Biçimsel Olmayan ĠletiĢim Kanalları

GeçmiĢte biçimsel olmayan iletiĢim kurumsal iletiĢim ortamını tehdit eden ve performansı düĢüren bir tehdit olarak algılanmaktaydı. Sadece formal iletiĢim kurumsal iletiĢimin bir parçası olarak düĢünülüyordu. Ancak daha sonra informal iletiĢim kanallarının kurumsal iletiĢimin önemli bir parçası olduğu anlaĢıldı (Baker, 2002: 202).

Biçimsel olmayan iletiĢim çalıĢanların birbirini çok iyi tanıdığı ve bir üst otoritenin izni veya haberi olmadan bilgilerin iletildiği ortamlarda sık görülmektedir (Bennett, 1994: 182). Kavram kurumun belirttiği iletiĢim kanallarının dıĢında gerçekleĢmektedir ve çalıĢanlarca oldukça inandırıcı bulunarak tepe yönetimin gönderdiği bilgilerden daha güvenilir olarak algılanmaktadır (Vural, 2003: 155).

Biçimsel olmayan iletiĢim, biçimsel iletiĢimin yetersiz kalması ve çalıĢanların bu konuda tam doyuma ulaĢamamaları, çalıĢanların hemĢeri olmaları ve aynı çevrede oturmaları gibi nedenlerle oluĢan doğal gruplarda yoğun olarak ortaya çıkmaktadır (Akat vd., 1999: 291).

Biçimsel olmayan iletiĢimin amaçlarını aĢağıdaki Ģekilde sıralamak mümkündür (Donald vd., 1996: 332):

 Diğer insanlarla iletiĢim kurma ihtiyacı gibi kiĢisel ihtiyaçları karĢılamak,  Can sıkıntısı ve monotonluğun etkilerine karĢı koymak,

 BaĢkalarının davranıĢlarını etkileme çabası göstermek,

 Biçimsel kanallardan iĢle ilgili olarak elde edilemeyecek bilgi kaynakları sağlamak.

Her ne kadar temelinde bir olumsuzluk yatıyor olsa bile, biçimsel olmayan iletiĢimin, kurumun etkin iĢleyiĢi ve moral yapısı üzerinde bir takım olumlu katkıları olduğu kabul edilmektedir. Biçimsel olmayan iletiĢimin kurumlara sağladığı yararlar aĢağıdaki Ģekilde özetlenebilir (Vural, 2003: 156-157):

 Biçimsel iletiĢim sistemi; kurum amaçlarını en ussal biçimde gerçekleĢtirmeyi hedeflemekle birlikte, uygulamada çalıĢmaları yavaĢlatan ve zaman kaybı yaratan bir yapıya sahiptir. Bu noktada yöneticiler, biçimsel iletiĢim sistemini hemen değiĢtirmenin güçlükleri ya da sık sık değiĢiklik yapmanın yaratabileceği sakıncalar karĢısında, biçimsel olmayan yollarla iletiĢim kurmayı tercih edebilmektedirler. Bu uygulama kurum amaçlarına hizmet ettiği ve kargaĢa yaratmadığı sürece kurumsal olarak faydalı olabilir.

 Yöneticiler, biçimsel yollarla öğrenme olanağını bulamadıkları, çalıĢanlarının kurum içi ve çevresiyle ilgili çeĢitli yakınma ve önerilerini kısa zamanda öğrenip, gerekli önlemleri alma olanağına sahip olabilirler. Böylece bazı olayları iĢ iĢten geçtikten sonra öğrenmenin doğuracağı kurumsal zaman kayıpları önlenebilir.

 Biçimsel olmayan iletiĢim; kurum üyelerinin bir noktada deĢarj olma ve doyum sağlama araçları olduğundan, kurumda birlik ruhunu geliĢtirmekte ve morali yükseltmektedir. Bunun doğal sonucu olarak kurumsal zamanın verimliliği artmaktadır.

