Kamuda Halkla İlişkiler Birimlerinin Örgütlenme ve İşleyiş

Bir kuruluşun halkla ilişkiler biriminin örgütlenme yapısı genellikle iki biçimde düşünülebilir: Halkla ilişkiler faaliyetini gerçekleştirecek kuruluş, ya kendi içerisinde bir birim oluşturabilir veya bağımsız, örgüt dışı halkla ilişkiler bürolarından yararlanma yoluna gidebilir (Şen ve Çerçi, 1974: 7). Hemen hemen kamu kuruluşlarının tümündeki örgütlenme biçimi ise, ayrı bir birim olarak halkla ilişkiler danışmanlıkları veya daire başkanlıklarının yer alması şeklindedir (Ertekin, 1990: 36).

Kamu kurumlarında halka hizmet sunumunda başarının elde edilebilmesi ve amaca tam hizmet edebilmesi yöneticilerle halkla ilişkiler uygulayıcılarının yakın iş birliği yapmalarına bağlıdır. Bu sağlandığı ölçüde halkla ilişkiler faaliyetlerinden sorumlu kişiler, kuruma yabancı kişiler olmaktan çıkacak ve yöneticilerle birlikte fiilen hizmet sunumuna katkı sağlayabileceklerdir (Ramazanoğlu, 1986: 44). Ülkemizde ise, kamu kurumlarının halkla ilişkiler birimleri kuruluş şemalarındaki en yüksek düzeydeki yöneticilerden oldukça uzak bir konumda yer almaktadır (Asna, 1969b: 115). Geçmişte var olan ve günümüzde de çoğu kamu kuruluşunda geçerliliğini sürdüren bu sorunun üstesinden gelebilmek ancak alanında uzman kişilerden oluşan halkla ilişkiler biriminin işlevsel kurum birimleri düzeyinde yer almasıyla mümkün olabilir. Ayrıca kurum politikalarının belirlenmesi ve uygulanma

olanağını elde edebilmesinde halkla ilişkiler biriminin sıkı sıkıya işbirliği içerisinde olması gereken tepe yöneticisine doğrudan doğruya bağlanması (Asna, 1968: 67); hem birimin verimliliğinin hem de etkinliğinin arttırılması açısından büyük önem taşımaktadır (Çelebioğlu, 1986: 102; Yalçındağ, 1986: 259). Son yıllarda halkla ilişkiler birimlerinin çoğu kuruluşta en yüksek düzeyde temsil edilmeye ve sorumluluklar yüklenilmeye başladığını görmek sevindiricidir (Tortop, 2001: 75).

Kamu kurumlarındaki halkla ilişkiler birimlerinde karşılaşılan sorunlardan bir diğeri de halkla ilişkiler uygulamalarını gerçekleştirecek birimin hangisi olduğu konusundaki belirsizliklerdir. Esasında bir kurumda yapılacak işlerde kimlerin yetkili olduğu ve yetki sınırlılıklarının açıkça belirtilmesi gerekmektedir (Öztürk, 2002: 30). Kamu kurumlarındaki amir ve yöneticilerin halkla ilişkiler alanındaki sorunlara yönelik ihtiyaç duydukları destek hizmetleri, halkla ilişkiler uzmanlarından daha eski ve yerleşmiş bir mesleğin uzmanları olan insan kaynakları uzmanları ve başka birimlerce sağlanmaktadır (Mıhçıoğlu, 1986b: 26). Günümüzde her ne kadar bu anlayış terk ediliyor olsa da geçerliliğini sürdüren kurumlar mevcuttur. Öte yandan halkla ilişkiler uygulamalarının başarıya ulaşması ancak bu çalışmaların anlayan kişiler tarafından yürütülmesiyle mümkün olabilir (Tortop, 1986b: 190; Tortop, 1986a: 164). Aksi halde, kamu yönetimindeki halkla ilişkiler uygulamalarında kurumsallaşma tam olarak gerçekleşemeyecektir. Bu da halkla ilişkiler gerekleri ile uygulama arasında bir boşluk doğmasına neden olacak ve halkla ilişkiler uygulamalarında sapmalara yol açacaktır (Uysal, 1998: 9).

Bu konuya bir başka perspektiften yaklaşıldığında ise, esasında birimler arasında yaşanan yetki karmaşasından öte, halkla ilişkilerle ilgili sorumluluğun aslında kuruluşun en alt basamağındaki çalışanından en yüksek düzeydeki yöneticisine kadar tüm çalışanlarda bulunması gerekmektedir (Ertekin, 1990: 38; Mıhçıoğlu, 1967: 16). Yani halkla ilişkilerin sadece bir kişi ya da birimin değil; odacıdan, telefon santralindeki memura, en yüksek kademedeki kurum yöneticisine kadar her kademedeki işçi, memur ve özellikle de yöneticinin görevi olduğu unutulmamalıdır (Ramazanoğlu, 1986: 45). Abadan (1955: 175), üst yöneticiler ile alt kademedeki memurların ayrı çalışmalar yapmak yerine ortak hareket etmesiyle vatandaşlara sunulan hizmet kalitesinin artacağı ve bunun da vatandaşların

memnuniyet düzeyini yükseleceğine işaret etmektedir. Bu tespitlerden hareketle, kurumda bulunan tüm çalışanların bir halkla ilişkiler görevlisi gibi hareket etmesi gerektiğini ve tüm çalışanların bunu benimsemesi halinde yapılan çalışmalardan hem kurum lehine hem de toplum lehine olumlu sonuçlar alınabileceğini çıkarmak mümkündür.

