Teknik Potansiyel: Bilgi Teknolojisi

Kamu yönetiminde bilgi teknolojisi modeli, günümüzde oldukça tartışılan bir konu haline gelmiştir. Ancak modern bilgi teknolojileri potansiyeli, kamu sektöründe oldukça sınırlı kullanılmakta ve kullanım olanakları da kurumlara göre değişiklik göstermektedir. Oysa gerek kamusal gerekse özel alanda örgütlerin ölçeği, bilgi teknolojisinden yararlanmaksızın yönetilemeyecek, planlanamayacak, denetlenemeyecek, eşgüdümü sağlanamayacak ve dolayısıyla etkinlik ve verimliği, ekonomikliği başarılamayacak ölçüde büyümüştür.

Teknoloji, ekonomi, politika ve toplumsal hayat üzerinde hızlı değişim ve dönüşüme neden olabilecek bir potansiyele sahiptir. Bilgi teknolojisi de bu dönüşümü gerçekleştiren temel aktörlerden birisidir. Özellikle yerinden yönetimleştirme ve demokratikleştirme potansiyeli, bilgi teknolojisini merkezi konuma yerleştirmektedir. Yeni yönetim anlayışının potansiyel bir unsuru olmasını da, bir yandan yerelleştirme ve demokratikleştirme etkisi, diğer yandan da örgüt içi hiyerarşik yapıları ortandan kaldırma (basık hiyerarşi) özelliği sağlamaktadır (Ehlers, 1995: 242).

Bilgi teknolojisi potansiyeli, son on yılda örgüt stratejilerinde önemli ölçüde kullanılmıştır. Bu bağlamda yeni yönetim anlayışı kamu sektöründe de belli bir bilgi standardını öngörmektedir (Schedler/Proeller, 2000: 227). Kamu yönetiminde büyük ölçekli örgütlerin yönetimi, bir başka deyişle, örgütsel amaçların saptanması, etkinliklerin planlanması, eşgüdüm ve denetimin sağlanması örgütün çevresinden ve kendi alt sistemlerinden elde edeceği bilgilerin niteliği ve bunların değerlendirilmesi ile yakından ilişkilidir (Ergun/Polatoğlu, 1992: 148). Bilginin kurum boyutunu ilgilendiren tarafı olduğu kadar, vatandaşları ilgilendiren boyutu da bulunmaktadır. Bir yandan kurum, yapmak zorunda olduğu hizmetleri verimli, etkin, kaliteli ve zamanında sağlamak, örgüt içi koordinasyonu oluşturmak ve diğer yönetsel işlevlerini yerine getirebilmek için bilgiye ihtiyaç duyarken; diğer yandan vatandaşlar da yönetsel faaliyetlerle ilgili bilgi edinmek istemektedir.

Diğer taraftan bilgi ve iletişim teknolojisi, örgütsel değişmelerde de önemli bir rol oynamaktadır. Bir çok örgütsel değişim, ancak bilgi ve iletişim teknolojisiyle mümkün olabilmektedir (Schwabe/Vöhringer, 1998: 141). Ancak bilgi ve iletişim teknolojisinin

olanaklı hale getirdiği örgütsel değişimler kendiliğinden gerçekleşmemektedir. Örgütsel değişim için hem özel, hem de kamu sektöründe aktif çabalar zorunludur. Kamu yönetiminde örgütsel dönüşümden beklentiler, daha etkin, etkili ve şeffaf bir yönetim sistemi oluşturmaktır. Ancak, iletişim teknolojisinin artmasıyla özel hayata müdahalelerin artabileceği de göz ardı edilmemelidir.

