T. C.
SELÇUK ÜNİVERSİTESİ
SOSYAL BİLİMLER ENSTİTÜSÜ
YÖNETİM VE ORGANİZASYON ANA BİLİM DALI
TEDARİK ZİNCİRİ YÖNETİMİNİN İŞLETME PERFORMANSI
ÜZERİNDEKİ ETKİSİ:ÖRNEK OLAY ÇALIŞMASI
YÜKSEK LİSANS TEZİ
Hazırlayan
Mustafa BEDÜK
074227011012
Danışman
Prof. Dr. H. Kürşat GÜLEŞ
İÇİNDEKİLER İÇİNDEKİLER ... I ŞEKİLLER LİSTESİ ... IV TABLOLAR LİSTESİ ... V ÖZET ... VI ABSTRACT ... VII KISALTMALAR ... VIII GİRİŞ ... 1 BİRİNCİ BÖLÜM BİLİŞİM TEKNOLOJİLERİ VE UYGULAMALARI 1.1. Bilişim Teknolojisinin Tanımı ve Gelişimi ... 4
1.1.1. Bilgisayar Alanında Yaşanan Gelişmeler ... 6
1.1.2. İletişim Teknolojisinde Yaşanan Gelişmeler ... 8
1.2. Bilişim Sistemleri Kavramı ve Uygulamaları ... 11
1.2.1. Ticari İşlem Sistemleri ... 14
1.2.2. Yönetim Bilişim Sistemleri ... 14
1.2.3. Karar Destek Sistemleri ... 16
1.2.4. Üst Düzey Yönetim Bilişim Sistemleri ... 17
1.2.5. Uzman Sistemler ... 19
1.2.6. Ofis Otomasyon Sistemleri ... 21
1.2.7. Bilgisayar Ağları... 24
1.2.7.1. Elektronik Veri Değişim Sistemi ... 24
1.2.7.2. İnternet ... 26
1.2.7.3. İntranet ... 27
1.2.7.4. Extranet ... 29
İKİNCİ BÖLÜM TEDARİK ZİNCİRİ YÖNETİMİ 2.1.Tedarik Zinciri Yönetiminin Tanımı ve Kapsamı ... 33
2.2. Tedarik Zinciri Yönetiminin Gelişimi ... 36
2.3. Tedarik Zinciri Yönetiminin Önemi ... 41
2.4. Tedarik Zinciri Yönetiminde Alıcı-Tedarikçi İlişkileri ... 45
2.4.1. Geleneksel Alıcı-Tedarikçi İlişkileri ... 49
2.4.2. İşbirlikçi Alıcı-Tedarikçi İlişkileri ... 53
2.5. Tedarik Zinciri Yönetiminin İşletmelere Katkıları ... 58
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
BİLİŞİM TEKNOLOJİLERİNİN TEDARİK ZİNCİRİ PERFORMANSI VE İŞLETME PERFORMANSI ÜZERİNE ETKİSİ
3.1. Performans Kavramı ve Kapsamı ... 66
3.2. İşletmelerde Performans Ölçümü ... 71
3.2.1. İşletmelerde Performans Göstergeleri ... 74
3.2.2. Performans Ölçümünün Amaçları ... 76
3.3. İşletmelerde Performans Yönetimi ... 77
3.3.1. Performans Yönetiminin Gelişimi ... 79
3.3.2.Performans Yönetiminin Amaçları ve Yararları ... 83
3.4. Bilişim Teknolojileri, Tedarik Zinciri Yönetimi ve İşletme Performansı ... 86
3.4.1. Bilişim Teknolojilerinin İşletme Performansı Üzerine Etkileri ... 86
3.4.2. Bilişim Teknolojilerinin Tedarik Zinciri Performansı Üzerine Etkileri ... 90
3.4.3.Tedarik Zinciri Yönetiminin İşletme Performansına Etkisi ... 95
3.5. Tedarik Zinciri Yönetimi Alanındaki Bilişim Teknolojileri ... 99
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM TEDARİK ZİNCİRİ YÖNETİMİNİN İŞLETME PERFORMANSI ÜZERİNE ETKİSİ: ÖRNEK OLAY ÇALIŞMASI 4.1. Araştırmanın Amacı ve Kısıtları ... 105
4.1.1. Araştırmanın Amacı, Kapsamı ve Önemi ... 105
4.1.2. Araştırmanın Kısıtları ... 108
4.1.3. Araştırma Planı ... 109
4.2. Araştırmanın Yöntemi ... 112
4.2.1. Sosyal Bilimlerde Kullanılan Araştırma Yöntemleri ... 112
4.2.2.Olay Çalışması Yöntemi ... 113
4.2.2.1.Olay Çalışması Türleri... 113
4.2.2.2. Olay Çalışmasının Aşamaları ... 114
4.2.2.3. Araştırma Yöntemi Olarak Olay Çalışması ... 115
4.3. Araştırma Bulguları ... 116
4.3.1. İşletme Hakkında Genel Bilgiler ... 116
4.3.2. İşletmenin Mevcut Planlama Yapısı ... 116
4.3.3. Yeni Modelde Kullanılan Araç, Model ve Karşılaştırmalar ... 117
4.3.3.1. SAP APO (Advanced Planning and Optimization) ... 117
4.3.3.2. Talep Planlaması (DP) ... 120
4.3.3.3. Tedarik Ağı Planlaması (SNP) ... 122
4.3.3.4. Dağıtım Planlaması ... 133
4.3.3.5. Yükleme Planlaması (TLB) ... 134
4.3.3.6. Tedarikçi Yönetimli Envanter (VMI) ... 135
4.3.4. Uygulanan Modelin Detayları ... 137
4.3.4.1. Tedarik Zinciri Ağı ... 137
4.3.4.2. Talep Planlaması ... 138
4.3.4.3.Üretim Planlama ... 139
4.3.4.4. Tedarikçi Yönetimli Envanter (VMI) & Dağıtım Planlaması ... 147
4.3.4.5. Yükleme Planlaması (TLB) ... 149
4.3.6.1. Günümüz Ekonomik Koşullarının Uygulamaya Etkisi ... 158
4.3.6.2. Tedarik Zinciri Performansının Etkilerinin İncelendiği Çalışma Örneği ... 159
DEĞERLENDİRME VE SONUÇ ... 164
ŞEKİLLER LİSTESİ
Şekil 1.1. Ofis Otomasyon Sistemleri ... 22
Şekil 1.2. Önemli Internet Özellikleri ... 27
Şekil 2.1. Basit Bir Tedarik Zinciri Yapısı ... 34
Şekil 2.2. Tedarik Zinciri ... 34
Şekil 2.3. Tedarik Zinciri Gelişim Süreci ... 39
Şekil 2.4. Geleneksel Tedarik Zinciri Yapısı ... 51
Şekil 2.5. İşbirliği Modelinde Tedarik Zinciri Yapısı... 54
Şekil 2.6. İşbirliği Esasına Dayalı Tedarik Zinciri Yönetiminin Faydaları ... 60
Şekil 4.1. Araştırmanın Kapsamı ... 107
Şekil 4.2. Uygulama Süreci ve Planı ... 110
Şekil 4.3. SAP APO Sisteminin Yetkinlikleri ... 118
Şekil 4.4. SAP APO Planlama Süreci ... 119
Şekil 4.5 Sezgisel Model ... 126
Şekil 4.6 Optimizasyon Modeli ... 127
Şekil 4.7 Arz Talep Eşlemesi Modeli ... 130
Şekil 4.8 Planlama Stratejilerinin İşlevsel Karşılaştırması ... 131
Şekil 4.9 Planlama Stratejilerinin Kapsam Karşılaştırması ... 133
Şekil 4.10 Tedarikçi Yönetimli Envanter ... 136
Şekil 4.11 Sipariş Bazlı Tedarikçi Yönetimli Envanter ... 137
Şekil 4.12 Uygulama Temsili Tedarik Zinciri Ağ Modeli ... 138
Şekil 4.13 Uygulama Planlama Ekran Görüntüsü ... 139
Şekil 4.14 Üretim Planlama Genel Akışı ... 140
Şekil 4.15 CTM Üretim Planlama Akışı ... 141
Şekil 4.16 CTM Talep Önceliklendirmesi ... 142
Şekil 4.17 CTM Hat Önceliklendirmesi ... 142
Şekil 4.18 CTM Önden Üretim Planlaması ... 143
Şekil 4.19 Temsili Ürün Hiyerarşisi ... 144
Şekil 4.20 Temsili Ürün Ağacı Yapısı ... 145
Şekil 4.21 Sonlu ve Sonsuz Planlama ... 146
Şekil 4.22 Planlama Sistemi Ekran Görüntüleri – Kapasite Kullanımı ... 146
Şekil 4.23 Dağıtım Planlama – Maksimum Bekleme Süresi ... 148
Şekil 4.24 Dağıtım Planlama / TLB Ekran Görüntüleri ... 150
Şekil 4.25 İşletme Lokasyonlarındaki Stok Seviyesi ... 154
Şekil 4.26 Direk Sevkıyatların Oranı ... 154
Şekil 4.27 Hammadde Envanter Seviyesi ... 155
Şekil 4.28 Ay sonu Yükleme Oranı ... 156
TABLOLAR LİSTESİ
Tablo 1.1. Bilişim Teknolojisinin Gelişimi ... 10
Tablo 1.2. Bilişim Sistemlerinin Örgütsel Düzeyde Zaman İçindeki Değişen Rolü .... 13
Tablo 1.3. Bilişim Sistemleri Çeşitleri ... 14
Tablo 1.4. Intranet Servis Uygulamaları ve Olası Kazanımlar ... 28
Tablo 1.5. Internet, Intranet ve Extranet'in Karşılaştırılması ... 31
Tablo 2.1. Klasik İle Internet Üzerinden Tedarik Süreci Arasındaki Farklılıklar ... 41
Tablo 2.2. Tedarikçi Sayısının Azaltılmasında Kullanılan Bazı Yaklaşımlar ... 48
Tablo 2.2. Rekabetçi ve İşbirliği Modelinin Karşılaştırılması ... 56
Tablo 3.1. Değişen Performans Ölçütlerine İlişkin Literatür ... 81
Tablo 3.2. Performans Yönetim Sisteminin Yararları ... 86
Tablo 3.3. TZ Performansının Arttırılmasında Yararlanılan Teknoloji Uygulamaları . 94 Tablo 3.4.TZY’nin İşletme Performansına Etkisine Yönelik Literatür ... 96
Tablo 4.1 Tedarik Zinciri Planlama Sistemlerinin Karşılaştırılması ... 120
Tablo 4.2 Planlama Stratejilerinin Avantaj ve Dezavantajları ... 132
Tablo 4.3 Dağıtım Stratejilerinin Karşılaştırması ... 134
Tablo 4.4 Performans Kriterlerinin Karşılaştırılması ... 153
ÖZET
Günümüzde, küresel pazar şartlarının getirdiği fırsat ve tehditler karşısında işletmelerin süreçlerini gözden geçirmeleri rekabetçi pozisyonlarını koruyabilmeleri için zorunluluk haline gelmiştir. Bu hızla değişen pazar şartları altında, işletmeler ancak ürün ve hizmetlerini doğru zamanlama, minimum maliyet ve maksimum hizmet kalitesi ile müşterilerine ulaştırarak hedefledikleri pazar payı, verimlik dolayısıyla karlılıklara ulaşmaktadırlar. Bu durum işletmelerin, tedarik, üretim ve dağıtım operasyonlarına daha çok odaklanmalarını ve bunları bir bütün halinde ele almalarını sağlamaktadır. İşletmeler bu dinamikleri kendilerine avantaj haline getirebilmek amacıyla “tam zamanında üretim ve tam zamanında dağıtım sistemleri”nin geliştirmişlerdir. Bir başka deyişle tedarik zinciri ve lojistik süreçlerine odaklanarak sistemlerin de yardımı ile bu süreçlerde önemli iyileştirmeler sağlamışlardır. Süreçlerde sağlanan bu iyileşmeler işletmelerin maliyetlerini azaltmalarına, müşteri hizmet seviyelerini dolayısıyla da pazar paylarının arttırmalarına sebep olarak finansal performanslarına da olumlu etkide bulunmuştur.
