örgüt İçinde İletişim ve Sorunları

Belgede HALKLA İLİŞKİLER (sayfa 147-151)

F. SERGİLER

VIII. İÇ HALKLA İLİŞKİLER YA DA KURULUŞ İÇİ HALKLA İLİŞKİLER

1. örgüt İçinde İletişim ve Sorunları

Örgüt üyelerinin gerek işlerinden gerekse çalıştıkları örgütten hoş-nut olmaları ve bu hoşhoş-nutluğun derecesi geniş ölçüde iletişim sistemi-nin istenilen biçimde işleyip işlememesine bağlıdır. İletişimin smır ta-nımadığı, çok yoğun ve yaygın olduğu bir ortamda herhangi bir ku-rumda çalışanların kurumlarıyla ilgili haberleri öğrenmek istemeleri doğaldır ve bu konuda ortaya çıkan gereksinmenin mutlaka karşılan-ması gerekir. Örgütte olup biten herşeyi bütün açıklığı ile örgüt çalı-şanlarına aktarmak gerekir. Kuşkusuz bu çalışmanm öncülü örgütte çalışanlar aleyhine herhangi bir eylem ve işlemin olmamasıdır. Örgüt-te gizli kapaklı işlerin varlığı bu iletişimi daha başında engelleyecektir.

Burada gerek kurumun yönetimini gerekse sendikaları etkisiz kıl-mak, personeli aldatmak ve oyalamak gibi bir amaç söz konusu değil-133

dir. Bu nedenle olabildiğince açık olmakta yarar bulunmaktadır. İç halkla ilişkilerin en önemli ilkesi budur. Personel ile yönetim arasında bir diyalog oluşturulmaktadır. Bu diyalog içinde personele, işi niçin yaptıkları, hangi amacın söz konusu olduğu, işin nasıl gerçekleştiği anlatılıp, örgütün durumunun ne olduğu tüm çıplaklığı ile ortaya kon-malıdır. Bunun ise ancak etkili bir iç iletişim sistemi ile sağlanacağı bilinmektedir.

a. Gayriresmi (İnformal) İletişim

Örgütün resmi yapısının ortaya koyduğu iletişim sistemi ve bu-nun çalışması örgütün tüm çalışmalarına ve her zaman gerektiği kar-şılığı veremez. Bir başka anlatımla resmi yapının gerektirdiği iletişim her zaman, belirli gereksinmeleri karşılıyamamaktadır. Kimi kez de örgüt yapısının yarattığı iletişim gerçeği yansıtmaz. Belirli konularda iletişim susar, belirli konularda da gerçekler saklanabilir. İşte bu du-rumda örgütte çalışanlar arasında adma gayriresmi (informal) ileti-şim dediğimiz bir iletiileti-şim biçimi oluşur. Bu iletiileti-şim kuru olmayıp es-pirilidir. Bu iletişim oldukça esnekdir. Ayrıca hiç de ağır işlemez. Bu özellikleri bünyesinde toplayan iletişim biçiminin adı dedikodudur. De-dikodu resmi iletişimin iyi işlemediği zaman kaçınılmazdır. Örgüt için-de her zaman var olan gayriresmi yapıya uygun olarak yatay ya da dikey olarak işler.

Dedikodunun özellikle örgüt üyelerine kendilerini ilgilendiren ko-nularda yeteri kadar bilgi verilmediği zaman arttığı saptanmıştır. Ay-rıca resmi iletişimin olayları saptırdığı zamanlarda da dedikodunun yoğunlaştığı ve verimi olumsuz olarak etkilediği bilinmektedir. Bu du-rumda resmi iletişim bir yandan örgüt üyeleri ile ilgili her gelişmeye yer vermeli ve olanları doğru biçimde astlara yansıtmalıdır.

Öte yandan dedikodu örgüt üyesinin sübjektif özelliklerine yer ver-mekte bu özelliklere büyük ölçüde dayanmaktadır. Dedikodu bir yö-nüyle örgüt üyesinin umut, tasa ve duygularıyla da yakından ilişkilidir.

Bu nedenle de örgütün objektif (nesnel) koşullarını açıklamaktan çok örgüt üyelerinin duygusallıklarını açığa vuran bir iletişim biçimidir.

Gizli kalmış bir dünyayı ve onun yapısını dedikodu ayrıntılı olarak açıklıyabilmektedir. Örgütte çalışanların durumlarıyla yakından ilgi-li olduğu için üst düzey yöneticileri tarafından mutlaka dikkate alın-mak zorundadır.

Dedikodunun belirli bir yolu ve yöntemi yoktur. Başta da belirt-tiğimiz gibi resmi haberleşme kanallarının dışında ve ondan bağımsız-ca oluşur. Anbağımsız-cak ağızdan ağıza dolaşması bazı sonuçlara yol açar.

