Süreç İnovasyonu

Süreç kavramı işletmelerde belirli mal ve hizmetleri üretebilmek için yapılması gereken bir dizi iş ve faaliyet topluluğu şeklinde tanımlanabileceği gibi, farklı türde girdilerin alınarak tüketici için değer oluşturacak bir çıktının meydana getirdiği faaliyetlerin toplamı olarak da tanımlanmaktadır (İraz, 2005: 16).

Süreç yenilikleri ile hammaddelerin üretim sistemine girip nihai mal olarak çıkmaları arasında geçen üretim sürecinde ortaya çıkan yenilikler kastedilmektedir (Narin, 1999: 43). Başka bir tanımda süreç yeniliği ekipmanda değişiklik, üretim organizasyonunda değişiklik ya da ürün dağıtımında değişiklik yapılmasıyla ortaya çıkan teknolojik olarak yeni ya da önemli ölçüde geliştirilmiş üretim metodlarının adapte edilmesiyle meydana gelmektedir (Sungur, 2007: 16). Süreç yeniliği üretim faaliyetlerinde yapılan değişikliklerle sınırlı olmayıp, işletme faaliyetleri kapsamındaki tüm süreçlerin gözden geçirilmesi, yapılandırılması, iyileştirilmesi ve geliştirilmesi yoluyla köklü değişiklikler yapılabilir (İraz, 2005: 103). Farklı ve yeni bir üretim ya da dağıtım yönteminin geliştirilmesi veya var olan yöntemlerin iyileştirilip daha gelişkin hale getirilmesidir (Öğüt, 2008: 43-44).

Süreç inovasyonun başarılı bir şekilde uygulanması için iki temel nokta vardır; işletmedeki süreçler ve bu süreçleri kullanan çalışanlar. Süreç inovasyonu ile birlikte süreçlerin etkin, verimli, esnek, kapasitesi yüksek ve kısa çevrim zamanı özelliklerine sahip olması amaçlanır. Süreçlerin analizi, süreçlerde yapılacak iyileştirme ya da inovasyon kararını almada gerekli olan bir aşamadır. Analiz sonucu karşılaşılan sorunlar ve nedenleri belirlenir ve üst yönetim işletmenin var oluş amaçlarını koruyup, müşteri beklentilerini en üst seviyede karşılamak için çeşitli araçlar kullanarak çözüm yolları bulur. Bu araçların sık kullanılanları aşağıdaki gibi açıklanmıştır (Şengün, 2009: 66-72).

• Sadeleştirme: Süreç içindeki değer katmayan, gereksiz adımların elenerek veya bir başka adımla birleştirilerek azaltılmasıdır

• Basitleştirme: Eğer süreç benzer işlemlerin değişik şekilerde tekrarlanmasını içeriyor ve bu çıktının karmaşıklığına yol açıyorsa, basitleştirme kullanılır. Temel amaç olası fonksiyonel birleştirmelerin gerçekleştirilmesi ve işlem sıralamalarında düzenlemeye gidilmesidir

• Takım Çalışması: Çalışanların, birey veya takım olarak daha fazla adımı gerçekleştirebilecek beceri ve yetkilerle güçlendirilmesini amaçlar. Bu yaklaşımla farklı birey veya takımların yürütmekte olduğu aktiviteler birleştirilerek süreç çevrim zamanı azaltılmış olur

• Rotasyon: Süreç içerisindeki işleyişte, önceden ön görülen veya ön görülemeyen, genellikle iş akışıyla ilgili sorunlardan dolayı çeşitli aksamalar yaşanabilir. Bu aksamalar genellikle; iş gücü kaybı, verimlilik kaybı, kalite düşüklüğü gibi sorunların ortaya çıkmasına neden olur. Personelin rotasyon ile güçlendirilmesi işletmelere büyük faydalar sağlar

• Dış Kaynak Kullanımı (Outsourcing): Süreçte gerçekleştirilmesi süre ve maliyet olarak önemli rol oynayan aktivitelerin süreç dışına taşınarak, bir dış kaynağa devredilmesidir. Outsourcing etkinlikleri genel olarak aşağıdaki şekillerde ortaya çıkabilmektedir (Dalay vd, 2002: 202).

1. Tedarikçileri ortak etme: Bir işletme kendisine girdi sağlayan işletmelerin, şube ya da acentelerin işletme karından gelir elde etmesini sağlayabilir.

2. Taşeronlaştırma: temel yetkinliklerini geliştirerek rekabet avantajı elde etmek isteyen işletmeler asıl faaliyet alanlarının dışındaki fonksiyonlarını taşeronlara devredebilir. Böylece, hem küçülerek daha etkili bir yönetime kavuşur hem asıl faaliyetleri, işletmenin yapmak istemediği fonksiyon üzerinde odaklaşan taşeronun maliyet avantajını kullanmaktadır.

3. Fason üretim: Özellikle tekstil işletmelerinin sık kulladığı bir yöntemdir. Fason üretim de bir çeşit taşeron kullanma işlemidir. Ancak taşeronlaştırma stratejisi küçülme stratejisinin bir sonucu olarak ortaya çıkarken fason üretim kuruluş safhasından itibaren planlanan bir örgütlenme türüdür. Genellikle belirli bir dönemde kapasitelerinin üstünde siparişleri karşılamak için, başka işletmelere de kapasite fazlası üretim yaptırılmaktadır.

