Moderasyon Sırasında Uyulacak Kurallar

Üyelerle ilgili kişisel bilgileri kayıt etmek: Üyelerin isim, adres, telefon numarası ve e-posta adreslerinin yanı sıra, diğer kişisel özelliklerinin de kayıt altına alınmasında yarar vardır. Bu tür kayıtlarla hem üyeler hakkında daha geniş bilgiye sahip olunur, hem de daha sonra yapılacak çalışmalarda uygun üyelerin davet edilmesi sağlanmış olur. Bu yüzden yukarıdaki kişisel bilgilerin yanı sıra, üyelerin yaşı, cinsiyeti, eğitim düzeyi, medeni durumu, sorumlu olduğu kişiler, gelir düzeyi, mesleği, iş yerindeki pozisyonu ve moderasyon konusu ile ilgili deneyimi gibi bilgiler de kayıt edilmelidir.

Grubun misyonunu belirterek üyeleri tanıtmak: Kayıt işlemleri tamamlandıktan sonra moderatör toplantıya başlayabilir. Ancak öncelikle grubun misyonunu ve yerine getireceği görevleri açıklayan kısa bir giriş yapar. Daha sonra her üyeye kendisini gruba tanıtması için söz hakkı verir. Böylece gruptaki üyelerin birbirine ve moderatöre karşı olumlu bir ilk izlenim edinmeleri sağlanır.

Tartışma sürecini yönetmek: Grubun misyonu ve tanıtım

konuşmalarından sonra moderatör grup çalışma sürecini başlatabilir. Bu bağlamda önceden hazırladığı plan kapsamında konuları tartışmaya açar. Tartışma sırasında moderatör grup üyelerini düşünmeye ve fikir geliştirmeye teşvik etmelidir. Bunu yaparken aşağıdaki görevleri yerine getirmelidir:

Düşünce ve fikirleri açıklığa kavuşturmak: Grup tartışmaları sırasında bazı üyelerin konu hakkındaki düşünceleri net bir şekilde anlaşılmayabilir. Bazen kişinin ifade etmeye çalıştığı düşünce ile diğer üyelerin anladığı arasında da farklılıklar olabilir. Tam anlaşılamama veya yanlış anlaşılma nedeniyle tartışmalar uzayabilir ve grubun görevlerini yerine getirmesi veya karar vermesi zorlaşabilir. Böyle durumlarda moderatör grup üyesinin ifade etmek istediği konuyu açık ve net bir şekilde anlatmasını sağlamalıdır. Uygun zamanda konuyla ilgili sorular sorarak, kişinin düşüncelerinin bütün grup üyelerince tam olarak anlaşılmasını sağlamalıdır.

Belirli aralıklarla özetleme yapmak: Grup üyelerinin konuşulanları anlama ve kavrama yetenekleri farklı olabilir. Bazı üyeler bütün konuşulanları, farklı yaklaşımları ve hatta konular arasındaki bütün ilişkileri daha kolay kavrayabilir. Buna karşın bazı üyelerin bu konulardaki yetenekleri daha zayıf olabilir. Bu yüzden gruptaki her bir üye düşüncelerini açıklarken süre gereğinden fazla uzatılmamalı, moderatör belirli aralıklarla konuşulanları özetlemelidir. Ayrıca yapılan özetlemenin konuşmacının ifadelerini yansıtıp yansıtmadığı sorulmalı ve özetlemenin doğru yapıldığından emin olunmalıdır.

Yeni fikirlere öncülük etmek: Grup üyelerinin tartışmaları aynı konu etrafında sürdürmesi, hem ele alınan sorunlara çözüm üretmeyi hem de grubun karar vermesini zorlaştırır. Aynı konu üzerinde uzun süreli ve anlamsız tartışmalar üyelerin yorulmasına ve ikili ilişkilerde sorun yaşanmasına da sebep olabilir. Gruplarda bu tür sorunların yaşanmaması için ele alınan konu yeterli düzeyde tartışıldıktan sonra ve grup üyelerince anlaşıldıktan sonra moderatör yeni fikirlerin ele alınmasına öncülük etmelidir. Ele alınan konunun yeterince tartışılmış ve anlaşılmış olduğunu belirterek üyeleri başka konulara veya mevcut konunun daha ileriki aşamalarına yönlendirmelidir.

Fikirler arasında bağlantı kurarak konuları bütünleştirmek: Bazen grup üyeleri ele alınan konuyu sadece kendi açılarından değerlendirmektedir. Her üyenin konuya kendi bakış açısıyla yaklaşımı, ana temanın dağılmasına neden olmakta ve grubun karar vermesini güçleştirmektedir. Böyle durumlarda moderatör farklı fikirler arasında bağlantı kurarak konuları bütünleştirmelidir. Bu yolla grup çalışmaları sürerken kaydedilen aşamaların bütün üyelerce kavranması sağlanabilir.

