Hizmet Sözleşmeleri ve Sözleşme Yönetimi (Kontraktmanagement)

Sözleşme yönetimi düşüncesi, belli görev ve sorumlulukları açık bir biçimde tanımlayabilmek için, politika ve yönetimin işlevsel ayırımına dayanmaktadır (Strünck, 1997: 156). Sözleşme yönetimi modeli, yönetim içi örgütsel birimler arasında farklı hiyerarşik yapıların, yönetim dışı örgütlerde de belli bir süre için hizmet sözleşmelerinin geliştirilmesini öngörmektedir. Bu yönetim mekanizmasının tamamlayıcı unsurları, global bütçe ve hizmet sözleşmeleridir. Sözleşme yönetimi hem politika ve yönetim arasında, hem yönetim içi birimler asasında ve hem de yönetim ve üçüncü taraflar arasında uygulanmaktadır (Schedler/Proeller, 2000: 133).

Yönetim prensibi olarak sözleşme yönetimi; hizmet birimlerinin yönetilmesinin esas yapısı olarak sorumluluğun üst düzeylerden alt düzeylere doğru aktarılmasını öngörmektedir. Ayrıca hizmet öncelikleri yönetimin üst düzeylerince belirlenmekte ve ihale edilmektedir. Politika ve yönetim arasındaki yeni sorumluluk sınırı; politikanın “ne” yapılacağı konusunda ve yönetimce görevlerin yerine getirilişinin “nasıl”olacağı konusunda karar vermeleri şeklinde belirlenmektedir (Hopp/Göbel, 1999: 52-53). Sözleşme yönetimi, hizmet gören ya da mamulü üreten birimlerin hizmet ve ürünlerine ilişkin olarak (miktar, fiyat, maliyet, kalite, hedef kitle) ve bunun için bütçe aktarımı konusunda yönetim ve politika arasında sorumlulukların açıklığa kavuşturulmasını sağlamaktadır (KGSt, 1993: 15). Sözleşme yönetimi ile, yönetim sorumluluğu mümkün olduğu ölçüde alt düzeylere kaydırılmaktadır.

Tablo 2.7: Sözleşme Yönetiminde Politika ve Yönetimin Sorumluluk Sınırları

Yeni Görev Bölüşümü

Politika-Meclis (Belediye meclisi, parlamento) • Yerel politika esaslarını belirlemek • Stratejik kararlar almak

• Hedefleri belirlemek • Hizmet sözleşmeleri yapmak

• Miktar, kalite ve gerekli süreyi belirlemek • Genel bütçeyi hazırlamak

• Hizmet sözleşmelerinin uygulanışını denetlemek • Sözleşmeden sapmalara ilişkin sonuçlar çıkarmak Yönetim (Hizmet Birimleri)

• Meclisin (Politika) verdiği görevleri yerine getirmek • Hedeflere nasıl ulaşılması gerektiği konusunda karar vermek • Hedeflerin belirlenmesi için meclise öneriler sunmak

• Amaçlara ulaşma derecesi ve sapmalar konusunda meclise rapor vermek

Kaynak: Hopp/Göbel, (1999: 53)

Bildiğimiz gibi politik birimlerle (belediye meclisi, parlamento) yönetim (hizmet birimleri) arasında sorumluluk sınırları tam olarak belirlenememektedir. Birçok yerel yönetimde sorumluluk kargaşası yaşanmaktadır. Politik organlar çoğu zaman detaylarla meşgul olmakta, hizmet birimleri ise yerli-yersiz müdahalelerle çalışamaz duruma gelmektedir (KGSt, 1996: 38). Sözleşme yönetiminin uygulanmasıyla bu duruma son verilmeye çalışılmaktadır. Sözleşme yönetimi ile gerçekleştirilmeye çalışılan politika ve yönetim arasındaki somut sorumluluk sınırlaması Tablo 2.7'deki gibi gösterilebilir. Sözleşme benzeri ilişkiler ya da hizmet sözleşmeleri hiyerarşik emir-komutanın yerini almaktadır. Karar alma merciinin şimdiye kadar var olan katı hiyerarşik kademeleşmesi taraflar arasında güçlendirilen iletişim yoluyla ortadan kaldırılmaktadır (Hill, 1994: 309). Bu model kamu yönetimi için yeni bir yapılanma anlamına gelmektedir. Artık ilişkileri, yukarıdan aşağıya doğru işleyen katı hiyerarşik yapı içerisinde verilen emirler belirlememektedir. Uygulayıcılara operatif kararların bırakıldığı alanlarda sözleşmeler, hizmetlerin yerine getirilmesi için temel kaynak olmaktadırlar. Ayrıca, sözleşmede, ürüne ilişkin olarak, kalite, miktar ve süre yer almaktadır. Sözleşme içeriğine ilişkin meşruluğunu, hiyerarşik olarak daha üst düzeyde karara bağlanmış antlaşmalardan almaktadır.