Dicleli (Aktaran: Eroğlu, 2005: 206-207) tarafından ise biçimsel olmayan iletiĢimin kurumlara sağladığı yararlar aĢağıdaki Ģekilde sıralanmaktadır.

 Biçimsel olmayan iletiĢim, kurumdaki iletiĢim yükünün önemli bir kısmını taĢıyarak, kurumun iletiĢim gereksinimini karĢılamak bakımından biçimsel iletiĢime yardımcı olur ve onu tamamlar.

 Biçimsel olmayan iletiĢim, kurum çalıĢanlarının moralinin yükselmesini ve kurumda birlik ruhunun geliĢmesini sağlar. Bu yolla kuruma olan bağlılık artar.

 Biçimsel olmayan iletiĢim iyi kullanıldığı taktirde, yöneticiler için etkin bir yönetim aracı olabilir.

 Biçimsel olmayan iletiĢim, özellikle dilek ve yakınmaların üstlere ulaĢtırılmasında, aĢağıdan yukarıya haberleĢmenin etkin bir aracıdır.  Biçimsel olmayan iletiĢim, kurumun çevresindeki değiĢiklikleri

zamanında haber almasını ve değiĢen koĢullara uymak üzere içyapısında gerekli değiĢiklikleri devamlı ve etkin bir biçimde yapmasını sağlar.  Biçimsel olmayan iletiĢim, kurumlarda bazı önemli kararların zamanında

alınmasına yardımcı olur.

 Biçimsel olmayan iletiĢim, kurumlarda takım çalıĢmasına ve görevlerin etkin ve verimli bir Ģekilde yerine getirilmesine olanak sağlar.

Biçimsel olmayan iletiĢim kanallarına yönelik araĢtırmalarda özellikle dedikodu ve söylenti kavramları önemli bir yer tutmaktadır. Çünkü bu kavramlar özellikle informal iletiĢim kanalının en temel unsurları arasında gösterilmektedir (Nuss, 1996: 151). Genel olarak güncel olaylarla ilgili doğrulanmamıĢ bilgi Ģeklinde tanımlanan söylenti sadece zaman geçirme amacına yöneliktir. Ancak kurumların kendi içlerinde ya da çalıĢanların birbirleri hakkında dedikodu yapması, kurumsal zedelenmelere ve yıkımlara neden olabilir. Söylentiler üretkenliği azaltır; karı düĢürür; iĢ yerinde stres yaratır veya Ģirketin imajını zedeler. Zaman zamanda güvenilirliği sarsar ve hatta tamamen de yok edebilir (Solmaz, 2004: 120, 123).

Bir baĢka deyiĢle, informel iletiĢim ne kadar doğru bilgi taĢımak isterse istesin, çok ender olarak tüm gerçeği yansıtmaktadır. Aynı zamanda bu iletiĢim kanalı, çoğu kez abartılmıĢ veya tamamen yanlıĢ söylentileri de taĢıyabilir. Bu durumda söylentiler, özellikle yönetimin çalıĢanlardan bir Ģey saklamaya çalıĢtığında oluĢmaktadır. Bu durum bilinmeyene duyulan korkudan kay-

naklanmakta ve kiĢiler korkularını destekleyen her Ģeye inanmaktadır. Bu gibi durumlarda yönetim açısından informel iletiĢimi bastırmanın en iyi yolu, formal iletiĢim kanallarını güçlendirerek çalıĢanları açık, doğru ve ayrıntılı bir Ģekilde bilgilendirmektir (Vural, 2003: 156).