Bu makalede, Türkiye'de hızlı tüketim mallarında faaliyet gösteren bir işletmenin tedarik zinciri ağının yeniden tasarlanması ve tasarlanan modelin bir sistem yardımı (SAP APO) ile uygulamaya alınması incelenmiştir. Uygulama kapsamında kısa, orta ve uzun vadede yeni tedarik, üretim ve dağıtım planlama süreçleri tasarlanarak kullanıma alınmıştır. Uygulamanın devreye alınmasından sonra ise belirlenen temel göstergeler ışığında çalışmanın üretim, dağıtım, depolama gibi maliyetler üzerine etkisi ayrıca zamanında dağıtım, kayıp satış gibi parametreler ile de müşteri servis seviyesi üzerine etkileri belirlenmeye çalışılmıştır. Bu sayede tedarik zinciri yönetimi üzerinde yapılan iyileştirmelerin işletmenin finansal performansına olan olumlu etkileri gösterilmeye çalışılmıştır.
ABSTRACT
In the current challenging environment; global market conditions offer many opportunities and threads. Considering this fact, companies are obligated to reconsider their processes in order to secure their competitive positions. In this dynamic market, companies can only achieve the targeted market share and the efficiency therefore the profitability by serving their products or services to their customer on time, with minimum cost and maximum quality of service. This situation forces companies to more focus on their supply, production and distribution operations and consider them as a complete process. In order to turn this fact into an advantage companies develop “the concept of “on time production and delivery”. In other words; by focusing more on supply chain and logistics processes and with the support of advanced tools, significant improvements achieved in these processes. These improvements results with positive effects on financial performance by enabling lower costs, higher customer service level so the market share.
In this paper, designing a new supply chain for a company performing in Turkey in FMCG industry and implementation of the model with the support of a tool (SAP APO) is analyzed. Under the scope of the study, short, medium and long term new supply, production and distribution planning processes are modeled and started to be in use. After the implementation, with the help of pre-defined parameters the effects of the model on production, inventory, distribution costs and on customer service level by leveraging on time delivery and loss sales is tried to be determined. Therefore, it is aimed to point out that; the improvements on supply chain has positive effects on the financial performance of the company
KISALTMALAR
ATP (Available to promise) : Kullanılabilirlik Kontrolü
CTP(Capable to promise) :Yapılabilirlik kontrolü, kapasite yeterliliği
CTM (Capable to match) : Arz talep eşleme
PPM (Production Process Model) : Konsolide ürün ağacı rotalama bilgisi
TLB (Transport Load Builder) : Yükleme Planlaması
VMI (Vendor Managed Inventory) : Tedarikçi Yönetimli Envanter
APO (Advanced Planning & Optimization) : İleri Seviye Planlama ve Optimizasyon
ERP (Enterprise Resource Planning) : Kurumsal Kaynak Planlaması
MRP (Materials Requrrements Planning) : Malzeme İhtiyaç Planlaması
GİRİŞ
Küreselleşme ile birlikte işletmelerin faaliyette bulundukları pazarlarda rekabet yapısı biçimsel ve boyutsal olarak değişmektedir. Böyle bir ortamda, rekabet üstünlüğü elde edilmesi tüketicilerin artan ve giderek sınırsızlaşan ihtiyaç ve isteklerinin etkin bir şekilde karşılanılmasını, üretilen ürünlerin kalite ve güvenirliliğinin yükseltilmesini, ürün çeşidinin artırılmasını ve müşterilere sunulan hizmetlerin genişletilmesini olanaklı kılacak örgütsel (işletme içi ve dışı) düzenlemelerin ve teknolojik uygulamaların yapılmasına bağlı olmaktadır. Bu noktada, küresel üretim ve pazarlama hedefi doğrultusunda çalışan sanayi işletmeleri, ölçekleri ne olursa olsun, rekabet üstünlüğü sağlamaları için bilişim teknolojilerinden stratejik düzeyde yararlanmaları ve değer zinciri yaklaşımı bağlamında tedarikçileri ile olan ilişkilerini yeniden yapılandırmaları gerekmektedir. Sanayi işletmeleri, bilişim teknolojileri ve ileri imalat teknolojileri aracılığıyla, üretim süreci sonucunda ürettikleri ürünlerin kalitesini ve maliyetlerini düşürmek suretiyle rekabet üstünlüğü sağlayabilirler. Ayrıca, bu teknolojilerin sundukları olanaklarla ürünlerin tasarımlarına özgün nitelikler kazandırılarak ürün farklılaştırması sağlanabilir ve daha nitelikli satış sonrası hizmetler sunabilir. Özetle, sanayi işletmeleri bilişim teknolojileri ve ileri imalat teknolojileri kullanımını stratejik temellere dayandırdıkları takdirde, kurumsal maliyetlerini düşürebilir, mevcut ürün ve hizmet dizilerine yenilerini katabilir ve son tahlilde sektörel rekabet üstünlüğüne ulaşılabilir.
Günümüzde birçok işletme, rekabet üstünlüğü elde etmede işletmeler arası ilişkilerin önemini anlamış ve gerek tedarikçileri gerekse müşterileriyle olan ilişkilerini karşılıklı işbirliği esasına bağlı olarak yeniden yapılandırmaya başlamışlardır. Örgütsel performansı artırmak amacıyla yapılan teknolojik ve örgütsel değişikliklerin başarısı, büyük ölçüde tedarikçilerle ve müşterilerle karşılıklı güven ve işbirliğine dayalı ilişkilerin geliştirilmesine bağlıdır. İşbirliği esasına dayalı ilişkiler işletmelere ek taktikler sunmakta olup, stratejik yapıları ne olursa olsun rekabet gücünü artırmak amacıyla yaptıkları faaliyetlerin başarısına olumlu katkılarda bulunmaktadır. Özellikle, tedarikçilerle geliştirilen sıkı işbirliğinin ürün kalitesinin artırılması, satın alınan ürünlerin fiyatının (maliyetinin) düşürülmesi, üretim ve dağıtım esnekliğinin geliştirilmesi, müşteri memnuniyetinin artırılması gibi konularda uygulamaya konulan
işletme içi düzenlemelerin başarısını artıracağı kabul edilmektedir. Tedarikçilerle olan işbirliğinin geliştirilmesinde ise bilişim teknolojileri önemli bir rol oynamakta ve bu yapının oluşturulmasına esas teşkil etmektedir. Bunun yanında işletmelerin bilişim teknolojileri vasıtasıyla tedarikçileri ile geliştirdikleri işbirlikleri işletmelerin tedarik performansı dolayısıyla genel performansı üzerinde olumlu katkılar sağlamaktadır.
Bu bağlamda bu çalışmanın amacı, tedarik zinciri yönetiminin ve ilgili teknoloji uygulamalarının işletme performansı üzerine etkisinin tespit edilmesidir. Çalışmada, araştırma kapsamında incelenen örnek olay sonucunda elde edilen bulgular ışığında bilişim teknolojilerinin tedarik zinciri yönetim performansı üzerindeki etkilerinden yola çıkılarak, bilişim teknolojileri kullanımının tedarik zinciri yönetimi yoluyla işletmenin genel performansı üzerinde bir etkisi olup olmadığı araştırılmaktadır.
Kuramsal analiz ve alan araştırmasına dayalı bu çalışma dört bölümden oluşmaktadır. Birinci bölümde bilişim sistemleri ve bu sistemlerin işletmelerdeki kullanım alanları kuramsal olarak incelenmektedir.
Çalışmanın ikinci bölümünde tedarik zinciri yönetimi ile ilgili kuramsal açıklamalardan sonra alıcı-tedarikçi ilişkilerinin doğası ve çeşitleri (geleneksel ve işbirliği esasına dayalı alıcı-tedarikçi ilişkileri) ayrıntılı bir şekilde incelenmektedir.
Üçüncü bölümde bilişim teknolojilerinin tedarik zinciri yönetim performansı ve işletme performansı üzerindeki etkileri incelenecektir. Bu bağlamda genel anlamda performans kavramı incelendikten sonra işletme ve tedarik zinciri yönetim performansını oluşturan unsurlar hakkında ayrıntılı bilgi sunulacaktır.
Dördüncü bölüm uygulama kısmı olup, “Tedarik Zinciri Yönetiminin İşletme Performansı Üzerine Etkisi: Örnek Olay Çalışması” adını taşımaktadır. Bu bölümde, hızlı tüketim endüstrisindeki lider işletmelerden birisinde gerçekleştirilen tedarik zinciri dönüşümü projesinin sonuçları üzerinde durulmaktadır. Ayrıca araştırma kapsamındaki işletmedeki tedarik zinciri yönetimi uygulamaları ile ilgili değerlendirmeler yapılmaktadır.
Çalışmanın son bölümü, Sonuç ve Değerlendirme bölümü olup, kuramsal inceleme ve araştırma bulguları doğrultusunda işletmeler için önerilerde bulunulmaktadır.
