PERSONEL SĠCĠL KARTLARI (111100)

Programınızın bu bölümünden mevcut personelinizin programa tanıtımlarını yapacak ve personelinize dair aklınıza gelebilecek her türlü bilginin kaydını gerçekleĢtirebileceksiniz. Çünkü programınız personelinize yönelik birçok detayı düĢünmüĢ olup, vücut ölçüm bilgilerinden, ehliyet bilgi giriĢlerine, nüfus bilgilerinden kimlik bilgilerine kadar her ayrıntıyı saklayabileceğiniz yapıda tasarlanmıĢtır. Programda giriĢ yapacağınız ilk ekran “Personel tanıtım kartı ekranı olacaktır.

Dolayısıyla biz açıklamalarımızı bu ekrandan baĢlayarak sırasıyla her ekrana geçiĢler yaparak devam edeceğiz.

Personel tanıtım kartı

Kodu: Personel sicil bilgileri dosyasının bu ilk değiĢkeni programın verimli ve amaca uygun kullanılması açısından önem taĢır. 25 dijit uzunluğa sahip bu alana rakam ve/veya harf girilebilir. Kodu aynı olan birden fazla personel kaydı olamaz. Bu alan yeni girilen bir personele kart açarken kod girmek için ya da var olan bir personel kaydını ekrana çağırmak için kullanılabilir. Dosyada kaydı bulunan personelin kodunu girdiğinizde bununla ilgili kayıt karĢınıza geleceğinden bu kodu baĢka bir personele daha vermek ancak var olan kaydı sildikten sonra mümkün olur.

Personel kodu sayesinde bu personel sicil kartlarını önceki ve sonraki kayıt (ALT+O: önceki kart, ALT+N: sonraki kart) tuĢları kullanılarak ardıĢık tarama yapılabilir. Bu özelliklerinden dolayı program personel kodu olmayan bir kaydı kabul etmeyecektir.

Kod değiĢkeni sadece istenilen personele ulaĢma, personeli sıralama, gruplandırma gibi iĢlemlerde kolaylık sağlamakla kalmaz aynı zamanda firmanızın iĢleyiĢine uygun çıktılar almanıza olanak verir. Bu yüzden personeli kodlarken firmada kullanılan ücretlendirme sistemine ait tüm evraklar göz önüne alınmalıdır.

Adı: Bu alana tanıtımı yapılan personelin adı girilmelidir.

Soyadı: Bu alanda da programınız sizden personelinizin soyadı bilgisini girmenizi isteyecektir.

SGK Sicil No (TC. Kimlik): 5510 Sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu Uygulamaları gereği Ekim 2008 tarihinden itibaren personelin SSK numaraları yerine T.C. Kimlik numaraları kullanılacaktır. Dolayısıyla bu alana personelin T.C. kimlik numaraları girilecektir.

Kullanıcılarımız bilgi amaçlı olarak personelin eski SSK numaralarını da bu ekranın Eski SGK Sicil No alanından görebileceklerdir. KuruluĢ programına eklenen Personel SGK Sicil No/T.C. Kimlik No değişim işlemleri (099635) baĢlıklı ekran sayesinde Personel sicil kartları (111100) ekranının Personel Nüfus Bilgileri sayfasında T.C. Kimlik No'su tanımlı olan personelin kimlik numaralarının bu alana aktarabilmesi mümkündür.

Başka şubeye personel transfer edilmesi (Personel SSK Değiştirme butonu)

Kullanıcılarımızın şubeleri arasında personel transferlerini (giriş ve çıkışlarını) yani personelin farklı SSK şubesine geçişlerini basit bir şekilde yapabilmeleri mümkündür. Bu işlemin özellikle bir merkez ve birden fazla şube ile çalışan ve şubeleri arasında sürekli personel transferi yapan kullanıcılarımız için işlevsel olacağını düşünüyoruz. Personel transferi için öncelikle

Personel tanıtım kartının çalıştırılması ve başka şubeye transfer edilecek personelin seçilerek çıkış işleminin (çıkış tarihinin) yapılması ve kayıt edilmesi gerekecektir,

