İç Halkla İlişkiler Uygulamasında Kullanılan Yöntem ve Araçlar

Belgede HALKLA İLİŞKİLER (sayfa 151-162)

F. SERGİLER

VIII. İÇ HALKLA İLİŞKİLER YA DA KURULUŞ İÇİ HALKLA İLİŞKİLER

2. İç Halkla İlişkiler Uygulamasında Kullanılan Yöntem ve Araçlar

ile-tirken onları bilerek belirli süzgeçlerden geçirirler. İletişime esas olan mesaj olduğu gibi değil, astın yorumuna ve onun çıkarlarına uygun bir süzgeçten geçtikten sonra üstlere ulaşır. Bu nedenle örgüt için-de hem aşağıdan yukarıya doğru işlemesi gereken iletişim aksar hem de kimi kez yönetici yanlış bilgi edinir. Buna bir de belirli sorun kar-şısında açık düşünceli olmayan ve kendinden bu konuda kuşku duyan astların davranışını da eklemek gerekecektir.

Astlarm yetişme biçimleri, yaşam deneyimlerinin sonucu olarak ortaya çıkan yönetim basamakları ile iletişimdeki dil güçlüğü de bu konuda önemli bir engeldir. Resmi iletişim içinde belirli sonuçların alınmasını dil güçlüğü büyük ölçüde engelleyebilmektedir. Astlarla üstler arasmdaki deneyim ve yetişme fark ve ayrılıklarının iletişime yansıması ve onun olumsuz olarak engellenmesinin önünü almak ol-dukça zordur. Bir kesim için başka, bir kesim için başka biçimde an-laşılabilecek simgelerin kullanımı iletişimi aksatmaktadır. Astlarla üst-ler arasmdaki "kültürel mesafenin" bir sonucu olarak ortaya çıkan bu güçlüğü yenmek için asıl çaba, üst düzey yöneticilerine düşmektedir.

Bu konuda iç halkla ilişkiler uygulamasının da dikkate alması gereken özellikler bulunmaktadır. Bireylere yollanan mesajlar genellikle onla-rın dolaylı ya da dolaysız olarak oluşturdukları yaşam deneyim alan-larını göz önünde tutmalıdır. Kişinin kolayca algılıyamıyacağı sim-gelerle, bu simgeleri kullanarak o kişiyle iletişim kurmak çok zordur.

Bireyin anlamadığı terimler kullanarak ona hitabetmek "gürültü" yap-maktan başka birşey değildir. Haberleşen öğeler arasında "düşünce çerçevesinin" olabildiğince geniş olması yani kullanılan simgelerin or-tak anlam ve içeriğe sahip olması zorunludur. Bu sağlandığı or-takdirde iletişimden istenilen sonuç elde edilebilmektedir. Demek ki dil güçlü-ğünü yenmek için özellikle astlarm kolayına gelecek simgeleri kullan-malı, onlar tarafından kolayca anlaşılabilecek terimlerle iletişim ger-çekleştirilmelidir. Bunu yapmak da asıl olarak üst düzey yöneticüerine düşmektedir.

2. İç Halkla İlişkiler Uygulamasında Kullanılan

a. Üyelerin Örgüt Yönetimine Katılmaları

Kısaca yönetime katılma, örgüt üyelerinin yönetsel kararlarda do-layısıyla örgütün çalışma ve yönlendirilmesinde etkili olmaları olarak tanımlanabilir. Yönetime katılmada örgüt üyelerinin belirli sorumlu-lukları almaları da gerekmektedir. Ancak bu sorumluluğun parasal sorumluluklar dışında yoğunlaştığı anlaşılmaktadır. Yönetime katıl-mada örgüt üyeleri ya doğrudan doğruya ya da seçtikleri kişiler ara-cılığıyla yönetsel kararın oluşmasını sağlarlar. Yönetime katılmada örgüt üyelerinin vazgeçilmez birer öge olarak tanımlanıp bu tanımın gereklerinin yerine getirilmesi zorunludur. Biçimsel katılmayı önle-menin yolu buradan geçer. Bunun sağlanabilmesi için de gerçekleşti-tirilmesi gereken : katılma aritmetiği içinde örgüt üyelerinin ya da temsilcilerinin sayısal çoğunluğa erişmeleridir. Bunun dışındaki katıl-ma yöntemleri, katılkatıl-maya göstermelik bir nitelik verirler.

