Performans Denetimi Kriterler

Performans denetimi kriterleri, performans denetiminin en önemli konularından birisidir. Kamu kesiminde karın maksimizasyonundan başka kamu yararı kavramı da önemli olduğundan performans ölçümü için kriterler oluşturmak oldukça zordur. Bu yüzden performans kriterleri konusuna yeterince yer verilmeye çalışılacaktır.

Kriter, herhangi bir konuda yargıya varabilmek için temel olan bir norm, bir ölçü, bir kıstas, bir kural veya bir deneyim demektir. 120 Bulgulara ulaşabilmek ve onlardan sonuçlar çıkarabilmek için standart oluşturan kriterler olmadan denetim gerçekleştirilemez.

“Denetim kriterleri, bu kriterlere kıyasen faaliyetlerin verimliliğinin, etkinliğinin ve tutumluluğunun değerlendirilebildiği makul ve erişilebilir performans standartlarıdır. Kriterler incelemeye tabi konu için bir normatif (yani arzu edilir) kontrol modelini gösterir. Kriterler iyi uygulamayı-makul ve bilgilendirilmiş kişinin “ne olmalı” konusundaki beklentisini ifade eder. Kriterler fiilen var olanlarla karşılaştırıldığında denetim bulguları ortaya çıkar. Kriterlerin karşılanması ya da aşılması “en iyi uygulamaları” göstermesine karşılık kriterlerin karşılanmasındaki zafiyet iyileştirmelerin gerçekleştirilmesine işaret eder.” 121

“Mali denetimde, kanun ve kurallara uygunluk kriteri ile muhasebe ilkeleri ve mali uygunluğun diğer kriterlerine başvurulmaktadır. Performans denetiminde ise bütün durumlar için geçerli kabul edilen kriterler bulunmamaktadır. Onun yerine, faaliyetin ya da programın niteliğine göre belirlenen ölçütler kullanılmaktadır. Her kriter her durumda uygulanmamaktadır. Performans denetiminin temel özellikleri ve

119 _{Kubalı, a.g.e., s. 31}

120 _{Longmen-Metro Büyük İngilizce Sözlük, İstanbul, 1993, s. 332’den, Özer, a.g.e., s. 98} 121 _{ASOSAI, a.g.e., s. 23}

metodolojisi değişmez kalırken, kriterler olaydan olaya değişmektedir. En uygun yaklaşım çok sayıda faktörün bileşkesi olarak ortaya çıkmaktadır.”122

Performans denetimi kriterleri, aşağıda belirtilen kaynaklardan sağlanabilir:

“- Benzer denetimlerde daha önce kullanılan kriterler,

- Diğer Sayıştaylarca yayınlanmış kriterler, (Başka denetim kuruluşlarınca performans denetimi yapılıyorsa, onlar tarafından yayınlanmış kriterler.)

- Kuruluşça kullanılan performans standartları ya da yasama organınca yapılan önceki araştırmalar,

- Benzer faaliyetleri yürüten kuruluşlar,

- Meslek kuruluşları veya standart belirleyen organlar, - Genel yönetime ve konuya özgü literatür

- Kurumun performans bilgisi.”123

- “Yıllık planlar ve yıllık kalkınma planı dokümanları, - Hükümet politikaları ve kararları,

- Yasalar, kurallar, düzenlemeler, - Uzmanların görüşleri,

- Teknik yayımlar”,124 - Planlamaya esas belgeler,

- Kuruluşun işlemlerine ilişkin organizasyon el kitapları.125

Denetçiler bu kaynakların tamamından yararlanarak kriterlerini oluşturmalı, bunu yaparken yerel koşulları ve kuruluşun özelliklerini dikkate almalıdır.

Performans kriterlerini kurumun kendisi geliştirmişse, “…koşullar değişmiş olabileceğinden ya da başarıyı yüksek göstermek amacıyla düşük düzeyde belirlenmiş olabileceklerinden kriterlerin geçerliliği mevcut değerlendirme hedefleri açısından incelenir. Ancak hazır kriterler çoğu kurumda mevcut olmadığından denetçi tarafından geliştirilmektedir. … Performans denetiminde kriterler geliştirilirken denetçi önce mevcut kriterlerin uygulanabilme durumunu

122 _{Kubalı, a.g.e., s. 85}

123 _{ASOSAI, a.g.e., ss. 26-27}

124 _{Khan, Muhammed Akram, Criteria in Performance Audit, Occasional Paper Series 10, Pakistan,} 1990, ss. 6-7’den, Özer, a.g.e., s. 101

araştırmalıdır. Yeni kriterler oluşturmada, mevcut şartların değerlendirilmesine uygun standartlar olduğunu garanti etmelidir.”126

Denetim kriterleri, deneticinin kurumundaki yöneticiler ve denetlenen program ve projenin yöneticileriyle de görüşülerek saptanması gerekir. İdeal olanı, denetçi ve denetlenenlerin karşılıklı mutabakatıyla saptanmasıdır.127 “Denetim kriterleri kuruluşa normal olarak esas performans denetimi başlarken açıklanır. Kriterlerle ilgili olarak ortaya çıkan herhangi bir uyuşmazlık o zaman belirlenebilir, tartışılabilir ve mümkünse denetimin bağımsızlığını olumsuz yönde etkilemeksizin erken bir aşamada çözülebilir.”128

Kriterlerin taşıması gereken özellikler neler olmalıdır?

Kriterlerin taşıması gereken özellikler ve kısa açıklamaları aşağıda sunulmuştur:

“Güvenilirlik: Güvenilir kriterler, aynı koşullarda başka denetçi tarafından

kullanıldığında tutarlı vargılarla sonuçlanır.

