İş Analizi

İş analizi, işgörenler tarafından tek tek ya da toplu halde yerine getirilen işin ayrıntılı olarak incelenmesini amaçlamaktadır (Sabuncuoğlu, 1994: 80). İş analizi, bir organizasyonda, işin fonksiyonlarının, amaçlarının, yapılma ortamının, işi yapan kişilerin sahip olması gereken özelliklerin, işin yapıldığı fiziksel ortamla ilgili bilgilerin, sistematik biçimde toplanması, değerlendirilmesi ve organize edilmesi sürecidir (İbicioğlu, 2006: 13).

İş ile ilgili görev ve sorumlulukların belirlenmesinde kullanılan iş analizi, işin yapısal özellikleri ile ilgili bilgi veren teknik bir süreç olarak tanımlanmakta olup, farklı basamaklardan oluşan bir süreçtir. İş ile ilgili gereken bilgilerin saptanması, bilgilerin döküm olarak hazırlanması, yararlanılacak bilgi kaynakları, işi yapacak personelin bulunması ve eğitimi, yöntem ve uygulamaların belirlenmesi, bunların kontrolü aşamalarını içermektedir.

Geleneksel bir personel seçim araştırması öncesinde yapılacak bir iş analizinde; iş ve görev spesifikasyonlarının belirlenmesi, bilgi-beceri-yetenek ve diğer özelliklere (KSAO) ilişkin gereklerin oluşturulması, bilgi toplama aşaması, KSAO ölçümü ile değerlendirilmesi ve sonunda da maliyet&kar değerlendirmesi yapılmaktadır (Schmitt&Chan’dan aktaran, Çoban, 2008: 16).

Şekil 5’te iş analizinin; iş tanımları, iş gerekleri, iş değerleme, performans ölçütlerinin belirlenmesi, sonrasında ise personel işlevlerine yönelik olarak kullanımı ve personel işlevleri ile olan bağlantısı şematik olarak şu şekildedir:

Şekil 5: İş Analizin Personel İşlevleri İle Olan Bağlantısı

Kaynak: http://notoku.com/is-analizi-surecinde-toplanan-bilgiler-ve- kullanim-alanlari/

İş analizleri, insan kaynaklarından faydalanma sürecinde oldukça etkilidir. İş gerekleri ve tanımlarının belirlenmesinde, ne kadar personele ihtiyacın olduğunun ve personel temin aşamasında adayların niteliklerinin belirlenmesinde iş analizlerinden faydalanılmaktadır. Ayrıca, insan kaynakları yönetiminde, farklı işlevlerdeki sistemlerin oluşturulabilmesi için iş analizi sonuçları araç özelliği üstlenmektedir. İş analizi sonuçları, bir işletmedeki işlerin detaylarını netleştirmeye yönelik analizlerdir. İşletme yapısının ve işgücü planlarının oluşturulması, iş güvenliği, iş sağlığı, performans değerleme, eğitim, ücret yönetimi gibi fonksiyonların gerçekleştirilmesinde iş analizlerinden faydalanılmaktadır.

Diğer bir ifadeyle, iş analizi, iş tanımları ve iş gereklerinden elde edilen bilgilerin kullanım alanları arasında ücretlendirme, performans değerleme, personel eğitimi, personel geliştirme ve kariyer geliştirmenin yanında personel bulma ve seçme de bulunmaktadır (Deconzo&Robbins’ten aktaran, Çoban, 2008: 16).

İş analizleri yapılırken, gerekli bilgilerin sağlanmasında kullanılan yöntemler aşağıda sıralanmıştır:

Gözlem Yöntemi: Gözlem, personelin işini yaparken iş analisti tarafından herhangi bir müdahalede bulunulmayarak, gördüklerini kayıt altına almasıdır. Bu şekilde sağlanan bilgiler sadece personelin iş ile ilgili faaliyetlerini gerçekleştirdiği süre içersinde yapılmaktadır. Gözlem yönteminde, personelin gözlendiğini fark etmemesi önemli bir unsurdur.

