Modern dönem araĢtırmaları içerisinde, insan ihtiyaçlarının sonsuz ve sınırsız olduğu gerçeğinden hareketle, her bireyin farklı ihtiyaç ve beklentileri olduğu, bu ihtiyaç ve beklentilerini tatmin etmek isteyen bireylerin ise farklı Ģekillerde medyaya yöneldiği kabul edilmektedir (IĢık, 2002: 57).
Günümüzün modern kurum yaklaĢımı doğru bilginin kurumsal hedeflerin baĢarılması için çalıĢana doğru kanallarla iletilmesi gerektiğini öngörmektedir (Khanfar, 2007: 198). Burada önemli nokta kurumların, kullanacakları iletiĢim araçlarının seçiminde, araçların bilgi aktarımını kolaylaĢtırıcı, mesajın biçimini ve özünü değiĢtirmeksizin iletici, anlaĢılır ve hızlı olmasına dikkat etmeleridir (Akat vd., 1999: 292). Bu noktada kurumsal iletiĢim süreci mesajların iletiminde çok
sayıda araca baĢvurmaktadır. Bu araçlar yazılı iletiĢim araçları, sözlü iletiĢim araçları ve görsel ve iĢitsel araçlar olmak üzere 3‟e ayrılmaktadır.
1.4.1. Yazılı ĠletiĢim Araçları
Kurumlarda mesajın kalıcı olması için yazılı iletiĢim araçlarından yararlanılır. Ayrıca birkaç kurumsal basamaktan geçerek iletilen bir mesaj söz konusu ise gönderilmek istenen bilginin gerçek nitelik ve içeriğini yitirmeden iletilmesinde yazılı araçlar kullanılır. Yazılı iletiĢim araçlarından bazıları Ģunlardır (Akat vd., 1999: 292-293):
ĠĢletme Gazetesi: Bu yayın organı ile çalıĢanlar, ekonomik, sosyal ve
teknik sorunlarını öğrenme ve özellikle kendilerini yakından ilgilendiren konuları bilme olanağı elde ederler. Bunun dıĢında çalıĢanın boĢ zamanını değerlendirme, onu eğitme ve eğlendirme amacı güdülür ve genellikle ücretsiz olarak dağıtılır.
BroĢür ve El Kitapları: BroĢür genellikle az sayfalı ufak bir dergi boyutunda basılan bir tanıtma aracıdır. Daha çok 8 ila 16 sayfa arasında basılır ve önemli özelliği bol resimli oluĢudur. BroĢürlerin renkli olması, sayfalarının sunulan konu bakımından belli bir sıra izlemesi, anlaĢılması ve dikkati dağıtmaması gerekir.
El kitapları ise, broĢüre göre daha çok sayfalı, resim yerine yazının
ağırlıkta olduğu iletiĢim araçlarıdır. ĠĢe yeni girenlerin oryantasyonunda kullanılır ve yardımcı kaynak niteliğindedir.
AfiĢ, Ġlan Tahtası: AfiĢler kurumların belirli yerlerine konan, asılan veya belirli kiĢilere dağıtılan araçlardır. AfiĢlerde bazı sloganlar çizgi ve resimlerle çalıĢanların ilgisi çekilmeye çalıĢılır. Örneğin, iĢ güvenliğine iliĢkin olarak afiĢ ve bültenlerinyayınlanması veya çalıĢanları ilgilendiren konularda ilan tahtasına çeĢitli duyuruların asılması…gibi.
Ġlan tahtası ise insanların ulaĢabileceği yere koyulması ve çalıĢanların
yeni bilgileri takip etmesine olanak sağlayan iletiĢim yöntemidir.
Yazılı raporlar: Kurumda üst yöneticiler, çalıĢanlara ya da danıĢmanlarına belirli konularda çalıĢma ve araĢtırma yapma ve elde
edilen sonuçları yazılı bir rapor haline getirme isteğinde bulunabilirler. Bu noktada rapor basit, kesin bir dille hazırlanmalı; kısa, eksiksiz, doğru ve gizli olmalıdır. Ayrıca rapor, ele alınan sorunun bütün yönlerini verilere dayanarak analiz etmek, değerlendirmek, sentez, çözüm ve sonuçlara varmak Ģeklinde bir yöntem içinde düzenlenmelidir.