/

Gerek katılma aritmetiğinin üyeler lehine olması gerekse katıl-ma sorunlarının genişliği ve yaygınlığı bu uygulakatıl-manın temel koşul-larıdır. Bu sağlanmadığı takdirde katılma olmaz. Böyle bir uygulama varsa buna katılma benzeri demek doğrudur. Yine böyle bir uygula-mada rol alan kişiler gerçekte yönetime katılmazlar katıldıklarını sa-narlar. Ülkemizdeki uygulama bu türdendir. Ayrıca katılma için katı-lacakların düşünsel olarak hazır olmaları gerekir.

Katılmanın gerçekleşmesi ile örgüt içinde iletişim olayında bir de-ğişiklik olmaktadır. Bu dede-ğişiklik örgütle ilgili tüm gelişmelerin ör-güt üyelerinin bilgisine sunulmasıdır. Ayrıca örör-güt üyeleri, seçtikleri kişiler aracılığıyla belirli olayları resmi ağızlardan öğrenirmişçesine öğ-renebilirler. Bireysel ya da örgütsel sorunların çözümü böyle bir or-tamda daha kolay çözülmektedir. Böylece bu yöntem iç halkla ilişki-ler uygulamasının çözmeyi amaçladığı bazı sorunları öncelikle çöz-mektedir. Bu nedenle de, bir yönüyle, örgüt üyelerinin örgütün yöne-timine katılmalarını bir iç halkla ilişkiler tekniği olarak görebiliriz.

Ya da yönetime katılma sonuçları bakımından iç halkla ilişkilerle ba-ğıntılıdır diyebiliriz.

b. İşletme Gazetesi

İç halkla ilişkiler uygulaması içinde yer alan bir başka yöntem işletme gazetesidir. Kuşkusuz işletme gazetesi tümüyle yönetsel plan-da etkisini gösterecek ve kendisi de bir teknik olarak yalnızca yönet-sel sınırlar içinde kalan bir yöntem olacaktır. Daha açık bir deyimle işletme gazetesi ve yönetime katılma iki ayrı alanda bulunan

biribirin-den tümüyle farklı uygulamalardır. Ancak bu iki teknik, kuruluş içi halkla ilişkileri yakından ilgilendirmektedir.

İşletme gazetesi son yıllarda kurumlarda sık sık kullanılan bir yöntemdir. Bu yayın aracılığıyla örgütte çalışanlar kurumlarıyla ilgi-li her türlü haberi bu gazetede bulabilmektedirler. İşletme ya da ku-rum gazetesi örgüt içinde resmi iletişim içinde yer almakla birlikte içeriği bakımından gayri resmi iletişimin konu edindiği sorunlara da değinebilmektedir. Bu yönüyle işletme gazetesi kuruluş içinde yanlış-ları giderici, sağaltıcı bir rol oynamaktadır. Ayrıca işletme gazetesinin kurum personeli için eğitici bir yönü de bulunmaktadır. Buna bir de eğlendiricilik özelliğini de ekleyebiliriz.

İşletme ya da kuruluş gazetesi, örgüt içinde birbirinden ayrı kişi ya da kümelerin birbirleriyle kaynaşmalarını, daha iyi bir arkadaşlık ortamını sağladığı gibi örgüt üyelerine belirli teknik konularda da bil-gi verebilir. Örneğin bu gazete kuruluşun politikasını açıkladığı bil-gibi personelin ücret, emeklilik, sigorta vb. gibi konularda sorularına yanıt verebilir. Ayrıca gazete sportif ve kültürel konulan da işleyebilir. Ül-kemizde gerek özel gerek kamu sektöründe 200 dolayında kuruluş iş-letme gazetesi yayınlamaktadır.

c. Personelle İlişki Büroları

Kuruluşa yeni gelen personelin kuruma daha iyi uyarlanabilmesi için belirli çalışmaları yüklenmiş bu bürolar kimi kez personel karşı-lama, kimi kez personelle ilişkiler, kimi kez de personel danışma bü-roları gibi adlar altında anılmaktadır. Amaç personelin birbiriyle olan ilişkisini düzenli ve sağlam temellere dayandırmak ve kurumla bütün-leşmeyi sağlamaktır.