Aktif dinleme yapmak: Grup tartışmalarında bir üye diğer üyeleri dinlerken, kafasında konuşma sırası kendisine gelince ne diyeceğini tasarlamaya çalışır. Bu yüzden konuşmanın kendi söylemlerini ilgilendiren kısımlarına olan ilgisi daha yoğun olur. Konuşulanları seçerek dinleme, konuşanın tam olarak anlaşılmamasına ve konunun bütünüyle tartışılmamasına sebep olur. Aktif dinleme ise konuşmanın tamamına odaklanmayı gerektirir. Aktif dinleme ile hem konuların bütünüyle anlaşılması daha kolay olur hem de iyi iletişimden dolayı ikili ilişkilerin bozulması önlenmiş olur. Grup tartışmalarında her üye diğer üyeleri dinlerken aşağıdaki kurallara uymalıdır:

Bir üye konuşurken sözü kesilmemelidir. Üyeler uzun süre sessiz kalmaktan çekinmemelidir. “Mutlaka ben de bir şeyler söylemeliyim!” düşüncesiyle yersiz ve zamansız konuşmaya başlamaktansa “En uygun zamanda ne söylemeliyim!” düşüncesiyle neyi ne zaman söyleyeceğine karar vermelidir. Karşısındaki kişinin bütün ifadelerini aktif olarak dinleyecek zaman yoksa bu durum kibar bir şekilde konuşmacıya söylenmeli ve sözü fazla uzatmaması sağlanmalıdır. Hiçbir üye kendi hislerinden ve başkaları hakkındaki önyargılardan etkilenmemelidir. Konuşmacının ne söylediği tam olarak anlaşılmaya çalışılmalı ve özetlenmelidir. Duyulan ifadelerin doğru anlaşılıp anlaşılmadığını kontrol etmek için konuşmacıya zaman zaman sorular sorulmalıdır. “Anladığım kadarıyla hükümetin yükseköğretim sorunları ile

yeterince ilgilendiğini söylemeye çalışıyorsunuz. Doğru anlamış mıyım acaba?” şeklinde ifadeler kullanmalıdır.

Uygun beden dili kullanmak: Grup tartışmaları sırasında üyeler uygun beden dili kullanmalıdır. Sözsüz iletişim anlamına da gelen beden dili, uygun kullanıldığında sözlü ifadeleri pekiştirmekte ve konuşmacının vermiş olduğu mesajların daha iyi anlaşılmasına olanak tanımaktadır. Toplantı sırasında grup üyelerinin üzerinde durması gereken beden dili dört kısımda ele alınabilir. Bunlar; göz teması, jest ve mimikler, vücut duruşu ve ellerin kullanımıdır.

Göz teması: Göz teması konuşmacı ve dinleyicinin iletişim sürecinde birbirinin gözlerine bakmasıdır. Toplantılarda konuşmacı ve dinleyiciler birbiri ile göz teması kurmalıdır. Gözleri başka yöne çevirmek genellikle konuya ilgisiz kalındığı ya da konunun önemsenmediği anlamına gelmektedir. Bu yüzden toplantılarda konuşurken veya dinlerken tavana veya dışarıya bakmamak gerekir. Özellikle konuşurken sadece bir kişi ile değil belirli aralıklarla bütün dinleyicilerle göz teması kurulmalıdır. Dinleyicilerde konuşmacının salondaki bir veya birkaç kişiye odaklandığı hissi uyandırılmamalıdır. Buna karşın konuşmacı bütün dinleyicilerle göz teması kurarak onlarda önemsenme hissi uyandırmalıdır. Diğer taraftan konuşmacı sadece bir grup üyesi ile ilgili bir şeyler söylüyorsa o üye ile göz teması kurmalı daha sonra da diğer grup üyelerine odaklanmalıdır.

Jest ve mimikler: İletişimde başın kullanımına jest, yüz ifadelerine de mimik denir. Toplantılarda verilen mesajların anlaşılması ve iletişimin sağlıklı bir şekilde yürümesi için konuşmacı ve dinleyiciler uygun jest ve mimikler kullanmalıdır. Başın dikkat çelecek derecede sağa sola veya aşağı yukarı sallanması ya da kımıldamadan durması uygun jest sayılmaz. Buna karşın konuşmada ses tonuna, yüz ifadelerine ve konuşma akışına uygun baş hareketleri önerilir. Uygun baş hareketlerinin mimiklerle veya yüz ifadeleriyle desteklenmesi gerekir. Bu bağlamda konuşmacının zaman zaman üyelere gülümseyerek bakması, somurtmaması ve donuk bir şekilde bakakalmaması gerekir.

Vücudun duruşu: Vücut duruşu konuşmanın ayakta ya da oturarak yapılma şekline göre değişir. Konuşma ayakta yapılacaksa vücut dengeli bir şekilde durmalı, öne, arkaya, sağa veya sola sarkmamalıdır. Konuşmacı toplantı sırasında normal adımlarla salonda dolaşabilir. Ancak küçük bir alanda ileri geri adımlarla kısa mesafeli yürüyüşler pek önerilmez. Salonda dolaşarak yapılan konuşmada konuşmacının vücut duruşu, dinleyicilerle olan göz teması ve yüz ifadesi birbiriyle tutarlı olmalıdır. Oturarak yapılan konuşmada da, oturulan yer dinleyicilere ne çok uzak ne de çok yakın olmalıdır. Konuşmacı sandalye veya koltukta dengeli bir şekilde oturmalı, vücudu dinleyicilerin dikkatini çekecek şekilde sağa sola sarkmamalıdır. Önünde masa varsa ellerini kenetleyerek masaya yaslamamalı veya dirseklerini masaya dayayarak öne doğru eğilmemelidir. Bacaklarını üst üste atacaksa bunu normal bir şekilde yapmalıdır.

Ellerin kullanımı: Konuşmada ellerin ustalıkla kullanılması konuşmacının daha iyi dinlenmesine yardımcı olur. Eller konuşmacının mesajlarını destekleyici nitelikte kullanılmalıdır. Genelde avuçlar açık olmalıdır. Elde

kalem, silgi veya tespih gibi nesnelerle oynanmamalıdır. Eller kenetlenmiş halde durulmamalıdır. Konuşma sırasında eller ceplere sokulmamalıdır.