Halkla ilişkiler çalışmalarının başarılı olması kamu yönetim birimleri içinde eğitilmiş ve konunun önemini kavramış kişilerle olanaklıdır (Onal, 2000: 88). Maalesef ülkemizde hala işe alımlarda bilgi, beceri ve liyakatin ölçülmesinden öte siyasi kayırmacılık, hemşericilik, dost ve akraba kayırmacılığı ön plana çıkmaktadır (Eken, 1995: 272). Asna (1969b:114)’nın kuruluş şemalarında halkla ilişkiler birimleri yer almasına karşın kamu kurumlarında yaşanan uzman yetersizliği ve bu konuda eğitim ve tecrübesi olmayan kişilerin yer aldığına ilişkin 40 yıl öncesinde yapmış olduğu tespit ne yazık ki hala güncelliğini korumaktadır. Bu tespitler, kamu kurumlarındaki halkla ilişkiler çalışmalarının amacına hizmet edebilmesi ve vatandaşlara daha etkin ve verimli hizmet sunumunun sağlanabilmesinde kamu çalışanlarını yönlendirecek halkla ilişkiler birimlerine alanında uzman kişilerin istihdam edilmesi zorunluluğunu desteklemektedir. Bundan ötürü, halkla dolaysız ilişkide bulunacak görevliler işe alınırken, sabırlı, güler yüzlü ve halka iyi ilişkiler kurma yetenekleri bakımından özenle seçilmeli (Mıhçıoğlu, 1967: 16) mümkün olduğunca iş ile ilgili eğitim almış kişiler tercih edilmelidir. Kamuda vatandaşa hizmet sunan mevcut görevlilere yönelik ise, sürekli ve sistemli bir hizmet içi eğitim programı uygulanmalıdır (Yalçındağ, 1988: 74; Saygılıoğlu ve Arı, 2003: 290). Öte yandan görevlilere halka bilgi vermenin bir sorumluluk olduğu bilinci aşılanmalıdır. Halka iyi davranılmasının önemi ile güler yüzlü, tatlı dilli olmak gerektiği anlatılmalıdır (Tortop, 1986b: 190). Çünkü halkın doğrudan ilişkide bulunduğu görevlilerin, kendilerine anlatılanı ve sorulanı dikkatle dinlemeleri, başvuran vatandaşlara kibar davranmaları, sabırlı olmaları, kendilerine yapılan müracaatları geçiştirmek yerine işlemleri mümkünse en kısa sürede cevaplandırmaları (Orrick, 1967a: 77) vatandaşların kamu kurumları ve burada çalışanlar hakkındaki düşünce ve görüşlerini olumlu yönde etkileyecektir.

Abadan (1964: 20), halkla ilişkiler uygulamalarına ilişkin geliştirilen planların başarıya ulaşmasını, kurumda görevli olan herkesin planın oluşmasında katkı sağlamasına bağlamaktadır. Gerçekten de halkla ilişkiler birimi uzmanlarının ve genel anlamda tüm kamu personeli içerisinde yönetime katılarak kararların alınmasına katkı sağlayan çalışanların daha istekli ve verimli çalıştığı bunun da örgütlerde maliyetleri düşürerek savurganlığı azalttığı sonucuna ulaşılmıştır (Balcı, 2003a: 330). Esasında da bürokrasinin hizmet sunarken vatandaşı mutlu edip etmemesi, hizmet sunumundaki tavırlarıyla toplumdaki insanlara devletini sevdirip sevdirmemesi; hükümetle sağlıklı ve etkili bir işbirliği yapmaya gönüllü olup olmamasına, bürokratların iş doyumlarına, eğitim düzeyine ve mesleki niteliklerine de bağlıdır (Kaya, 1994: 12). Çalışanlar, kurumlarından tatminkar düzeyde ücret ile rahat ve güvenli bir çalışma olanağı beklemektedir. Çalışanların maddi ihtiyaçlarının karşılandığı, o kurumun üyesi olduğu bilincinin hakim kılındığı ve isteklerinin gerçekleştirildiği kuruluşlarda; hizmet sunumundaki verimlilik, çalışanların işe bağlılığı ve çalışma huzuru da yüksek olacaktır (Asna, 1985: 28).