Yazılı araçların bu üstünlüğüne karĢılık bazı sakıncaları da mevcuttur. Özellikle kırtasiyeciliğe yol açması sebebiyle ekonomik kayba; basamaksal yapıyı izlemesi sebebiyle de zaman kaybına neden olduğu ifade edilmektedir. Bunun da ötesinde, mesajı alan kiĢinin yazılı metni anlamakta güçlük çekmesi halinde, yanlıĢ uygulamalara da neden olabilir (Sabuncuoğlu ve Tüz, 2003: 84).
1.4.2. Sözlü ĠletiĢim Araçları
Birçok yönetici kaçınılmaz olarak günlük iĢlerin yürütülmesinde sözlü iletiĢim yöntemini seçer. Sözlü iletiĢim, kiĢilerin yüz yüze konuĢurken gerçekleĢtirdikleri iletiĢim biçimidir ve oldukça etkili bir yöntemdir. Yöneticiler sözlü iletiĢimi, yüz yüze yapabilecekleri gibi telefonla da yapabilirler. Ancak bu durumda kullandıkları kelimelerin seçimine ve ses tonunun etkili olarak kullanılmasına dikkat edilmelidir. Sözel iletiĢimin hızlı gerçekleĢtirilmesi ve kiĢinin o andaki psikolojik durumuna uyum göstermesi gibi güçlü taraflarının yanında çabuk unutulması, belge niteliğinin olmaması gibi zayıf yönleri de mevcuttur (Ertürk, 2000: 123).
Sözlü iletiĢim araçları, iletiĢimin daha hızlı akıĢını, kiĢiler arası iliĢkilerin pekiĢmesini ve geliĢmesini sağlar. Sözlü iletiĢim araçlarından bazıları aĢağıdaki Ģekildedir:
Toplantılar ve GörüĢmeler: Sözlü iletiĢim araçları içinde en yaygın ve
en etkili olarak kullanılan araçlar görüĢme ve toplantılardır. GörüĢme en az iki kiĢi arasında karĢılıklı konuĢma, soru sorma, diyalog kurma olarak tanımlanır ve çift yönlü iletiĢimde yüz yüze görüĢmelerin vazgeçilmezidir. En önemli unsurlar ses tonu, konuĢma tarzı, diksiyon, artikülasyon, postür dahil olmak üzere beden duruĢudur. Toplantılar ise kurumlarda iĢbirliği ve
anlayıĢ ortamı yaratılarak, sorunlara ortak çözüm yollarının araĢtırılması için çeĢitli konularda düzenlenir. Bir amaç için insanların bir araya gelerek iletiĢime geçmeleridir. Ġlgili kurum ya da kuruluĢun gerektiğinde hedef kitlelerle buluĢmak için baĢvurduğu yollardan biri olan toplantıların baĢlama ve bitiĢ süreleri önceden belirlenmeli, gündem belirlenmeli ve açıklanmalıdır (Bıçakçı, 2006: 133).
Konferans ve Seminerler: Konferanslar herhangi bir konuda çalıĢanları aydınlatmak amacıyla geniĢ dinleyici kitlesine dönük sözlü iletiĢim akıĢını sağlayan iletiĢim araçlarıdır. Konferansta konuĢmacı ve dinleyici arasında diyalog kurulmaz. Seminer ise konferansa göre daha uzun süreli, çoğu kez eğitim amaçlarına dönük olarak düzenlenmektedir. Seminerlerde çalıĢanların mesleki, sosyal ve davranıĢsal bilgileri geniĢletilmeye çalıĢılır.
Sözlü iletiĢim araçları iletiĢimin daha hızlı akıĢını, kiĢiler arası iliĢkilerin pekiĢmesini ve geliĢmesini sağlar. Öte yandan bu faydalarının yanı sıra, sözlü araçların tartıĢmalarda belgelenememesi, uzun konuĢma ve görüĢmelerle iĢlerin engellenmesi ve çeĢitli basamaklardan geçtikçe sözlü mesajın amacını ve özünü yitirmesi gibi sakıncalarından söz edilebilir (Sabuncuoğlu ve Tüz, 2003: 86-87).
