Ofis Otomasyon Sistemleri

Ofis otomasyonu, bir ofiste yapılan rutin işlemleri ve işlevleri otomatik hale getirmek amacıyla bilgisayar teknolojisinin kullanılmasını ifade etmektedir. Bu bağlamda Ofis Otomasyon Sistemlerini (OOS), bireyler, gruplar ve örgütler arasında elektronik mesajların, belgelerin ve diğer iletişim formlarının toplanmasını, islenmesini, kayıt edilmesini ve aktarılmasını sağlayan bilgisayar temelli bilişim sistemleri olarak tanımlamak mümkündür (Ada, 2007:554). Ofis otomasyonun en önemli bileşenleri kelime işlem, masa üstü yayıncılık ve is istasyonlarıdır (Iraz, 1999:47).

Ofis otomasyonu BT kullanımıyla yöneticilerin ve çalışanların etkinliğinin artırılması, buna bağlı olarak da örgüt performansının geliştirilmesiyle ilgilidir. Ofis otomasyon sistemi ile genel bir ofis görevini otomatikleştirmek için kullanılan her bir bilgisayar donanım ve yazılım bileşimi kastedilmektedir.Ofis otomasyonu bir ofisin bilgi iletişim fonksiyonuna bilgisayar teknolojisinin uygulanmasıdır. OOS, bireyler, çalışma grupları ve örgütler arasında elektronik mesajları, dokümanları ve diğer iletişim formlarını toplayan, işleyen, depolayan ve ileten bilişim sistemleridir (Şekil 1.1). Bu tür sistemler, tüm iletişim formlarının üretilmesi, erişilmesi ve alınması için gerek duyulan zaman ve çabayı önemli oranda azaltarak yöneticilerin, profesyonel çalışanların ve diğer personelin verimliliğini artırır. Postada karşılaşılan gecikmeleri ve

kaybolmaları ya da telefonda meşgul düşen hatlar gibi olumsuzlukları ortadan kaldırır. OOS’lar geleneksel yazılı ve telefon iletişimine göre son kullanıcılar için maliyet ve zaman bakımından önemli yararlar sunar. Bu bağlamda OOS’nin yararları aşağıdaki gibi sıralanabilir (Bülbül, 2003:128):

• Yazışmalarla görevli personelin verimliliğini artırır. Ofis doküman ve mesajlarının hazırlanması, düzeltilmesi ve dağıtılmasında maliyetleri azaltır. • Bilgiye ihtiyacı olan insanlara hızlı ve etkin olarak bilginin iletilmesiyle

mesajların ve dokümanların hazırlanması ve alınması arasında geçen zamanı azaltır.

• Etkin ve güzel dokümanların ve sunuların hazırlanmasında hataları ve masrafları azaltır.

• Elektronik dokümanlar, resimli belgeler ve mesajların hızlı ve etkin olarak depolanmasını, tekrar kullanılmasını ve iletilmesini sağlar.

• Ofis içinde yoğun iletişimde bulunan yönetici, profesyonel ve diğer bilgi çalışanlarının verimliliğini artırır.

Şekil 1.1. Ofis Otomasyon Sistemleri

Kaynak: Tekin vd., 2007:185.

Kelime işleme: Organizasyonlarda çok yaygın biçimde kullanılmakta olup

metin materyali oluşturmak, gözden geçirip düzeltmek, yayına hazırlamak ve yazmak için bilgisayar sistemlerinin kullanılmasıdır.

OFİS OTOMASYON SİSTEMLERİ Elektronik Yayın Sistemleri Elektronik İletişim Sistemleri Elektronik Toplantı Sistemleri Görüntü İşleme Sistemleri Ofis Yönetim Sistemleri ♦Kelime işleme ♦Masa üstü yayıncılık ♦Kopyalama sistemleri ♦Elektronik posta ♦Sesli posta ♦Faks ♦Elektronik toplantılar ♦Birlikte çalışma sist. ♦Telekonferans ♦Tele çalışma

♦Elktr. doküman yönetimi ♦Diğer görüntü işleme ♦Grafik sınumu ♦Multimedya sistemleri

♦Elktronik ofis donatıları ♦Elektronik Programlama ♦Görev yönetimi

Masa üstü yayıncılık: Organizasyonların kendi basılı materyallerini oluşturmak

için (kitap, broşürler gibi) kullandıkları sistemlerdir.

