STRATEJİ GELİŞTİRME VE PLANLAMA

Belgede İstanbul Büyükşehir Belediyesi (sayfa 39-43)

Stratejik Amaç 17. Sürekli Gelişim Anlayışıyla Kurum-sal Yapımızı ve İş Yöntemlerimizi Geliştirmek

İstanbul Büyükşehir Belediyesi, 5018 sayılı Kamu Mali Yöne-timi ve Kontrol Kanunu, 5393 sayılı Belediye Kanunu ve 5216 sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanunu çerçevesinde;

Politika ve strateji geliştirme kabiliyetinin güçlendirilmesi,

Amaç ve hedeflere dayalı stratejik yönetim anlayışı ile per-formans esaslı bütçeleme uygulamalarının geliştirilmesi,

Kamu hizmetlerinin sunumunda hizmet alan kesimlerin ta-leplerine duyarlılığın artırılması,

Hesap verme anlayışı çerçevesindeki uygulamaların geliş-tirilmesi ve yaygınlaştırılması hususlarını vurgulayan yeni kamu yönetimi anlayışının gereği stratejik plan, performans programı, performans esaslı yatırım ve hizmet çalışma programı ile faaliyet raporu çalışmalarını sürdürmektedir.

Stratejik Plan

İstanbul Büyükşehir Belediyesi 2015-2019 Stratejik Plan lık çalışmalarına başlanmıştır. Bu kapsamda proje planı hazır-lanmış, birim içindeki çalışma ekibi ile beyin fırtınası toplantı-ları gerçekleştirilmiş, 2006-2012 yıltoplantı-ları arasında yapılmış olan harcamalar ana hizmet alanları bazında ayrıştırılarak, hangi yılda hangi ana hizmet alanına ne kadar harcama yapıldığına ilişkin trend analizi oluşturulmuştur.

Performans Programı

2013 yılı faaliyet döneminde, 2010-2014 dönemi Stratejik Plan çalışması doğrultusunda 2014 yılı Performans Programı İBB Meclisi’nce onaylanmıştır. 2014 yılı Performans Programı ha-zırlama sürecinde program ile ilgili birimlere bilgilendirmeler yapılmış, ‘Performans Esaslı Yatırım ve Hizmet Programı Ha-zırlama Rehberi’ güncellenip birimlere yollanmıştır.

Birim performans temsilcileri ile yapılan eğitim, toplantı ve görüşmeler neticesinde birimlerin performans hedef,

gös-Performans programında belirlenmiş olan hedeflere ne de-rece ulaşıldığını tespit etmek, değerlendirmek ve buna göre yeni karar alınmasına altlık teşkil etmek amacıyla performans raporlaması yapılmaktadır. Performans raporlarının hazırlan-masına girdi oluşturan verilerin derlenmesi ve işlenmesi elekt-ronik ortamda gerçekleştirilmektedir. Performans raporları, yıllık ve yıl içinde üçer aylık periyotlarda hazırlanmaktadır. Yıl sonunda hazırlanan Kurum İdari Performans Raporu Faaliyet Raporu ile birlikte yayınlanmaktadır.

Süreç Yönetimi

İstanbul Büyükşehir Belediyesi’nde süreç analizi çalışması, 2006 yılında pilot daire başkanlıklarında başlatılmıştır. 2008 yılında ‘Değer Zinciri Yöntemi’ kullanılarak İBB’ye ait tüm ana süreçler belirlenmiş ve 8 ana hizmet alanı (Afet Yönetimi, Çev-re Yönetimi, İmar Yönetimi, Kent ve Toplum Düzeni Yönetimi, Kültür Hizmetleri Yönetimi, Sağlık Hizmetleri Yönetimi, Sosyal Destek Hizmetleri Yönetimi, Ulaşım Yönetimi) başlığı tespit edilmiştir. Oluşturulan 8 Ana Hizmet Alanına ait süreç harita-ları, tüm iyileştirme alan ve önerileri, performans göstergeleri tespit edilerek Stratejik Plan, Performans Programı ve Faali-yet Raporunun hazırlanmasına altlık oluşturmuştur.

2010 yılında İBB 8 Ana Hizmet Alanına destek niteliğindeki

“Genel Yönetim Alanı” süreçleri analiz edilmiş ve Projelen-dirme ve Uygulama Yönetimi, Hukuk Süreçleri Yönetimi, Mali Kaynakların Yönetimi, Bilgi Yönetimi, Tedarik Yönetimi, İnsan Kaynakları Yönetimi, Halkla İlişkiler ve İletişim Yönetimi, İşti-rakler Yönetimi, Dış İlişkiler Yönetimi, Kurumsal Teftiş ve De-netim, Stratejik Yönetim olmak üzere 11 başlık altında tanım-lanmıştır.

