“İnsan kaynakları arzı, herhangi bir plan döneminde işletmenin sahip olacağı personeli ifade etmektedir. İnsan kaynakları arzının belirlenmesinde en çok başvurulan araçlar; personel envanteri, personel beceri envanteri, yükseltim planlama şemaları, personel devir oranı ve devamsızlık oranıdır. İnsan kaynakları arzının tahmin edilmesinde izlenecek adımlar” (MAÖY, 2009: 558);
1. Personel envanterinin hazırlanması,
2. Plan döneminde işletmeden çeşitli nedenlerle ayrılacak personelin sayısının tahmin edilmesi,
3. Personel envanterine dışarıdan personel sağlamayla gelecek elemanların eklenmesi,
4. Yükselmeler sonucu sağlanacak personel eklenmesi,
5. Tüm adımlar göz önüne alınarak insan kaynakları arzının belirlenmesidir.
Personel arzı (insan kaynakları arzı) iç ve dış arz olmak üzere iki başlık altında incelenmektedir. İç arz; işletmede çalışmakta olan mevcut personeldir. Sürekli bir döngü içerisinde olan iç arz, istifalar, emeklilikler, işe yeni başlayan personeller, işten atılmaları kapsamaktadır. Dış arz ise; gelecekte işletmenin ihtiyaç duyacağı personelin karşılanmasıyla ilgili tahmin ve olasılıklarla ilgilenmektedir. Makro bilgileri içermekte ve işletme çevresinde yer alan diğer işletmelerin insan kaynaklarında arz ve talep durumu, o bölgede ya da ülke bazına göre işsizlik durumunu ele almaktadır.
2.2.1. Personel Envanteri
İç insan kaynakları arzında kullanılan personel envanteri, işletmenin içinde
bulunulan dönemde personelinin sayı ve nitelik olarak özelliklerini ortaya koymaktadır. Gelecekteki personel talebinin kestirilmesinde mevcut yapının değerlendirilmesi öncelikle yapılması gereken işler arasındadır (Kozak, 2001: 53).
Personel envanteri, insan kaynağı bilgilerinin derlenip düzenlemesi yapıldıktan sonra, gerekli durumlarda kullanılabilmek üzere veri tabanlarında ya da arşivde bulundurulmasıdır. Personel envanteri, insan kaynağı genel envanteri ve insan kaynağı beceri envanteri olarak iki başlık altında incelenmektedir.
İnsan kaynağı genel envanteri; bir işletmede çalışan personelin, yaş, cinsiyet, eğitim düzeyi gibi kişisel bilgiler, meslek bilgisinin yanında ücret ve deneyim, askerlik bilgisi, ilgi alanları, yönetim saygınlığı, yabancı dil bilgisi, daha önce çalışmış olduğu işletme isim ve iletişim bilgilerini içermektedir.
İnsan kaynağı beceri envanteri; personelin hizmet içi eğitimlere ve seminerlere katılımı, kıdem bilgileri, gösterdiği başarılar sonucunda aldığı ödüller, cezalar, yabancı dili, sahip olduğu yetenek ve beceriler, deneyimler yer almaktadır.
Personel envanteri, işletmede çalışan personeli niteliklerine göre sınıflandırmaktadır. Yönetsel basamaklarda çalışanlara ilişkin değerlendirmeler yönetim envanterlerini, operasyonel kademelerde çalışanlara yönelik olanlar beceri envanterlerini oluşturmaktadır. Bu envanterler, çalışanların sahip olduğu özelliklerin karsılaştırmalı biçimde analizine olanak vermektedir (Sabuncuoğlu,2000: 36-39).
2.2.2. İş Yükü Analizi
Belirli bir dönem içerisinde, işletme, birim veya birey bazında yapılması gereken iş, işlemler toplamı ve iş miktarını belirlemektedir. İş yükü analizi, belirlenen bir zaman içerisinde, belirlenmiş bir işin yapılarak, işin yapılması için gereken personel sayısının belirlenmesidir. İşletme operasyonel faaliyetleriyle, İşletme personel ihtiyacı birbirine paralel şekilde değişmektedir (Yalçın, 1991: 64).
İşletmenin, hedeflemiş olduğu finansal güce ulaşabilmesi için, işi gerçekleştirebilecek insan kaynağına duyduğu ihtiyacı ifade etmektedir.
Geçek İnsan Kaynağı İhtiyacı: Belirli bir dönemde, yapılması gereken işle ilgili tüm işlemlerin yapılarak, bu işlemlerin yapılması için gerekli toplam zamanın,
bireyin o işi yaparken kullanacağı zamana bölünmesi sonucunda bulunmaktadır.
Bu işlemler için aşağıdaki işlemlerin sırasıyla gerçekleştirilmesi gerekmektedir(MAÖY, 2009:554).