Politika, yönetim, yönetsel birimler ve üçüncü taraflar arasındaki sorumluluk, görev ve yetki düzenlemelerini içeren bütün siparişler, sözleşmeler ve aranjmanlar hizmet sözleşmesi sayılmaktadır. Hizmet sözleşmeleri, üst düzeyde ve işlevsel amaçları, yerine getirilecek hizmetleri ve bunun için kullanılabilecek araç-gereçleri (global bütçe) somutlaştırmaktadır.

Bu sistemin avantajları arasında; esnekliği artırması, personel için daha fazla sorumluluk ve motivasyon sağlaması, rekabet olduğu takdirde kamusal monopolü azaltması, görevlerin etkin bir şekilde yerine getirilmesini sağlaması, maliyet fikrinin yaygınlaşmasına katkıda bulunması, yönetim ve politika arasındaki çıkar çatışmalarını nesnelleştirmesi sayılabilir. Ancak, yasal değişiklik zorunluluğu, politik düzeyde düşünce değişiminin gerekliliği gibi bir takım problemlerle de karşı karşıya bulunulmaktadır (Schedler/Proeller, 2000: 135).

Uygulamada kamu yönetiminin yaptığı bütün faaliyetler için farklı ve detaylı sözleşmeler hazırlanması gerekmekle birlikte, yeni yönetim anlayışında hizmet sözleşmelerinin çerçevesini ve içeriğini göstermek amacıyla Tablo 2.8 daki gibi bir içerik ortaya konabilir. Tabloda görüldüğü gibi sözleşme iki bölümden oluşmaktadır: Uzun dönemi kapsayan (genellikle 4 yıl) ve genel kuralları içeren çerçeve (genel) sözleşme ve buna ilaveten ürüne ilişkin miktar, kalite, finansal ilişki ve söz konusu yıl için sözleşme tutarının tamamını içine alan yıllık sözleşme.

Tablo 2.8: Yeni Yönetim Anlayışına Göre Hizmet Sözleşmesi Örneği

Hizmet Sözleşmesi

Çerçeve Sözleşme (Genel Sözleşme) 1. Genel kuralların gösterilmesi 2. Sözleşmenin tarafları

3. Sözleşmenin süresi (tavsiye edilen süre 4 yıl) 4. Ürün Gruplarıyla birlikte

- Operatif hedefler,

- Ürünün hedef kitlesi, alıcıları - Üçüncü taraflara hizmet

5. Özel kurallar (yasaklayıcı-tamamlayıcı) -Personel,

-zorunlu hizmetler (Gelir Raporu),

-ticari hizmetler (ticari hizmetler için ciro limiti), -yatırımlar ve yatırımların kullanılışı,

-ödeme koşulları, -garantiler (güvenceler). -denetim,

-ek sözleşmeler

7. Kalite güvence önlemleri

8. Değişiklikler ve sözleşmenin feshi Yıllık Sözleşme

1. Ürünlerin ürün gruplarına göre, miktar, satış gelirleri ve maliyetleriyle birlikte genel bir bilançosu

2. Sözleşme tutarı

3. Özel projeler için yıllık hedefler - Üretim-hizmet artışı,

-sübvansiyonlar,

Kaynak: Schedler/Proeller, (2000: 141)

Sözleşmenin uygulanması esnasında, politik mercilerin sözleşmenin yerine getirilişine hiç bir şekilde müdahale etmemesi, buna karşın yönetimin (hizmet birimlerinin) de beklenen hizmetleri sözleşmeye uygun şekilde sunması gerekmektedir. Ancak uygulamada, bazen politik birimlerin istediği hizmet paleti değişmekte, bazen de yönetim birimleri istenen hizmetleri ya hiç yerine getirememekte ya da kötü hizmet görmektedir. Bu durumda ne yapılmalıdır? Normal koşullarda politik birimlerin sözleşme döneminde hiç bir müdahalede bulunmaması gerekmektedir. Eğer sözleşme döneminde sosyo-politik değişiklikler ortaya çıkarsa, bu durumda politik birimlerin sözleşmede belirlenmiş hizmetleri değiştirme imkanı bulunmaktadır. Bir başka ifade ile politik müdahalelerin, ancak hizmetin sorumlu yöneticisi ile muhtemel sonuçların iyice tartışılmasından sonra ve sağlıklı bir oylama ile yapılması düşünülmelidir. Yeni öncelikler ancak bu aşamalardan sonra tespit edilmelidir (KGSt, 1992: 146). Ürün paletinde yapılan her değişiklik, finansal sonuçları da değiştireceğinden, finansal araçlar değişime uyarlanmalıdır. Diğer taraftan, sözleşmeden sapmalar olduğunda, bir başka deyişle sözleşme koşullarının yerine getirilmemesi ya da kötü ifası durumunda, eksikliğin giderilmesi (düzeltilmesi) ya da yaptırım olanaklarının bulunması gerekmektedir. En önemli yaptırım aracı olarak bütçenin azaltılması düşünülebilir.