Daha sonrasında sıra, çıkışı yapılan personel için personel tanıtım kartında yer alan "Personel SSK değiştirme" butonunun çalıştırılmasına gelecektir. Amacımız ilgili personel için yeni personel kartı tanımlamalarının yapılmasıdır. Zaten bu ekranda da sizden, personelinizi hangi kodla yeni kart açacağınızı, çıkış tarihini, transfer edilen şubeye giriş tarihini, kıdem tarihini ve hangi SSK şubesine geçeceğini belirtmeniz istenecektir. Ekranla ilgili girişler tamamlandıktan sonra da F2 tuşuna basılarak bilgiler kayıt edilmelidir. Bu işlem sonrasında transfer edilen personel için farklı SSK şubesinde çalışmaya başladığına ait yeni personel kartı oluşmuş olacaktır.

Transferi yapılan personele ait tüm ayrıntılarda

İşe girenlerin tarih aralıklı dökümü (113361) İşten ayrılanların tarih aralıklı dökümü (113363)

raporlarından izlenebilecektir. Bunun için yapılması gereken tek işlem de raporların parametreler ekranında yer alan "Rapor tipi" alanından Transfer yolu ile çıkış/giriş yapanları listele seçeneğinin seçilmesidir.

Program personel bilgilerini tüm detaylarıyla sunacaktır.

Önemli Not:

Personel sicil numaralarının belirli kod yapısına göre tanımlanabilmesi

Personel yönetiminin Sistem parametreleri/Şirket parametreleri/Genel parametreler (116111) programının Diğer parametreler sayfasında Personel sicil no kod yapısı başlığı altında bir parametre yer almaktadır. Bu düzenleme ile amacımız personelin sicil numaraları girilirken belirli kod yapısına bağlı olarak giriş yapılmasını zorunlu kılmak farklı kod girişini engellemektir. Firmanız için böyle bir zorunluluk getirmek istiyor iseniz bu alana istediğiniz kod yapısını tanımlamalısınız. Böyle bir zorunluluk olmayacak ise bu alana herhangi bir giriş yapmanıza gerek yoktur.

Kod yapısı girerken

Ayrım karakteri olarak ( . nokta)

Harf X

Nümerik 0

Karakterlerini kullanabilirsiniz.

Örneğin firmanızda 111.11.11 şeklinde sadece rakamların yer aldığı 9 karakterlik bir kod yapısı varsa bu aşamada bu alana 000.00.00 şeklinde bir giriş yapmanız yeterli olacaktır. Eğer sicil numaralarında harf kullanılıyor ise örneğin A11.11.11 şeklinde bir kod tanımı varsa bu aşamada bu alana X00.00.00 şeklinde giriş yapılmalıdır.

Firma no: Birden fazla firma ile iĢlem yapıyor iseniz bu alanda sizden istenen tanımlamakta olduğunuz personelin hangi firmanızın personeli olduğunu belirtmenizdir. Dolayısıyla bu alana ilgili firmanın takip edildiği numara girilecektir. Bu alandan yapacağınız tanımlama ıĢığında da baĢka firmanın personeli ile iĢlem gerçekleĢtirilmesi mümkün olmayacaktır. Örneğin virman dekontu vb.

düzenlenemeyecektir. Böyle bir durum söz konusu olduğunda da program tarafından hemen uyarılacak ilgili personelin iĢlem yapılan firma için geçerli olmadığı ve bağlı olduğu firmanın farklı olduğu belirtilecektir.

Bağlı şube no: Bu alanda da sizden istenen tanımladığını personelin seçtiğiniz firmanın hangi Ģubesine mensup olduğunu belirtmenizdir.