BİRİNCİ BÖLÜM
BİLİŞİM TEKNOLOJİLERİ VE UYGULAMALARI
Günümüz iş dünyasının içinde bulunduğu dönemin en önemli özelliklerinden biri gerek örgütlerde gerekse örgüt çevresinde yaşanan sürekli değişimdir. Böyle bir ortamda işletmelerin başarısı sermaye, işgücü gibi faktörlerden daha çok bilginin elde edilmesine ve bu bilginin işletme amaçları doğrultusunda kullanmasına bağlı olmaktadır. Dolayısıyla teknolojide yaşanan hızlı değişimler, kendisini yönetim bilimleri alanında da hissettirmektedir. Bu teknolojik gelişime paralel olarak yönetim bilimi alanında da hızlı değişimler yaşanmakta ve bu değişimler sonucunda yönetim açısından farklı alanlarda daha etkin kararların alınması sağlanabilmektedir. Bu çerçevede bilginin artan önemi yanında bilgiye ulaşabilmeyi sağlayan sistemlerin de
önemi artmaktadır. İşletmeler de kendileri için gerekli olan bilgileri temin etmek
durumundadır ve yaşanılan hızlı değişim ve hareketlilik doğru bilgiye en kısa sürede ulaşmayı zorunlu kılmaktadır. Bu bağlamda bu bölümde işletmelerin yönetim süreçleri üzerinde önemli etkileri olan bilişim sistemleri ve bu sistemlerin işletmelerdeki kullanım alanlarına ilişkin literatür irdelenecektir.
1.1. Bilişim Teknolojisinin Tanımı ve Gelişimi
Bilgi, kişisel ve örgütsel kararların temelini oluşturmanın yanı sıra, önemli bir ulusal kaynak büyük bir politik ve ekonomik güç kaynağıdır. Gerekli bilgiye sahip olan kişiler, bilgi sahibi olmayanlara oranla, kendi bilgi temellerini yaratmada daha fazla yeteneğe, daha iyi meslek ve yaşam biçimi olanaklarına sahip olabilecek, çevrenin değişen koşullarına uyum sağlamda daha az güçlükle karşılaşabileceklerdir. Bilgi, kişisel amaçlarla kullananlar için en önemli öğe olmanın yanı sıra, kuruluş ya da örgütlerin karar organları içinde gereklidir. Gerek kamu, gerek özel sektörde tüm yöneticilerin hedeflerine erişebilmek için belirli temel yönetim görev veya işlevlerini yerine getirmeleri gerekir. İzlenen amaçlar değişse de planlama, örgütleme, kadrolama, yürütme, denetim vb. temel işlevler her yönetici tarafından yerine getirilmektedir. Herhangi bir işin başarısı, yürütücülerin sözü geçen işlevleri ne ölçüde yerine getirebildiklerine bağlıdır. Bu işlevlerin gereği biçimde yerine getirebilmesi ise büyük
oranda yöneticilerin bilgi gereksinimlerinin karşılanma derecesine bağlıdır. Zira her işlev karar almayı içerir ve karar süreci doğru zamanda eksiksiz öz ve yerinde bilgi ile desteklenmelidir. Bir yöneticinin sahip olduğu bilgiler bu özellikleri taşımazsa, aldığı kararların niteliği en azından bozulacak, o işten beklenen başarı sağlanamayacaktır. Bu açıdan bakıldığında, bilginin bir rekabet aracı olma özelliği açıklık kazanmaktadır.
Bilgiye verilen önemin artmasında en önemli unsurlardan birisi ise bilişim teknolojilerinin bilginin toplanması, işlenmesi, saklanması ve iletilmesinde sağladığı olanaklardır. Günümüzde işletmeler bilgisayar sistemleri olmaksızın işlerini yürütememektedirler. İşletmeler etkinlik ve verimliliğin artırılmasında bilişim teknolojilerinden (BT) faydalanmakta, önemli görevlerin yürütülmesinde ve kararların alınmasında bilişim teknolojileri önemli bir rol üstlenmektedir (Gunasekaran ve McGaughey, 2002:1). Bu yüzden BT’nin etkilerinin hemen hemen tüm işletme süreçlerinde ve fonksiyonlarında gözlemlenebileceği söylenebilir.
İşletmeler, günümüz dinamik rekabet ortamında faaliyet gösterirken örgütsel değişim süreçlerinin başarılmasında BT’ yi önemli bir faktör olarak görmelidirler. BT, operasyonel etkinlik ve verimliliği geliştirmenin yanı sıra, BT destekli ürünler, hizmetler, dağıtım kanalları, müşteri, tedarikçi gibi bağlantılar ve müşteri ihtiyaçlarının karşılanarak rekabetçi baskılara hızlı ve etkin karşılık vermede önemli bir araçtır (Mutsaers vd., 1998:115). BT’nin işletmelerdeki kullanım alanlarına geçmeden önce kavramsal tanımının yapılması ve gelişiminin incelenmesi konunun daha iyi irdelenmesi bakımından önemlidir.
En basit şekliyle bilişim teknolojisi (BT), veri toplamak ve değerli bilgiler oluşturmak için işletme süreçlerine teknolojinin uygulanmasıdır. Genel olarak donanım, yazılım, iletişim araçları (faks, e-posta gibi) ile birlikte bunları destekleyen kaynaklar ve personelden meydana gelmektedir (Sohal, Moss ve Ng, 2001:31). BT, bilginin toplanması, işlenmesi, saklanması ve gerektiğinde herhangi bir yere iletilmesini ya da herhangi bir yerden bu bilgiye erişilmesini sağlayan teknolojiler olarak da ifade edilebileceği gibi; bilginin toplanması, saklanması, işlenmesi, erişilmesi ve dağıtılmasına hizmet eden teknolojiler, uygulama ve hizmetlerin bütünü ve sistem üzerindeki bilgilerin tümü olarak da açıklanabilir (Sarıhan, 1999:9). BT;
yöneticinin karar vermesi için gerekli bilgiyi değişik kaynaklardan toplayan, işleyen, saklayan ve veriyi raporlayan bir bilgi sistemidir (Güleş, 2000:3).
Yukarıdaki tanımlarda görüldüğü gibi BT en yalın haliyle teknik ve beşeri unsurlardan meydana gelmektedir. Teknik olarak BT ile bilgisayar donanım, yazılım ve iletişim araçlarının oluşturduğu her bir ara yüz ifade edilmektedir (Güleş ve Bülbül, 2004:217). Bu bağlamda BT değerlendirirken, BT’ni oluşturan bilgisayar ve iletişim teknolojilerindeki gelişmelerin açıklanması konunun değerlendirebilmesi bakımından önemlidir.
1.1.1. Bilgisayar Alanında Yaşanan Gelişmeler
1946 yılında geliştirilen ilk sayısal bilgisayar olan ENIAC’tan bu güne bilgisayar teknolojisinin gelişimi 5 kuşakta incelenmektedir. Vakum tüpleri ve transistor teknolojisi ile başlayan bilgisayar donanımındaki gelişmelerde üçüncü nesilden itibaren yarı iletken teknolojisi kullanmaya başlanmıştır. Bilgisayarların her kuşakla birlikte işlem ve depolama gücünde artış, boyutlarda küçülme, güvenirlik ve kullanıcı sayısında artış yaşanırken fiyatlarda düşüş gözlenmektedir. Bu bağlamda bilgisayarlardaki tarihsel süreç aşağıdaki gibi ifade edilebilir (Tekin vd, 2007,:161– 163).:
Birinci Kuşak Bilgisayarlar (1951–1958/Vakum Tüp Teknolojisi):
Veri depolama ve bilgi üretimi için çok fazla elektrik enerjisi harcayan, çabuk ısınan ve ömürleri kısa olan vakum tüplerin kullanıldığı bilgisayarlardır. Vakum tüplerinden oluşan devreleri içeren ve tamamen askeri donanım ve araştırmaların bir parçası olarak kabul edilen birinci kuşak bilgisayarlar, ancak makineyi çok iyi tanıyan, donanımından anlayan uzmanlarca kullanılmıştır. Sınırlı hafıza ve işlem kapasitesine sahip olan bu bilgisayarların maksimum hafızası 2 kilobayttır.
İkinci Kuşak Bilgisayarlar (1959–1963/Transistor Teknolojisi):
İkinci kuşak bilgisayarlar, mekanik olarak hareket eden parçalar yerine transistorların kullanıldığı yeni bir teknolojiye dayanıyordu. Bu bilgisayarlar öncekilere göre daha küçük, hızlı, güçlü ve ucuzdu. Bu bilgisayarların kapasiteleri 32 kilobayta kadar çıkmıştır. Bu dönemde sadece bilgisayarların donanımlarında değil
yazılımlarında da gelişmeler kaydedilmiştir. Yine bu bilgisayarların en önemli yeniliği, makinenin yapısından bağımsız olarak kullanılabilen COBOL, BASIC gibi programlama dillerinin ortaya çıkışıdır.
Üçüncü Kuşak Bilgisayarlar (1964–1979/Entegre Devre Teknolojisi):
Üçüncü kuşak bilgisayarlar, transistorlar yerine tümleşik devrelerin ve silikon yongaların (chip) kullanılmaya başlandığı bir dönemi temsil eder. Bu teknoloji bilgisayarların fiziki boyutlarındaki küçülmelerin yanı sıra esnekliklerini ve işlem güçlerini genişletmiş ve maliyetlerini düşürdü. Bu dönem bilgisayarların kapasiteleri 2 megabayta kadar çıkmıştır. Bu dönemin bilinen ilk uygulaması IBM tarafından piyasaya sürülen “Sistem 360” isimli bilgisayardır. Mini bilgisayarların ortaya çıkması ve yazılım endüstrisinin doğması da bu yıllar arasında gerçekleşmiştir.
Dördüncü Kuşak Bilgisayarlar (1971’den Günümüze):
Bu kuşaktaki bilgisayarların en önemli özelliği, çok boyutlu entegre devrelerin kullanımıdır. Bu dönemde bilgisayarların kapasiteleri megabayt yerine gigabayt‘larla ifade edilir hale gelmiştir. Bunlarla birlikte standart sistemler ağ mimarisi kavramı ortaya çıkmıştır. Bu yapı, programları değiştirmeden bilgisayarların kalitesini yükseltecek ağlar kurmaya izin veriyordu. Hem kişisel bilgisayar, hem de terminal olarak kullanılabilen sistemler (retail terminals), veri tabanları, kelime işlemciler, elektronik posta ve yerel bilgisayar ağları bu yeni entegre devre teknolojisinden ortaya çıkmıştır.