Son olarak, bilgi ve iletişim teknolojisi, bilgi ve tecrübelerin aktarılması ve kullanılmasında önemli bir rol üstlenmektedir. Bütün kamu yönetimi alanında maliyetlerin düşürülmesi, yüksek verimlilik ve kalitenin sağlanması için duyarlı bir yönetim yapısının oluşturulması, uluslararası rekabet koşulları nedeniyle ivedi olarak gerçekleştirilmek zorundadır. Bu bakımdan bilgi ve iletişim teknolojisi kamu yönetiminin dönüşümü için temel yapı taşı niteliğindedir (Schwabe/Vöhringer, 1998: 141). Ayrıca geleneksel bürokrasiyi ayakta tutan temel nedenlerden birisi, bilgi kaynaklarının tepedeki belli kişilerin tahakkümünde olmasıdır. Özellikle dikey hiyerarşik yapı, piramidin alt tarafında bulunanların, neyi nasıl yapacaklarını emir-komuta zinciri içerisinde üstlerinden öğrenmelerini gerektirmektedir. Mevcut yapıda, örgüt içerisinde bulunanlar bile, faaliyetlerle ilgili olarak, ancak kendilerini ilgilendiren ölçüde bilgi sahibi olabilirken, örgüt dışındaki insanlar için yönetim faaliyetlerine ilişkin bilgi edinmek imkansız denecek kadar zordur. Modern bilgi ve iletişim teknolojisi, bilgi kanalları üzerindeki tekeli ortadan kaldırmaktadır. Bu teknoloji sınır tanımaz özelliği nedeniyle, kamu kurumlarını da rekabet ortamına çekmektedir. Bilgi ve deneyimleri artan vatandaşların kamu yönetiminden beklentileri de değişmektedir. Yeni yönetim anlayışı, modern bilgi teknolojisi olmaksızın uygulanamaz. Uygulamada yeni yönetim anlayışı, ancak modern bilgi teknolojisi ile somut bir varlık kazanabilir. Vatandaşların bilgilendirilmesi ve böylece güçlendirilmesi, yönetim süreçlerinin en uygun hale getirilmesi, ve vatandaşların desteğinin alınması gibi hususlar modern bilgi ve iletişim teknolojisi ile olanaklıdır.

2.4.3.1. Bilgi Teknolojisinin Kullanım Aşamaları

Son yıllarda bilgi teknolojisinin hızla gelişmesi, işletme yönetiminde olduğu gibi kamu yönetiminde de oldukça hızlı bir değişimi beraberinde getirmiştir. Bu değişime neden

olan bilgi teknolojisinin kullanımı çeşitli aşamalardan geçmiştir. Bu aşamalar şu şekilde sistematize edilebilir (Schedler/Proeller, 2000: 228):

a) Otomasyon: Makine süreçlerinin insan çabası yerine ikame edilmesi anlamına gelmektedir. Başka bir deyişle otomasyon, faaliyetlerde insanlardan daha çok makinelerin etkin olması demektir (Ergun/Polatoğlu, 1992: 151). Bu duruma örnek olarak, sınavların optik okuyucu ile değerlendirilmesi gösterilebilir. Bilgi teknolojisinin otomasyon aşamasında, bilgiyi kazanmak ve elde etmekten daha çok, mevcut işleyişin maliyetlerinin azaltılması merkezi konumda yer almaktadır. Amaç, mevcut sürecin daha verimli hale getirilmesidir. Kamu yönetiminde otomasyon büyük ölçüde kullanılmaktadır. Ancak, diğer yandan geleneksel yönetim düşüncesinden kaynaklanan bilgi ve belgeleri dosyalama alışkanlığı devam etmektedir.

b) Bilgilendirme: Bu aşamada bilgi teknolojisi, gerekli bilgileri hazırlamakta ve yeni bilgilerin kullanılabilir hale gelmesine katkı sağlamaktadır. Yeni yönetim anlayışı, geniş ölçüde yönetimin ve vatandaşların bilgilendirilmesini öngörmekte ve bu yönde talepler ortaya koymaktadır. Modern bilgi ve iletişim teknolojisinin kullanılması ile yönetim, örgütsel faaliyetler konusunda yönetim içinden ve yönetim dışından ayrıntılı bilgi edinebilmektedir. Etkinlik ve performans odaklılık, sözleşmelerle yönetim, yetki aktarımı gibi ilkeler, tarafların gerekli bilgi ve iletişim konusunda tatmin edilmesini gerektirmektedir. Bilgilendirme, rasyonellik, zamana uygunluk ve finansal çevreyi kapsamaktadır.