İBB Süreç Analizi Çalışmaları; 2011 Mart ayı sonu itibariyle tüm kurumu kapsayacak şekilde tamamlanarak, intranet üzerinde-ki ‘’Kurumsal Yönetim Portalı’’nda yayına alınmıştır. Analizler sonucunda iyileştirme alanları tespit edilmiş ve bu iyileştirme-ler proje öneriiyileştirme-leri şeklinde raporlanarak, izlenmek üzere Kuru-mun ikinci İç Kontrol Eylem Planı kapsamına alınmıştır.

Sunulan hizmetlerin etkinlik ve verimliliğinin artırılmasına yö-nelik olarak başlatılan süreç analizi çalışmalarının bir sistem dâhilinde devam ettirilmesi ve süreçlerin güncelliğinin korun-ması amacı ve 5018 sayılı Kanun ve İç Kontrol mevzuatı gereği İBB süreçlerinde idari ve mali açıdan denetlenebilirliğin de-vamlılığı için; 334 sayılı tebliğ ile dağıtımı yapılan ‘’Süreç Gün-celleme Yönergesi’’ 29.11.2011 tarihinde üst yönetici tarafından onaylanarak yürürlüğe alınmıştır. Bu yönerge doğrultusunda her yıl düzenli olarak süreç güncelleme Çalışmaları yapılacak ve değişiklikler ’’İBB Kurumsal Süreç Yönetimi’’ portalında

olmadığı sorgulanmış ve 47 birimden talep alınmıştır. Talepler doğrultusunda 23.01.2013 ve 01.04.2013 tarihleri arasında 27 çalıştay yapılarak; 139 süreç güncellenmiş, 64 adet yeni süreç oluşturulmuş ve 37 adet süreç kaldırılarak 2013 yılı İBB süreç güncellemeleri çalışmaları tamamlanmış ve İBB Kurumsal Yö-netim Portalında yayınlanmıştır.

İç Kontrol Çalışmaları İş Analizi Kitapçığının Hazırlanması

Birimlerin İç Kontrol Sistemi’ne yönelik hazırlamaları gere-ken uygulamalarına destek olması amacıyla oluşturulmuş bu

kitapçıkta, Strateji Geliştirme Müdürlüğü’nün, İBB İKEP02’de 57-66 sıra no ile tanımlanmış bulunan KOA (Kontrol Ortamı Analizi) eylemlerinden gerçek-leştirilmiş olan örnekler payla-şılmıştır.

Strateji Geliştirme Müdürlüğü bünyesindeki her iş için süreç kartları, prosedürler, iyileş-tirme alanları, görev listeleri, hassas görevler, performans göstergeleri tespit edilmiştir.

Bu çalışmalar sonucunda elde edilen çıktının bir kısmı, bu ça-lışma ile İBB birimleri ile paylaşılmıştır. Strateji Geliştirme Mü-dürlüğü bu kitapçık ile iç kontrol eylem planında belirtilen gö-revlerle ilgili öncü olma görevini yerine getirmeye çalışmıştır.

İç Kontrol Çalışmaları İş Analizi Kitapçığı, 2013

Kurumsal Risk Yönetimi Çalışmaları

Kamu İç Kontrol Standartları Tebliğinin, “Risklerin Belirlen-mesi ve DeğerlendirilBelirlen-mesi” başlıklı maddesinde “İdareler, sistemli bir şekilde analizler yaparak amaç ve hedefler-inin gerçekleşmesini engelleyebilecek iç ve dış riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirle-melidir” hükmü yer almaktadır. Bu hüküm gereğince, Kurumu-muzda “Yerel Yönetimlerde Kurumsal Risk Yönetim Modelinin Oluşturulması ve İBB Uygulaması” projesi 15.04.2013 tarihinde başlatılmış olup, 31.12.2013 tarihinde tamamlanmıştır.

İstanbul Kalkınma Ajansı (İSTKA) tarafından desteklenen proje kapsamında kurum genelinde risk yönetimine yönelik eğitimler verilmiş, birim yöneticileri ile birebir risk belirleme ve değerlemeye yönelik çalışmalar gerçekleştirilmiş, kurumun risk yönetim konusundaki bilinci ve farkındalığı arttırılmıştır.