Bağlı cari personel kodu: Cari personel tanıtım kartı (041440) ile amacımız, programlarımızın ticari bölümü ile iĢlem yapan personelinizi (satıcı, satın almacı gibi) seri bir Ģekilde tanımlayabilmeniz dolayısıyla alıĢ, satıĢ ve finans yönetimine ait evraklar ile gerçekleĢtirecekleri hareketleri programa girip tüm ayrıntılarını izleyebilmenizdir. Bu kartın en önemli detayı tanımlayacağınız personelin bordrolu personeliniz olması gibi bir zorunluluğunun bulunmamasıdır. Böylece firma dıĢında sizin adınıza iĢlem yapan personeli de programa tanıtıp hareket giriĢleri yapabilecek hatta her hareketinin kaynağını ayrıntılı olarak inceleyebileceksiniz. Ne tutarda satıĢ yaptığı, ne kadar iĢ avansı aldığı inceleyebileceğiniz detaylardan sadece bir kaçıdır. ĠĢte bu alanda da sizden istenen tanımladığınız yani firmanızda bordrolu olarak çalıĢan personelin cari personel kartı var ise hangi karta bağlı olduğunu seçmenizdir. Böylece ilgili personelin hareketlerini her iki karta da bağlı olarak izleyebileceksiniz. “Cari kartına git” butonunu tıklayarak da Cari personel tanıtım kartı (041440) ekranından tanımlanan kartının ayrıntılarını görüntüleyebileceksiniz.

Tipi: Bu alanda satır sonu butonunu tıkladığınızda açılacak olan pencereden tanıtım kartını girmekte olduğunuz elemanınızın ne iĢ yaptığını programınıza tanıtacaksınız. Programınız size satıcı eleman, satın almacı eleman ve diğer eleman olarak 3 seçenek sunacaktır.

Departman kodu: Bu alanda, kartını girmekte olduğunuz personelin hangi departmana bağlı olduğunu belirteceksiniz. Eğer daha önceden Sistem/ġirket Parametreleri/Departman tanımı (116120) bölümünde firmanızın departmanlarını programınıza tanıttıysanız bu alanda iken F10 tuĢuna bastığınızda ya da satır sonu butonunu tıkladığınızda bu departmanlar kodları ve isimleri ile

beraber liste halinde karĢınıza gelecektir. Böylece ilgili personelin hangi departmanda çalıĢtığını kolaylıkla seçme Ģansınız olacaktır. Bunun için F10 penceresindeyken ok tuĢları ile ilgili departmanın üzerine gelip kliklemeniz yeterlidir.

İş grubu: Bu alan personelin yaptığı iĢin statüsünün belirtildiği yerdir. Dolayısıyla programınız size her sektöre uygun olacak Ģekilde iĢ grubu tanımları sunacaktır. Bu aĢamada size düĢen tanımlamakta olduğunuz personelinizin çalıĢtığı iĢin grubunu belirtmenizdir. Bu alana girilen bilgiler verilen sosyal yardımların bu gruplara göre farklılık içerdiği durumlarda önem kazanır. ÇalıĢma/Ekkazanç/Sosyal yardım tanımları (116112) programının “Sosyal yardım öndeğerleri” ekranını anlatırken Grup 1-Memur, Grup 2-ĠĢçi, Grup 3-16 yaĢından küçük iĢçiler, Grup 4-Yönetim kurulu üyeleri, Grup 5-Sanatçı, Grup-6 Arge, Grup-7 TUGS, Grup-8‟in Bina görevlisine denk düĢtüğünü belirtmiĢtik. Eğer bir firmada sosyal yardımlardan yararlanma konusunda farkları olan gruplar varsa, personelin yer aldığı grubun belirtileceği yer bu alandır.

Giriş tarihi: Personelin iĢe girdiği tarihin yazıldığı alandır. Bu alana girilen bilgi sabit bir sicil bilgisi olmaktan öte personelin tasarruf teĢvik fonunun, kıdem ve ihbar tazminatlarının hesaplanmasında kullanılan önemli bir bilgidir. Tarih giriĢi için bu alanda satır sonu butonunu tıkladığınızda karĢınıza gelecek takvim ekranından da faydalanabilirsiniz.