Kuruluşa yeni gelen kişi ne tür deneyime sahip olursa olsun ku-ruluş hakkında bazı pratik bilgilere büyük gereksinme duyar. Bu ta-nıtma belirli bir büro tarafından yapılacağı gibi kişinin ilgili üst'ü tarafından da yapılabilir. Burada asıl olan bu hizmetin yerine getiril-mesidir. Personelin birbirleriyle tanışması, birbirleriyle olumlu ilişkiler kurmalarının sağlanması yine bu büro tarafından yerine getirilmesi ge-reken bir hizmettir. Belirli bir örgüt içinde klikleşmeler kuruluşun bil-mediği bilebil-mediği ölçütlere göre gelişir. Örneğin hemşehrilik, belirli bir dinden ya da meshepten olma, yaş, kadmlık-erkeklik gibi unsurlar kişilerin biribirleriyle ilişkileri ve bir arada bulunmalarını, bir arada daha iyi çalışmalarını sağlıyan etmenler olabilir. Personelle ilişkiler büroları düzenleyeceği çeşitli toplantı, tanışma çayları, kokteyller,

ye-mekler, özel günler ve düzenlenen gezilerle belirli kesimler arasında olan olumlu ilişkileri tüm personel araşma yaymayı başarabilir.

Bu bürolarm örgütte çalışanlar arasında ilişkileri geliştirerek grup-laşmaları olabildiğince önlemesi iç halkla ilişkilerde önemli bir görev-dir. Gerektiğinde örgüt üyelerinin ailelerine örgütü açmayı sağlamak da önemli sonuçlar verebilir. Bu çalışma, kuruluşa olan bağlüığı artı-rıcı etkileri olan bir çalışmadır.

Son olarak belirtmek gerekir ki kuruluşun iç çalışmalarmda da, tıpkı çevreye dönük halkla ilişkiler çalışmalarında olduğu gibi her-kese belirli görevler ve sorumluluklar düşmektedir. Bu yüzden halkla ilişkiler bürosunun çalışmalarına olabildiğince yardımcı olmak gere-kir. Ancak bu yardımın zorunlu olduğuna başta üst düzey yöneticileri olmak üzere örgütte çalışanları ikna etmek yine aynı halkla ilişkiler bürosunun görevidir.

SONSÖZ

Halkla ilişkiler uygulamasının topluma ideoloji aşılamadan başla-yarak yönetici ile halkm ilişkilerine kadar uzanan bir alana yayıldı-ğını görmekteyiz. Bu uygulamadan özel kesim ve kamu yönetimi deği-şik biçim ve amaçlarla yararlanmaktadır. Her örgüt kendi özelliklerine ve içinde yaşadığı koşullara göre onu uygulamaya koyar. Bazen top-luma karşı örgütü savunma, bazen salt ideolojik amaçlarla bazen uzun dönemde kârı çoğaltma, bazen karşı bir kampanyanın etkisini azalt-mak için halkla ilişkiler tekniğine başvurulduğu görülür. Halkla iliş-kileri yürüten kişi ya da kişilerin konularında yapabilecekleri çalışma-lar değişik açıçalışma-lardan olmak üzere dört temel gruba ayrılmaktadır. Bun-lar :

a. Örgütün çevresini oluşturan vatandaş, yönetilen kümesi, müş-teri gibi adlarla adlandırılan kişilerle yüzyüze ilişkilerde örgütün olum-lu bir tutum içinde olmasmı sağlamak, bu konuda çalışmalar yapmak;

b. Kitle iletişim araçları ile ilişkiler kurmak, ve örgütle ilgili ha-berlerin bu araçlarda yer almasını temin etmek;

c. Örgütten çevreye doğru çıkan değişik nitelikteki haberlerin birbirleriyle uyumunu sağlamak ve ortaya çıkabilecek bu konudaki çelişkileri önlemek;

c. Çevre ile örgüt arasında haberleşme politika ve programlarını saptayarak bunların gerçekleşmesi için üst düzey yöneticileri ile iş-birliği yapmak ve üst makamlara öneri götürmektir.