De-dikoduya esas olan mesaj sirkülasyon arttıkça daha açık ve net bir du-ruma girer. Söylenmesi ve anlatılması daha kolaylaşır. Dedikoduya temel oluşturan olayın önemi giderek göreceli olarak artar. Sonuncu olarak da dedikoduya esas olan mesaj ya da mesajlar onu kulaktan kulağa aktaran kişilerce kısaltılır, kendi eğilimlerine göre dedikoduya içerik verilir, yani bir düzenleme yapılır.

Her konunun açıkça ortaya getirildiği ve örgütte olup biten özel-likle örgüt üyelerini yakından ilgilendiren konuların açıkça tartışıldı-ğı ortamlarda yani iç halkla ilişkilerin uygulandıtartışıldı-ğı yerlerde dediko-dunun yeri olmayacaktır. Buna gerek kalmayacaktır. Dedikodediko-dunun et-kinliği azalacak ve örgütsel düzene olumsuz etkisi önlenmiş olacaktır.

b. Resmi (Formel) İletişim Kanalları

Herhangi bir örgütün kuruluş ve örgütlenme planları iletişim sis-teminin ilkelerini ortaya koyar. Kimlerin kimlerle ilişki kuracağını, kimlerin hangi konularda yetkili olduğunu ve kimlerin hangi tür bil-gileri toplayacağı ve bu bilbil-gilerin hangi basamaklarda toplanacağını bu planlar göstermektedir. Formel yapı içinde oluşan basamaklar, yani hiyerarşi bir açıdan iletişimin yönü ve hızını da belli etmektedirler. Bu yapı içinde iletişim, örgütte aşağıdan yukarıya, yukandan da aşağıya olmak üzere iki yönlü olup, en alt düzeyde çalışan bir işçi ile en üst düzeyde çalışan bir genel müdür arasında bir bağıntı kurar. Genel mü-dür tarafmdan çıkarılan bir emir en alt basamaktaki bir masaya bi-reysel bir buyruk olarak gelebileceği gibi, en alt düzeyde çalışanların belirli konulardaki önerileri yukardaki genel müdüre bir rapor halin-de ulaşabilir. Bu gidiş geliş sırasında kuşkusuz örgütün resmi hiyerar-şisi içinde yer alan makamlar da bu bilgilerden haberdar olurlar. Ör-gütlerde resmi yazı altına atılan imza, yalnızca sorumluluğu belirle-mek için değil, aynı zamanda iletişim sisteminde yer alan bir kişinin olaydan bilgisi olduğu anlamına gelmektedir. Ayrıca yönetim dünya-sında çok yaygın bir uygulama olan "paraf müessesesi" yani bir yazı-nın altına belirli bir görevlinin isminin baş harflerini koyması ya da imzalaması silsileli bir sorumluluk yanında ,olup bitenden aynı ilgili-nin haberdar olduğu anlamınadır, dolayısıyla bir resmi iletişim aracı-dır.

Örgüt içindeki tüm resmi yazılar, raporlar, genelgeler, resmi top-lantılar, komisyon tutanakları resmi iletişim biçimleridir. Bunların gerektiği gibi ve tüm gereksinmelere karşılık verecek biçimde yürütül-mesi yönetsel örgütlerde hele büyük kuruluşlarda her zaman mümkün olmamaktadır. Bir kere özellikle büyük örgütlerde hiyerarşik

kademe-lerin çokluğu iletişimin hızmı ve buna bağlı olarak etkisini büyük öl-çüde kaybettirmektedir. Resmi haberleşme hiyerarşik kadameler ara-smda doğal bir süzmeden geçirilmektedir. Her basamak kendi işine gelen biiçmde belirli yorumlara gitmekte, bu arada yanlış anlaşılma-lar olmaktadır. Her basamak belirli mesajı kendine göre iyi olan yön-leriyle ele almakta, üst ya da astlarına kendi çıkarlarına zarar vermi-yecek biçimde aktarmaya çaba harcamaktadır. Bu da kimi kez konu-nun çarptırılması gibi bir sonucu da birlikte getirmekte, haberin özü değişebilmektedir.

Yönetimde merkeziyetçilik anlayışının egemen olduğu ülkelerde iletişim, belirli engellerle karşılaşmaktadır. Güçlü merkezi yönetim ya-pıları olan ülkelerde, bu arada ülkemizde de, karar alma ve sorun çözme yetki ve inisiyatifinin merkezde toplanması, taşra yönetimle-rinin en önemsiz sorunlar karşısında bile merkeze danışma zorunlu-luğunu doğurmuştur. Bu durum, merkezle haberleşmeyi rutin hale getirdiği gibi, iletişim kanallarının son derece yüklenmesi ve bu arada aksaması gibi bir sonuca yol açmaktadır. Yönetimimizde ne özerk yö-netim adacıkları vardır ne de yetki devri gerektiği gibi yapılmıştır.

