Rapor Tanımlama

Bu bölümde sizlere eski ve yeni tip olmak üzere personellerinize yönelik raporların nasıl tanımlanacağından söz edeceğiz. Açıklamalarımıza öncelikle eski tip rapor tanımlamalarına değinerek baĢlayacağız.

12.1.1 Rapor tanımlama (113500)

Personel programınızda yer alan bazı raporların içeriğini oluĢturmak tamamen siz kullanıcılarımıza bırakılmıĢtır. Bordro ve zarf dökümleri menüsünde yer alan izleme bordrosu ve ödeme bordrosu raporları bu rapor programlarındandır. Yani raporunuzda hangi bilgilerin, hangi sırayla yer alacağını sizler belirleyeceksiniz. Bunun için de rapor tanımlamaları adıyla bir program geliĢtirilmiĢtir. Bu bölümden rapor tanımlamalarının nasıl yapılacağını açıklamaya çalıĢacağız. Eğer sisteminizde hiç bir rapor tanımlaması yapılmadıysa, yukarıda sözünü ettiğimiz raporları almanız da mümkün olmaz.

Açıklamalarımıza geçmeden önce bir noktayı hatırlatmakta fayda görüyoruz; yapacağınız her rapor tanımlamasına bir isim verilecektir. Dolayısıyla farklı bilgilerle donanmıĢ dilediğiniz kadar rapor tanımlayabilme imkanınız vardır. Tanımladığınız raporları ise, bu tanımlamaların geçerli olduğu tüm programlarda kullanabilirsiniz. Örneğin “ödeme” adını verdiğiniz bir rapor tanımlamasında 15 ayrı bilgi bulunuyor. Bu kolonların yer aldığı raporu ödeme bordrosu dökümlerinden alacağınız gibi, aynı

ismi seçerek izleme bordrosu raporundan da alabilirsiniz. BaĢka bir ifadeyle, yaptığınız rapor tanımlamaları, her yerde bir pencere içinde karĢınıza gelecek ve farklı menülerden aynı raporu alabilme imkanınız olacaktır.

Rapor tanımlamaları bölümüne girdiğinizde, karĢınıza tanımlayacağınız raporun adını soran bir ekran gelecektir. Bu ekrandan daha önceden tanımladığınız bir raporu çağırmak istiyorsanız F10 penceresinden yararlanıp söz konusu raporu çağırabilirsiz. Eğer yeni bir rapor tanımlıyorsanız, bu alana gireceğiniz yeni isimle beraber ekranınızda "yeni tablo tanımlanıyor" Ģeklinde bir mesaj belirecek ve tanımlamanın yapılacağı ekran boĢ olarak karĢınıza gelecektir. KarĢınıza gelen ekran bir personele ait sabit ve hesaplanan tüm bilgilerin bulunduğu 19 sayfalık bir değiĢkenler listesinin ilk sayfasıdır.

Yapılacak iĢlem, raporda bulunması istenen alanların karĢısına 1‟den baĢlayarak numara vermektir.

Bu numaralar hangi değiĢkenleri raporumuzun kolonları olarak görmek istediğimizi belirtmekle kalmaz, aynı zamanda bu değiĢkenleri hangi sırayla istediğimizi belirler. Seçilen değiĢkenlerin sırası ya da bulundukları sayfa konusunda hiç bir kısıtlama yoktur. Raporda bulunacak değiĢkenler numaralar verilerek iĢaretlenecektir. Örneğin yanına 8 yazılan değiĢken 8. kolonda, 10 yazılan değiĢkende 10.

kolonda yer alacaktır.

Burada siz kullanıcılarımıza 12 ve 13 olarak numaralandırılmıĢ tablolar hakkında önemli gördüğümüz bir detayı aktarmak istiyoruz. Bu tabloların her birinde personel ücretlerinin belirlenmesinde etkili olan Kazanç, ek kazanç ve sosyal yardımlara ait tüm parametrelerin net ücretlerini listeleyebileceğiniz kolonlar yer almaktadır. Bu kolonların en önemli özelliği, personeliniz için hesap tipi olarak ne seçerseniz seçin raporlarınızda bu kazançları net ücret üzerinden görebilecek olmanızdır.