Bu çalışmada, kurum hedeflerinin önündeki riskler belirlenmiş, ölçümlenmiş ve bu risklerden etki ve olasılığı yüksek olan riskler için;

• Kimlerin bu risklerden sorumlu olduğu,

• Hangi aksiyonların alınacağı

• Alınacak aksiyonların ne zaman tamamlanacağını

içeren kurum risk envanteri oluşturulmuştur. Kurum risk en-vanteri AHA ve GYA bazlı olmak üzere konsolide edilmiştir.

Her AHA, GYA ve kurum geneli için Risk Envanteri Isı Haritası çıkartılmıştır.

Toplam 775 adet riske ilişkin özet bilgiler aşağıda sunulmuştur:

Tablo 22

Ana Risk Envanteri

OLASILIK

ETKİ

TOPLAM

1 2 3

RİSKLERİN ISI HARİTASINDA DAĞILIMI

7

3 102

317

356 775 2

1 TOPLAM

32

58 97

12

177

137 326

83

108

161 352

Kaynak. Mali Hizmetler Daire Başkanlığı, 2013

Tabloda görüldüğü gibi, belirlenen risklerin %46’sı etkisi ba-kımından yüksek değerlendirilmiştir. Olasılık olarak yüksek değerlendirenler ise %13 civarındadır. Bu analiz birimlerin risk belirlerken etkisi yüksek risklere odaklandığını göstermektedir.

Kaynak. Mali Hizmetler Daire Başkanlığı, 2013

Grafik 13. Risklerin Seviyesine Göre Dağılımı

Risklerin seviyelerine göre dağılımına baktığımızda, Yüksek ve düşük olarak belirlenen risklerin birbirine çok yakın yüzde değerler aldıkları görünmektedir. Orta olarak belirlenen risk-ler ise, %44’lük bir oranla, düşük veya yüksek riskrisk-lerin yaklaşık bir buçuk katıdır.

Orta Düşük

Yüksek 345 Risk

%44 227 Risk

%29 203 Risk

%27

Kaynak. Mali Hizmetler Daire Başkanlığı, 2013

Faaliyet Alanları

Genel Yönetim

Ana Hizmet 120 193 109 422

Yüksek TOPLAM

Düşük Orta

Afet Yönetimi

Kent ve Toplum Düzeni Yönetimi Çevre Yönetimi

Kültür Hizmetleri Yönetimi

Sosyal Destek Hizmetleri Yönetimi İmar Yönetimi

Sağlık Hizmetleri Yönetimi

Ulaşım Hizmetleri Yönetimi

Bilişim Hizmetleri Yönetimi

Doküman ve Arşiv Yönetimi Denetim

Hukuki Süreçlerin Yönetimi

İştirakler Yönetimi Destek Hizmetleri Yönetimi

İnsan Kaynakları Yönetimi

Karar ve Onay Süreçleri Kurum İçi/Dışı ilişkiler Yönetimi

Strateji Geliştirme ve Planlama Mali Kaynakların Yönetimi

Tedarik Yönetimi

Projelendirme ve Proje Uygulama

Genel TOPLAM

Kurumsal Risk Yönetim Sisteminin Tanımlanması

Analiz ve envanter çalışmalarının tamamlanmasının ardından, Ana Hizmet ve Genel Yönetim Alanları bazında risk analizlerinin, belirli periyotlarla sistematik olarak yapılmasını ve sürdürülebilirliğini sağlayacak kurumsal risk yönetim sistemi tanımlanmıştır.

Tanımlanan sistem, “Kurumsal Risk Yönetim Sistemi Politikası ve Prosedürü” olarak dokümante edilmiştir.

GENEL TOPLAM 775

Kurumsal Risk Yönetimi Modelinin Oluşturulması Kurumsal Risk Yönetimi Modelinin Oluşturulması

Çalışma ile oluşturulan başlıca çıktılar:

• Kurumsal Risk Yönetim Sistemi Prosedürü,

• Süreç Akışı,

• Organizasyon Şeması,

• Kullanılan Araçlar ve Raporlardır.

Belgeler kuruma hem “kısa ve orta vadeli” hem de “uzun vadeli”

adapte edilebilir olmak üzere iki farklı şekilde oluşturulmuştur.

Ayrıca kurumsal risk yönetim sistemi çalışması kapsamında pi-lot izleme çalışması yapılmıştır. Pipi-lot izleme çalışması Ulaşım Daire Başkanlığında ve Ulaşım Ana Hizmet Alanından seçilen bir uygulama projesinde gerçekleştirilmiştir. Pilot izleme ça-lışmasında riskler tespit edilmiş, her bir riske yönelik aksiyon planları oluşturulmuş ve aksiyonlar belirli aralıklarla yapılan toplantılarda izlenerek izleme sistematiği oluşturulmuştur.