Beşinci Kuşak Bilgisayarlar:
Bilgisayarı oluşturan elektronik parçalar vakum tüp teknolojisinden entegre devrelere doğru bir değişim geçirirken, yerine getirdikleri fonksiyonlar temelde aynı kalmıştır. Beşinci kuşak bilgisayarların çalışma sistemleri ise diğerlerinden farklı olup, paralel ve vektör işleme esasına dayalıdır. Vektör işlemciliğinde, bilgisayar yazılımı karmaşık bir problemi vektörlere ya da toplama, çarpma gibi işlem gruplarına ayırmaktadır. Bu şekilde bir problemin birden fazla unsuru üzerinde, aynı zamanda ve çok daha hızlı bir şekilde çalışılabilmektedir.
1.1.2. İletişim Teknolojisinde Yaşanan Gelişmeler
İnsanların birbirleriyle haberleşmesini sağlayan araçlar, birbirlerinden oldukça farklı yollarla gelişmelerini sürdürmüşlerdir. Bilgisayar teknolojisindeki gelişmelere paralel olarak iletişim teknolojisinde de değişikliklerin ve yeniliklerin ortaya çıktığı görülmektedir. İletişim teknolojileri, bireyler, organizasyonlar ve ülkelerarası etkileşimi hızlandıran, küreselleşme sürecine katkıda bulunan bilgi tabanlı teknolojik gelişmelerdir (Öğüt, 2003: 176).
Bilgisayar ve iletişim teknolojileri alanında yaşanan hızlı gelişmeler, üretim için her türlü bilgi akışını hızlandırıp kolaylaştırdığı gibi, zaman ve mekân konusunda sağladığı avantajlarla, üretimde etkinliğin ve verimliliğin artmasına neden olmuştur (Erkan, 1993: 53).
İletişim teknolojileri bilgisayar teknolojisinden oldukça uzun bir geçmişe sahiptir. Bilginin iletiminde elektriğin kullanılmaya başlanmasıyla birlikte, her yirmi yılda iletişim alanında farklı ve önemli aşamalar kaydedilmiştir: 1850’lere doğru telgraf, 1850–1880 arasında telefon, 1900’e doğru elektromanyetik dalgalarla iletim, 1920–30 arası radyo, 1950–60 arası televizyon teknolojisi gelişmiş, son olarak 1970 yılından başlayarak yeni medya teknolojileri kullanılmaya başlanmıştır (Şeker, 2005:383). Son yıllarda is internet kullanımının hızla yaygınlaşması iletişim teknolojileri alanında farklı bir yapılanmayı beraberinde getirmiştir.
Amerika’da Teknolojik Değerlendirme Dairesi (OTA) tarafından hazırlanan “Kritik Bağlantılar: Gelecek İçin İletişim” adlı raporda 20. yüzyılın son on yılında iletişim altyapısını etkileyen başlıca teknolojik yönelimler şu şekilde sıralanmaktadır (Şahin, 1991: 22–24):
• Fiyatlar düşerken iletişim performansı hızla yükselmektedir. Mikro elektronik alanındaki ilerlemeler, bilgisayarların yetenekleri ve hızlarını arttırırken maliyetlerini sürekli düşürmektedir.
• İletişim işlevleri ile medya hizmetleri birleşip bütünleşmektedir. Burada söz konusu olan dijital sistemlerdir. Dijital sistemler sayesinde bilgi işlem, modern iletişim sistemleri için vazgeçilmez bir öneme sahip olmuştur.
• Teknolojinin iletişim alanına getirdiği diğer bir kolaylık da taşınabilirlik özelliğinin yaygınlaşmasıdır. Bilgisayar teknolojisindeki, mikro elektronik alandaki küçülme ve minyatürleşme eğilimi, tüketici pazarlarına sunulan kameraların, radyoların, televizyonların ve diğer elektronik eşyalarının taşınabilir hale getirilmesini sağlamaktadır.
• İletişim altyapısını oluşturan makineler her geçen gün kullanım açısından daha basit aygıtlar haline gelmektedir. Bilgisayar ile kullanıcı arasında iletişim kurmak için çok özel ve karmaşık komutlar artık kullanılmamaktadır. • Sistemlerdeki şebekeleşmenin artmasıyla birlikte toplumsal ilişki biçimi yeni bir boyuta taşınmıştır. Dünyanın farklı yerlerinde bulunan insanlar kendi ilgileri çerçevesinde bir araya gelerek bilgi alışverişinde bulunmaktadırlar. • İletişim teknolojisindeki son gelişmeler, kitlelerin hedef olarak algılanması
geleneğini ortadan kaldırmakta, belirli mesajların çok geniş alanlara yayılmak yerine belirli kimselere ulaştırılması yeteneğini arttırmaktadır.
Yeni iletişim teknolojileri üretim, depolama, işleme, aktarma ve alma yeteneğini hızla geliştirmektedir. İletişim teknolojisindeki gelişmeler, seçme imkânlarının çoğalmasını ve esnekliğini de beraberinde getirmiştir. Önceleri hantal, pahalı ve çok profesyonel aygıtlarla yapılan işler, teknolojik gelişmeler sayesinde artık basit, hafif, ucuz ve pek fazla uzmanlık gerektirmeyen aygıtlarla yapılabilmektedir. Hızla gelişen teknoloji sayesine birbirinden farklı teknolojileri, yöntemleri ve sistemleri birbirine ekleme olanağı ortaya çıkmış ve yeni iletişim biçimlerinin denenmesine olanaklı hale gelmiştir (Şeker, 2005:383).
Üretim faaliyetleri alanında, bilgi ve iletişim teknolojileri, üretimin ve ticaretin önündeki geleneksel engelleri kaldırmış, üretim süreçlerinin küresel nitelik kazanmasıyla üreticilerin önüne sayısız coğrafi fırsat ve seçenek çıkarmıştır. Üretim ağları ulusal sınırları aşmış, üretim aşamaları ekonomik olarak nerede karlı ise orada gerçekleştirilmeye başlanmış, ancak bu aşamalar yine elektronik ağlarla birbirine bağlanmıştır. Bu süreç doğrudan yabancı sermaye yatırımları aracılığıyla hızlandırılmış ve birleştirilmiştir. Ekonomideki bu eğilimin en önemli göstergesi büyük işletmelerin taşeronluk işlerini yapan ve entegrasyon sayesinde daha fazla iş
düşürülmesine yönelik bilgi ve iletişim teknolojileri ile bağlantılı olarak gerçekleştirilen bölgesel nitelikli üretim, yalnızca etkinliği artırmakla kalmayıp, aynı zamanda ulaşım ihtiyaçlarını düşürmek suretiyle şehirlerdeki kalabalığın azaltılması, çevrenin daha az kirletilmesi gibi pozitif katkılara da yol açmaktadır (Odyakmaz, 2008:3)
BT’nin temelini oluşturan bilgisayar ve iletişim teknolojilerine ilişkin buraya kadar yapılan açıklamalar ışığında sözü edilen gelişmelerin birlikte değerlendirilmesi amacıyla BT’nin gelişimine ilişkin bir değerlendirme aşağıdaki gibi yapılabilir (Tablo 1.1.).
Tablo 1.1. Bilişim Teknolojisinin Gelişimi
1960’lar 1970’ler 1980’ler 1990’lar
Kontrol Üst yönetim YBS yönetimi Bölüm yönetimi Kullanıcılar
Teslim metodu Merkezi Bölümsel Masa üstü Dağınık
Yatırım kriteri İş gücü maliyetini düşürmesi
Teknolojinin kazandırdığı esneklik
Stratejik planlama Örgütsel etkinlik
Özellikler • Ana bilgisayar • Manyetik teyp ana dosyaları • Toplu işe yönelik sistemler • Minibilgisayar • Yapısal programlama teknikleri • Hiyerarşik veri tabanı yönetim sistemi • Karakter temelli terminaller • Çevrim içi işlemler • Masaüstü kullanım • İlişkisel veri tabanı yönetim sistemi • Bilgisayar destekli yazlım mühendisliği • Yapay zekâ • Grafiksel kullanıcı arabirimi • Yerel alan ağı iş
grupları • Masa Üstü (İş istasyonu sınıfı) • Nesneye yönelik veri tabanı-yönetim sistemi • Entegre bilgisayar destekli-yazılım mühendisliği • Heterojen ağlar • RAID disk mimarisi • HIPI arayüzü • Fiber optik ağlar • İstemci/sunucu mimarisi • İşbirliğine dayalı dağıtılmış işleme • Eş anlılık • Doğal dil arayüzü • Nöral ağlar Kaynak: Burgelman vd. (1996:92)
Tablo 1.1. ve daha önceki açıklamalar birlikte değerlendirildiğinde zaman içinde bilgisayar ve iletişim teknolojisinde hızlı gelişmelerin kaydedildiği görülmektedir. Bugün gelinen noktada ise gelişmelerin hızla devam ettiği görülmektedir. İşletmeler küresel pazarlarda iletişimden etkin biçimde yararlanmaktadırlar. Küresel rekabet ortamı içinde işletmeler farklı amaç ve beklentilerle BT’nin desteğine gerek duymaktadır. BT’nin işletmelere sunabileceği stratejik kazanımların değerlendirilmesinde, bilginin doğru karar alınmasında ve gelecekle ilgili belirsizliğin azaltılabilmesinde en önemli unsur olduğunun ve bu bilgiyi sağlamada temel rolü üstlendiğinin anlaşılması önemlidir (Güleş ve Bülbül, 2004:223).
1.2. Bilişim Sistemleri Kavramı ve Uygulamaları
Bilişim teknolojisindeki gelişmeler, bilginin elde edilmesinde ve iletilmesinde oldukça etkili olmakta ve bilişim sistemlerinin gelişimine önemli katkılar sağlamaktadır. Bu bölümde, bilişim sistemi kavramı açıklandıktan sonra bilişim sistemlerinin çeşitleri açıklanacaktır.