Çıkış tarihi: Bu alan personelin iĢten çıktığı tarihi gösterir. PER9000 iĢten çıkan personelin kaydını silmez. Eğer kullanıcı personelin tanıtım kartını silmezse bu kayıt istenildiğinde baĢvurulmak üzere saklanır. Ancak çıkıĢ tarihi girilen personelin kaydı çıkıĢ tarihinden sonraki tarihlere puantaj yapılırken ya da döküm alınırken kullanıcının karĢısına çıkmaz. Bu tarih aynı zamanda kıdem ve ihbar tazminatı hesaplarında da kullanılır. Bu alanda da, satır sonu butonunu tıkladığınızda karĢınıza gelecek takvim ekranından tarih giriĢi için faydalanabilirsiniz.

Çıkış sebebi (seçimli): Bu alanda sizden istenen iĢten ayrılan personelinizin çıkıĢ sebeplerinin hangi maddeye dayalı olarak gerçekleĢtiğini belirtmenizdir. Programınız size çıkıĢ sebebi olarak birçok maddeyi hazır sunacaktır. Emeklilik, Kadın sigortalının evlenmesi vb. Eğer bu sebepler içinde herhangi birisi size uygun değil ise bu alanı “hiçbiri” olarak belirtip bir alt satırda yer alan “Çıkış Sebebi” alanına, iĢten ayrılmıĢ personeliniz için ayrılma sebebini kendiniz girebilirsiniz. Bu alana girilen bilgi Ek-2 de kullanılacaktır.

Kıdem tarihi: Bu alan, iĢe giriĢ tarihi ile kıdem tazminatının hesaplatılacağı tarih farklı olan personel için kullanılacaktır. Dolayısıyla tanıtımını yaptığınız personel için kıdem tazminatının hangi tarihten itibaren hesaplatılacağını bu alana girmelisiniz. Örneğin X ve Y adında iki tane firma sahibi olduğunuzu düĢünelim. X firmanızda çalıĢmakta olan PER001 kodlu personelinizin, Y firmanızda çalıĢmasına karar verdiniz, bu durumda PER001 kodlu personelin Y firmasına geçiĢinde, kıdem tazminatında herhangi bir değiĢikliğin olmaması için kıdem tarihi alanına X firmasında çalıĢmaya baĢladığı tarihi girmelisiniz. Böylece ilgili personeliniz Ģirket değiĢtirmiĢ olmasına rağmen, kıdem tazminatı sizinle çalıĢmaya baĢladığı ilk günden itibaren hesaplatılabilecektir.

Döviz cinsi: Bu alanda ilgili personelin maaĢını hangi para birimi ile aldığı girilecektir. Bu alanda satır sonu butonunu tıkladığınızda karĢınıza çıkacak olan para birimlerini gösteren listeden ilgili personeliniz için para birimini seçebilirsiniz. Eğer bu alanı TAB tuĢu ile geçerseniz, programınız para cinsini TL olarak seçecektir.

Cari muhasebe kodu: Bu alanda ilgili personelinizin tahakkuk kesinleĢtirme iĢleminden sonraki hesaplarının hangi muhasebe kodu altında görüneceğini belirleyeceksiniz. Muhasebe kod seçimi için F10 penceresinden yararlanacağınız gibi, satır sonu butonunu tıkladığınızda karĢınıza gelecek listeden de seçebilirsiniz.

Entegre grubu: Bu alana, sicil kartını girmekte olduğunuz personelinizin hangi muhasebe grubuna bağlı olduğu girilecektir. Muhasebe grup giriĢi için, satır sonu butonunu tıkladığınızda karĢınıza gelecek ekrandan da faydalanabilirsiniz. Muhasebe gruplarıyla ilgili daha geniĢ bilgi için Bkz. Sicil ĠĢlemleri/ Muhasebe grup ve kod tanıtımı (111300).

Bölge kodu: Personelinizi bölgeler bazında ayırarak takip ediyorsanız, kartını girmekte olduğunuz personelin hangi bölgede yer aldığına iliĢkin kodu bu alana girebilirsiniz. Bölge tanımlamaları programınızın ġirket Tanımlamaları/Bölge tanımlamaları yapılmaktadır.