1.4.2. Görsel ve ĠĢitsel ĠletiĢim Araçları
Her kurumun bir bilgi iletim mimarisi vardır. Özellikle günümüz bilgisayar teknolojisindeki günden güne meydana gelen hızlı geliĢme ve değiĢmeler, organizasyon içi bilgi akıĢında, bilgisayar sistemlerinden etkin olarak yararlanılmasını gündeme getirmiĢtir (Ekinci, 2006: 23). Bu yapıya ek olarak kablolu (enformasyon teknolojisi altyapısı) ve kablosuz (kiĢiler ve birimler arası) iletiĢimde sürece destek vermektedir (Hamel ve Prahalad, 1996: 143).
Günümüzde görsel ve iĢitsel araçlar yaygın ve etkin iletiĢim ve eğitim konularında geniĢ biçimde kullanılmaktadır. Özellikle yeni iĢe giren çalıĢanlara, iĢletmenin fiziksel yapısı, üretim süreci, çalıĢma koĢulları ile ilgili görüntüler video, slayt gibi görsel araçlarla, ya da radyo gibi iĢitsel yöntemlerle
aktarılmaktadır. Bu nitelikteki araçlarla, ayrıntılı bilginin kısa sürede ve kalıcı biçimde, iĢletme çalıĢanlarına iletilmesi mümkün olmaktadır (www.koniks.com).
Bir bütün olarak görsel-iĢitsel iletiĢim yöntemlerini değerlendirirken bu yöntemin olumlu ve olumsuz yönlerini aĢağıdaki Ģekilde sıralayabiliriz (Sabuncuoğlu ve Tüz, 2003: 89):
Olumlu yönler:
Diğer iletiĢim yöntemlerini destekleyici ve kuvvetlendirici nitelik taĢır. Ses ve resim kullanılarak iletiĢim daha etkin ve anlaĢılır biçime sokulur. ĠletiĢimin kolaylaĢması nedeniyle zaman kaybının önüne geçilir.
Mesajın renkli ve sesli olarak iletilmesi daha çok ilgi çeker.
ĠletiĢimde önemli bir yeri olan tekrar tekniği görsel iĢitsel yöntem aracılığı ile geniĢ biçimde kullanıldığından iletiĢime esneklik gelir.
Olumsuz yönler:
Tek baĢına kullanıldığında etkili bir yöntem değildir. Mesajın etkinliğinin denetlenmesi güçtür.
Maliyeti yüksek olduğundan iĢletme için birer gider kaynağıdır.
Günümüzde birçok kurum, ya tanıtıcı ya da öğretici amaçla geniĢ ölçüde görsel ve iĢitsel araçlardan yararlanmaktadırlar. Özellikle iĢe yeni giren çalıĢanlara üretimin fiziksel görünümü, çalıĢma koĢulları, iĢ akıĢı, servisler ve sosyal faaliyetler görsel araçlarla kolaylıkla gösterilebildiği gibi, yeni bir çalıĢma yöntemini ayrıntılarıyla tanıtmak ve öğretmek amacıyla da kullanılabilmektedir ve genellikle iletiĢim yöntemlerini destekleyici nitelikte iĢlev görür.
Özetle, kurumsal yapı içinde iliĢkilerin düzenli ve bilinçli olması kadar, bu iliĢkilerin nasıl ve hangi araçlarla gerçekleĢtirileceği önemlidir. Kullanılacak iletiĢim araçlarının kutuplar arası iliĢkileri geliĢtirecek ve anlaĢma ortamı yaratacak nitelikte olması gerekir. Bu nedenle iletiĢim araçlarının seçimine özen gösterilmesinin gerektiği açıktır. Önemli olan bilgi akımını kolaylaĢtırıcı, mesajın
biçimini ve özünü değiĢtirmeksizin iletici, anlaĢılır ve hızlı iĢleyen iletiĢim araçlarını yere ve zamana göre seçmektir.