PERSONEL DEVAM KONTROL YÖNETİM

Bu bölümden personellerin devamına iliĢkin tanımlamalar yapılıp raporlardan izlenecektir.

9.1 Personel devam kontrol giriş (111920)

Bu program ile amacımız; iĢletmelerin çalıĢma saatleri (vardiyaları) baz alınarak çalıĢanlarının iĢe giriĢ ve çıkıĢlarının takibini yapabilmek ve bu çalıĢma saatlerine bağlı olarak çalıĢma performanslarını yani kazançlarını değerlendirebilmektir. Dolayısıyla bu ekrandan Ģirket çalıĢanlarının giriĢ-çıkıĢ zamanları kayıt altına alınacak ve bu kayıtlardan yola çıkarak personelin vardiya hesaplamaları yapılıp raporlardan izlenebilecektir. Çünkü bu ekran aracılığı ile hangi personelin hangi saatte iĢe baĢladığı ya da iĢten çıktığı gibi sorulara doğru yanıtlar bulunabilecek, personelin devamlılık takibi kontrollü bir Ģekilde gerçekleĢecektir.

Program çalıĢtırıldığında öncelikle yapılması gereken hangi zaman aralığında, hangi personel için iĢe giriĢ-çıkıĢ tanımlaması yapılacağının seçilmesidir. Bu seçimlerde ekranda yer alan kodu, adı, soyadı alanları ile baĢlangıç zamanı ve bitiĢ zamanı alanlarından gerçekleĢtirilecektir. Eğer toplu giriĢ yapılacak ise bu aĢamada da ekranda yer alan Başlangıç/bitiş zamanlı toplu kayıt butonu tıklanmalıdır ve açılacak ekrandan da iĢlem tipi (baĢlangıç/bitiĢ zamanlı mı, sadece baĢlangıç zamanlı mı veya sadece bitiĢ zamanlı mı) seçilmelidir. Akabinde yaptığınız seçime göre baĢlangıç ve bitiĢ zamanını girmelisiniz. Bunun yanı sıra proje bazında ya da sorumluluk merkezi bazında çalıĢan firma iseniz personelinizin bağlı olduğu proje kodunu ve sorumluluk merkezi kodunu da girebilirsiniz.

Son olarak da giriĢ ve çıkıĢ nedenini de seçebilirsiniz. Her ne Ģekilde personel seçimi yapılırsa yapılsın imleç ekranınızın ikinci yarısında konumlanacak ve girdiğiniz zaman dilimlerine bağlı olarak personelin çıkıĢ zamanı otomatik olarak yazılacaktır. Bu aĢamada size düĢen personel giriĢ-çıkıĢ zamanında değiĢim söz konusu ise değiĢikliği yapmanız ve ALT+S tuĢlarına basarak kayıt etmenizdir. Bu bilgilerden derlenerek hazırlanan devam listesi ve devam kontrol raporuna da Raporlar menüsü altından ulaĢılacaktır.

Bu ekranda yeni kayıt giriĢi yapabilmeniz de mümkündür. Bunun içinde ekranda yer alan yeni kayıt eklemek için tıklayın bölümüne gelmeniz ve size sunulan kodu, adı, soyadı gibi alanlardan personel seçimi yaparak giriĢ iĢleminize devam etmenizdir. Ekranınızın alt bölümünde yer alan butonları kullanarak istediğiniz personel satırını silebilir, bir sonraki ve bir önceki personel satırına geçebilir, yeni giriĢi yapabilir, ilk veya en son giriĢ yaptığınız personel satırında konumlanabilirsiniz.

9.2 Vardiya tanıtım kartı (111922)

Personel devam kontrol yönetimi menüsündeki programlar ile amacımız; iĢletmelerin çalıĢma saatleri (vardiyaları) baz alınarak çalıĢanlarının iĢe giriĢ ve çıkıĢlarının takibini yapabilmek ve bu çalıĢma saatlerine bağlı olarak çalıĢma performanslarını dolayısıyla kazançlarını değerlendirebilmektir. Programlarımız çalıĢanların vardiya fazlasını ve çalıĢanlara gösterilecek vardiya toleransını dikkate alacak Ģekilde yapılandırılmıĢ. Bu amaçla ilgili menüye hem bilgi giriĢi, hem de bilgilerin izlenmesi açısından birçok ekran, rapor ve grafik ekranı eklenmiĢtir.