Bu tablolarla temel amacımız kullanıcılarımızın hesap tipi seçimlerine bağlı olarak kazançlarının brüt ve net ücret tutarlarını karĢılaĢtırabilmelerine olanak sağlamaktır.

Şöyle ki;

Hesap tipi brütten nete olarak belirlenen personel için rapor tanımladığınızda, örneğin 4. tablodan seçtiğiniz kazanç toplamları (Normal kazanç, Ek kazanç ve Sosyal yardım) ya da 6-7-8. tablolardan seçtiğiniz kazanç kalemlerinde brüt ücretler dikkate alınmaktadır. Dolayısıyla kullanıcılarımız bu kazançların net tutarlarını görebilmek için bu tablolardan ilgili kazanç kalemlerini seçmeleri gerekecektir.

Hesap tipi netten brüte olarak belirlenen personel içinse 4. tablodan seçilen kazanç toplamları ya da 6-7-8. tablodan seçilen kazanç kalemlerinde net ücretler dikkate alınmaktadır. Eğer ki kullanıcılarımız Sistem parametreleri/Yasal parametreler/Diğer parametreler ekranında yer alan Tutarları Brüt göster parametresini evet olarak seçmiĢlerse bu durumda ilgili kazançlar yine brüt ücret üzerinden değerlendirilmektedir.

Bu gibi parametre seçimleri söz konusu olduğunda kullanıcılarımızın, ilgili kazançların net ücretlerini görebilmeleri, dolayısıyla brüt ücretle karĢılaĢtırmasını tek bir rapor ekranında yapabilmeleri için ilgili tablolardan uygun kazanç kalemlerini seçmeleri yeterli olacaktır.

Tanımlanan rapor için istenen değiĢkenler seçildikten sonra ya da eski raporunuzda yaptığınız yeni düzenlemelerden sonra, mutlaka söz konusu raporu ALT+S tuĢları ile kaydetmelisiniz. Artık adıyla çağırabileceğiniz ve kullanıcı raporları bölümünden dökümünü alabileceğiniz bir rapor taslağı tanımlamıĢ bulunuyorsunuz. Personel programınız sayesinde buna benzer istediğiniz sayıda rapor taslağı düzenleme Ģansınız vardır.

12.1.2 Bordro Zarfı Tanımlama (113150)

Bu bölüm sayesinde firmalar kullanmak istedikleri formlarda bordro zarfı tanımlayabilirler. Zarf formunu tanımlamaya baĢlamadan önce bazı hazırlıklar yapmak yerinde olacaktır. Firmada kullanılan bordro zarflarından biri üzerine, bu zarfa yazılacak bilgilerin satır ve sütun numaraları tespit edilmelidir. Bunu yaparken zarfın basılacağı yazıcıdan alınmıĢ bir döküm kullanılması kolaylık sağlar. Elbette ki ilk

aĢamada bu tespitler büyük ölçüde tahmini olacaktır. Tespit edilen satır ve sütun numaralarını zarf üzerine not almak bilgi giriĢini kolaylaĢtırır. Artık programı çağırıp formu tanımlamaya baĢlayabiliriz.

KarĢınıza gelecek ekranın;

Maksimum satır sayısı alanına hazırlayacağınız bordro zarfına maksimum kaç satır bilgi yazılacağı girilmelidir. Satır sayısını girerken zarfın boyutlarını da dikkate alınız.

Maksimum kolon sayısı alanı ise bordro zarfının bir satırına yazılacak maksimum karakter sayısı girilmelidir.

Karakter tipi, zarfın hangi tip karakter ile basılacağı bu alanda satır sonu butonunu tıkladığınızda açılacak olan pencereden belirlenecektir.

Bordro ayı/yılı pozisyonu alanı, bordro ayının yılının ve pozisyonunun zarfın neresine basılacağını sorar. Bu alana verilecek bilgi üç rakamdan oluĢur. Satır, sütun ve geniĢlik. Program bordro ayını verilen satıra, sütuna ve verilen geniĢlikte basacaktır. Satır, sütun ve geniĢlik değerleri bir birlerinden virgüllerle ayrılarak yan yana girilirler. Eğer 3,1,8 rakamları verilirse program söz konusu bilgilileri bordro zarfının üçüncü satırının birinci kolonundan baĢlayarak sekiz karakter uzunlukta basacaktır. Bu bilgilerin zarfa yazılması istenmiyorsa bu alan boĢ bırakılmalıdır.