Projenin çıktıları/sonuçlar, İstanbul İli sınırları içerisindeki tüm ilçe belediyelerinin davet edildiği toplantı ile paylaşılmış ve katılımcıların Kurumsal Risk Yönetimi Sistemi hakkında görüş-leri alınmıştır.

İç Kontrol Sistemi Mevcut Durum Analizi ve İyileştir-me Çalışması

İç Kontrol Sistemi Mevcut Durum Analizi ve İyileştirme Ça-lışması, Mali Hizmetler Daire Başkanlığı’nda, iç kontrol siste-mi mevcut durum analizinin yapılması, tespit edilen mevcut durumun oluşturabileceği risklerin analiz edilmesi ve mevcut iç kontrol sisteminin iyileştirilmesine yönelik uygulamaların tasarlanması ve İBB İKEP 02’de yer alan eylem paketinin (gö-rev tanımlarının, gö(gö-rev dağılım çizelgelerinin, prosedürlerin, hassas görevlerin, süreç revizelerinin, yetki-onay sorgulama-sının) gerçekleştirilebilmesi amacıyla pilot çalışma olarak ger-çekleştirilmiştir.

Bu kapsamda Maliye Bakanlığı İç Kontrol Rehberi ile uyumlu olarak;

Mali Hizmetler Daire Başkanlığı süreçleri güncellendi,

73 adet görev tanımı çıkarıldı,

77 adet hassas görev tespit edildi,

56 adet prosedür hazırlandı,

166 adet süreç uygulama (operasyonel) riskleri tespit edildi ve bunlara ilişkin kontrol faaliyetleri belirlendi,

Yetki devrine ilişkin görev devir dokümanı oluşturuldu,

Etik kuralları oluşturuldu,

İç kontrol Sistemi İzleme ve Değerlendirme standartları belirlendi,

İç Kontrol Eylem Planı ile uyumlu iyileştirme önerileri be-lirlendi,

Mali Hizmetler Daire Başkanlığı İç Kontrol Sistemi Uygu-lama Kitabı çıkarıldı,

İstanbul Büyükşehir Belediyesi İç Kontrol Sistemi Uygu-lama Rehberi hazırlandı.

Veri Yönetimi ve Bilgilendirme Çalışmaları

• Belediye Başkanlık Makamına ve değişik yönetim kademele-rindeki yöneticilere sunulmak üzere özet bir doküman olarak her ay ana hizmet alanı bazında Faaliyet Bilgi Notları hazırlan-maktadır. Ayrıca yine 3’er aylık dönemler halinde İBB’nin yap-mış olduğu faaliyet ve hizmetler ilçeler bazında ayrıştırılarak İlçe Bazlı Faaliyet Bilgi Notları halinde üst yöneticilerin fayda-sına sunulmaktadır.

• İstanbul Büyükşehir Belediyesi’nin yıl içinde faaliyet alanına giren çalışmaları, yatırımlar hizmet konuları ve örgüt yapısı ile ilgili bilgileri altı aylık dönemler halinde Valiliğe ‘Brifing Ra-poru’ adı altında sunulmaktadır. Aynı raporda Belediyemizin merkezi hükumet ile olan görev ilişkilerinden doğan sorunlar ve çözüm önerileri de ayrıca yer almaktadır.

Valilikçe üç ayda bir yapılan İl Koordinasyon Kurulu çalışmala-rına Belediyemizden temsilciler katılmakta ve İstanbul’da bu-lunan kurum ve kuruluşlarla görev alanımızla ilgili olan işbirliği ve sorunlar tartışılarak çözüm için gereken işlemler hayata ge-çirilmekte ve sonuçlar hakkında Valiliğe rapor sunulmaktadır.

İç Kontrol Sistemi Mevcut Durum Analizi ve İyileştirme Çalıştayları-1, 2013

Üniversitelerle İşbirliği Çalışmaları

İBB yetki ve sorumluluk alanındaki konularda karşılaşılan sorun-lara çözüm üretmek ve İstanbul’un yaşam kalitesinin arttırılma-sına katkı sağlamak amacıyla 2006 yılında İstanbul’daki üniver-sitelerle düzenlediği protokoller çerçevesinde Projem İstanbul adıyla bilinen Akademik Araştırmaları Destekleme Projesi baş-latılmıştır. 2013 yılı sonuna kadar desteklenen proje 188 adet olmuştur. Desteklenen projelerden 2013 yılında 6 adet proje

Tablo 24

İSTANBUL BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ 2013 YILI FİNANSMANIN EKONOMİK SINIFLANDIRILMASI

GERÇEKLEŞME

1.561.399.349 TL borç kullanılması öngörülmüştü.

Ancak yurtiçi bankalardan borçlanma yapılmamış, uluslar arası finans kuruluşlarından da 382.191.639 TL dış borçlanma olmak üzere toplam 382.191.639 TL kullanım gerçekleştirilmiştir.

