Katma değer sağlayan denetim sürecinin temelini işletmelerin iç denetimin katma değerin yükseltilmesi faaliyetleri oluşturmaktadır. İç denetim faaliyetlerindeki katma değer artırıldığında, bağımsız denetimden beklenen katma değere etkisi olumlu yansıyacaktır. Bu amaçla işletmeler, öncelikle iç denetim faaliyetlerinde katma değeri artırma konusunda yogunlaşmalıdır. İşletmeler, gerekli tüm kalite standartlarını ve ilgili otoriteler tarafından çıkarılan yönetmelikleri eksiksiz karşıladığından emin olmak için denetim yapmaktadır. Sürecin bu bölümü değiştirilemezken, değişebilen şey, denetleme işlemi tamamlandıktan sonra şirketlerin faaliyet sonuçlarına göre işletme başarısı veya başarısızlığının doğrulanmasıdır. Bununla birlikte bu değişiklik, işletmelerin uyumluluk denetimi veya katma değer sağlayan denetime odaklanmasına bağlıdır. Uyumluluk denetimi, bazen iş geliştirmede var olan fırsatların kaçırılmasına neden olmaktadır. Bir işletmenin denetimi ile elde ettikleri beklenti, onların uygunluk içinde olduklarından emin olmaktır. Katma değer sağlayan denetim faaliyetlerinde, doğru eğitim, dokümantasyon, prosedürler ve kalite yönetim sistemlerine yönelik veriler elde edildikten sonra denetimin yerine getirilmektedir. Uygun planlama ve yürütme ile denetim süreci, gelecek denetimler sırasında ortaya çıkabilecek sorunların önlenmesi için bir araç olarak kullanılabilmektedir.
Bir işletmenin katma değer sağlayan denetime ilişkin en önemli beklentisi, katma değer faaliyetlerin yalnızca süreç boyunca değil ve sonrasında da devamı için taahhütte bulunulmasıdır. Şirketler denetim sürecine geçmişteki olumsuz durumları dikkate alarak değil, yeni başlanmaya çalışılan faydalı süreçleri bütünüyle benimseyerek katkı sağlamalıdır. Katma değer sağlayan denetimdeki bir sonraki
397 Marjan Pıvka, ISO 9000 Value-Added Auditing, Total Quality Management, Vol. 15, Iss. 3, 2004, 345.
127 adım denetim ekibinin seçilmesidir. Tarafsız ve objektif olan bir ekip seçmek yeterli olmamakla birlikte, aynı zamanda organizasyonunuzu gelecekteki başarısı için yaratıcı yeteneği ve işe odağı olan bir ekip seçmek esastır. Yine, mevcut denetimler değil, gelecekteki denetimlerinizde başarı elde etmenizi sağlayan bir ekip üzerinde durulması gerekmektedir.
Unutulmaması gereken en önemli nokta, denetim ekiplerini yönetimden veya işletmelerde çalışan personelden seçen şirketlerin, katma değer sağlayan denetim sürecine katkı sağlamak ve yardımcı olmaktan ziyade bu süreci engelleme olasılığı yüksektir. Yönetim, denetime odaklanmak için normal işletme sorumluluklarından uzak durmak zorunda kaldığında, bu durum gündelik iş operasyonlarının her yönüne negatif etkisi olacaktır. Göz önüne alınması gereken bir diğer faktör, işletmelerin denetimlerini tek yönlü olarak yerine getirmesi, hataları bulma ve düzeltmeye ayrılan süre zarfı içerisinde değer yaratan faaliyetleri bulma fırsatını çok aza indirmektedir. Sağlıklı denetim ekibi oluşturulduğunda, aşağıdaki adımlar katma değer sağlayan denetim sürecinin temelini oluşturacaktır399:
a. Ön denetim görüşmeleri- bu aşamada, denetim sürecinin sorunsuz
ilerlediğinden ve temel hedeflerin hem yönetim hem de denetim ekibi tarafından açıkça anlaşılmasının sağlanması esastır.
b. Veri toplama işlemi, belge incelemesi, doğrudan gözlem ve mülakat içeren 3
odak noktasını kapsamaktadır. Bu aşamanın hayati önem taşıdığı nedenlerden biri, görüşme sürecini içerdiğinden, genellikle denetim süreci boyunca etkili bir şekilde kullanılmamaktadır. Görüşme, mülakatlar doğru, tarafsız ve nesnel görüşmeciler tarafından yapıldığı taktirde, sürekli iş geliştirme de en iyi araçlardan biri olabilmektedir.
c. Görüşmelerin dışında, doğrudan gözlem, üretilen ürünlerin veya hizmetlerin
kalitesini gösteren bir işarettir. Gerçekte belgelenen iddialar, yapılan sonuçlar ile karşılaştırıldığında yapılması gereken şey doğrudan gözlem performansına odaklanmaktır.
d. Doküman incelemesi hala denetim sürecinin bir parçasıdır ve önemli bir rol
oynamaktadır, ancak unutulmaması gereken en önemli nokta, doğrudan gözlem ve performansa dayalı denetimden çoğu zaman doğru veriler elde edilmesidir.
128
e. Son iki aşama, bulguları sunmak için veri analizi süreci ve son denetim
görüşmesini içermektedir.