Bilişim sistemi (BS); yöneticinin karar vermesi için gerekli bilgiyi değişik kaynaklardan toplayan, işleyen, saklayan ve veriyi raporlayan formal bir bilgi sistemi olarak tanımlanabilir (Tekin vd., 2007:175). Bilişim sistemleri ile bilginin toplanması, saklanması, işlenmesi, erişilmesi ve dağıtılmasına hizmet eden teknolojiler (bilgisayar, veri depolama araçları, ağ ve iletişim araçları, yazılım ve geliştirme araçları) uygulama ve hizmetlerin (bilgi işlem, uygulama yazılımı geliştirme, bilgi bankaları ve bilgi erişim hizmetleri vb.) bütünü ve sistem üzerindeki bilgilerin tümü kastedilmektedir (Sarıhan, 1999:167). Bilişim sistemleri bir sistemin bütünü olarak değerlendirilmelidir. Sistem, araç ve aygıtlardan oluşan bir “donanım” (hardware) ile bu donanımda kullanılmak üzere özel olarak geliştirilmiş yazılımlar-programlar (software) ve bu iki temel unsur aracılığıyla bilginin erişimi, kullanımı ve paylaşılmasını içeren bir kavramdır. Dolayısıyla bilişim sistemleri tek bir uygulamayı, belli bir donanımı ya da yazılımı değil; tüm bu unsurları birbiri ile uyumlu bir şekilde birleştirerek etkin iş görmeye olanak tanıyan bütüncül bir oluşumu kapsamaktadır
Bilişim sistemleri, kurumsal başarı açısından yaşamsal bir öneme sahiptir. Bu sistemlerde teknoloji ve insan birlikte çalıştığından, yeni bir bilgi/bilişim sistemi,
yüzeysel bir donanım ve/veya yazılım değişikliklerinden çok, bir teknoloji-insan uyum projesi olarak değerlendirilmelidir. Bu bağlamda bilişim sistemi, belirli hedeflere ulaşmak amacıyla, verileri karar vericiler için anlamlı bilgiye çeviren insan gücü, programlar ve yönetsel süreçlerden oluşan bir dizidir (Öğüt, 2003: 126).
Bilişim sistemleri, pazarlamada satışların takibi, pazar araştırmaları ve bunlardan elde edilen bilgilerin değerlendirilmesinde, satış raporlarının oluşturulması ve değerlendirilmesinde, satılan ürün miktarlarına ilişkin bilgilerin derlenmesinde, işletmenin elinde bulunan ürünlerin miktarının takibinde ve sipariş prosedürlerinin yerine getirilmesinde etkin bir şekilde kullanılmakta ve önemli faydalar elde edilebilmektedir. Üretimde; üretimin planlaması ve kontrolüne yönelik faaliyetlerin yürütülmesinde yine etkin bir şekilde kullanılmaktadır. Finansal konularda, planlama, tahminlerin yapılması, muhasebe kayıtlarının tutulması ve takibi, fatura düzenleme vb. birçok faaliyet bilişim teknolojileri sayesinde daha kolay ve hızlı yapılabilir hale gelmiştir (Tekin vd., 2005: 117).
Günümüzde bilişim sistemleri bir işletmenin rekabet üstünlüğü sağlamasında da kritik rol oynamaktadır. Bilişim sistemleri alanındaki gelişmeler, bu sistemlerin lisans kullanım haklarından ve teknolojik altyapı/kalifiye işgücü yetersizliğinden kaynaklanan maliyetlerin azalması ile birlikte piyasadaki rekabet yapısının değiştirilmesi ve rekabet üstünlüğünün elde edilmesi konusunda yeni fırsatlar sunmaktadır. İşletmeler bilişim sistemlerini etkin bir biçimde kullanarak; verimlilik artışı sağlayabilmekte, maliyetlerini azaltabilmekte, yeni ürünler, hizmetler ve süreçler geliştirerek rakiplerine karsı üstünlük elde edebilmektedir (Güleş, 2000: 90).
BS ve BT birbiriyle yakından ilişkili kavramlar olup bu kavramların herhangi birisinin nerede başladığı veya nerede bittiğini söylemek oldukça zordur. Ancak her ikisinin de odağını bilgi oluşturmakta olup; BS’nin bilginin talep, BT’nin ise bilginin tedarik yönüne odaklandığı söylenebilir. Dolayısıyla bilginin işleme yeteneği ile bilgiden yararlanma yeteneğinde elde edilen iyileşmelerin, işletmelerin rekabetçi konumunu ve verimliliğini artırdığı ve BT’ deki gelişmelere bağlı olarak BS’lerin örgüt içindeki rolünün zaman içinde değiştiği söylenebilir (Güleş ve Bülbül, 2004:225). Bu bağlamda zaman içinde bilişim sistemlerinin örgütsel anlamdaki değişen rolü Tablo 1.2.’deki gibi özetlenebilir.
Tablo 1.2. Bilişim Sistemlerinin Örgütsel Düzeyde Zaman İçindeki Değişen Rolü Veri İşleme Dönemi
(1950’ler-1960’lar)
Elektronik Veri İşleme Sistemleri (Ticari faaliyetleri işleme, kayıt tutma, geleneksel muhasebe uygulamaları)
Yönetim Raporlama Dönemi (1960’lar-1970’ler)
Yönetim Bilişim Sistemleri (Karar almayı desteklemek için önceden belirlenmiş bilgilerin yer aldığı raporlar)
Karar Destek Dönemi (1970’ler-1980’ler)
Karar Destek Sistemleri (Yönetsel karar sürecine etkileşimli eşsiz destek)
Stratejik ve Son Kullanıcı Desteği Dönemi
(1980’ler-1990’lar)
Son Kullanıcı Bilgisayar Sistemleri (Son kullanıcının verimliliğini artırmak için doğrudan bilgisayar desteği)
Üst Yönetici Bilişim Sistemleri (Üst yönetime kritik bilgilerin sağlanması) Uzman Sistemler (Son kullanıcılar için bilgi temelli uzman desteğinin sunulması) Stratejik Bilişim Sistemleri (Rekabet üstünlüğü için stratejik ürünler ve hizmetler)
Kaynak: Güleş ve Bülbül (2004:225’den uyarlanmıştır)
1960’lardan önce BS’lerin örgütteki rolü, basit ticari faaliyetleri işleme, kayıt tutma ve diğer elektronik veri işleme uygulamalarından ibaretken 1990’lara gelindiğinde BS’lerin işletmenin stratejik amaçlarına ulaşmasında doğrudan rol oynayan araçlar haline geldiği görülmektedir. Tablo 2.6.’da da görüldüğü gibi 1990’lı yıllardan itibaren BS’lerin işletmedeki rolünün stratejik faaliyetler üzerine odaklandığı söylenebilir. Bu bağlamda BS’nin günümüzde işletmelere rakiplerinin önüne geçme olanağı sunan önemli araçlardan biri olduğu söylenebilir.
Günümüz rekabetçi işletmelerinde yaygın biçimde faydalanılan BS’ler, genel olarak örgütte destekledikleri kademeler (stratejik, yönetim, operasyonel) ve kullanım amaçları bakımından sınıflandırılmaktadır. Buna göre BS çeşitleri şöyle sıralanabilir; ticari işlem sistemleri, yönetim bilişim sistemleri, karar destek sistemleri, üst yönetim bilişim sistemleri, uzman sistemler ve ofis otomasyon sistemleri (Öğüt, 2003:129).
Tablo 1.3. Bilişim Sistemleri Çeşitleri
Bilişim Sistem (BS) Çeşitleri Genel Fonksiyonları
Ticari İşlem Sistemi (TİS) Ticari işlemler hakkında bilgi toplar ve depolar.
Yönetim Bilişim Sistemi (YBS) Ticari işlem sistemlerinden aldığı veriyi örgütü yönetmek ve performansı gözlemek için bilgiye dönüştürür.
Karar Destek Sistemi (KDS) Karar almalarında insanlara bilgi, modeller ve/veya
bilgiyi analiz etmek için araçlar sunarak yardım eder.
Üst Yönetici Bilişim Sistemi (ÜYBS)
Üst yöneticilere kolayca yararlanabilecekleri, etkileşimli bir formatta bilgi sağlar.
Uzman Sistem (US) Uzman bilgisine ihtiyaç duyulan alanlarda problem
çözmeye yardım eder.
Ofis Otomasyon Sistemi (OOS) Genel ofis işlerinin etkinliği ve verimliliğini artıracak araçlar sağlar. Dokümanların ve mesajların işlenmesi ile ilgili genel ofis işlerini yapmada insanlara yardım eder.
Kaynak: Öğüt, (2003:129)
1.2.1. Ticari İşlem Sistemleri
Kavram olarak ticari işlem sistemleri (TİS) ile işletmenin yönetimi için gerekli olan günlük işlemleri yerine getiren ve kaydeden sistemler kastedilmektedir. Bir başka deyişle TİS’ler günlük işletme faaliyetlerinin takibinde kullanılan sistemlerdir. Ticari borç ve alacak sistemleri, bordro sistemleri, rezervasyon sistemleri ve sipariş alma ve işleme sistemleri TİS’lere örnek gösterilebilir. TİS’ler, işletme olaylarıyla ilgi verinin toplanması ve depolanması, işletme olaylarının günlük kontrolü için gerekli bilginin sağlanması ve örgütte orta ve üst kademedeki yöneticilerin kullandığı üst düzeydeki bilişim sistemlerine veri tabanı oluşturma olmak üzere üç temel amaca hizmet etmektedirler. Bu anlamda örgüt ve çevresini birbirine bağlaması ve diğer sistemler için temel bilgi üreticisi olması TİS’in önemli iki özelliğidir (Güleş ve Bülbül, 2004:227)
1.2.2. Yönetim Bilişim Sistemleri
Yönetim Bilişim Sistemleri (YBS); bir yöntem, bir işlev, bir yaklaşım, bir işlem, bir örgüt, bir sistem ve bir alt sistem olarak nitelendirilir. İşletmelerin bilgi ile
ilgili işlemlerini düzenleyen bu sistemle ilgili çeşitli yazarlar tarafından değişik tanımlar yapılmaktadır.
YBS, işletme faaliyetlerinin planlanması ve kontrolü ile işletmenin gelecekteki performansının tahmin edilmesine olanak sağlayan rutin, özet raporlarının hazırlanmasını ve sunulmasını olanaklı kılan bir yönetim destek sistemidir. Bu sistemler genel olarak çevre ve işletme dışı faaliyetlerden ziyade işletme içi faaliyetler üzerinde odaklanmış olup, yönetim düzeyindeki planlama, kontrol ve karar verme fonksiyonlarını desteklemektedir. Dolayısıyla YBS, ihtiyaç duydukları veriler için ticari işlem sistemlerine bağımlıdırlar (Elibol, 2005:158).
YBS, orta düzey yöneticiler için periyodik raporlar üreten bir sistemdir. YBS, sadece kurumun içinde üretilen verileri dikkate almakta ve bu veriler kullanılarak oluşturulan özet istatistikleri içeren anlamlı raporları periyodik olarak üretmektedir. Örneğin, aylık satış raporları hazırlama, kurum içi aylık muhasebe bilgilerinin oluşturulması, vb bilgileri hazırlayan sistemlerdir. Bu bağlamda kurum içi kontrol ve yönetim için oldukça önemlidirler (www.hm.saglik.gov.tr).