Doğrudan ve direkt olmak üzere iki gözlem yöntemi bulunmaktadır. Doğrudan gözlem yönetiminde gözlem yapılacak kişinin yanında bulunulmamakta, kamera aracılığıyla takip edilerek ya da personelin iş sonuçlarına bakılarak personel gözlenilmektedir. Bu yöntemin sağlıklı sonuçlar verebilmesi için uygulanacak işlerin gözlemlenebilir olması gerekmektedir (Yıldırım, 2000: 415). Gözlem yöntemi, diğer iş analizi yöntemleriyle kıyaslandığında, fiziksel çevre koşullarının belirlenmesi konusunda üstünlük yaratmaktadır. Gözlem yönteminin önemli bir dezavantajı, doğrudan gözlem altındayken personelin, işi yaparken işin gereklerini yerine getirememeleri ya da işin gereklerini ve yaptıkları işi olması gerekenden daha abartılı aksettirmelerdir. Gözlem yöntemi genellikle rutin işlerde kullanılan bir uygulamadır.

Mülakat (Görüşme) Yöntemi: Bu görüşme yönteminde işi yapan personel, şefler veya yöneticiler ile birebir görüşme yapılarak iş ile ilgili bilgiler alınmaktadır.

İşi yapan personele ya da yetkiliye sorulan sorular neticesinde, işin nasıl yapıldığına ilişkin veriler elde edilerek, tek bir iş analizi altında toplanmaktadır. İş analizi yapan uzman, işyerine giderek, işin nasıl yapıldığını, ne gibi aşamalardan geçtiğini, işin nitelik, nicelik ve içeriğini o isi yapan kişiyle bizzat görüşmektedir (aktaran, Küçükkaya, 2006: 41).

Anket Yöntemi: Bu yöntemde, işi yapan personele kendi iş bilgilerini ve görevlerini içeren bir anket formu verilerek, buradaki bilgilerin doldurulması istenmektedir. Bu yöntemde iş analisti tarafından değil, direkt işi yapan personel tarafından formun doldurulması nedeniyle görüşme yönteminden farklılık göstermektedir. Formlar doldurulduktan sonra, ilgili birim yöneticileri tarafından kontrol edildikten sonra, insan kaynakları yönetimine verilmektedir. Anket yönteminde iki farklı form örneği bulunmaktadır, bunlardan ilki soruları önceden belirlenmiş olan formlardır ve cevaplandırılmasında herhangi bir sınırlama getirilmemiştir. Diğer form türü ise, önceden belirlenmiş olan soru ve soru şıklarına belirli sınırlama ya da koşulların getirilmesiyle cevaplandırılması istenen anket formudur. Anket yöntemi uygun verilerin toplanması konusunda oldukça başarılı bir yöntem niteliği taşımaktadır, fakat formun hazırlanmasında dikkatli olunması, soruların açık ve anlaşılır bir şekilde hazırlanması gerekmektedir, aksi takdirde işi yapan personel tarafından yanlış ya da eksik bilgi edinilmesini sağlayacaktır.

Günlük Yöntemi: İşi yapan personelden, yaptığı işleri her gün kayıt altına alması istenmektedir. Günlük tutma, belirlenecek bir süre dâhilinde gerçekleştirilmektedir. Düzenli ve sürekli olarak birebir işi yapan personel tarafından tutulması, elde edilen verilerin sağlıklı olmasını sağlamaktadır. Yöntemin dezavantajı ise, günlük tutan personel bu durumu, işlerine bir müdahale ya da sıkıntı veren bir durum olarak algılar, ayrıca her yaptığı işi sabırlı bir şekilde, en ince ayrıntısına kadar günlüğe yazmayı ihmal ederse, toplanan bilgiler yeterince gerçekçi olmayabilecektir (Gürbüz, 2002: 19).

İş analizi sonrası toplanan veriler ve değerlendirmeler ışığında elde edilen sonuçların denetlenmesi önem taşımaktadır. Sonuçların sağlıklı ve gerçeğe uygun olup olmadıkları örnekleme yöntemi kullanılarak tekrar analiz edilebilir. Ayrıca, elde edilen sonuçların, aynı işi yapan diğer personelle görüşülerek sonuçların tutarlılığının karşılaştırılması daha uygundur. Yapılan iş analizleri neticesinde, iş tanımları ve iş

gereklerinin belirlenmesiyle, aday personelde aranan özelliklerin belirlenmesi gerçekleştirilecektir.