Katma değer sağlayan denetim sürecinde belirtildiği gibi, görüşme aşaması, başarısızlıkla sonuçlanan faaliyetlerin nedeni ile sürekli iş geliştirme için harcanılan çabaların eksikliğinin belirlenmesidir. Görüşme aşamasının sıklıkla denetim sürecinde başarısız olmasının iki belirleyici nedeni vardır. Birincisi, görüşmecinin varolan herhangi bir sorunun kökenine varmak için gerekli mülakat becerisine sahip olmadığından kaynaklanmaktadır. Örneğin, sorular yeterince açık olmayabilir veya sorulan sorular işletme faaliyetleri üzerinde doğrudan bir etkisi olmayabilir. Görüşmenin sıklıkla başarısız olmasının ikinci nedeni, sürekli olarak şirkette çalışan personelin gerçekleştirilecek olan mülakatlara atanmasından kaynaklanmaktadır. Soruyu soran kişi şirket içinde günlük bir role sahip olduğunda, görüşülen kişilere doğru ve dürüst bilgi edinmek kesinlikle mümkün değilse de, zor olacaktır. Ayrıca, görüşmeyi yapan kişi, sürekli iyileştirme için faydalı olacak cevapları alabilecek kadar objektif sorular sormada eksik kalacaktır. Deneyimli ve tarafsız bir iç denetçi aracılığıyla katma değer sağlayan denetim faaliyetleri, görüşme aşamasında ortaya çıkan yaygın sorunları ortadan kaldırmaya yardımcı olabilmektedir. Buna ek olarak, katma değer sağlayan denetim faaliyetlerini gerçekten benimseyen işletmelerde;
a. İş verimliliğini artırmaya yardımcı olacak yöntemlerin kullanılması,
b. İş operasyonlarına odaklanarak daha fazla zaman harcanması, hataları bulma
ve düzeltme tekrarlarında daha az zaman harcanması,
c. Organizasyonda çalışan her bir kişinin rollerini ve onlardan beklenen şeyi
gerçekten anlamasını sağlayacak istisnai dokümantasyon ve prosedürler hazırlama faaliyetleri gerçekleştirilmektedir400.
Katma değer sağlayan denetim faaliyetlerini benimseyen işletmeler, bir sonraki denetime gelinceye kadar faaliyetlerinin doğruluğu, güvenilirliliği ve başarı derecesine yönelik endişeleri minimum düzeyde olacaktır. Katma değer sağlayan denetim faaliyetlerinin oluşturulması için birtakım kriterlere ihtiyaç vardır. Bu kriterler denetlenenler açısından, denetçi ve denetlenen arasındaki ilişki açısından ve denetçiler açısından olmak üzere üç başlık altında incelenmektedir.
129 Denetlenenler açısından dikkate alındığında, denetim yapan kuruluş veya denetçilerin yapmış olduğu faaliyetler hakkında bilgi sahibi olunması, katma değeri artıran bir faktör olarak görülmektedir. Ayrıca, denetim yapan kuruluş veya denetçilerin faaliyetlerine ilişkin iş süreçlerinin, denetim personellerinin beceri ve tecrübelerinin, kullandıkları araç ve teknolojiler hakkında bilgi sahibi olması da önemlidir. Bununla birlikte yapılan faaliyetlerin planlanan zaman dilimlerine uygun olup olmadığı ve denetim kuruluşları ve denetçilerin müşterilerle arasındaki iletişimin derecesi ve kalitesinin belirlenmesi, katma değer oluşturma anlamında önemli durumlardır.
Denetçi ile denetlenenler (müşteri işletmeler) arasındaki etkileşim dikkate alındığında, denetlenen işletmelerin güven ortamının oluşturulması ve her iki tarafında karşılıklı olarak saygıyı teşvik etmeye yardımcı olunması önemlidir. Gerçekleştirilen faaliyetlerde şeffaf, objektif ve bağımsızlık ilkelerinden taviz verilmeden karşılıklı iletişim içinde olunmalıdır. İletişim ve ilişki yönetimi kavramlarından yararlanılmalıdır. Sürekli olarak her iki tarafın iletişim halinde bulunması, gerçek zamanlı değerlendirmeler yapılması, denetim faaliyetlerine değer katmak amacıyla oluşabilecek fırsatları belirleme ve denetlenen işletmelerin çeşitli toplantılarında yer almak değer katma anlamında önemli adımlardır. İşletmelerin denetim planlamasının yapılması ve uygulanmasında birlikte çalışılmalı ve planları tekrarlayan/döngü denetimlerinden ziyade risk değerlendirme temelinde oluşturmak önemlidir. En önemlisi gerçekleştirilen faaliyetlerde her iki tarafında yeniliklere açık ve profesyonelce hareket edilmesi katma değer oluşturması açısından temel kriterdir. Denetçiler açısından dikkate alındığında, denetim faaliyetlerini denetlenen işletmelerin organizasyon yapılarıyla uyumlu hale getirilmedir. Denetim faaliyetlerine değer katmak için denetçilerin mükemmel bir doğrulayıcı, değerlendirici, danışman ve ilişki yönetici becerilerini geliştirmeleri gerekmektedir. Bilgi teknolojilerinden yararlanma ve bunu denetlenen işletmeye entegre etme açısından denetimle bağlantılı olarak bilgi teknolojisinin kullanımını uygun hale getirilmelidir. Sadece kontrol odaklı olmaktan kaçınılarak süreçleri iyileştirme odaklı olunmalıdır. Oluşabilecekleri riskleri gidermek için denetim planlarına esneklik kazandırılmalıdır. Bütünlüğü bozulmadan muhafaza ederek, her zaman objektif davranılmalı ve tabii ki gizlilikten taviz verilmemelidir.
130 Katma değer sağlayan denetim süreci, öncelikle işletmeler daha sonra da işletmenin sunmuş olduğu finansal bilgileri kullananlarının beklentilerini karşılayacak düzeyde sonuçların elde edilmesine imkân tanımaktadır.
3.3. Bağımsız Denetimden Faydalanan Bilgi Kullanıcıları ve Katma Değer