Objektiflik: Objektif kriterler denetçinin ya da yönetimin ön yargılarından

arınmıştır.

Yararlılık: Yararlı kriterler, kullanıcıların bilgi ihtiyaçlarını karşılayan

bulgularla ve vargılarla sonuçlanır.

Anlaşılabilirlik: Anlaşılabilir kriterler açıkça ifade edilir ve önemli ölçüde

farklı yorumlara konu olmaz.

Karşılaştırılabilirlik: Karşılaştırılabilir kriterler, benzer kuruluşlar ya da

faaliyetlerle ilgili performans denetimlerinde ve kuruluşta yapılan önceki performans denetimlerinde kullanılan kriterler ile tutarlıdır.

Eksiksizlik: Eksiksizlik, koşullara göre performansı değerlendirmeye

elverişli bütün önemli kriterlerin oluşturulması anlamına gelmektedir.

Kabul edilebilirlik: Kabul edilebilir kriterler, denetlenen kuruluşun, yasama

organının, medyanın ve genel kamuoyunun, genellikle üzerinde uzlaştığı kriterlerdir. Kriterlerin kabul derecesi ne kadar yüksekse, performans denetimi o kadar etkindir.” 129 _{Bunların yanında;}

“Hizmetler için birden fazla kriter geliştirilmelidir.

126 _{Kubalı, a.g.e., s. 85} 127 _{Özer, a.g.e., s. 101} 128 _{ASOSAI, a.g.e., s. 26} 129 _{ASOSAI, a.g.e., s. 24}

Kriterler düşük maliyete yönelmiş olmalıdırlar.

Kriterler, mümkün olduğunca parasal ve fiziki nitelikte ölçülebilir olmalıdırlar.

Kriterler hedef alınan topluluğun niteliklerini yansıtmalıdır. Konulara uygun olmalı ve onlara göre biçimlendirilmelidir.”130 Özel durumları dikkate almalıdır. Bu kapsamda;

“- Denetlenen kurumun yapısı, (İyi veya kötü kurum yoktur. Önemli olan kurumun yapısının faaliyetlere uygunluğudur.)

- Kontrol ve prosedürler, (Bazı kurumların uymak zorunda olduğu kontrol ve prosedürler vardır. Bazıları ise esnekliği haizdir.)

- Faaliyetin/kurumun büyüklüğü, (Büyük kurumlar veya programlar küçüklere nazaran daha sofistike kontrollere sahiptir.)

- Faaliyetin riskleri, (Güvenlik ve ticari nedenlerle daha sıkı kontroller gerekebilir.) ve

- Zaman unsuru (Bazı hizmetler daha çabuk yanıt verilmesini gerektirebilir. Polis ve itfaiye gibi.)” 131 da dikkate alınmalıdır.

Kriterler kendi içerisinde üç guruba ayrılabilir: Bunları genel kriterler, özel kriterler ve belirli bir faaliyetin ayrıntıları için uygulanabilecek kriterler olarak sayabilir ve aşağıdaki şekilde açıklayabiliriz:

“a- Genel Kriterler: Genel ilkeler ve sağduyudan elde edilen ve bütün kurumlarda uygulanabilecek olan kriterlerdir. Bunlar aşağıdaki şekilde sıralanabilir:

- Açık, ölçülebilir hedefler ve bunları gerçekleştirebilecek planlar olmalıdır. - Hedeflere ulaşılıp ulaşılamadığını belirlemek için yıllık hedefler olmalıdır. - Kimin neden sorumlu olduğu iyi tanımlanmış olmalıdır.

- Planlanmış hedeflere ulaşmak için çalışanlar ekonomik ve verimli bir şekilde organize edilmelidir.

- Kaynaklar yürütülen programlara etkin bir şekilde tahsis edilmeli ve yeterli kontroller sağlanmalıdır.

130 _{Harry Hatry, “Criteria for Revaluation in Planning State and Local Programs”, “Program} Budgeting and Benefit-Cost Analysis (California 1969), goodyears Publication, ss. 98-101’den Özer, a.g.e., s. 99.

131

- Hedeflere ve yıllık hedeflere varmayı sağlayan zamanlı ve doğru bilgilere sahip olunmalıdır.

- Elde edilen bulgularla gerekli yerlerde düzeltici önlemler alınmalıdır. - Temel faaliyetlerin sonuçları raporlanmalıdır.

b) Özel Kriterler: Özel kriterler, özel bir proje, program veya faaliyete uygulanabilecek kriterlerdir. Örneğin, Meslek içi eğitim faaliyeti için,

- Çalışanların eğitim ihtiyaçları belirlenmelidir.

- Eğitim ihtiyaçları analiz edilmeli, eğitim planı oluşturulmalıdır. - Belirlenen ihtiyaçları karşılayacak eğitim kursları düzenlenmelidir. - Eğitim kurslarının nasıl yürüdüğü kontrol edilmelidir.

- Çalışanların eğitim ihtiyaçları izlenmeli ve değerlendirilmelidir. Şeklinde kriterler oluşturulabilir.

c) Belirli Bir Faaliyetin Ayrıntıları İçin Uygulanabilecek Olan Kriterler - Çalışanlar eğitim ihtiyaçları belirlenmelidir. (Özel kriter)(Belirli bir faaliyet)

(Belirli bir faaliyetin alt kriterleri)

- Kişilerin ve ekiplerin eğitim ihtiyaçları gelecekteki iş performansları göz önünde tutularak belirlenmelidir. (Alt kriter)

- Eğitim ihtiyaçlarının belirlenmesinde sorumluluk birim yöneticilerinde olmalıdır. (Alt kriter)”132