Firma adı/pozisyonu da firma adının zarfta nereye basılacağını soran alandır. Eğer firma adının basılması istenmiyorsa bu alan boĢ bırakılır.

Bu ekrandaki alanlar doldurulunca program kendiliğinden bir sonraki ekrana geçecektir. Bu ekran, zarf formuna koyabileceğiniz tüm bilgi alanlarını içerir ve 10 ekran sayfasından oluĢmuĢtur. Bütün yapacağınız, zarfa çıkmasını istediğiniz alanların yanına zarfta basılacakları yerin satır, sütun ve geniĢlik numaralarını vermek. Zarfa basılacak bilgilerin tümünün yerleri belirtildikten sonra bu bilgiler ALT+S tuĢları ile kaydedilmelidir. ġimdi sıra tanımlı zarf dökümü programından bir çıkıĢ almaya gelmiĢtir. Kullanılan zarf formunu yazıcıya yerleĢtirip bir personelin zarfını dökünce zarf tanımlamadaki baĢarımız ortaya çıkacaktır. Bundan sonra zarf formu tanımlamaya dönüp yerine oturmayan değerlerin yerlerinde değiĢiklikler yapılması gerekir. Bu değiĢiklikler yine ALT+S tuĢlarına beraber basılarak kaydedilir. Bundan sonra alınacak zarf dökümünün istenen sonuca daha yakın olacağından eminiz. Bu düzeltme iĢlemi kullanıcı sonuçtan tatmin oluncaya kadar sürdürülür.

12.1.3 Tanımlanan Raporu Sil (113600)

Deneme amacıyla tanımladığınız veya tamamen yenilenmesi gereken raporların F10 ekranlarında görünerek kalabalık bir liste oluĢturmasını engellemek için bu raporları silebilirsiniz. Bunun için programa girdiğinizde karĢınıza gelecek “döküm adı” alanına silmek istediğiniz rapora verdiğiniz ismi girmeli veya F10 listesinden seçmelisiniz. Döküm adı girilip enter tuĢuna basıldığında ekranın alt tarafında; “silme bu raporu sil” Ģeklinde bir mesaj belirecektir. Bu raporu sil mesajının üzerine gelip enter tuĢuna bastığınızda raporunuz silinecektir.

12.1.4 Yeni Tip Kullanıcı Tanımlı Raporlar

Bu bölümde yer alan programlar ile kullanıcılarımız; öncelikle görsel ve içerik olarak yenilenmiĢ olan rapor tanımlama ekranından raporlarını tanımlayacak sonrasında da bu raporun dökümünü alacaklardır. ġimdi bu tanımlamaların nasıl yapıldığını incelemeye çalıĢalım.

12.1.4.1 Rapor Tanımlama (113501)

Rapor döküm ekranlarımız görsel ve içerik olarak tamamen yenilenmiĢ olduğundan bu amaca yönelik olarak, programınızın Raporlar & Grafikler menüsüne Yeni tip kullanıcı tanımlı raporlar baĢlığı altında bir menü eklenmiĢtir. Bu menüde yer alan Rapor tanımlama (113500) programı tamamen yeni rapor formatına uygun Ģekilde tasarlanmıĢtır. Dolayısıyla rapor tanımlamadaki bu

değiĢimin siz kullanıcılarımıza daha fazla hareket özgürlüğü sağlayacağına inanıyoruz. Çünkü mouse'un sürükle bırak özelliğini kullanarak rapor baĢlıklarını daha kolay belirleyecek ve rapor baĢlıklarındaki sıralamalarınızı daha kolay değiĢtirebileceksiniz. Kullanıcılarımız istedikleri sayıda ve istedikleri bilgiler doğrultusunda rapor tanımlaması yapabilirler. Çünkü programınız personellere yönelik her detayı size sunacaktır. Size düĢen sadece, oluĢturacağınız raporda hangi baĢlıkların yer alacağını seçmeniz ve raporu hangi isimle kayıt edileceğini belirtmenizdir.

Rapor nasıl tanımlanır?