YBS, bilişim ve işletme konularının bir araya geldiği ve birlikte değerlendirildiği bir alandır. Bilişim alanındaki gelişmeler, işletme alanını bire bir etkileyerek daha etkin ve daha verimli karar verme süreçleri oluşturulmasına yardımcı olduğundan; YBS, kullanıldığı kurum içerisindeki karar verici kişilere karar verilecek alanla ilgili çeşitli bilgiler sunan ve karar mekanizmasını destekleyen uygulamalardır. Bilinçli bir şekilde karar verebilmek için bilginin ilgili kişiye hızlı ve doğru bir şekilde ulaşması gerekmektedir. Dolayısıyla YBS kararların daha geniş bir bakış açısıyla daha hızlı ve doğru verilmesine önemli katkılar sağlamaktadır (Özçelik ve Şengonca, 2007). YBS, bir organizasyonda yönetime, karar verme sürecine ve çeşitli büro işlemlerine bilgi sağlayan destekleyici bir sistem olarak da ifade edilebilir. Bu bağlamda YBS, kararlarla ilişkili verileri seçerek raporlar oluşturulmasını ve bu bilginin çizelgeler halinde özetlenmesine olanak tanıyan veri tabanı sistemi olarak değerlendirilebilir. YBS, yöneticiler için bilgi edinmenin en önemli unsurlarından biri haline geldiğinden, veri işlemenin amacı, YBS ve diğer bilişim sistemleri için verinin bilgiye dönüştürülmesi haline gelmektedir. YBS, yöneticilere doğru kararlar vermelerinde gereksinim duydukları bilgiyi sağladığı için önemli bir adım olmakla
birlikte, YBS ile analitik problemlere çözüm bulma konusunda çeşitli sıkıntılarla da karşılaşılmaktadır (Yıldız, 2006: 28).
Çağımızda bilişim ve yönetimin hemen hemen her yerde ve her alanda var olduğunu göz önüne alırsak YBS’nin kullanım alanlarının her geçen gün arttığını ve buna paralel olarak da YBS’nin sürekli geliştiği söylenebilir (Özçelik ve Şengonca, 2007)
1.2.3. Karar Destek Sistemleri
İşletme yöneticilerinin yarı yapılandırılmış ve yapılandırılmamış kararlarına destek olmak amacıyla kullanılan bilgisayar sistemleridir (Elibol, 2005:158). Karar Destek Sistemleri (KDS) de orta düzey yöneticiler için tasarlanmış bilgi sistemleridir. Bununla birlikte YBS’nden önemli farkı sadece kurum içinden değil, çevreden de verileri toplayıp yorumlayabilen etkileşimli bir sistem olmasıdır. Bir başka deyişle KDS daha karmaşık sorunlara çözüm alternatifleri üretmek için kullanılan bir destek sistemidir. Etkileşimli sistem olmasından dolayı yöneticiler önerilen çözüm üzerinde eklemeler veya çıkarmalar yaptıktan sonra bunu sisteme yeniden yükleyip yeni çözümler üretebilmektedirler. Ancak bu sistemler kesin sonuçlara ulaşmaktan ziyade, karar vericiye yardım etme amacı taşıyan sistemlerdir (www.hm.saglik.gov.tr).
KDS’ler karar verme sürecinde yöneticilere interaktif bilgi desteği sunan sistemlerdir. KDS’ler her bir yönetici tarafından yapısal olmayan ve yarı yapısal karar vermeyi desteklemek amacıyla analitik modeller, özel veri tabanları, karar alıcının görüşleri ve yargıları ile interaktif, bilgisayar temelli modelleme araçları kullanmaktadır. KDS’ler, bir örgütün sürekli karşılaştığı büyük ve kompleks sorunları çözmek için geliştirilebileceği (kurumsal KDS) gibi, yöneticinin bir kez karşılaşabileceği küçük ve nispeten kompleks olmayan problemleri çözmek için de hızla geliştirilebilirler (geçici ya da duruma özgü KDS). Ayrıca spesifik bir sektör ya da fonksiyonel bir alana özgü kararları desteklemek amacıyla KDS’ler geliştirilebilir (Bülbül, 2003:125 ).
bilgisayar tabanlı ve etkileşimli sistemlerdir. Bu sistemler yöneticilere yardımcı olmak amacıyla çeşitli modeller ve algoritmalar kullanarak; kullanıcıları, verileri ve modelleri bir yazılım arayüzü yardımıyla birleştirmektedirler. KDS’nin hedefi bir bütün için en uygun çözümü önermektir. Bütünün bazı parçaları için uygun ve etkili çözümler olmasa bile bütünün tamamına bakıldığında en etkili çözüme ulaşılmaya çalışılır. Dolayısıyla bu sistemler karar vermenin yeterliliğini geliştirmekten çok, etkinliğini geliştirmeyi hedeflemektedirler. KDS, yapısal olmayan problemlerin çözümünde de kullanılabilir. Yapılanmış kararlar, belirli kurallar çerçevesinde kolaylıkla yürütülebilen kararlardır. Yapılanmamış kararlar ise belirli bir yol ve yöntem kullanılamayan bilginin net olmadığı kararlardır. Bu bağlamda temel özellikleri Sezgisel kuralların ve deneyimin kullanılmasına dayanmaktadır (Özçelik ve Şengonca, 2007)
KDS, sadece geçmiş olayların raporlarını sunmakla kalmayıp karar vericilere gelecekle ilgili problemleri öngörme konusunda da destek sağlamaktadırlar. Bu özelliğiyle KDS, kendisinden daha önce geliştirilen YBS’nin eksikliklerini tamamlayıcı bir özelliğe sahiptir. KDS, çoğunlukla üst kademe yöneticiler tarafından kullanılan ve daha önce karşılaşılmamış durumlarda neler yapılabileceğine yardımcı olan etkileşimli bir bilgi sistemi türüdür. KDS’nin gelişiminde, bilgisayarların yazılım ve donanım unsurlarındaki ilerleme, bilginin organizasyonlar için önemli bir karar alma aracı olmasında önemli rol oynamıştır (Yıldız, 2006: 28).
1.2.4. Üst Düzey Yönetim Bilişim Sistemleri
Üst düzey yöneticilerin, fırsat ve tehlikelere karşı etkin olarak yanıt verebilmesi ve yeni koşullara hızlı tepki gösterebilmesi gerekmektedir. Bu sebeple birçok örgütte üst kademe yöneticiler, üst yönetici bilişim sistemleri tarafından sağlanan bilgiyle desteklenmektedir. Bu sistemler üst kademe yöneticilerin kritik başarı faktörlerine ilişkin içsel ve dışsal bilgiye kolaylıkla erişmesini sağlamaktadır (Rainer ve Watson, 1995:83–84). Üst Düzey Yönetim Bilgi Sistemleri (ÜDYBS), üst düzey yöneticiler için tasarlanmış olan oldukça pahalı sistemlerdir. Kurum içindeki diğer tüm bilişim sistemlerinden yararlanarak elde edilen bilgileri kendi kullanıcılarının istediği bir biçimde sunan sistemlerdir. Kullanıcıları için kolay kullanım olanağı sağlayan bir ara
yüze sahiptirler. Bu sistemler de KDS gibi etkileşimli ve karar vermeye yardımcı olmaya yönelik sistemlerdir (www.hm.saglik.gov.tr).
Bir ÜDYBS, üst yönetim üyelerine kurumun o andaki durumu ile ilgili bilgilere istediği anda ulaşma olanağı sağlar. Bu bilgiler genellikle, yönetimin kontrol sorumluluğunu desteklemek amacını taşır. Raporlar daha çok grafik ağırlıklıdır. ÜDYBS’nin aynı zamanda projeksiyon ve veri analizi yapabilecek modülleri de bulunmaktadır. Bu sayede, üst yönetimin ileriye dönük planları için destek sağlanmış olur. Bu bağlamda ÜDYBS, üst yönetimi daha yeterli ve etkili duruma getirmeyi amaçlayan profesyonel sistemlerdir. ÜDYBS’nin en önemli unsurlarından bir tanesi, kurumun dışında bulunan veri tabanlarına ulaşabilmeyi kolaylaştırmasıdır. Bu nedenle, ÜYBS’nin bilgisayar ağlarına bağlanabilirlik, mesaj gönderme ve alma gibi özellikleri de bulunmaktadır (Sütçü, 1995: 15).
Bu sistemler yapısal olmayan kararlara odaklanır ve sabit bir uygulama ya da özel bir yetenek sunmaktan daha çok genel bilgisayar ve iletişim ortamı yaratır. Üst yönetimin yararlı bilgi elde etmesi için gerekli zaman ve çabayı azaltmaya önem vererek kritik veriyi izler, süzer ve özetler. Sınırlı analitik yeteneklerine rağmen ÜDYBS, en ileri grafik yazılımlarından yararlanır ve üst yöneticilere ya da yönetim kuruluna birçok kaynaktan hızlı bir şekilde veri ve grafik sunar. Diğer BS’lerden farklı olarak, ÜYBS spesifik problemleri çözmek için tasarlanmaz. Bunun yerine, değişik problem dizilerine uygulanabilecek genel bilgisayar ve iletişim kapasitesi sağlar (Laudon ve Laudon, 1996:27–28).
ÜDYBS, fonksiyonel düzeydeki detaylı raporlardan, stratejik nitelik taşıyan parametrelerin bulunduğu detaylardan arındırılmış, üst yöneticilerin isteği doğrultusunda şekillendirilmiş yeni bir formatla raporlar oluşturur. Üst yöneticiler bu şekilde alt kademelerdeki operasyonları çok hızlı bir şeklide takip edebilir. Bu da iç çevre analizi aşamasında önemli kolaylıklar sağlar. Ayrıca, üst düzey yöneticiler ÜYBS’sini kullanarak e-postayla alt kademelerle iletişimi ve koordinasyonu geliştirebilirler. Çok gelişmiş ÜYBS’de de orta ve alt kademe yöneticiler tahminlerini, işletmenin durumu hakkındaki düşüncelerini, önerilerini üst yönetime iletebilirler. Yine işletme içindeki söylentiler ve resmi olmayan grupların düşünceleri hakkında bilgi alınmasında ÜYBS kullanılabilir (Yozgat ve Duran, 2001:875).
1.2.5. Uzman Sistemler
İnsanların çalışmalarını, deneyimlerini ve bilgi birikimlerini bilgisayara aktaran yapay zekâ programlarına Uzman Sistem (US) adı verilmektedir. US’ler deneyim ve uzmanlık gerektiren karmaşık işlerin nasıl yapılacağı konusunda yol gösteren bilgisayar uygulamalarıdır. US’ler genellikle ihtisas konularında danışılan ve karar vericiye görüş belirten bir uzman gibi çalışırlar. Bir US, belirli bir alanda uzman bilgisini depolayabilir, mantıksal sonuçları takip etmek suretiyle problemleri çözebilir (Elibol, 2005:158).
