Vakıf üniversitesi 1: Bahçeşehir üniversitesi iletişim fakültesi halkla

As estruturas funcionais existem há mais de dois séculos. Neste tipo de estrutura, as pessoas são agrupadas em funções ou processos de trabalho similares sendo a autoridade exercida principalmente pelos gerentes funcionais. Daft (1999) ressalta que são aplicáveis em ambiente estáveis com baixa incerteza, sendo suas atividades rotineiras e com baixa interdependência. Nos últimos anos devido as constantes alterações ambientais, estas passaram a ser questionadas principalmente devido à dificuldade em responder rapidamente a mudanças. Na estrutura funcional, os projetos são desenvolvidos dentro de um dos

departamentos técnicos da empresa. A figura 6 apresenta um exemplo de estrutura funcional.

Figura 6. Exemplo de estrutura funcional

Fonte: adaptado de Kerzner (2001a)

As principais vantagens desta estrutura no contexto de gerenciamento de projetos são o controle centralizado de orçamento e custo e grande flexibilidade e disponibilidade no uso de recursos humanos necessários ao projeto. Como o projeto é desenvolvido dentro de um departamento técnico da empresa, tendo o gerente funcional do departamento responsável pelo mesmo, os funcionários participantes da equipe do projeto são lotados no próprio departamento, reportando-se com isso a somente uma pessoa. Por um outro lado, existe uma dificuldade de responsabilização pelo resultado do projeto, pois apesar do gerente funcional ser o responsável pelo mesmo, esta não é sua única função tendo com isso dificuldade de acompanhar todas as atividades do projeto. Não é delegada a nenhum funcionário a responsabilidade total pelo projeto. Uma outra desvantagem é que os departamentos onde os projetos são desenvolvidos não possuem foco no cliente priorizando

as decisões técnicas. Com isso existe uma dificuldade em responder rapidamente às necessidades do cliente. Por último, apesar dos canais de comunicação serem verticais e bem estabelecidos, existe uma dificuldade de integração de atividades entre áreas funcionais distintas pois os gerentes funcionais tendem a ter problemas em ceder seus recursos tendo que haver uma intervenção dos níveis hierárquicos superiores.

Kerzner (2001a) ressalta que apesar das desvantagens apresentadas, a estrutura funcional pode funcionar a contento desde que as áreas funcionais se conscientizem em fornecer os recursos necessários para a execução das atividades e que a pessoa designada como gerente de projeto possua a autoridade e responsabilidade necessárias para que não hajam conflitos com os gerentes funcionais das áreas dos recursos solicitados.

2.3.2 Estrutura projetizada

Segundo Patah (2004), nos últimos anos, as empresas, devido as constantes demandas do mercado consumidor por novos produtos, atentaram para o fato de que a diversificação de sua linha de produtos era fundamental para sua sobrevivência. Esta diversificação tem como premissa a integração de tecnologias distintas e um rápido ciclo de desenvolvimento de produtos desde sua concepção até a entrada no mercado. Neste cenário, surgiu a necessidade de uma estrutura mais ágil que possibilitasse uma maior integração entre tecnologias e áreas. Esta estrutura seria a estrutura projetizada.

Segundo Kerzner (2001a), a maior vantagem da estrutura projetizada é que somente um indivíduo, o gerente de projeto, mantém autoridade completa sobre o projeto como um

todo. A principal desvantagem neste tipo de estrutura é que a organização é replicada para cada projeto podendo haver duplicidade de esforços e dificuldade de comunicação entre pessoas de projetos distintos, apesar dos canais de comunicação dentro do projeto serem bastante eficazes possibilitando respostas rápidas a mudanças que possam ocorrer no decorrer do mesmo. A figura 7 apresenta uma estrutura do tipo projetizada.