ITZ : İşin bitirilmesinde yinelenecek işlemler için ihtiyaç duyulacak toplam zaman
I : İşteki bir işlemin yineleniş zamanı
Z : İşlemin bir kere yapılması için gerekli zaman
i : İşlemin sıra sayısı
n : Toplam işlem
İhtiyaç duyulacak Toplam Zaman : ITZ = I x Z
Daha sonra da bu toplam zaman kişi başına düşen çalışma zamanına bölünmesiyle gerçek insan kaynağı ihtiyacı bulunmaktadır (MAÖY, 2009:554).
KÇZ : Kişi Başına Düşen Çalışma Zamanı
GİKİ : Gerçek İnsan Kaynağı İhtiyacı
Gerçek İnsan Kaynağı İhtiyacı : GİKİ = ITZ / KÇZ
İşyükü analizinin yapılabilmesi ve gerçek personel ihtiyacının belirlenebilmesi için, öncelikle gerekli planlamaların yapıldığı dönem ve bu dönemde birim üretim miktarı ya da yapılan satış miktarı, herhangi bir sapma olmayacak şekilde doğru analiz edilmelidir.
2.2.3. İşgücü Analizi
İşgücü analizi, personel devir oranı ve devamsızlık oranlarını değerlendirmeye alarak personel sayısını hesaplamayı öngörmektedir.
Personel Devir Oranı; personelin işten ayrılma sebepleri ve ayrılış tarihi, personele yapılması gereken ödemeler, işe tekrar başlama ihtimali gibi bilgileri
içermektedir. Bununla birlikte, işten çıkarma ve istifa, evlilik, sağlık problemleri, emekli olma ve ölüm kaynaklı durumlar işgücünü etkilemektedir. belirli bir dönemde herhangi bir nedenle işletmeden ayrılan personel sayısının o dönemde işletmede bulunan personel sayısına oranıdır (Can&diğ.,1995: 106).
İşletmeler, çalışan personelden maksimum faydayla yararlanmak, nitelikli personel bulmak, personelin işletmeye bağlılığını artırarak uzun süre çalışmalarını sağlamak istemektedir. İşletmelerin bu isteği, işgücü devrinin çok yüksek olduğu durumlarda sağlanamamaktadır.
Personel devir oranı genellikle Şu şekilde formüle edilmektedir (Şimşek, 2004:
323);
İş ı ı ı
İşgücü devir hızının işletmeler için sonuçları oldukça önemlidir. İşletme devir hızının, işletmenin belirlemiş olduğu optimal sınırların altında ya da üstünde çıkması, işletmelerin etkinliği azaltmaktadır. Personel devrine etki edebilecek faktörlerin önlenebilmesi, yönetim sisteminin iyi oluşturulması, insan kaynakları planları ve iş analizlerinin yapılması, ücret, kariyer, iş güvenliği, sosyal haklar gibi personelin sık sık işten çıkarılma ya da çıkma etkenlerinin minimum düzeye indirilmesiyle gerçekleşmektedir.
Bir işletmede personel oranının yüksek olması durumunda, personel teminin sağlanması, işe yerleştirilerek gerekli eğitim ve oryantasyona tabi tutulması, üretim ve zaman kaybı ortaya çıkmaktadır.
İşletmeler belirli dönemlerde işgücü oranlarının takibini yaparak, olması gereken optimal düzeyden sapmalar durumunda gerekli nedenleri araştırmalı ve önlemler almalıdır. Takip yöntemi işletmenin gelecek planlarında, işletme dinamizminin canlı tutulmasında ve yenilikçiliğin gerçekleşmesine büyük katkı sağlamaktadır.
Devamsızlık Oranı; Tanım olarak devamsızlık, ücret bordrosunda ve çalışma programında bulunan personelin, gönüllü ya da gönülsüz olarak iş sözleşmesinde belirtilen çalışma saatleri içerisinde görevi başında bulunmamasıdır (Artan, 1989:
48). Farklı bir tanımla, iş doyumsuzluğunun ve iş olanaklarının yetersiz olması, iş yükünün aşırılığı, düşük ücret, yönetim kadrosunun tutumu, örgüt içi iletişimsizlik, hastalık, ulaşım problemleri gibi etkenlerden dolayı işe geç gelme ya da gelmeme durumudur.
Personelin işe devam durumu ile ilgili bu bilgi, yöneticiye insan kaynakları planlaması konusunda kesin sonuçlara ulaşması konusunda yardımcı olur. Eğer bu oran yüksek ve yönetici talep tahminlerinde bunu dikkate almamışsa işlerin yoğun olduğu dönemlerde işlerin yetişmemesi, kalitenin düşmesi, personelin aşırı yorgunluğu gibi sorunlarla karşılaşılabilir (Kozak, 2001: 54).
Personel devamsızlık oranı aşağıdaki yöntemle hesaplanmaktadır (Sabuncuoğlu, 2000: 42);
ı ı ı
İşletmelerde devamsızlık oranının yüksek olması, üretimin aksaması, iş disiplinin bozulması ve finansal açıdan kayıplara yol açmaktadır. Bu nedenle personel devamsızlıkları gözlenmeli ve bu sonuçlar dahilinde gerekli tedbirler alınmalıdır.