Sistem kullanıcı kodu: Bu alanda sizden istenen tanımlamakta oluğunuz personelinizin programa giriĢ yaptığında kullanmıĢ olduğu sistem kodunun ne olduğunu girmenizdir. Bu alandan belirteceğiniz sistem koduna göre personelinizin programda birçok alan için yetkili olduğu belirtilmiĢ olacak aynı zamanda hangi koda sahip personelin hangi iĢlemi gerçekleĢtirdiği görülecektir. Örneğin iĢ baĢvurularının değerlendirirken, bu değerlemeyi yapan personel herhangi bir sistem koduna bağlanmamıĢ ise ve bağlı olduğu sistem kodu ile programa giriĢ yapmamıĢ ise personeli değerlendirebilmesi mümkün olamayacaktır.

Personel tanıtım kartı ekranında yapmanız gereken ilk giriĢler yukarıda sıraladıklarımızdan ibarettir.

Dikkat ederseniz ekranınızın sağ tarafında Fotoğraf adı altında bir bölüm görülmektedir. ġimdi sizlere bu bölümle ilgili açıklamada bulunmak istiyoruz. Bu bölüme tanıtımını yaptığınız personele iliĢkin resim yükleyebilmeniz mümkündür. Bunun için öncelikle yapmanız gereken Fotoğraf alanında mouse göstergenizin sağ tuĢuna basmak olmalıdır. Bu iĢlem sonrasında ekranınızın üzerine yükle, sil, tara ve göster seçeneklerinin yer aldığı bir menü açılacaktır. Bu menüden yükle seçeneğini seçerek, sisteminizde kayıtlı olan personel resminizi bu bölüme getirebilirsiniz. Tara seçeneği, resim tarayıcısı olan kullanıcılarımız için iĢlevsel olacaktır. Dolayısıyla bu seçenekle resim tarayıcısı taradığınız personelinizin resmini anında bu bölüme getirebileceksiniz. Sil seçeneği yüklediğiniz resimleri silmek için, göster seçeneği de, ilgili resmi orijinal boyutlarda görüntüleyebilmek için kullanılacaktır.

Evet, fotoğraf alanı ile ilgili açıklamalarımızı da yaptıktan sonra Ģimdi sıra, personelinize iliĢkin diğer tanımlamaların yani, personel ücret bilgileri, nüfus bilgileri, prim bilgileri vb. programa nasıl tanıtılacağı ile ilgili açıklamalara geldi. Bunun için ekranınızın üst bölümünde yer alan butonlar kullanılacaktır. Bu butonların hepsi ekranınızın üzerinde gözükmeyebilir. Bunun için yapmanız gereken, ekranınızın üzerindeki kaydırma okunu istediğiniz butona gelene kadar tıklamanızdır. ġimdi bu butonları sıra ile incelemeye baĢlayalım.

Personel adres ve telefon bilgileri

Personel tanıtım kartı ekranında iken, personel adres ve telefon bilgileri butonunu tıkladığınızda karĢınıza aĢağıda görülen bir ekran gelecektir. Bu ekrandan ilgili personelinize ait ikametgâh adresinin giriĢini yapacaksınız. ġimdi bu ekranda yer alan alanları tek tek açıklayalım.

Adres: Kartta iki satır olarak yer alacak adres alanına ilgili personelin ikametgâh adresi girilmelidir.

Posta kodu: Ġlgili personelin posta kodu bu alana girilmelidir.

İlçe: Ġlgili personelin bağlı olduğu ilçedir.

İl: Ġlgili personelin bulunduğu ildir.

Ülke: Ġlgili personelin bulunduğu ülkedir.

Tel ülke kodu: Ġlgili personelin bulunduğu ülkenin milletlerarası telefon kodudur.

Tel bölge kodu: Ġlgili personelin bulunduğu ilin bölge kodudur.

Tel no 1-2: Ġki satır olarak ayrılmıĢ bu alana personelin telefon no sunu girebilirsiniz.

Faks no: Ġlgili personelin varsa faks numarası bu alana girilmelidir.

Modem no: Ġlgili personelin varsa modem numarası bu alana girilmelidir.

E-posta adresi: Ġlgili personelin varsa elektronik posta adresini bu alana girip satır sonu butonu