Tüm yetkiler örgüt içinde belli bir elde yani üst düzeyde toplanmıştır.

Ülke çapında yetkiler de merkezi yönetimin elinde bulunmaktadır. Öte yandan belirtmek gerekir ki Türk Kamu yönetiminde astlara yetki devri konusunda titiz davranan gelenekçi anlayış aynı zamanda sis-temin öteki öğeleri tarafından da adeta desteklenmektedir. Astlarla üstler arasındaki ilişkilerin pek olumlu olmadığını araştırmaların so-nucu olarak da belirtmemiz gerekir. Bu konuda sorumluluk da ve ile-tişime engel olan tutum ve davranış da üstlerden gelmektedir. Yöne-tici kişilerin yönetilen kadar astları ile olan ilişkilerini dostça, karşı-lıklı güven ve saygıya dayalı ve en önemlisi içtenlikle yürütmeleri ge-rekmektedir. Ancak ne var ki bu konuda gösterilmesi gereken iyi ni-yetli yönetici davranışları, bazen astlarla üstler arasmda ortaya çıkan

"sosyal mesafe" nedeniyle daha işin başında sonuçsuz kalmaya mah-kum olmaktadır. Bunu önlemenin gerçek yolu, örgüt içinde de-mokratikleşmenin sağlanması ve bunun en önemli ilkesi olan yöne-time katılmanın örgütün tüm kademelerinde ve sorunlarının çözü-münde geçerli ve zorunlu bir yöntem olarak benimsenip, uygulanma-ya konulmasından geçmektedir.

İletişim konusunda bazı güçlükler astların davranış ve tutumla-rına bağlıdır. Bir kısım ast üstlerine karşı tüm konularda çok çegin-gen davranırlar. Onlarla hangi nedenle olursa olsun ilişki kurmak-tan kaçınırlar. Bu, örgüt içinde iletişimi engelleyen nedenlerden biri-dir. Bu arada astların önemli bir kesimi belirli olayları üstlerine

ile-tirken onları bilerek belirli süzgeçlerden geçirirler. İletişime esas olan mesaj olduğu gibi değil, astın yorumuna ve onun çıkarlarına uygun bir süzgeçten geçtikten sonra üstlere ulaşır. Bu nedenle örgüt için-de hem aşağıdan yukarıya doğru işlemesi gereken iletişim aksar hem de kimi kez yönetici yanlış bilgi edinir. Buna bir de belirli sorun kar-şısında açık düşünceli olmayan ve kendinden bu konuda kuşku duyan astların davranışını da eklemek gerekecektir.

Astlarm yetişme biçimleri, yaşam deneyimlerinin sonucu olarak ortaya çıkan yönetim basamakları ile iletişimdeki dil güçlüğü de bu konuda önemli bir engeldir. Resmi iletişim içinde belirli sonuçların alınmasını dil güçlüğü büyük ölçüde engelleyebilmektedir. Astlarla üstler arasmdaki deneyim ve yetişme fark ve ayrılıklarının iletişime yansıması ve onun olumsuz olarak engellenmesinin önünü almak ol-dukça zordur. Bir kesim için başka, bir kesim için başka biçimde an-laşılabilecek simgelerin kullanımı iletişimi aksatmaktadır. Astlarla üst-ler arasmdaki "kültürel mesafenin" bir sonucu olarak ortaya çıkan bu güçlüğü yenmek için asıl çaba, üst düzey yöneticilerine düşmektedir.

Bu konuda iç halkla ilişkiler uygulamasının da dikkate alması gereken özellikler bulunmaktadır. Bireylere yollanan mesajlar genellikle onla-rın dolaylı ya da dolaysız olarak oluşturdukları yaşam deneyim alan-larını göz önünde tutmalıdır. Kişinin kolayca algılıyamıyacağı sim-gelerle, bu simgeleri kullanarak o kişiyle iletişim kurmak çok zordur.

Bireyin anlamadığı terimler kullanarak ona hitabetmek "gürültü" yap-maktan başka birşey değildir. Haberleşen öğeler arasında "düşünce çerçevesinin" olabildiğince geniş olması yani kullanılan simgelerin or-tak anlam ve içeriğe sahip olması zorunludur. Bu sağlandığı or-takdirde iletişimden istenilen sonuç elde edilebilmektedir. Demek ki dil güçlü-ğünü yenmek için özellikle astlarm kolayına gelecek simgeleri kullan-malı, onlar tarafından kolayca anlaşılabilecek terimlerle iletişim ger-çekleştirilmelidir. Bunu yapmak da asıl olarak üst düzey yöneticüerine düşmektedir.

2. İç Halkla İlişkiler Uygulamasında Kullanılan

Belgede HALKLA İLİŞKİLER (sayfa 147-151)