Figura 7. Exemplo de estrutura projetizada

Fonte: Patah (2004:53)

Outra vantagem desta estrutura é que ela é estruturalmente mais simples e flexível que a estrutura funcional podendo ser implantada mais rapidamente. Além disso, todos os participantes do projeto encontram-se sob a responsabilidade de uma única pessoa: o gerente de projeto. Como a estrutura é criada para o projeto, existem menos conflitos entre as áreas, permitindo que a alta gerência executiva tenha mais tempo para tomada de

decisões. Apesar do número de conflito entre as áreas ser menor, existe uma baixa troca de informações entre as mesmas desperdiçando com isso oportunidades de um maior intercâmbio técnico. Outra desvantagem é que um especialista, uma pessoa com conhecimentos específicos, tende a ser alocado em um projeto quando está disponível e não quando é necessário. Sendo com isso retido no mesmo por um tempo maior que o necessário.

2.3.3 Estrutura matricial

Segundo Kerzner (2001a), a estrutura matricial é uma tentativa de combinar as vantagens da estrutura projetizada e da estrutura funcional. Esta estrutura existe em paralelo a estrutura funcional sob a responsabilidade dos gerentes funcionais. São criadas equipes de projeto com representantes das diversas áreas funcionais pertinentes sob a responsabilidade do gerente de projeto. O gerente de projeto tem a total responsabilidade pelo sucesso do mesmo enquanto que as gerências funcionais são responsáveis por disponibilizar os recursos, humanos ou técnicos, necessários ao sucesso do projeto. Os membros da equipe do projeto são lotados nas gerências funcionais e respondem tanto aos seus gerentes funcionais quanto ao gerente de projeto durante a duração do mesmo.

A estrutura matricial pode se apresentar sob diversas formas. A primeira delas é a estrutura matricial fraca. Ela é mais parecida com a estrutura funcional e nela os gerentes funcionais possuem maior poder em comparação com o gerente de projeto. Outro tipo é a estrutura matricial forte. Este tipo de estrutura se aproxima mais da estrutura projetizada onde o gerente de projeto possui uma maior influência sobre os membros da equipe que os

gerentes funcionais. O terceiro tipo de estrutura é a estrutura matricial equilibrada onde o gerente de projeto e os gerentes funcionais possuem o mesmo nível de influência sobre os membros da equipe. A figura 8 apresenta uma estrutura do tipo matricial.

Figura 8. Exemplo de estrutura matricial

Fonte: Patah (2004:56)

Um dos principais problemas que pode existir em uma estrutura matricial é o grande potencial de ocorrência de conflitos entre o gerente funcional e o gerente de projeto em relação a disponibilização de recursos. Segundo Kerzner (2001a), neste tipo de estrutura devem existir métodos eficientes de resolução de conflitos, pois esta pode consumir bastante tempo da gerência executiva e tanto os gerentes funcionais quanto os gerentes de projeto devem estar preparados para negociar os recursos necessários a um projeto. Uma vantagem é que existe um único responsável pelo projeto como um todo, o gerente de projeto, que com isso mantém um máximo controle sobre todos os recursos necessários ao

mesmo. Por outro lado, os funcionários participantes de equipes de projeto sentem dificuldades de se reportarem simultaneamente a vários gerentes.

Kerzner (2001a) observa que os principais executivos de uma empresa normalmente temem implantar uma estrutura matricial por acharem que esta acarretará em mudanças radicais na estrutura organizacional da empresa. Segundo o autor, este temor não tem fundamento pois a estrutura matricial nada mais é do que uma superposição horizontal sobre a estrutura tradicional. Em outras palavras, a estrutura matricial nada mais é do que uma estrutura temporária que é criada no início do projeto e extinta ao término do mesmo. Por ser flexível pode ser implantada rapidamente. Ao contrário da estrutura tradicional que é uma estrutura permanente.

Após serem explicados os principais tipos de estruturas organizacionais existentes no contexto de gerenciamento de projetos, o item a seguir apresenta a definição de gerente de projeto, suas principais atribuições e competências.

2.4 Competências em gerenciamento de projetos