US’ler aynı zamanda insan tarafından yapılan işlerin bilgisayarlara daha iyi nasıl yaptırılacağının araştırmasını yapan bilim dalı olan yapay zekâ programlama tekniklerinin bir dalıdır. US genellikle, konusunda uzmanlaşmış insanların üstlendiği zor bir görevi gerçekleştirmek için oluşturulan, bilgi ve çıkarıma dayanan bir bilgisayar programıdır. Uzman insanlar alanındaki bilgilere dayanarak mantıksal çıkarımda bulunarak sonuca ulaşır. Uzman sistemler, üzerinde uzmanlaşılmış alanların korunma yöntemleri ve kişi veya kişilerin ortak deneyimlerinin birleşimidir. Alanlarında uzmanlaşmış, yetenekli bireyler, profesyoneller, yaşamları boyunca biriktirdiği deneyimi diğerlerine bir şekilde aktarmalıdır. Yetenek ve birikimlerin organizasyonlarda anahtar rolü oynadığı düşünüldüğünde bunların korunmasının önemi daha fazla ortaya çıkmaktadır. Uzman sistemler, sanayi, ekonomi, iş dünyası, mühendislik, tıp, kimya ve biyoloji birçok alanda özellikle uzman insanların istihdamının oldukça pahalı ve kısıtlı olduğu alanlarda yaygın uygulama alanına sahiptir (Yıldız, 2006: 28).
US’ler bilgi sistemleri arasında en karmaşık yapıya sahip olanlardır. Gerektiğinde konusunda uzmanın bir kişinin yerini alması için tasarlanmışlardır. Suni zekâ, sinir ağları, bilgi-tabanlı veya durum-tabanlı gibi metotlar kullanılan US’ler pek çok alanda insanlara yardımcı olmaktadırlar (www.hm.saglik.gov.tr).
US’ler, yapay zekâ kavramının yönetim bilişim sistemlerine uygulanması olarak kabul edilmektedir. Yapay zekâ çalışmaları, bilgisayarlara, akıllı, insana benzer davranış yetenekleri kazandırmaya çalışan çalışmalar olarak tanımlanabilir. Bu çalışmalar; robotlar, görüntü sistemleri, doğal diller ve uzman sistemler gibi konuları
kapsamaktadır. Örneğin, eskiden, satranç uygulamalarında bilgisayara bütün taşların mümkün olan hareketleri ve bu hareketlere karşılık olarak yapılabilecek hareketler yüklenir ve bir hamle için, bilgisayarın üstün çalışma hızından yararlanılarak mümkün olduğu kadar fazla alternatif kontrol edilebilirdi. Fakat bu yapılanları zekâ olarak nitelendirmek mümkün değildir. Çünkü satranç oyuncuları, oyunlarında sezgisel kurallardan yararlanırlar (Sütçü, 1995: 11).
Bir uzman sistem geliştirme çevresi ve görüşme çevresi olmak üzere iki ana bileşenden oluşur. Gelişme çevresi, sistemin bileşenlerini kurmak ve uzman insan bilgilerini bilgi tabanına girmek için uzman sistemi kuranlar tarafından kullanılır. Görüşme çevresi ise uzman bilgi ve nasihatlerine ulaşabilmek için uzman olmayanlar tarafından kullanılır. Bir uzman sistemde aşağıdaki bileşenler mevcuttur (İrfan vd., 2004):
Bilgi kazanma: Bazı bilgi kaynaklarından bir bilgisayar programına problem
çözümü için bilgi aktarma ve dönüştürme faaliyetleridir.
Veri tabanı: Bilgi tabanı problemlerin anlaşılması, formüle edilmesi ve çözümü
için gerekli olan tüm bilgileri içerir. Ayrıca standart çözüm ve karar alma modellerini de içerir.
Karar mekanizması: Uzman sistemin beynidir. Bilgi tabanı ve çalışma alanında
bulunan bilgiler üzerine düşünmek için bir metodoloji sunan ve sonuçları biçimlendiren bir bilgisayar programıdır.
Çalışma alanı: Giriş verileri tarafından belirlenmiş problem tanımları için
hafızanın bir köşesinde bulunan çalışma alanıdır. Bu alan işlemlerin ara seviyelerindeki sonuçları kaydetmek için de kullanılır.
Kullanıcı arayüzü: Kullanıcı ara birimi kullanıcının, uzman sistemin çalışması
esnasında bilgisayar ekranında gördüğü görüntüdür. Kullanıcı ile bilgisayar arasında bir çevirmen rolünü üstlenmiştir.
Açıklama: Açıklama modülü, kullanıcıya çeşitli yardımların verilmesi ve
soruların açıklanması olduğu kadar, uzman sistemin çıkardığı sonucu nasıl ve neden çıkardığını açıklamaktadır.
Düşünme kapasitesini iyileştirme: Bir uzman insan kendi performansını analiz
edebilir, öğrenebilir ve gelecekteki kullanım için onu iyileştirebilir. Sistemlerin de bu tip davranışlar göstermeye ihtiyacı vardır. Sistemin kendini iyileştirmesi öğrenme ile başka bir deyişle yeni veri girişi ile ilgili bir konudur. Sistemlerin bir uzman insan gibi öğrenebilmelerine yönelik çalışmalar sinirsel ağlar üzerinde sürdürülen araştırmalarla devam etmektedir. Amaç bir insan beyni gibi çalışan yapay zekâyı geliştirebilmektir.
Yapay zekâ ve uzman sistemler, henüz gelişmekte olan sistemler olduklarından büyük potansiyele sahiptir. Yönetim alanı da bu potansiyel alanlardan biridir. Bu tür bir sistemin yönetim alanında kullanılması, organizasyonun ne olduğu, nasıl yönetildiği, nasıl kararlar verildiği gibi konularda köklü değişikliklere sebep olacak, yöneticilerin ve organizasyonların verimliliğini artıracaktır (Sütçü, 1995: 11).
1.2.6. Ofis Otomasyon Sistemleri
Ofis otomasyonu, bir ofiste yapılan rutin işlemleri ve işlevleri otomatik hale getirmek amacıyla bilgisayar teknolojisinin kullanılmasını ifade etmektedir. Bu bağlamda Ofis Otomasyon Sistemlerini (OOS), bireyler, gruplar ve örgütler arasında elektronik mesajların, belgelerin ve diğer iletişim formlarının toplanmasını, islenmesini, kayıt edilmesini ve aktarılmasını sağlayan bilgisayar temelli bilişim sistemleri olarak tanımlamak mümkündür (Ada, 2007:554). Ofis otomasyonun en önemli bileşenleri kelime işlem, masa üstü yayıncılık ve is istasyonlarıdır (Iraz, 1999:47).
Ofis otomasyonu BT kullanımıyla yöneticilerin ve çalışanların etkinliğinin artırılması, buna bağlı olarak da örgüt performansının geliştirilmesiyle ilgilidir. Ofis otomasyon sistemi ile genel bir ofis görevini otomatikleştirmek için kullanılan her bir bilgisayar donanım ve yazılım bileşimi kastedilmektedir.Ofis otomasyonu bir ofisin bilgi iletişim fonksiyonuna bilgisayar teknolojisinin uygulanmasıdır. OOS, bireyler, çalışma grupları ve örgütler arasında elektronik mesajları, dokümanları ve diğer iletişim formlarını toplayan, işleyen, depolayan ve ileten bilişim sistemleridir (Şekil 1.1). Bu tür sistemler, tüm iletişim formlarının üretilmesi, erişilmesi ve alınması için gerek duyulan zaman ve çabayı önemli oranda azaltarak yöneticilerin, profesyonel çalışanların ve diğer personelin verimliliğini artırır. Postada karşılaşılan gecikmeleri ve
kaybolmaları ya da telefonda meşgul düşen hatlar gibi olumsuzlukları ortadan kaldırır. OOS’lar geleneksel yazılı ve telefon iletişimine göre son kullanıcılar için maliyet ve zaman bakımından önemli yararlar sunar. Bu bağlamda OOS’nin yararları aşağıdaki gibi sıralanabilir (Bülbül, 2003:128):
• Yazışmalarla görevli personelin verimliliğini artırır. Ofis doküman ve mesajlarının hazırlanması, düzeltilmesi ve dağıtılmasında maliyetleri azaltır. • Bilgiye ihtiyacı olan insanlara hızlı ve etkin olarak bilginin iletilmesiyle
mesajların ve dokümanların hazırlanması ve alınması arasında geçen zamanı azaltır.
• Etkin ve güzel dokümanların ve sunuların hazırlanmasında hataları ve masrafları azaltır.
• Elektronik dokümanlar, resimli belgeler ve mesajların hızlı ve etkin olarak depolanmasını, tekrar kullanılmasını ve iletilmesini sağlar.
• Ofis içinde yoğun iletişimde bulunan yönetici, profesyonel ve diğer bilgi çalışanlarının verimliliğini artırır.
Şekil 1.1. Ofis Otomasyon Sistemleri
Kaynak: Tekin vd., 2007:185.
Kelime işleme: Organizasyonlarda çok yaygın biçimde kullanılmakta olup
metin materyali oluşturmak, gözden geçirip düzeltmek, yayına hazırlamak ve yazmak için bilgisayar sistemlerinin kullanılmasıdır.
OFİS OTOMASYON SİSTEMLERİ Elektronik Yayın Sistemleri Elektronik İletişim Sistemleri Elektronik Toplantı Sistemleri Görüntü İşleme Sistemleri Ofis Yönetim Sistemleri ♦Kelime işleme ♦Masa üstü yayıncılık ♦Kopyalama sistemleri ♦Elektronik posta ♦Sesli posta ♦Faks ♦Elektronik toplantılar ♦Birlikte çalışma sist. ♦Telekonferans ♦Tele çalışma
♦Elktr. doküman yönetimi ♦Diğer görüntü işleme ♦Grafik sınumu ♦Multimedya sistemleri
♦Elktronik ofis donatıları ♦Elektronik Programlama ♦Görev yönetimi
Masa üstü yayıncılık: Organizasyonların kendi basılı materyallerini oluşturmak
için (kitap, broşürler gibi) kullandıkları sistemlerdir.