Ancak yukarda belirtilen konularda başarılı örnekler verebilmek için halkla ilişkiler olayını yalnızca çevreyle haberleşme olayının öte-sine taşırmak gerekmektedir. Salt iletişim konularında kendini yetkili gören bir uygulamanın başarısı kuşkusuz sınırlı olacaktır. Nitekim halkla ilişkiler konusunda ortaya çıkan aksaklıkların özüne indiğimiz-de daha önceleri indiğimiz-de belirttiğimiz gibi şu tür neindiğimiz-denlerle karşılaşmakta-yız : Yapılan hizmetlerin nitelik ve nicelik bakımından yetersiz oldu-ğu yerlerde iyi bir halkla ilişkiler uygulamasını görmek mümkün de-ğldir. İş sahiplerine, tüm yönetilen kategorilerine eşit işlem yapılması

141

zorunludur. Aşırı formalismden kaçınmalı, yönetim eylem ve işlem-lerinde olabildiğince açık olmalıdır. Halkla örgütün tüm yöneticileri ve görevlileri iyi ilişkiler içinde olmalıdır. Bu ilişkilere güleryüzlülük, anlayış, nezaket ve karşılıklı saygı egemen olmalıdır. Başvuran kişile-re ya da müşterilekişile-re noksan ve hatta yanlış bilgi vermekten kaçmmar lı, yönetilenlere karşı olabildiğince dikkatli davranıp istenilen bilgiler sağlanmalıdır.

Her kuruluşun ayrı bir çevresi, ayrı bir kamusu vardır. Örgüt ola-rak kendisinin de belirli özellikleri onu başka örgütlerden ayıran ni-telikleri olabilir. Örneğin bazı kuruluş yalnızca halkın belirli konular-daki eylemlerini sınırlamaya yönelik olabilir. Örneğin Polis örgütü gi-bi, Maliye Bakanlığı gibi. Kimi örgüt yalnızca belirli bir konuda hiz-met üretir. Karayolları Genel Müdürlüğü, TCDD gibi. Bazı örgütlerde belirli konularda yalnızca mal üretip bunların satışmı amaçlamışlar-dır. Sümerbank ya da bir çok özel kesim kuruluşları bu konuda örnek oluştururlar. İşte bu yüzden her kuruluş kendine uygun gelebilecek halkla ilişkiler programını uygulamaya koyar. Kimi kez kendine özgü bir uygulamaya bile rastlanır. Ancak tüm halkla ilişkiler uygulama-sında yukarda andığımız noktalar ve sorun eksenleri ve ilkeler kesin-likle gözden kaçırılmamalıdır.

Halkla İlişkiler iki yönlüdür. Halkın belirli hizmetleri, davranış-ları yönetimden istemesi beklemesi gerekir. Bu hizmet isteklerinin ay-rıca açıklanması zorunludur. Karşılıksız bir halkla ilişkiler düşünüler mez. Kamu yönetiminde sırf halkla ilişkiler yapmış olmak için belir-li uygulamalar içine girmenin anlamı yoktur. Bu nedenle halkın be-lirli bir eğitim düzeyinde bebe-lirli bir siyasal bilinç içinde yönetimden belirli isteklerde bulunması halkla ilişkiler için zorunlu bir koşuldur.

Karşısında son derece edilgen bir toplum bulunan yönetsel örgütlerin halkla ilişkiler uygulamasına gereksinmeleri olduğu söylenemez. İtiraf edelim ki işte bu noktada Türkiye'deki gelişim, çok yavaş olup daha önemlisi yönetim-yönetilen ilişkilerini başka yönlere çekecek bir olu-şum örneğidir. Ülkemizde halkın yönetimi etkilemesinden çok "kandır-maya" çalışması moda olmuştur. Yönetim de buna karşılık hizmet et-mekten çok, "oyalama" taktiklerine başvurmaktadır.