Bu menüden öncelikle iĢletmeler çalıĢma saatlerini (vardiyalarını) programa tanıtmalıdırlar. Bu tanımlamalarda birbiri ile iliĢkili olan Takvim tanıtım kartı (111923), Takvimli vardiya takip formu (111924) ve Vardiya tanıtım kartı (111922) ekranlarından yapılacaktır.

Vardiya tanıtım kartı (111922) ekranından iĢletmelerin çalıĢma saatleri (vardiyaları) programa girilecektir. Bu ekrandaki en önemli detay personel devam kontrol detayları sayfasıdır ki bu sayfada çalıĢanların vardiya dıĢı fazla mesailerinin hangi kazanca yazılacağı ve çalıĢana gösterilecek vardiya toleransının ne kadar olacağı belirtilecektir. Çünkü maaĢlar hesaplanırken bu bölümden girilen detaylar baz alınacak ve mesailer belirlenen sürelere göre hesaplanıp belirlenen kazanca yansıtılacaktır. Örneğin iĢletmenizde mesai saatlerinin 09:00 ile 18:00 arasında olduğunu

düĢünelim ve personelinizin de çalıĢma saatini 19:30‟da bitirdiğini varsayalım. ĠĢte bu 1,5 saatlik çalıĢma fazlalığı ilgili ekranın Vardiya fazlası ek kazanç alanından seçilen ek kazanca aktarılacaktır.

Vardiya toleransı olarak da çalıĢanlara 15 dk. süre verildiğini düĢünelim. Bu durumda ilgili personel iĢe 9:00‟da değil de 9:15‟de baĢlasa dahi hesaplamalarda 9:00 iĢe baĢlama saati baz alınacaktır.

Daha sonrasında bu ekrandan tanımlanan vardiyalar Takvim tanıtım kartı ve Takvimli vardiya takip formu (111924) ekranları ile iliĢkilendirilip tanımlanan vardiyaların hangi günler için geçerli olacağı girilecektir. Dolayısıyla program seçilen günler için mesai hesaplamasını yapacaktır.

Vardiya takvimlerinin tanımlanmasından sonra belirlenmesi gereken en önemli detay personelin hangi takvime göre çalıĢacağının programa girilmesidir. Bu belirleme de Personel yönetiminin Sistem parametreleri menüsünde yer alan Çalışma / Ekkazanç / Sosyal yardım tanımları (116112) ekranındaki Takvim kodu alanından yapılacaktır. Dolayısıyla personelin tüm hesaplamaları bu alandan seçilen takvim kodunun baz aldığı vardiya tanımına göre yapılacaktır. Yani Personel puantaj kartları (112100) ekranından personel seçildiğin de otomatik olarak o dönemki çalıĢma bilgileri puantaj ekranına yansıtılacaktır. Bu da seçilen takvim koduna göre gerçekleĢecektir. Aynı puantaj hesaplamaları Personel devam kontrol toplu puantaj işlemleri (112205) ekranından da toplu Ģekilde gerçekleĢtirilecektir.

Evet vardiya sistemine göre çalıĢanların mesai takibinin nasıl yapılacağına değindikten sonra bu ekrandaki giriĢ alanlarını açıklayabiliriz.

Vardiya Kodu ve Vardiya İsmi: Bu alanlara iĢletmenizdeki vardiyalara iliĢkin belirleyici olabilecek kod ve isim giriĢi yapmalısınız. Kod için VRD-01 isim için de Normal ÇalıĢma Saatleri gibi bir tanımla yapabilirsiniz.

