Kamu Denetçilerinin “Teknolojiden Yararlanma Durumuna”

159 uzmanlık alanı bulunmaktadır. Yapılan başvurular kendisini ilgilendiren bir konuda ise bu şikâyetleri incelemek ve değerlendirmekle görevlidir. Dolayısıyla işbölümünden söz etmek mümkün olmaktadır. Bu bakımdan karar süreci kategorisi içerisinde yer alan Denetçiler de önemli bir husustur. Karar Süreci kategorisi içerisindeki Denetçiler kavramını ise Başdenetçi izlemektedir. Bu görüşteki denetçilere göre, KDK’da Başdenetçiye bağlı olarak çalışan beş denetçi yer almaktadır. Bu beş denetçinin her birinin kendi uzmanlık alanına göre görev ve yetkileri bulunmaktadır. Başvuru konusu hangi denetçinin görev ve yetki alanına girmekte, hangi denetçinin inceleme konusu içerisinde yer almakta bunlara ilişkin tespit yapılmaktadır. Yapılan bu değerlendirmeler sonucunda dosya hangi denetçinin uzmanlık alanına giriyor ise sistem üzerinden o denetçiye havalesinin gerçekleştirildiğini söylemektedirler. Bu açıdan karar süreci kategorisi içinde yer alan Başdenetçiler de işbölümü ve eşgüdümde önemli yer almaktadır.

5.2.2.7. Kamu Denetçilerinin “Teknolojiden Yararlanma Durumuna” İlişkin

160 ayırmışlardır. Bu kategoriler sırasıyla “iletişim” (f=7), “bilgilendirme/bilgi edinme”

(f=10) ve “elektronik bilgi ve belge yönetim sistemi” (f=5) şeklinde sıralanmıştır.

İletişim basamağında (f=7) için üç adet kod belirlenmiştir. Bu kodlar incelendiğinde iletişim noktasında e-postanın (f=3, %50,000) ön planda olduğu, bunu telefon ile faksın (f=2, %33,333) takip ettiği ve bu süreçte önemli olduğu ortaya çıkmıştır. Elde edilen bu sonuçlara ilişkin örnek kamu denetçi görüşleri aşağıda sunulmuştur:

K1: “Başvuruların incelenme sürecinde resmi yazışma usullerine ilave olarak daha hızlı bir şekilde çözüme ve sonuca ulaşabilmek amacıyla telefon, faks, e-posta yoluyla idarelerden bilgi ve belge istenmekte; doğru karar verebilmek amacıyla gerektiğinde konuyla ilgili dijital yazılı ve görsel veriler incelenmekte; yazışmalar ve kararlar kayıtlı elektronik posta sistemi üzerinden muhatap idarelere gönderilmektedir.”

K6: “Bu sistemi Sayın Başdenetçimizin talimatı doğrultusunda yeniledik. Ve artık e-posta istemiyoruz. Direk aynı eski BİMER gibi, şimdiki CİMER gibi telefonuna şifre geliyor.

Vatandaşımız o şifre ile artık sistemimize giriyor. Ve istediği zaman o şifreleriyle sistemdeki başvurularının durumu hakkında bilgi edinebiliyor. Karar verildiyse kararları da oradan sistem üzerinden görebiliyor.”

K6: “Biz burada elektronik sistemde %80’ni alıyoruz. Bunu e-posta ve faksı da katarsak bu rakam çok daha yüksek bir seviyeye çıkar.”

Bilgilendirme/ bilgi edinme basamağında (f=10) için üç adet kod belirlenmiştir.