Elektronik iletişim sistemleri: Elektronik posta, ses postası ve faksimile,
organizasyonlarda dokümanların kopyalarını göndermede veya ses biçiminde veya video yahut da metindeki mesajların anında gönderilmesine imkân tanır. Elektronik iletişim birbirlerine ağlar vasıtasıyla bağlanmış bilgisayarlar arasında gerçekleştirilmektedir. Ağ, bilgisayarları, depolama cihazlarını, kelime-işlemcileri, yazıcıları ve hatta telefon sistemleri ile birbirlerine bağlanan iletişim sistemleridir. Çok sayıda bilgisayar ağını birbirine bağlayan ağ sistemlerine özelliklerine ve kullanım alanlarına göre yerel ağ bağlantısı, geniş ağ bağlantısı, intranet ya da internet denilmektedir. Bilgisayarların birbirleriyle olan bağlantı şekilleri fiziksel olarak birbirlerine yakın ise (aynı bina içi gibi) yerel ağ bağlantısı, birbirlerinden uzak bilgisayarların (şehirlerarası, ülkeler arası gibi) oluşturduğu bir bağlantı ise geniş ağ
bağlantısı denilmektedir. İnternet “dünya üzerindeki milyonlarca bilgisayar ağının
birbirleriyle ortak bir protokol çerçevesinde iletişim kurmasını ve birbirlerinin kaynaklarını paylaşmasını sağlayan ağlar” olarak tanımlanırken intranet bir organizasyon içerisinde çalışanların organizasyon hakkındaki bilgilere ulaşması için internet yazılım ve standartlarının kullanıldığı özel bilgisayar ağıdır
Ses işleme insan sesi ve diğer bütün seslerin bilgisayar aracılığıyla sayılaştırılması, kaydedilmesi ve iletilmesidir. İnsan sesini işlemek ve iletmek için telefonla beraber bilgisayar gücünü kullanır. Ses işleminin 5 ana alanı vardır.
Ses postası, sesli mesajların telefon aracılığı kaydedilmesini, saklanmasını, gönderilmesini ve yayınlanmasını sağlar.
Otomatik arama dağılımı gelen telefonları arayanın istekleri doğrultusunda yönlendirir. Bir arama sinyali alındığında arayıcının çeşitli rotalara yönelme imkânı vardır. Bilgisayarla geliştirilen bir ses dinlendikten sonra bu sesin yönlendirmelerine göre tuşlara basılır.
Ses cevap sistemleri arayanlara daha önceden kaydedilmiş işaretler sunar. Bu
işaretler arayanın bir işlemi tamamlamak için bilgisayara emir vermesini veya telefonda doğru tuşa basarak bilgi almasını sağlar.
İşitme metin sistemleri kaydedilmiş bilgiyi ve eğlenceyi telefon vasıtası ile sunar.
Konuşma algılama sistemleri bilgisayarların insan sesini anlamasını ve ona
cevap vermesini sağlarlar.
Şekil 1.1’de görülen ofis otomasyon sistemleri içerisinde elektronik iletişim (elektronik posta, elektronik konferans gibi) sistemleri, birbirlerine bağlı bilgisayarlar arasında (ağ oluşturan) gerçekleştirilmektedir. Çok sayıda bilgisayarı birbirine bağlayan ağ sistemlerine, özelliklerine ve kullanım alanlarına göre yerel ağ bağlantısı ve geniş ağ bağlantısı adı verilmektedir. Sadece bir bina ya da kampus sınırları içinde faaliyet gösteren yerel bir alanı kapsayan ağlara yerel ağ bağlantısı, daha geniş bir alanı kapsayan birbirlerinden uzak bilgisayarların (şehirlerarası, ülkeler arası gibi) oluşturduğu ağa ise geniş ağ bağlantısı denilmektedir (Bülbül, 2003:130). Aşağıda en yaygın bilgisayar ağları olan elektronik veri değişimi, internet, intranet ve extranet sistemleri açıklanacaktır.
1.2.7. Bilgisayar Ağları
İlk olarak 1969 yılında telefon hatları üzerinden birbirine bağlı dört bilgisayarla hükümet çalışması (ARPANET) şeklinde başlayan ağ bağlantısı bugün tüm dünyayı birbirine bağlayacak kadar büyümüştür. Bu anlamda dikkati çeken bilişim teknolojileri elektronik veri değişim sistemi, internet, intranet ve extranettir. Aşağıda bu teknolojiler hakkında açıklamalarda bulunulacaktır.
1.2.7.1. Elektronik Veri Değişim Sistemi
En eski elektronik iletişim sistemlerinden birisi olan elektronik veri değişimi (EVD), insan faktörünün ve kâğıt tüketiminin azaltılması amacıyla kullanılmaya başlayan bir sistemdir. Çoğunlukla büyük işletmeler tarafından müşterilerine bilgi aktarmada, sipariş bilgileri sunmada, tedarikçilerine sipariş vermede veya elektronik fon transferlerinde kullanılan EVD’nin çeşitli tanımları bulunmaktadır. Bu konudaki tanımlardan bazıları aşağıdaki şekilde belirtilebilir (Yüreğir ve Baba, 2004):
Coathup 1988: EVD, işletmelerin iş dokümanlarının ve bilgilerinin bilgisayardan
bilgisayara standarda dayalı bir şekilde değiş tokuş işlemidir.
Rochester 1989: Standart iş dokümanlarının iş ortakları arasında bilgisayardan
bilgisayara değiş-tokuş işlemidir. Bu işlem işletmenin alım yaptığı kişiden, müşteri ve bankasına kadar uzanır.
Hill ve Ferguson 1989: EVD, bir bölgedeki bilgisayara dayalı uygulamadan,
diğer bölgedeki bilgisayara dayalı uygulamaya tekrar veri girişi yapılmaksızın transfer edilebilen, yapısal, bilgisayar tarafından işlemlenebilir formattaki işletme içinde veya işletme dışındaki iş bilgilerinin elektronik olarak transferidir.
Knoppers 1992: EVD, işletmeler arasında daha önceden tanımlanmış iş
hareketlerini gerçekleştirmek için yapısal verinin elektronik olarak değiş tokuşunu sağlayan bir grup bilişim teknolojisi uygulamasıdır.
EVD, bilgisayar ve iletişim ağları kullanılarak fatura, nakliye, fiyat listeleri, satın alma, ithalat ve ihracat belgeleri ve bunlarla benzerlik gösteren çeşitli işlemlerin iki ayrı işletme arasında elektronik değişimini sağlayan bir sistemdir(Ada, 2007:544). EVD, bir işletmenin diğer işletmelerle olan her türlü evrak alışverişinin elektronik olarak ve belirli bir veri standardı yardımıyla gerçekleştirilmesi işlemidir. Bu işlem, temel iş verilerinin bir bilgisayardan diğerine gönderilmesinde kullanılacak işlem setlerinin veya mesajların standardize edilerek belirli bir formata oturtulması prensibine dayanmaktadır. EVD uygulaması ile veriyi gönderen konumdaki işletme bir işlem oluşturur ve bunu alıcıya gönderir. Alıcı gelen bilgi doğrultusunda işlemi gerçekleştirmek için kendi sistemi içindeki düzenlemeleri, operasyonları yerine getirir. EVD sistemi aracılığı ile transfer edilen verinin alıcı tarafından tanımlanabilmesi için standart bir formatta olması gerekir. Dolayısıyla başarılı bir EVD uygulaması için iki taraf öncelikle işlemlerin içeriği ve format hakkında karşılıklı bir anlaşma içerisinde olmalıdırlar (Yıldız, 2008:221).
EVD ve diğer bilişim teknolojilerinin de desteğiyle oluşturulan entegrasyon işletmelere önemli ölçüde zaman kazandırmakta, coğrafi olarak dağılmış iş birimleri ve ilgili kurumlarla işbirliğini arttırarak rekabetçi üstünlükler sağlamaktadır. EVD’nin bir işletmeye sağlayacağı başlıca yararları; zamandan ve maliyetten tasarruf, hataların azaltılması ve doğruluğun artması, kâğıt kullanımı ve arşiv yükünün azaltılması, insan
kaynağının etkin kullanımı, eşgüdüm sağlaması, sipariş süresinin kısalması, nakit akışını hızlandırması, stok kontrolünün optimizasyonu, karar almayı etkinleştirme ve karlılığın artması şeklinde özetlemek mümkündür (www.biymed.com, 2008 ).
1.2.7.2. İnternet
Internet; dünya üzerindeki milyonlarca bilgisayar ağının birbirleriyle ortak bir protokol çerçevesinde iletişim kurmasını ve bilgi kaynaklarını paylaşmasını sağlayan bilgisayar ağlarıdır. Bir başka tanıma göre Internet; TCP/IP (Transmission Control Protocol/Internet Protocol–İletişim Kontrol Protokolü/Internet Protokolü)’yi tanıyan ağların oluşturduğu büyük bir ağdır (Elibol, 2005:158). Askeri amaçlar için geliştirilen, akademik amaçlarla kullanılan ve daha sonra genel kullanıma açılan internet, günümüzde bilgiye hızlı, kolay, ucuz, güvenli ulaşmanın ve paylaşmanın başlıca yollarındandır. Diğer iletişim araçlarına göre en önemli üstünlüğü olan hiç kimsenin sahipliğinde olmaması hızlı bir şekilde işletmeler için bir iletişim aracı olmasını sağlamıştır. Öncelikli olarak elektronik posta ile kişiler arası iletişim ve ürünlerin tanıtımında kullanılan internet yaklaşık 150 ülkede kullanılan, yüz milyonları aşan kullanıcısı ve her endüstride görülen hızlı büyümesi ile dünyanın en büyük iletişim ağı olmuştur.
E-posta sistemini de içine alan haberleşme Internet’in en yaygın kullanılan fonksiyonudur. Her gün milyonlarca mesaj, e-posta sistemi aracılığıyla dünyanın farklı yerlerine gidip gelmektedir.
Bilgi alışverişi ise Internet’in ikinci önemli fonksiyonudur. Oldukça fazla sayıda kütüphane kataloğu on-line olarak Internet üzerinde bulunmaktadır. Ayrıca Internet aracılığıyla tüzel kişiler, devletler ve menfaat gütmeyen organizasyonların sahip oldukları veri tabanlarına da ulaşılabilmektedir (Karahoca ve Karahoca, 1998:405).
Internet’in önemli yeteneklerinden olan Gophers, Archie, WAIS, Usenet ve World Wide Web gibi haberleşme fonksiyonları, bilgi alış verişini sağlayan standartlar olarak değerlendirilmektedir. Bu bağlamda Internet’in bazı önemli özellikleri ve bu özelliklerin sağladığı fonksiyonlar aşağıda Şekil 1.2’daki gibi özetlenebilir.