Ülkede tüm öteki yapı ve ilişkiler için olduğu kadar halkla ilişki-ler uygulamasının da yön ve içeriğini belirleyen değişkenilişki-ler bulunmak-tadır. Toplumda eğitim düzeyi, okumuşların oranı akla ilk gelen değiş-kendir. Buna ek olarak siyasal rejimin de halkla ilişkilere büyük etki-si bulunmaktadır. Bu iki değişkene bağlı olarak halkın sahip olduğu siyasal bilinç ve "sens civique" (vatandaşlık ve ona bağlı olan

sorum-luluk duygusu) halkla ilişkileri bir başka açıdan etkilemektedir. Yu-karda da belirttiğimiz gibi yönetimin ancak zorlanması sonucunda-dır ki ondan belirli hizmetler alınmaktasonucunda-dır. Bu arada yönetimi halkla ilişkiler uygulaması yönünde zorlayacak olan yine yönetilenden gelen bu baskı ve istekler olacaktır.

Toplumun olabildiğince baskı grupları biçiminde örgütlenmiş ol-ması halkla ilişkilerin yoğunluğunu belirten bir başka ölçüttür. Çıkar kümelerinin yönetimden isteklerini açıkça ortaya koymaları, bunu el-de etmek için yönetimle ilişki içinel-de bulunmaları, ona baskı yapma-ları halkla ilişkilerin geliştiği bir başka alan oluşturur. Kamu yöneti-mi çevresinde bu kümelerin çokluğu onu daha çok hesap vermeye iten etmenlerin de başında gelmektedir. Aynı zorunluluk hiç kuşkusuz top-lumda ayrı bir örgütlenme yapısına sahip özel kesim kuruluşları için de söz konusudur.

Bir çok çalışmada belirtildiği gibi yönetimden şikayet edilmeyen ülke yok gibidir. Yönetim halk ilişkisinde önemli aksaklıklara hemen her yerde rastlanır. Bu aksaklıklar bir yönüyle teknolojik gelişmenin ve uzmanlaşmanın, bir yönüyle de yönetimin tutumuyla halkm özel-liklerinin bir sonucudur. Teknolojik gelişme ve uzmanlaşmadan doğan sakıncaları gidermek oldukça zordur. Bunlara çoğu yerde katlanılır.

Ancak halkın tanıma-bilme eksikliğinden, yönetilenlerin çıkarlarının birbirine ters düşmesinden ileri gelen aksaklıklar söz konusu olduğun-da yönetimin yapabileceği bazı şeyler bulunmaktadır. Bunların başın-da başın-da etkili ve yaygın bir halkla ilişkiler uygulaması gelmektedir. Ya-ni olabildiğince kitle iletişim araçlarını devreye sokarak halk kitleleri-ni aydınlatmak, belirli konularda onları uyarmak ve yaşadıkları or-tam içinde onları gerekirse eğitmek gerekmektedir. Fakat bütün bu çalışmaları gerçekleştirirken yönetim savunduğu ve çoğu kez de sahibi bulunduğu ideolojiyi toplum katmanlarına aşılamaktan, egemen ide-olojiyi savunmaktan da geri kalmamaktadır.

Yönetim içinde ve dışında bulunan değişik etkenler aynı yönde birleştiğinde ortaya çıkan sorunların altından halkla ilişkiler uygula-ması ile kalkılamıyacağı da açıktır. Yönetimin yapısından ileri gelen aksaklıkları gidermek için yönetim içinde bazı değişiklikler yapmak zorunlu olmaktadır. Bu değişikliklerin bir bölümünün çevredeki tanı-ma-bilme eksikliğini giderebilmesi için, yönetimi harekete geçirici ni-telikte olması da gerekir. Çünkü çevrede saptanan yönetim hakkında-ki bilgi eksikliğinin oluşumunda yine yönetimin yanlış, savsaklayıcı tutumunun da payı bulunmaktadır. Yönetimi çevreye tanıtıcı mesaj ve haberler yine yönetimden kaynaklanmak durumundadır. Ne var ki,