Ayrıca, yurtiçi bankalara 199.872.251 TL iç borç anapara geri ödemesi, değişik uluslararası bankalara 561.527.098 TL dış borç anapara geri ödemesi olmak üzere toplam 761.399.349 TL anapara borç geri ödemesi yapılacağı planlanmıştı. Ancak, bankalara 146.688.422 TL iç borç anapara geri ödemesi ve 575.291.057 TL dış borç anapara geri ödemesi olmak üzere top-lam 721.979.479 TL anapara geri ödemesi gerçekleştirilmiştir.

Borç Stoku ve Borç Ödemeleri

İstanbul Büyükşehir Belediyesinin gerçekleştirdiği ve yapımı devam eden projeleri için iç ve dış finansman kaynaklarından kullandığı kredilerin 31 Aralık 2013 itibari ile iç ve dış borç tu-tarları toplamı 5.195.313.802 TL’dir. Bu tutarın 377.823.719 TL’lik kısmını Yurtiçi bankalara ve İller Bankasına olan 2018 yılı vadeli iç borçlar, 4.817.490.083 TL’lik kısmını ise 2028 vadeli dış borç-lar oluşturmaktadır.

2013 yılı içerisinde iç ve dış borçlar için toplam 721.979.479 TL borç ödemesi gerçekleştirilmiştir. Bu meblağın, 146.688.422 TL anapara ve 31.707.149 TL faiz olmak üzere toplam 178.395.571 TL’si iç borç ödemeleri için; 575.291.057 TL anapara ve 97.111.451 TL faiz olmak üzere toplam 672.402.508 TL’si dış borç ödemelerinde kullanılmıştır.

Tablo 25

2013 YILI İÇ VE DIŞ BORÇ GERİ ÖDEMELERİ 2013 YILI İÇ VE DIŞ BORÇ GERİ ÖDEMELERİ (TL)

TOPLAM ANAPARA FAİZ

Kaynak. Mali Hizmetler Daire Başkanlığı, 2013

178.395.571

Kredi Temin Çalışmaları

İmzalanan kredi sözleşmelerinden 2013 yılı içerisinde 47.000.000 USD ile 113.361.303 EURO dış borç kullanımı ger-çekleştirilmiş olup bu borçlar 2028 yılı sonuna kadar geri öde-necektir.

2013 yılında Taksim-Yenikapı Metro Elektromekanik ve 92 Adet Araç Alım Projesi için AFD (Fransız Kalkınma Bankası) ile Stratejik Amaç 09. Ana Hizmet Alanlarındaki

Projelendirme ve Uygulama Süreçlerimizi Etkin ve Verimli Yönetmek

Performans Esaslı Yatırım ve Hizmet Programı

Performans Esaslı Yatırım ve Hizmet Programı, birimlerin yıl içinde yapmayı planladıkları yatırım ve hizmetlerin vatandaş-ların ihtiyaç öncelikleri doğrultusunda, koordineli bir şekilde, kamu kaynaklarının bütçe ile uyumlu, etkin ve verimli kullanıla-rak, Kalkınma Planları, Orta Vadeli Plan ve bölgesel planlar göz önünde bulundurularak programlanması ve takibi amacıyla ha-zırlanmaktadır.

İlçe belediyelerinden ve İstanbul Büyükşehir Belediyesi birim-lerinden alınan yatırım ve hizmet teklifleri, 2010-2014 dönemi Stratejik Planı’nda yer alan stratejik amaç ve hedeflerin ger-çekleştirilmesine azami ölçüde katkı sağlaması ve performans esaslı bütçelemeye imkan vermesi gözetilerek, detaylı incele-me ve değerlendirincele-melere tabi tutulmuş, Performans Esaslı 2014 Yılı Yatırım ve Hizmet Programı hazırlanmış, İstanbul Büyükşe-hir Belediye Meclisi tarafından onaylanmıştır.

Belgede İstanbul Büyükşehir Belediyesi (sayfa 39-43)