Müşteri-Tedarikçi İlişkilerinde Kurumlar Arası Bilgi Sistemleri

Başarılı olabilmesi, müşteri ve tedarikçileriyle olan ilişkinin ve uyumun etkinliğine bağlıdır. Bu noktadan hareketle kurumlar arası sistem; katılımcı bir işletme fonksiyonu sağlamak amacıyla iki veya daha fazla farklı organizasyon tarafından kullanılan ağlaşmış (network:bilgisayar ağı) bir bilgi sistemidir. (McKeown ve Watson,1997, 1)

Kurumlar arası bilgi sistemleri ise yukarıda bahsedilen gelişmenin bir sonucudur. Kurumlar arası bilgi sistemleri, kurumsal sınırları aşarak bilgi teknolojileri üzerinde kurulan ve bir ya da daha fazla işletmeyi müşterilerine veya tedarikçilerine bağlayarak mamul ve hizmetlerin değişimini sağlayan bilgi sistemleridir. Bu çerçevede Kurumlar arası bilgi sistemleri genel anlamda; “İki veya daha fazla işletme tarafından paylaşılan ve bilginin oluşturulması, korunması, iletilmesi ve dönüştürülmesi faydalarını yaratan, bilgisayar ve iletişim kapsamında

bilgi teknolojileri etrafında kurulan sistemlerdir” şeklinde tanımlanabilir. (Altıntaş, 2002, 2)

Bu ilişki, müşteri ile tedarikçi firma arasında, özellikle dağıtım gereksinimlerinin daha sık karşılanması için, en az hatayla karşılama ve daha büyük ölçekli işbirliği yaratmada önemli bir kavramdır. (Sinclair vd., 1996, 61) Bunun yanında geleceğin fabrika yapısına ilişkin yapılan tartışmalarda, geleceğin fabrikasında büyük ve kitle üretim yerleşimleri değil, fabrikaya bağlı şubelere coğrafik olarak mal gönderen daha çok tedarikçinin olacağı belirtilmektedir. (Altıntaş, 2002, 3)

İşte bu sanal ilişki kurumlar arası bilgi akışı olarak ifade edilmekte ve elektronik veri değişimi yardımıyla tedarik zincirinin bütün halkalarına yanıt ve reaksiyon verme imkanı sağlanmaktadır. (Fisher, 1997, 105-106) Alıcılar ve tedarikçiler arasında paylaşılan geleneksel enformasyon neyin satışa konu olduğu ve hangi fiyattan satıldığıdır. Bu enformasyon içerisinde en önemli geçişler siparişler ve faturalardır. Kurumlar arası bilgi sistemleri kullanıldığında ise organizasyonlar daha fazlasını paylaşma imkanı bulurlar. (Sherer, 1997, 1)

Bu tür iletişim konusunda birçok uluslararası firma kurumlar arası network konusunda aktif bir rol oynamaktadır. Örneğin, yalın üretim uygulayan Toyota firması tedarikçileriyle network kurarak geniş bir koordinasyon gerçekleştirmiş, bu durum tedarikçileri daha radikal değişiklikler yapmaya zorlamıştır. (Chesbrough ve Teece, 1996, 70) Benzer şekilde Benetton firması, üretim süresi ile perakendeci mağazalarının satış noktası terminalleri arasında bilgisayarlı bir ortam yaratarak daha hızlı bir satış stili geliştirmiştir. (Meredeith vd, 1994, 9)

Bilgi ağları, organizasyonlar arasında hızlı bilgi değişimi ve envanter seviyelerinin daha iyi yönetilmesi gibi etkinlikler yaratarak taraflar arasında bilginin elde edilmesi ve ulaştırılması etkinliğini güçlendirir ve müşteri ile tedarikçi arasındaki koordinasyonu geliştirir. İşletme bundan elektronik aracılık etkinliği elde eder. Böylece, daha yüksek kurumlar arası iletişim gerçekleşir ve daha düşük toplam

koordinasyon maliyetleri neticesinde envanterler için bilgi değişimi sağlanır. Ayrıca perakendecinin satış terminalleri tedarikçinin dağıtım sistemine bağlandığından elektronik entegrasyon etkinliği sağlanır. (Steinfield vd., 1997, 3-5)