Bu kodlar içerisinde, elektronik ortamın (f=4, %66,666) ön planda yer aldığı, bunu resmi internet siteleri ile dijital yazılı ve görsel verilerin (f=3, %50,000) izlediği görülmektedir. Ulaşılan sonuçlara dair örnek kamu denetçi görüşleri aşağıda sunulmuştur:

K5: “Zaten kuruma yapılan başvuruların 4’te 3’ünden daha fazla bir kısmını elektronik ortamda alıyoruz. Sadece başvuruyu değil ilgili bilgi ve belgelerin de taratılması suretiyle çoğu zaman bunları elektronik ortamda alıyoruz. Kendimiz kurumlarla yazışma yaptığımız zaman, bilgi- belge talep ettiğimiz zaman yine elektronik ortamda bunu talep ediyoruz. Onların cevaplarını da elektronik ortamda alıyoruz. Kendi kararlarımızın tamamını da elektronik ortamda tebliğ edip yayınlıyoruz. Bu anlamda teknolojiden çok yararlanıyoruz, ama yararlandığımız başka imkânlar da var.”

K2: “Kurumumuzda karar verme sürecinde teknolojiden yararlanıyoruz. Bu sırada Yüksek Mahkeme Kararlarını, Anayasa Mahkeme Kararlarını çeşitli teknolojik ortamlardan, kurumların resmi internet sitelerinden ve içtihat depolama sitelerinden araştırıyoruz.”

K6: “Bizim klasik EBYS sistemi dediğimiz Elektronik Belge Yönetim Sistemleri vardır. Hemen hemen bütün kurumların geçtiği, bu evrak sistemidir aslında. Evrak üzerinden işleyen bir sistemdir. Bizim tamamen kendi bilgi işlem birimimizin geliştirdiği bir yazılım kullanıyoruz.

Buna da Şikâyet Yönetim Sistemi adını veriyoruz. Bu sistem dosya bazlı bir yönetim sistemidir.

Evrak bazlı değil, dosya bazlı bir yönetim sistemidir. Örneğin; bir başvuru geldiğinde 2019 a 1573 esas sayısını aldı diyelim. Ona ilişkin bir dosya açılır. Onu açtığınız zaman o dosyanın içerisindeki evrak akışını ayrıca görürsünüz.”

161 Elektronik bilgi ve belge yönetim sistemi basamağında ise (f=5) için iki adet kod vardır. Bu kodlara bakıldığında ise, UYAP’a (f=3, %50,000) ve MERNİS’e (f=2,

%33,333) vurgu yapılmaktadır. Elde edilen sonuçlara dair örnek kamu denetçi görüşleri aşağıda sunulmuştur:

K5: “Bunun yanı sıra, devlet kurumları ile internet ortamında ilişki içerisindeyiz. Nüfusla, tapuyla, UYAP’la bütünleşmiş bir durumdayız. Örneğin, bizim en çok ihtiyaç duyduğumuz konulardan bir tanesi, başvuran kişinin aynı konu ile ilgili taraflarla olan anlaşmazlıkla ilgili mahkemeye gidip gitmediği bizim için önem arz ediyor. Çünkü yasamızda bu konuyla ilgili açık hüküm var. Yargıya intikal etmiş konulara bakamıyoruz. Hal böyle olunca da bu tip devlet kurumları ile olan iletişim ağlarını da son derece etkin bir şekilde kullanmaktayız.”

K2: “Ayrıca devletin UYAP, MERNİS gibi sistemlerinden de bilgi edinme konusunda istifade ediyoruz.”