c) Dönüşüm: Bilgi teknolojisi kullanımının bu aşaması, diğer iki aşamadan esaslı bir şekilde ayrılmaktadır. Otomasyon ve bilgilendirme, mevcut örgüt biçiminde gerçekleştirildiği ya da gerçekleştirilebildiği halde, dönüşüm aşaması, şimdiye kadar var olan yapı ve işleyişlerin bilgi teknolojisi olanaklarına göre toplu bir yeniden yapılandırılmalarını gerektirmektedir. Yapısal değişim performansı, müşteriler yönünde olmaktadır. Bu radikal değişimin arkasındaki düşünce ise, mevcut bürokratik yapılarda karşılaştığımız hiyerarşi ve işbölümünün, endüstri çağının daha karmaşık ve daha büyük faaliyetlerine uygun bir örgütsel yapı olduğunu desteklemektir. Buna karşın bilgi teknolojisi, bütün alanlarda bilginin kullanılabilirliğini olanaklı hale getirmektedir. Böylece o, örgüt içinde ve örgüt dışındaki faaliyetlerin, dikey hiyerarşik yapının ortadan kaldırılmasına uygun bir şekilde entegrasyon ve ilişkisini olanaklı hale getirmektedir.

Bunun dışında, bilgi teknolojisi uzmanlık bilgisinin mekândan bağımsız olarak ve daha iyi gelişmesine olanak sağlamaktadır.

Teknik dönüşüm şaşırtıcı bir biçimde yeni yönetim anlayışı amaçlarını destekler şekilde gelişmektedir. Ancak bu gelişmeler ve değişim, kamu yönetiminde bir takım engellerle karşılaşmaktadır. Öncelikle, örgüt ve süreçler bakımından bir takım hukuki engeller bulunmaktadır. Diğer taraftan, özel sektörde de olduğu gibi, yeniden yapılanma için çeşitli faaliyetlerin uyumu bakımından problemler ortaya çıkmaktadır. Bunun için, gerekli hukuki düzenlemelerin yapılması gerekmektedir.

2.4.3.2. Bilgi Teknolojisinin İşlevleri

Bürokrasinin dolayısıyla geleneksel yönetim düşüncesinin en önemli güç kaynaklarından birisi bilgi ve uzmanlıktır (Eryılmaz, 1999a: 211). Bürokrasiyi ayakta tutan bu bilgi kaynaklarına tahakkümün belli kişilerin tekelinde bulunması, bilgi teknolojilerinin devreye girmesi ile birlikte değişmeye başlamıştır. Çünkü, bilgi teknolojisi bir yandan bilginin dijitalleşmesine^∗

neden olurken diğer yandan onun her yerde bulunabilirlik özelliğine kavuşmasını sağlamıştır (Reinermann, 1997: 430). Bilginin dijitalleşmesi ve fiziksel engellerden kurtularak her yerde bulunabilme niteliğine kavuşması, geleneksel örgüt yapılarının ve işleyişlerinin yeniden gözden geçirilmesine neden olmuştur. Böylece, toplumsal ve teknik dönüşümün arka planında insanların olanakları ve rolleri büyük bir değişim göstermiştir (Reinermann, 1997: 431). Geleneksel yapıda, dikey hiyerarşi nedeniyle enformasyon, bir ağaç gibi şekillenmiştir. Bir daldaki yapraktan diğer daldaki yaprağa geçiş için önce köke inmek gerekmektedir. Bunun için bürokrasi ile mücadelede, temel strateji bilgi kanalları üzerindeki tekelin kırılmasını sağlamak şeklinde olmalıdır (Altınok, 1997: 229). İşte yeni yönetim yaklaşımında benimsenen basık örgüt yapıları, hiyerarşik kademeleri azaltarak daha