Elektronik pazarlar alıcının fiyat ve mamule ilişkin bilgi elde etme maliyetini düşürür. Bu nedenle, satıcının piyasa gücünü kırar ve fiyat rekabetini destekler. Alıcılar hem daha düşük fiyatlarla karşılaşma hem de kendi ihtiyaçlarına daha iyi yanıt veren satıcıları seçme imkanına sahip olurlar (Altıntaş, 2002, 5)

Geleneksel stok oluşumunda, müşteri işletme tedarikçi işletme tarafından sağlanan mamulün aracılığında stokastik bir taleple karşılaşır. Envanter çıktısı müşteri işletme için maliyetli olduğundan belirli bir tampon stok seviyesinin korunması ve bilgi ağı ile tedarikçi işletmeye periyodik siparişler geçilmesi zorunludur. Ancak kurumlar arası bilgi sistemleri kullanıldığında, bilgi ağı kapasitesinin arttığı ve yanıtlama veya siparişi karşılama süresinin azaldığı görülebilir. Bu da toplam koordinasyon maliyetlerini düşürür. Böylece siparişler arası süre yeterince azalırsa, müşterinin optimal stok kapasitesi süreçteki envanterden daha az hale gelecektir. Bu noktada, müşteri işletme elindeki tampon stoku çıkaracaktır. Böylece iki işletme arasındaki koordinasyon, tampon stok ağından JIT (Tam Zamanında Üretim)’e dönüşecektir. (Bakos, 1991, 35) Dolayısıyla elektronik veri değişimi, bar-kod, JIT ve bütünleşik faaliyetler yardımıyla toplam dağıtım maliyetlerinin kontrolünde de gelişme sağlanmış olacaktır. (Bearchell, 1997, 147)

Bu sisteme sanal stok da denilebilir. General Electric (GE) işletmesinin “doğrudan iletişim sistemi” içerisinde, perakendeciler siparişleri kendi stoklarından değil, GE firmasının aslında görünürde olmayan ve geri planda yer alan binlerce buzdolabına sahipmiş gibi faaliyet imkanı tanıyan sanal stoklarından karşılamaktadır. GE ile perakendeciler arasında 24 saat aktif olan bu on-line sipariş süreç sistemi ile sistemdeki perakendeciler bir sonraki siparişi girebilmektedir. (Treacy ve Wiersema, 1993, 87)

Bilgi ağlarının kullanımı, işletme tarafından gerçekleştirilen satın almaların kurumsal sürecinin izlenmesi şeklinde de olabilir. Bu anlamda tedarik etme süreci bilgi ağı yoluyla ulaşan stokastik satın alma sürecini izler ve kontrol eder. Örneğin Mağaza zinciri Wal-Mart ile Wrangler arasında yazılım uygulaması kullanılarak bazı şubelere çeşitli boylarda ve renklerdeki mamuller bazı depolardan satın alınarak gönderilmektedir. Sonuçta lojistik ve stoklama maliyetleri azalmakta ve daha az stok çıktısı olmaktadır. Dolayısıyla sıfıra yakın stokla çalışma ortamı yaratılmaktadır. (Haeckel ve Nolan, 1993, 129)

Görüldüğü gibi; işletmelerin teknolojik imkanlardan yararlanarak, tedarikçileriyle arasında bilgi ve veri iletişimi sağlayan bir bilgisayar ağı kurması, hem işletmenin üretim hızını artıracak hem de stoklarını azaltarak, stoklama ve sipariş verme maliyetlerini düşürmesini sağlayacaktır. Siparişlerini anında vererek hız ve maliyet avantajı sağlayan işletme, müşterilerinin ihtiyaçlarına da hızlı ve uygun maliyette mamullerle cevap verebilecektir. Maliyet ve hızın, günümüzün en önemli rekabet silahı olduğu düşünülürse, konunun önemi daha iyi anlaşılabilir.