Vardiya Adedi: Bu alanda da sizden istenen tanımlayacağınız vardiya kartının kaç adet vardiyadan oluĢtuğunu girmenizdir. Eğer iĢletmeniz

06:00-14:00 14:00-22:00 22:00-06:00

gibi saatler arasında 3 vardiya çalıĢtığını düĢünürsek bu alana girilecek değer 3 olacaktır. Yani tanımladığınız vardiya kartındaki çalıĢma saatlerinin kaç adet olduğu girilecektir. Programınız 4 adet vardiya saati giriĢi yapacağınız Ģekilde düzenlenmiĢtir. Bu alana 2 girilirse, ekranınızın üst bölümündeki “vardiya saatleri” butonunu tıkladığınızda karĢınıza gelecek ekran, sadece iki adet vardiya saati gireceğiniz Ģekilde düzenlenecektir. Yani iki satırdan oluĢacaktır.

Vardiya Rengi: Tanımlamakta olduğunuz vardiyanın “Takvimli vardiya takip formu” ekranında hangi renk ile belirtilmesini istiyor seniz ilgili rengi bu alandan seçmelisiniz. Böylece vardiyalarınızı takvim ekranından renklerine göre de ayırt edebilmeniz mümkün olacaktır. Çünkü takvim kartlarını birden fazla vardiya kartı için kullanabilmeniz mümkündür.

Evet, vardiya kartınıza iliĢkin tanıtıcı bilgileri girdikten sonra sıra, bu vardiya kartının çalıĢma saatlerini belirlemeye gelmiĢtir. Bunun için ekranınızın üst bölümünde yer alan “Vardiya saatleri”

butonunu tıklamalısınız. KarĢınıza vardiya tanıtımı ekranından girdiğiniz “vardiya adeti”

doğrultusunda saat giriĢi yapacağınız bir ekran gelecektir.

ġimdi de bu ekranda gördüğünüz alanların dolayısıyla bu alanlara yapılacak giriĢlerin neler olduklarını açıklamaya çalıĢalım.

Vardiya No: Programınızda vardiya numaraları belirlenirken, tanıtım kartının vardiya adeti alanında yaptığınız giriĢler baz alınır. Yani yukarıda açıkladığımız vardiya adeti alanı 2 olarak belirtilmiĢse, bu ekrandaki vardiya numarası da iki adet olarak karĢınıza gelecektir. Dolayısıyla kullanıcıların bu alana müdahale edebilmeleri mümkün değildir.

Vardiya Başlama Saati: Bu alana tanımlamakta olduğunuz vardiyanın baĢlama saati girilmelidir.

Saat giriĢleri 00:00:00 formatında yapılmalıdır.

Vardiya Bitiş Saati: Bu alana da tanımlamakta olduğunuz vardiyanın bitiĢ saati girilmelidir.

Mola Başlama ve Bitiş Saati 1,2,3,4: Bu alanlara da gün içinde verilecek molalara iliĢkin, baĢlama ve bitiĢ saatlerini girmelisiniz. Programınız maksimum 4 mola giriĢi yapacağınız Ģekilde düzenlenmiĢtir.

Ekranda yer alan Personel devam kontrol detayları sayfasından da yukarıda belirttiğimiz gibi personelin vardiya fazlasının hangi kazanca dahil olacağı ve vardiya toleransının dk olarak ne kadar süre olduğunun bilgisi girilecektir.

Tanıtımını yaptığınız vardiya kartındaki vardiyaların çalıĢma saatlerini de girdikten sonra ALT+S tuĢlarına basarak kayıt etmelisiniz. Kayıt edilmeyen her bilginin tekrar girilmesi gerekeceğini sizlere önemle hatırlatmak istiyoruz. Daha sonra bu vardiyalar, tanımlanacak takvim kartları ile programınızın “takvimli vardiya takip formu” bölümünden iliĢkilendirilip çalıĢma tarihleri belirlenecektir.