Araştırmadaki yedinci soruya bakıldığında, KDK’da karar verme sürecinde teknolojiden nasıl yararlandıkları konusu detaylı bir şekilde analiz edilmiş ve bu bağlamda “Teknolojiden Yararlanma” adı altında bir tema oluşturulmuştur. Bu tema kendi içerisinde “İletişim”, “Bilgilendirme/ Bilgi Edinme”, ve “Elektronik Bilgi ve Belge Yönetim Sistemi” şeklinde kategorize edilmiştir. İletişim adı altında üç adet kod ortaya çıkmış ve bu kodlar içerisinde e-posta kavramı ön sırada yer almıştır. Bu görüşü ifade eden denetçilere göre, kuruma gelen başvurular ilk olarak ön incelemeye alınmaktadır. Başvuruların bu incelenme sürecinde daha hızlı bir biçimde çözüme ve sonuca kavuşturulmasını sağlamak için resmi yazışma usullerine ek olarak idarelerden telefon, faks, e-posta yolları ile bilgi ve belge istenmektedir. Yine doğru karar vermenin gerçekleştirilmesi için konu ile ilgili olarak dijital yazılı ve görsel veriler incelemeye alınmaktadır. Sonrasında gerçekleştirilen yazışmaların ve alınan kararların kayıtlı olan e-posta sistemi yolu üzerinden muhatap yani ilgili idarelere gönderildiğini söylemektedirler. Bu açıdan bakıldığında iletişim basamağında bulunan e-posta kavramı önemlidir. İletişim kategorisi içinde yer alan e-posta kavramını ise telefon takip etmektedir. Bu görüşü söyleyen denetçilere göre, kurumda daha önceki süreçte uygulanan sistem Başdenetçi’nin talimatı ile yenilenmiştir. Ve uygulamada artık e-posta istemediklerini, aynı eski BİMER gibi, şimdiki kullanmakta olduğumuz CİMER gibi vatandaşın telefonuna şifre gelmektedir. Vatandaş telefonuna gönderilen bu şifre ile kurumun sistemine girebilmektedir. Yine bu bağlamda vatandaş elinde var olan şifresi ile sistemde bulunan başvurularının güncel durumu hakkında bilgi sahibi olabilmektedir. Başvurularına dair karar verilmiş ise buna yönelik kararları da sistem

162 üzerinden görme imkânlarının olduğunu belirtmektedirler. Bu bakımdan iletişim basamağında yer alan telefon kavramı da önemli bir husustur. İletişim kategorisi içinde yer alan telefon kavramını da faks takip etmektedir. Bu görüşteki denetçilere göre, KDK başvuruların %80’ini elektronik sistem üzerinden almaktadır. Bununla birlikte e-posta ve faks ile de başvuruların yapılması söz konusu olmaktadır. Bunu da hesaba katarsak bu yüzdelik oran daha da yüksek bir seviyeye çıkmaktadır. Bu nedenle teknolojiden bu süreçte faydalandıklarını belirtmektedirler. Dolayısıyla iletişim basamağında yer alan faks kavramı da önem arz etmektedir.

Teknolojiden yararlanma içerisinde bir diğer basamak olarak ele alınan bilgilendirme/bilgi edinme kategorisi için ise üç adet kod ön planda yer almakta ve bu kodlar değerlendirildiğinde elektronik ortamın dikkate alınan bir husus olduğu görülmektedir. Bu görüşü söyleyen denetçilere göre, KDK yapılan şikâyet başvurularının 4’te 3’ünden daha fazla bir kısmını elektronik ortam aracılığı ile almaktadır. Sadece başvuruyu değil bununla birlikte başvuru konusu ile ilgili gerekli olan bilgi ve belgelerin de taratılması yoluyla elektronik ortamdan alınması mümkün olmaktadır. Yine kurumlar ile yazışma gerektiği zaman ya da kurumlardan bilgi ve belge talebi yapılacaksa bunu da elektronik ortam üzerinden gerçekleştirmektedirler.

Bunların cevapları da elektronik ortam üzerinden sağlanmaktadır. Kurum almış olduğu kendi kararlarını da elektronik ortam üzerinden tebliğ etmekte ve yayınlamaktadır. Bu bağlamda kurumun teknolojiden çok fazla yararlandığını ve yararlandığı başka imkânların da bulunduğunu ifade etmektedirler. Bu bakımdan bilgilendirme/bilgi edinme kategorisi içerisinde yer alan elektronik ortam çok önemli bir yer tutmaktadır.

