul edilmektedir. Bu felsefede ürün ve hizmetlerin kalite ve maliyetleri büyük ölçüde tedarikçilere de bağlıdır. Tedarikçilerin sahip oldukları yetenekler, sürekli iyileşme çabalarının anahtar unsuru konumundadır. Tedarikçilerle geliştirilecek güvene dayalı ve uzun dönemli ortak ilişkiler ise başarının en önemli öğelerinden biridir. Dolayısıyla alıcı ve tedarikçi karşılıklı güven, işbirliği ve halka karşı sorumluluklarından doğan bir yaşa ve yaşat anlayışı içerisinde olmalıdır. Bu bağlamda Japonya’da 1960’lı yıllarda kalite teminatını geliştirmek ve alıcı ile tedarikçi arasındaki olumsuz koşulları kaldırmak için aşağıda sıralanan ilkeler ileri sürülmüştür ve bu ilkeler hala geçerliliğini sürdürmektedir (Kovancı, 2001:109):
1. Alıcı ve tedarikçi işletmeler kalite kontrol uygulamalarının karşılıklı anlayış ve kalite kontrol sistemleri arasında işbirliği ile sürdürülmesinden bütünüyle sorumludur. Bu şekilde kalite sürekli olarak geliştirilebilecektir.
2. İşletmeler birbirlerinden bağımsız olmalı ve birbirlerinin bağımsızlığına değer vermelidir. Bu yaklaşım özellikle güven ilişkilerinin oluşturulması için önemlidir.
3. Alıcı işletme gereksinimleri hakkında yeterli ve kesin bilgiler sağlayarak tedarikçinin ne üreteceğini açıklıkla kavramasını sağlamakla yükümlüdür.
4. İş ilişkisine girmeden önce alıcı ve tedarikçi işletmeler kalite, miktar, fiyat, teslim koşulları ve ödeme yöntemine ilişkin rasyonel bir
sözleşmede karara varmalıdır. Bu şekilde işletmelerin sorumluluk, yetki ve faaliyet alanları net bir şekilde belirlenebilecektir.
5. Tedarikçi işletme alıcının beklediği kaliteyi sağlamakla yükümlüdür. Ayrıca alıcı işletmenin istediği konularda gerekli ve geçerli verileri sağlamak durumundadır. Kalitenin sürekliliği ve gelişimi bakımından bu konu oldukça önemlidir.
6. Taraflar alınıp satılan malzemenin istenilen özellikleri ve ölçme- değerlendirme yöntemleri üzerinde önceden anlaşmaya varmalıdır.
7. Taraflar bir sorun çıkması halinde anlaşmazlığın kolayca çözümlenebilmesi için gerekli sistem ve yolları sözleşmede belirlemelidir. Bu şekilde ilişkilerin sürekliliği yapılan sözleşmelerle güvence altına alınabilmektedir.
8. Taraflar birbirlerinin konumunu göz önüne alarak daha iyi bir kalite kontrol sistemi için bilgi alışverişinde bulunmalıdır.
9. Taraflar sipariş, üretim ve stok planlama, yazışma işlem ve sistemleri gibi kontrol etkinliklerini yeterli düzeyde tutmalı ve aralarındaki ilişkinin dostça ve sağlıklı yürümesine özen göstermelidir.
10. Her iki taraf ilişkilerini düzenlerken tüketici çıkarlarını daima göz önünde bulundurmalıdır.
İçerisinde bulunduğumuz küresel ekonomide iş dünyasındaki yeni paradigma “tedarik zincirine karşı tedarik zinciri”dir. Bu süreci destekleyen önemli faktörlerden birisi elektronik uygulamalar olmakla birlikte, Japon otomobil üreticisi Toyota’nın öncülüğünü yaptığı ve hızla bütün Dünyaya yayılan yalın üretim uygulamalarında kendisini gösteren yalın tedarik zinciri uygulamasıdır. Yalın üretimde amaç, üretim sürecinin doğru bir şekilde yapılandırılması ve sürekli geliştirilmesidir. Yalın üretim sisteminin de önemli unsurlarından birisi alıcı-tedarikçi ilişkileridir. Çünkü yalın üretimde sadece üreticinin üretim sistemi unsurlarını uygulaması yetmemektedir. Tedarikçilerin de alıcı işletmelerle uyumlu ve bir o kadar da hızlı üretim yapmaları gerekmektedir. Bu yüzden tedarikçilerin seçiminde daha seçici ve akılcı davranılması ve tedarikçi
sayısının azaltılması yoluna gidilmesi gerekmektedir. Japon sanayicileri bu alanda da çok başarılı tedarik zinciri yöntemleri geliştirmektedirler. Örneğin 1987’de yapılan bir araştırmada Amerikan GM işletmesinin yan sanayiye iş verme oranı %30’larda ve yan sanayici sayısı 1500 dolayındayken 1985’de yan sanayiye iş verme oranı %70 olan Toyota işletmesinde fabrika başına düşen yan sanayici sayısı sadece 170 dolayındadır. Bu sayı 1980’lerde Nissan’da 285, Honda’da 310 iken Batılı ülkelerdeki otomotiv üreticilerinde ise 1000–1500 arasında değişmektedir (Okur, 1997:106–108).