Öncelikle rapor tanımla programı çalıĢtırılır ve raporda yer almasını istediğiniz baĢlıkların seçileceği "Özelleştirme" ekranı ile bu baĢlıkların taĢınacağı tanımlama ekranına ulaĢılır.

Daha sonra "Özelleştirme" baĢlıklı ekrandan istenilen rapor kolonları mouse yardımıyla tek tek seçilerek rapor tanımlama ekranına taĢınır.

Tüm kolon baĢlıkları bu Ģekilde seçilip raporun içeriği belirlendikten sonra, ekranınızın üst bölümünde gördüğünüz "Kolon genişliklerini ayarla" butonunu tıklayarak kolonlarınızın geniĢliğini programınızın belirleyeceği default ölçülere getirebilirsiniz. Tabii ki kullanıcılarımız kolon geniĢliklerini mouse göstergelerini kullanarak da yapabilirler.

Tanımlanan raporda istemediğiniz herhangi bir baĢlık var ise bu baĢlık üzerinde mouse'unuzun sağ tuĢunu basılı tutarak ekranınızda aĢağı yukarı hareket ettirip (X) iĢaretini gördüğünüzde bırakmanız yeterli olacaktır.

OluĢturduğunuz raporla ilgili her Ģeyin tamam olduğunu düĢünüyorsanız ekranınızın Dosya baĢlıklı menüsünden "Kaydet" seçeneğini seçerek istediğiniz isim altında kaydedebilirsiniz.

Eğer sisteminizde var olan bir raporu ekrana çağırmak istiyorsanız yine bu menüde yer alan

"Aç" komutunu seçerek raporunuzu ekrana çağırabilir ve gerekli düzenlemeleri yaptıktan sonra Kaydet butonuyla aynı isim altında kayıt yapabilirsiniz. Eğer rapor farklı bir isimle kaydedilecek ise bu durumda "Farklı kaydet" seçeneği kullanılarak ilgili raporun farklı bir isim altında saklanması sağlanabilir.

Tüm bu iĢlemler sonrasında raporunuz döküme hazırdır. Bu döküm ise Rapor döküm (113502) programından gerçekleĢtirilecektir.

12.1.4.2 Rapor Döküm (113502)

Bu bölümden de bir önceki bölümde tanımlamıĢ olduğunuz raporların dökümü alınacaktır. Program çalıĢtırıldığında öncelikle sizden,

Tanımlı olan hangi raporu dökeceğinizi seçmeniz istenecektir.

Daha sonra karĢınıza “Çoklu tahakkuk seçimi” baĢlıklı parametre ekranı çıkacaktır ve bu ekrandan yapacağınız seçimler doğrultusunda isteğiniz ayların tahakkuk bilgilerinin toplamlarını isterseniz ayrı ayrı isterseniz de toplu olarak dökebileceksiniz.

Akabinde programınız bu defa da raporu hangi baĢlık altında listeleyeceğinizi girmenizi isteyecektir.

BaĢlık giriĢi yapılıp rapor döküm yeri de belirlendikten sonra istediğiniz detaylar doğrultusunda tanımladığınız rapor listelenecektir.

12.1.4.3 Serbest rapor tanımlama (113503)

Bu bölümden kullanıcılarımız; içeriğini tamamen kendilerinin belirleyeceği *.RTF formatında Ģablon rapor dosyaları hazırlayıp, istedikleri dosyanın istedikleri personeller için dökümünü alabileceklerdir.

Örneğin personellerinize topluca duyurulmasını istediğiniz herhangi bir kutlama yazısını, baĢarı mektubunu yada davet mektubunu bu bölümden hazırlayıp daha sonrasında kendilerine iletilmesini sağlayabilirsiniz. Aynı Ģekilde bilgi amaçlı olarak personellerinizin borç bakiyelerinin bildirimine yönelik dosyalar hazırlayıp kendilerine ulaĢtırabilirsiniz. Bunun için öncelikle yapılması gereken, bu

bölümden rapor dosyasının içeriğinin belirlenmesi, daha sonra da Serbest rapor döküm (113504) programından, hangi dosyadaki bilginin hangi personeller için listeleneceğinin seçilmesidir.