çevreyle ilişkilerine düzenlilik getirmesi için yöneticiye ve onun iste-ğine bırakılan halkla ilişkiler uygulaması, yönetim tarafından sürekli olarak savsaklanmaktadır. Çünkü yönetici yönetilenle ilişkisinde orta-ya çıkan, kendisini koruyucu adına içreklik dediğimiz, çemberin sü-rüp gitmesinden yanadır. Bunda da kendi çıkarı vardır. Dolayısıyla bu konuda ortaya çıkan aksaklıkların giderilmesi için yöneticiden girişim beklemek yanlış ve sonuç vermeyen bir davranış olacaktır. Ayrıca iç-reklik denen koruyucu kabuğun varlığından toplumla ilgili yasal dü-zenlemeleri yapan kişiler, yani politikacılar da yararlanırlar. Bu ka-buktan ayrıca komisyoncular ve avukatlar gibi bazı meslek mensup-ları da büyük ölçüde yararlanmaktadırlar. Dolayısıyla bu konuda halk-la ilişkiler uyguhalk-lamasının başarılı olmasını beklemek mümkün gözük-memektedir. Karar verecek olan kişiler içrekliği kaldıracak yetkileri elinde bulunduran kişiler, içreklikten bizzat yararlanan kişilerdir.

Şimdiye kadar saydığımız tüm sorunların bilincinde olan ve halk-la ilişkiler gibi zor ve külfetli bir görevi yerine getirmek için hiç kuş-kusuz engin bir sosyal bilim kültürüne gerek duyulmaktadır. Bu görevi yerine getirilecek kişilerde aranması gereken en önemli özellik de bu-dur. Çünkü halkla ilişkiler görevlisi çevreyle kolay ilişki kuran, araş-tırma nosyonu son derece gelişmiş, bilim ve araşaraş-tırmayı üstün tutan kişidir. Dolayısıyla halkla ilişkiler uzmanı ciddi, yorucu bir eğitim sü-recinden geçtikten sonra yetişebilmektedir.

HALKLA İLİŞKİLER KONUSUNDA KISA BİBLİYOGRAFYA

A B A D A N Nermin, Modern Toplumlarda Halkla Münasebetler, TODAİE, Anka-ra, 1964.

A Ş N A Alaeddin, Halkla İlişkiler, 1İTİA, İstanbul, 1979.

A K A D Mehmet, Baskı Gruplarının Siyasal İktidarla İlişkileri, Hukuk Fak. İstan-bul, 1976.

B A Y L A N Ömer, Vatandaşın Devlet Yönetimi Hakkında Şikayetleri ve Türkiye İçin İsveç Ombudsman Modeli, İçişleri Bak. Yayınları, Ankara, 1978.

ÇERÇİ Meral ve ŞEN Semra, Halkla İlişkiler, DPT, Ankara, 1974.

ÇADIRCI Suat, Halkla İlişkiler, Ankara, 1967.

HEKİMGİL Emin, Halkla İlişkiler Reklam ve Propaganda, Ankara, 1968.

HOHONBERG John, Gazetecilik Mesleği, Gazetecilik Cemiyeti Yay. İstanbul, 1963.

K A Z A N C I Metin, Halkla İlişkiler Açısından Yönetim ve Yönetilenler, SBF, An-kara, 1978.

Milli Prodüktivite Merkezi, Halkla İlişkiler Semineri, Ankara, 1971.

Milli Prodüktivite Merkezi, Endüstride Halkla İlişkiler, Ankara, 1970.

Milli Prodüktivite Merkezi, Kamu Kuruluşlarında Halkla İlişkiler Semineri, An-kara, 1976.

MIHÇIOĞLU Cemal, Üniversiteye Giriş ve Liselerimi^, SBF, Ankara, 1969.

ORRICK James, Halkla İlişkiler, SBF-BYYO, Ankara, 1967.

OSKAY Ünsal (Der. ve Çev.), Kitle Haberleşme Teorilerine Giriş, SBF, Ankara, 1973.

SEZER Duygu, Kamuoyu ve Dış Politika, SBF, Ankara, 1972.

SOYSAL Mümtaz, Halkın Yönetime Etkisi, TODAİE, Ankara, 1968.

TORTOP Nuri, Kamu Kuruluşlarında Halkla İlişkiler, TODAİE, Ankara, 1975.

UYSAL Birkan, Kamu Yönetiminde Halkla İlişkiler Uygulaması, (Basılmamış Dok-tora tezi), SBF, Ankara, 1972.

YALÇINDAĞ Selçuk, Yönetim Halk İlişkileri, TODAİE, Ankara, 1974.

145

/

Belgede HALKLA İLİŞKİLER (sayfa 151-162)