∗ Bilginin dijitalleşmesi, günümüz teknolojisi ile insanların bütün önemli iletişim biçimlerinin mekanikleşmesi anlamına gelmektedir. Bilgi teknolojisi yoluyla insanlar, birbiriyle konuşabiliyor, ödeme yapabiliyor, hesaplama yapabiliyor, metin yazabiliyor ya da seçtiği resimlere bakabiliyor. Bu şeklide sağlanan bilgiler, uygulamada hiçbir kayba uğramaksızın yenilenme kalitesi içerisinde dijital ortama kaydedilebiliyor (Reinermann, 1997: 430). Ayrıca istenilen miktarda bilgi -gerek konuşma, gerek yazı ve gerekse resim olusun- dijital ortamda depolanabilmekte ve çok kısa sürede mekanik olarak değerlendirilebilmektedir.

yalın bir örgüt oluşturmayı amaçlamaktadır. Böylece bilgi ve iletişim daha kolay sağlanmış olacaktır.

Bilgi ve iletişim teknolojileri, genel olarak kamu yönetiminin daha demokratik, kolay ulaşılabilir ve şeffaf olmasını amaçlamaktadır. Bu teknolojiler hem merkezi yönetim ve hem de yerel yönetim için aynı amaçları taşımaktadır. Bilindiği gibi yönetime katılıma koşullarından en önemlisi ve diğer koşulları işlevsel hale getireni, bireyler arasında yaygın bir iletişimin varlığıdır. Özellikle internet aracılığıyla, mümkün olduğunca daha fazla vatandaş, kamu yönetimi bilgilerine ulaşma ve kamu yönetimi çalışanlarıyla iletişim kurma olanağına sahip olmaktadır. Günümüzde vatandaşların istek, şikayet ve önerilerini ilgililere iletmek için, telefon, faks ve posta gibi araçların yanı sıra, özellikle elektronik posta yoluyla birebir iletişim olanakları kullanılabilmektedir.

Yaygın bir bilgi ve iletişim teknolojisi haline gelen internet şu amaçlar için kullanılabilmektedir (Alkan/Şimşek, 1998: 177): Bireyler ya da işletmeler arasında iletişim kurma olanağı; mesleki bilgi alma konusunda haberleşme, bilimsel makale değişimi, kitap ve makale duyurusu, konferans ve başvuru duyurusu ya da özet gönderme; belirli konularda uzmanlaşma, elektronik tartışma ve haberleşme gruplarına katılma, gelişmeleri izleme, yardım alma; uluslararası meslek kuruluşlarının, organizasyonların ve örgütlerin veri tabanlarına, teknik raporlara, ders notlarına ulaşma; kütüphane kataloglarını tarama; çeşitli kuruluşların ve şahısların adreslerine ulaşma; kültürel yayınları ve faaliyetleri takip etme; bir kuruluş ile ilgili bilgi ve politikaları duyurma; kuruluşların halkla ilişkiler faaliyetlerini yürütme. Bu amaçları daha da artırmak mümkündür. Ancak, konumuz bakımından bilgi teknolojisinden yararlanma amacı, vatandaşların kamu yönetimi faaliyetleri ve politikaları hakkında daha detaylı bilgi edinmelerini ve bu faaliyet ve politikalar hakkında istek, şikayet ve önerilerini ilgililere daha hızlı ve daha kolay iletme fırsatını ortaya çıkarmaktır.

Yerel yönetimler bakımından bilgi teknolojisinden beklentiler, bir yerel yönetim sınırı içerisinde oturan, çalışan ya da okuyan insanların kendi bilgisayarlarından ya da okul okul ve kütüphanelerden, internet cafe veya kamu terminallerinden, yerel yönetimle ilgili her türlü bilgiye ulaşabilmesi; yerel yönetim çalışanları ve diğer vatandaşlarla iletişim kurabilmesi; sanal ortamdaki konferanslar ve sohbet kanalları yoluyla yerel yönetim sorunları hakkında etkileşimde bulunabilmesi; çeşitli form ve raporları yerel