Programlarımızda farklı içeriklerde birden fazla rapor dosyası oluĢturabilirsiniz. Programınızın en önemli özelliği personellere yönelik veri alanlarının da kullanılabiliyor olmasıdır. MaaĢ tipi, yol yardımı vb. ġimdi rapor dosyası oluĢturulurken nasıl bir yol izleneceğini hep beraber inceleyelim.

Rapor dosyası nasıl oluşturulmalıdır?

 Öncelikle Serbest rapor tanımlama (113503) programı çalıĢtırılmalı ve rapor içeriğinin yazılacağı word programı formatındaki ekrana ulaĢılmalıdır.

 OluĢturulacak rapor dosyasının içeriği bu ekrana yazılmalıdır.

Eğer hazırladığınız metinde personellerinize ait veriler kullanılacak ise yani personel kodu, adı, borç taksiti gibi detaylara yer verilecek ise, ilgili veriler ekranınızın üst bölümünde yer alan “veri alanı ekle” alanında sıralanmıĢ bölümlerden seçilmeli ve yazıya aktarılmalıdır.

Veri alanları belirlenirken dikkat edilecek en önemli nokta, yazınızın içeriğine göre hangi veri alanının nerede yer alacağının tanımlanmasıdır. Sıralamada yapılacak bir yanlıĢlık, yazınızın içeriğinin değiĢmesine sebep olabileceğinden bu tanımlamalara dikkat edilmelidir.

Aynı metin içinde aynı veri alanlarını birden fazla kullanabilirsiniz. Bu tamamen yazınızın içeriğine göre belirlenecektir. Personel adı değiĢkenini, yazının giriĢinde kullanabileceğiniz gibi, yazının sonunda da kullanmak isteyebilirsiniz. Bu durumda personel adı, kullanım sırası da göz önünde bulundurularak 2 kere tanımlanmalıdır.

Veri alanlarının rapor içindeki kullanımını personellerinize ait aylık borç taksitini belirten bir yazı ile açıklamaya çalıĢalım.

Sayın <002,Adı Soyadı>

Bu çalıĢma ayına ait borç taksitiniz <050,Borç Taksiti> Yeni Türk Lirasıdır.

Bilginize sunarız.

Görüldüğü üzere Sayın'dan hemen sonra yaptığımız tanımlayama göre personellerimizin adı soyadı yazılacak. Bu tanımlamayı veri alanı ekle Bölüm-1 alanında seçtik ve yazımıza aktardık. Yazımızın içeriğine göre taksitiniz kelimesinden hemen sonra da personellerimizin çalıĢma ayı içindeki borç taksitinin yazılmasını istedik. Bunun içinde yine veri alanı ekle Bölüm-2'den isteğimize uygun olan alan seçimini yaptık ve yazımıza aktardık. Daha sonra yazımızı tamamlayıp uzantısı *.RTF olacak Ģekilde kaydettik. ġimdi yapmamız gereken Serbest rapor döküm (113504) programından, hazırladığımız dosyayı seçip hangi personelin borç taksit bilgisini listeleyeceğimizi yada, e-posta ile göndereceğimizi seçmemizdir.

Ekranınızın üst bölümündeki menülerden yazınızın biçimini belirleyebilir, kayıtlı olan rapor dosyalarını çağırabilir, saklayabilir ve programdan çıkabilirsiniz.

12.1.4.4 Serbest rapor döküm (113504)

Bu program ile bir önceki bölümden hazırlanmıĢ olan serbest rapor dosyalarının dökümü alınacaktır.

Programı çalıĢtırdığınızda öncelikle yapmanız gereken, hangi dosyaya ait dökümün alınacağını seçmenizdir. Bu seçimle birlikte karĢınıza, personellerin belirleneceği bir ekran gelecektir. Bu aĢamada sizden beklenen dosyadaki bilgilerin hangi personeller için ve veri tabanınıza kayıtlı hangi firmalar için listeleneceğini seçmenizdir. Bu seçim sonrasında karĢınıza

Yazıcı E-Posta Ekran

Seçeneklerinin yer aldığı onay ekranı gelecektir. Bu ekrandaki tercihiniz doğrultusunda dosyadaki bilgilerinizi personellere e-posta olarak gönderebilir, yazıcıya dökümünü alabilir yada ekranınıza listelenmesini sağlayabilirsiniz.