Solmaz (2004) 2003 yılı Capital Dergisi‟nin “Türkiye‟nin ilk 500 Ģirketi” sıralaması ıĢığında yöneticilerin kurumsal söylentiler ile ilgili düĢüncelerini ölçen bir araĢtırma gerçekleĢtirmiĢ ve söylentinin yönetici ve çalıĢan arasında güven kaybı, verimliliğin azalması, çalıĢanların kendi aralarında güven eksikliği yaĢamaları, çalıĢanların moralinin azalması, kiĢi ve kurum itibarının azalması gibi daha çok olumsuz etkilerinin yaygın olduğu konusunda güçlü verilere ulaĢmıĢtır.

Öte yandan Eroğlu (2005: 204-206) biçimsel olmayan iletiĢimin, özellikle biçimsel iletiĢim kanallarının çalıĢanların ihtiyaç duyduğu bilgileri yeterli düzeyde içermemesi durumunda ya da etkili bir iç iletiĢim sistemi sağlanamadığı takdirde ortaya çıkacağına vurgu yapmaktadır. Eroğlu‟na göre, biçimsel olmayan iletiĢim, kurumun geleneksel yapısını ve aksaklıkları yansıtan bir ayna niteliğindedir. Bir iĢletmede dedikodu ve söylenti iletiĢimi yaygın olarak kullanılıyorsa, o kurumun yapısında bozukluk söz konusudur ve biçimsel iletiĢim kanallarının iyi iĢlemediğini gösterir.

Bu noktadan hareketle, Eroğlu (2005), Arfor TaĢıma Hizmetleri A.ġ.‟de yöneticilerin, kurumsal dedikodu ve söylentiler hakkındaki görüĢlerini değerlendirmek ve bunlara karĢı geliĢtirdikleri davranıĢ biçimlerini belirlemek amacıyla bir araĢtırma gerçekleĢtirmiĢ ve sonuç olarak yöneticilerin iĢletme içinde dedikodu ve söylentiyi dikkate aldıkları, dedikodu ve söylentinin arttığı zamanları tespit ettikleri, kendi ve iĢletme yararına dedikodu ve söylentiden yararlandıklarını ortaya çıkarmıĢtır.

Bir diğer araĢtırmada Nuss (1996), çalıĢanların dedikodu ve söylentiyi önemli bir iletiĢim aracı olarak gördükleri ve katılımcılardan bazılarının dedikodu ile yayılan bilginin formal yolla yayılan bilgiye oranla çok daha net ve hızlı olduğuna ve bu bilginin daha fazla değer ifade ettiğine inandıkları sonucuna

varmıĢtır. Öte yandan araĢtırmada katılımcılar dedikoduyu vazgeçilmez ve çabuk yayılan bir yapı olarak tanımlamıĢlardır. Dedikodunun çıkıĢ kaynağının da kurum içindeki bilgi eksikliği olduğunu ifade etmiĢler ve tepe yönetimin yanlıĢ ya da eksik yönlendirmesinin dedikoduyu tetikleyeceğine dikkat çekmiĢlerdir. Nuss ayrıca dedikodunun kriz dönemlerinde çok daha arttığını ve özelikle de bu dönemde -ironik olarak- çalıĢanların daha çok bilgiye ihtiyaç duyduklarını ancak buna rağmen kurumların konu ile ilgili eksik-yetersiz bilgi verdiklerini ifade etmiĢtir.

Andrew ve Baird (1995)‟de araĢtırmaları sonucunda kurum içindeki 6 mesajdan 3‟ünün dedikodu ve söylentiyle çalıĢanlara iletildiği sonucuna varmıĢlardır. Temelde bu yapı hem çalıĢanın kiĢisel özelliklerinden hem de kurumsal yapıdan kaynaklamaktadır.

Özetle, kurumlarda önceden belirlenmiĢ politikalar doğrultusunda gerçekleĢen biçimsel iletiĢimin yanı sıra; iĢletme politikalarıyla düzenlenmemiĢ biçimsel olmayan iletiĢimin de varlığı bir gerçektir. Bu nedenle, biçimsel iletiĢimin olduğu kadar, biçimsel olmayan iletiĢimin de etkisi gözden kaçırılmamalıdır.