Bilgilendirme/bilgi edinme içinde yer alan elektronik ortam kavramını da resmi internet siteleri izlemektedir. Bu görüşü belirten denetçilere göre, KDK’da karar verme sürecinde teknolojik imkânlar kullanılmaktadır. Karar verme süreci içerisinde Anayasa Mahkeme kararları, Yüksek Mahkeme kararları ve bunun gibi kararları teknolojik ortamlar aracılığıyla, bu kurumların resmi internet sitelerinden ve içtihatları depolama sitelerinden araştırdıklarını söylemektedirler. Dolayısıyla bilgilendirme/bilgi edinme kategorisi içerisinde yer alan resmi internet siteleri de dikkate değer bir konudur.

Bilgilendirme/bilgi edinme içinde yer alan resmi internet siteleri kavramını da dijital yazılı ve görsel verileri takip etmektedir. Bu görüşteki denetçilere göre, günümüzde hemen hemen bütün kurumlarda evrak sistemi olan Elektronik Belge Yönetim

163 Sistemleri (EBYS) uygulamaya geçmektedir. Bu sistem, evrak üzerinden işleyen bir sistemdir. KDK’da ise kendi bilgi işlem biriminin geliştirdiği bir yazılım kullanılmaktadır. Bu da Şikâyet Yönetim Sistemi olarak adlandırılmaktadır. Bu sistem ise evrak bazlı bir yönetim sistemi değil, dosya bazlı bir yönetim sistemidir. Örnek verecek olursak, herhangi bir başvuru geldiğinde 2019 a 1573 esas sayısını aldı diyelim.

Ona ilişkin bir dosya açılmaktadır. Bu dosyayı açtığınız zaman evrak akışını ayrıca görebileceğinizi ifade etmektedirler. Bu bağlamda bilgilendirme/bilgi edinme kategorisi içerisinde yer alan dijital yazılı ve görsel veriler de önemlidir.

Teknolojiden yararlanma içerisinde diğer bir husus olarak değerlendirilen Elektronik Bilgi ve Belge Yönetim Sistemi kategorisi için ise iki adet kod önemli sayılmakta ve bu kodlar ele alındığında UYAP’ın dikkate değer bir konu olduğu görülmektedir. Bu görüşü belirten denetçilere göre, KDK diğer devlet kurumları ile her zaman internet ortamı üzerinden ilişki kurmaktadır. Bu bağlamda nüfusla olsun, tapuyla olsun, UYAP’la olsun bütünleşmiş bir durumda olduğu görülmektedir. Örneğin, KDK’da başvuru yapan kişinin aynı uyuşmazlık konusu ile ilgili daha önce mahkemeye gidip gitmediği durumu büyük önem taşımaktadır. Çünkü kurumun yasasında bu konu ile ilgili açık bir hüküm bulunmaktadır. Yani eğer bir konu yargıya intikal etmişse değerlendirmeye alınmamaktadır. Durum böyle olunca da KDK’nın bu tip devlet kurumları ile iletişim ağlarını etkin bir şekilde kullanmakta olduğunu ve devamlı bir iletişim halinde bulunduğunu ifade etmektedirler. Bu bağlamda Elektronik Bilgi ve Belge Yönetim Sistemi kategorisi içerisinde yer alan UYAP önemli sayılmaktadır.

Elektronik Bilgi ve Belge Yönetim Sistemi kategorisi içerisinde yer alan UYAP kavramını da MERNİS takip etmektedir. Bu görüşü söyleyen denetçilere göre, KDK’nın devletin UYAP, MERNİS gibi sistemlerini de bilgi edinme amacıyla kullandığını belirtmektedirler. Bu bakımdan Elektronik Bilgi ve Belge Yönetim Sistemi kategorisi içerisinde yer alan MERNİS’de dikkate değer önemli konular arasında bulunmaktadır.

5.2.2.8. Kamu Denetçilerinin Karar Verme Sürecinde Görüş İstedikleri Kurumlar