9.3 Takvim tanıtım kartı (111923)

Bu bölümden Vardiya tanıtım kartı (111922) ekranından yapılan vardiya tanımlamalarının hangi takvim kartı için geçerli olacağının bilgisi girilecektir. Yani hangi vardiyanın hangi takvim kartına bağlı olarak çalıĢacağının belirlenmesi için takvim kartı açılacaktır. ÇalıĢanlarınızın hepsi aynı vardiyaları kullanıyor ise her biri için çalıĢma takviminin belirlenmesinde tek bir takvim kartının tanımlanması yeterli olacaktır. Eğer vardiya saatleri personele göre farklılık gösteriyor ise, bu durumda ayrıĢan personel için takvim tanımlamaları ayrı ayrı olmalıdır. Daha sonra bu takvim kartları, programınızın Takvimli vardiya takip formu bölümünden vardiya kartları ile iliĢkilendirilecek ve çalıĢanların mesai hesaplamaları bu takvim kartı baz alınarak hesaplanacaktır. Tabi bunun için yapılması gereken bir diğer iĢlem Personel yönetiminin Sistem parametreleri menüsünde yer alan Çalışma / Ekkazanç / Sosyal yardım tanımları (116112) ekranında ki Takvim kodu alanından tanımlanan takvim kartının seçilmesidir. Çünkü personelin tüm hesaplamaları bu alandan seçilen takvim kodunun baz aldığı vardiya tanımına göre yapılacaktır.

Programa girdiğinizde yapmanız gereken tek iĢlem tanımlayacağınız takvim kartlarını hangi kod ve isimle takip etmek istiyor iseniz ilgili giriĢleri takvim kodu ve adı alanına girerek kayıt etmenizdir.

9.4 Takvimli vardiya takip formu (111924)

Personellinizin vardiyalarına iliĢkin çalıĢma takvimi bu bölümden oluĢturulacaktır. Çünkü tanımlanan vardiya kartlarının takvim ekranı ile iliĢkilendirilmesi bu bölümden gerçekleĢtirilecektir. Böylece vardiyalarınızın 12 aylık süreç içindeki çalıĢma dönemlerini belirleyebilecek, hangi vardiyanın hangi günlerde çalıĢtığının takibini yapabileceksiniz. Ayrıca bu bölümden iĢletmenizin geçmiĢ yıllara iliĢkin çalıĢma takvimlerini inceleyebilecek hatta gelecek yıllara iliĢkin çalıĢma takvimini oluĢturabileceksiniz. Bunun için öncelikle iĢletmenizdeki vardiyaların ve bu vardiyalar için baz alınacak takvim kartlarının programa tanıtılması gerekmektedir.

Programa girdiğinizde öncelikle sizden, vardiya takip formu için hangi takvim kartının baz alınacağını seçmeniz istenecektir. Bunun için “Çalışılacak takvim kodu” alanında F10 tuĢuna basıp açılacak pencereden takvim seçiminizi yapın ve F2 tuĢuna basın. Bu iĢlem sonrasında ekranınızın üzerine

“takvim kayıtlarının güncellendiğini” belirten bir mesaj gelecek ve güncelleme iĢlemi tamamlandıktan sonra takvim ekranına ulaĢılacaktır. ÇalıĢma takvimi içinde bulunduğunuz yıl ve ayı baz alarak baĢlayacaktır. Örneğin takviminizi 2009 yılının haziran ayında oluĢturuyor iseniz, takviminiz haziran ayından itibaren baĢlayacak ve takip eden aylarla devam edecektir.

ġimdi takvim ekranınızın genel görüntüsü ile birlikte vardiyalarınızın hangi günlerde çalıĢtırılacağını belirlemeye çalıĢalım.

Ekranınızın üst bölümünde;

Vardiya: Tanımsız ve Hafta sonu günleri ifadelerinin yer aldığını göreceksiniz.

Programa ilk girdiğinizde tanımladığınız vardiyaların hangi günlerde çalıĢtırılacağına, iliĢkin herhangi bir tanımlama yapılmadığından imleciniz hangi gün üzerinde olursa olsun, “vardiya tanımsız”

ifadesi yer alacaktır. Vardiyalar takvim ekranına girildikten sonra bu alanda, ilgili vardiyanın kodu ve adı yer alacaktır.

Programınızda vardiya takvimi, cumartesi ve pazar günleri hafta tatili olarak kabul edilmiĢ ve bu doğrultuda hazırlanmıĢtır. Eğer iĢletmenizde Cumartesi ve Pazar günleri normal çalıĢma günü olarak kabul ediliyor ise ilgili günlerin baĢında yer alan iĢaretini kaldırmanız yeterli olacaktır. Böylece hafta sonu günleri hafta içi olarak kabul görecektir.