• İş ve Zaman Etüdü Uygulamaları: Başlangıçta ayrı değerlendirilmelerine rağmen zamanla birbirini tamamlayan bu iki yöntemin amacı istenilen işi yapmak için alternatif yollar bulmak ve bu yolların içinde daha iyi ve basit olanı seçmektir. Özünde aynı amacı taşımalarına karşın yöntemlerin çıkışı ve öncüleri birbirinden farklıdır.

• Sistemsel İyileştirmeler: Teknoloji ağırlıklı bu tip iyileştirmeler genellikle elle yapılan işlerin otomasyona taşınması, aktivitelerin yazılım içine taşınması, bilgi erişiminin ve bilgi işlemin hızlandırılması, uzman sistemler kullanımı şeklinde gerçekleştirilmektedir:

Üretim yöntemleri, mal ve hizmet üretmek amacıyla kullanılan teknikleri, techizatı ve yazılımları kapsamaktadır. Yeni üretim yöntemlerine örnekler; bir üretim hattında yeni otomasyon techizatının uygulanması ya da ürün geliştirmek için bilgisayar destekli tasarım gerçekleştirilmesidir (OECD ve Eurostat, 2005: 53).

Örneğin Dell şirketi başarısını çok etkin bir tedarik edebilme ve yine benzer şekilde etkili bir evlere teslim sistemini geliştirmesine borçludur. Bu başarının temeli ise ‘PC tedarik zinciri’ ile ‘sipariş yerine getirme’ süreçlerini saat gibi işleyebilecek bir yapıya kavuşturmasında yatıyor. Benzer şekilde dünyanın hem en büyük şirketi ve haliyle de en büyük perakendecisi olan Wal-Mart şirketi, belli alanlarda stoklarını ‘vendor’ adını verdikleri tedarikçi şirketlere yönettirmekte ve bu alanda, yani ‘vendor

stok yönetim’ sistemleri üzerinde durmaksızın süreç iyileştirme çalışmaları yapmaktadır (Kırım, 2006b: 142).

Süreç inovasyonunun en önemli örneği Toyota tarafından 1950’ lerde geliştirilen tam zamanında üretim sistemidir. Bu sistem sayesinde sadece ihtiyaç duyulan ürünler, parçalar ihtiyaç duyuldukları anda ve miktarda üretilir. Sistem, stok miktarını minimumda tutarken verimliliği artırır ve değişikliklere hızla cevap verme esnekliği sağlar. Toyota’nın diğer bir süreç inovasyonu olan ‘Jikoda’, otomobillerin yüksek kalitede üretilmesine olanak sağlar. Bu sistem sayesinde, üretim sırasında bir arıza veya normal olmayan bir durumda karşılaşılırsa, arıza tesbit sistemi otomatik veya manuel olarak üretimi veya ilgili ekipmanı durdurur. Durdurulan ekipmana veya sistemi durduran işçiye ulaşılarak arıza giderilir (Elçi, 2006: 9-10).

İşletmenin imajını olumsuz yönde etkileyen iş kazalarını en aza indirecek yeni düzenlemelerin getirilmesi de süreçte bir yeniliktir. Ürün yeniliğinde olduğu gibi süreç yeniliğinde de yeni süreç ve geliştirilmiş süreç olabilir. Şimdiye kadar var olmayan bir süreç çıkarılabilir. Buna yeni süreç denir. Bilinen veya var olan süreçte değişiklikler de yapılabilir. Buna da geliştirilmiş süreç denir (Tunç, 2008: 17).

Oslo klavuzunda süreç yeniliklerine örnekler üretim, teslimat ve operasyonlar olarak sınıflandırılmıştır (OECD ve Eurostat, 2005: 154)

Üretim;

• Otomasyon techizatı veya süreçleri ayarlayabilen gerçek-zamanlı sensörler gibi yeni veya iyileştirilmiş imalat teknolojisi tesisatı

• Yeni veya iyileştirilmiş ürünler için gereken yeni techizat

• Lazer kesim araçları

• Otomatik ambalajlama

• Bilgisayar destekli ürün geliştirme

• Üretim kalite kontrolü için bilgisayarlı techizat

• Üretim izleme için iyileştirilmiş test etme techizatı

Teslimat ve Operasyonlar;

• Mal ve envanter kaydı için taşınabilir tarayıcılar/bilgisayarlar

• Malzemeleri arz zinciri boyunca izlemek amacıyla barkodlama veya pasif radyo frekans teflhis çiplerinin tanıtımı

• Ulaştırma teçhizatı için Küresel Konumlandırma Sistemi izleme sistemleri

• Optimal teslimat güzergahlarını teşhis etmek amaçlı yazılım tanıtımı

• Satınalma, muhasebe veya bakım sistemleri için yeni veya iyileştirilmiş yazılım veya rutinler

• Arz akışlarını iyileştirmek üzere tasarlanmış yeni yazılım araçları

• Yeni veya önemli derecede iyileştirilmiş bilgisayar ağları.