Elektronik iletişim sistemleri: Elektronik posta, ses postası ve faksimile,

organizasyonlarda dokümanların kopyalarını göndermede veya ses biçiminde veya video yahut da metindeki mesajların anında gönderilmesine imkân tanır. Elektronik iletişim birbirlerine ağlar vasıtasıyla bağlanmış bilgisayarlar arasında gerçekleştirilmektedir. Ağ, bilgisayarları, depolama cihazlarını, kelime-işlemcileri, yazıcıları ve hatta telefon sistemleri ile birbirlerine bağlanan iletişim sistemleridir. Çok sayıda bilgisayar ağını birbirine bağlayan ağ sistemlerine özelliklerine ve kullanım alanlarına göre yerel ağ bağlantısı, geniş ağ bağlantısı, intranet ya da internet denilmektedir. Bilgisayarların birbirleriyle olan bağlantı şekilleri fiziksel olarak birbirlerine yakın ise (aynı bina içi gibi) yerel ağ bağlantısı, birbirlerinden uzak bilgisayarların (şehirlerarası, ülkeler arası gibi) oluşturduğu bir bağlantı ise geniş ağ

bağlantısı denilmektedir. İnternet “dünya üzerindeki milyonlarca bilgisayar ağının

birbirleriyle ortak bir protokol çerçevesinde iletişim kurmasını ve birbirlerinin kaynaklarını paylaşmasını sağlayan ağlar” olarak tanımlanırken intranet bir organizasyon içerisinde çalışanların organizasyon hakkındaki bilgilere ulaşması için internet yazılım ve standartlarının kullanıldığı özel bilgisayar ağıdır

Ses işleme insan sesi ve diğer bütün seslerin bilgisayar aracılığıyla sayılaştırılması, kaydedilmesi ve iletilmesidir. İnsan sesini işlemek ve iletmek için telefonla beraber bilgisayar gücünü kullanır. Ses işleminin 5 ana alanı vardır.

Ses postası, sesli mesajların telefon aracılığı kaydedilmesini, saklanmasını, gönderilmesini ve yayınlanmasını sağlar.

Otomatik arama dağılımı gelen telefonları arayanın istekleri doğrultusunda yönlendirir. Bir arama sinyali alındığında arayıcının çeşitli rotalara yönelme imkânı vardır. Bilgisayarla geliştirilen bir ses dinlendikten sonra bu sesin yönlendirmelerine göre tuşlara basılır.

Ses cevap sistemleri arayanlara daha önceden kaydedilmiş işaretler sunar. Bu

işaretler arayanın bir işlemi tamamlamak için bilgisayara emir vermesini veya telefonda doğru tuşa basarak bilgi almasını sağlar.

İşitme metin sistemleri kaydedilmiş bilgiyi ve eğlenceyi telefon vasıtası ile sunar.

Konuşma algılama sistemleri bilgisayarların insan sesini anlamasını ve ona

cevap vermesini sağlarlar.

Şekil 1.1’de görülen ofis otomasyon sistemleri içerisinde elektronik iletişim (elektronik posta, elektronik konferans gibi) sistemleri, birbirlerine bağlı bilgisayarlar arasında (ağ oluşturan) gerçekleştirilmektedir. Çok sayıda bilgisayarı birbirine bağlayan ağ sistemlerine, özelliklerine ve kullanım alanlarına göre yerel ağ bağlantısı ve geniş ağ bağlantısı adı verilmektedir. Sadece bir bina ya da kampus sınırları içinde faaliyet gösteren yerel bir alanı kapsayan ağlara yerel ağ bağlantısı, daha geniş bir alanı kapsayan birbirlerinden uzak bilgisayarların (şehirlerarası, ülkeler arası gibi) oluşturduğu ağa ise geniş ağ bağlantısı denilmektedir (Bülbül, 2003:130). Aşağıda en yaygın bilgisayar ağları olan elektronik veri değişimi, internet, intranet ve extranet sistemleri açıklanacaktır.