İş Profilinin Çıkarılması

İş profili yapılacak işin görev ve sorumluluklarının (Stredwick, 2005: 125) ve o işi yapacak kişide bulunması gereken özelliklerin ifade edilmesidir. Bunun için iş tanımı ve iş gereklerinden yararlanılır. İş profili ilgili bölüm yöneticisi ve insan kaynakları yönetimi bölümünün birlikte yürüttüğü bir çabayla çıkarılır ve iş ilanında, özgeçmişler incelenirken, ilk görüşmeyi yaparken dikkate alınır (Bayraktaroğlu, 2008: 68).

Amaçlarından birisi işe alımda açık ve kesin kriterler oluşturmak olan (www.insankaynaklari.com Ekibi, 2002c: 112) (güvenilir bir insan kaynakları seçim süreci için ilk önce işin özellikleri belirlenmelidir; daha sonra alternatifler bu özelliklere göre seçilmelidir - Baran ve Kılağız, 2006: 23) iş analizi süreci sonrasında anket, gözlem, görüşme (Saiyadain, 2009: 56) yoluyla elde edilen işe ilişkin bilgiler belirli bir sistematikte düzenlenmekte ve bunun sonucunda iş tanımları ve iş şartnameleri (iş gerekleri) ortaya çıkarılmaktadır (Kozak, 1999: 20-21). Bu durum Şekil 2.2.’de şematize edilmektedir.

Şekil 2.2. İş Analizi ve Temel Unsurları

Kaynak: Barutçugil, 2004: 253.

Tablo 2.3.’te de gösterildiği üzere iş analizi formu, işin görev tanımı, görevin yapılması sırasında gerekli düşünsel yetenek, iş tecrübesi ve beceriler, bedenî gayret, sorumluluk ve çalışma şartları konusunda bilgi edinmek üzere oluşturulmaktadır.

İş Tanımları

İş hakkında bilgiler içeren bir belge İş unvanı Görevler Kullanılan makineler Kullanılan malzemeler Denetim İş koşulları Tehlikeler İş Gerekleri

Bir işi yerine getirebilmek için gerekli insan nitelikleri

Eğitim İş tecrübesi Yargılar Vizyon Fiziksel beceriler İletişim becerileri Sorumluluk alma düzeyi İş Analizi

Bir iş hakkındaki bilgileri elde etmenin bir prosedürü

Tablo 2.3. İş Analizi Soru Formu Örneği

Kaynak: BİYMED, 2009.

İŞYERİNİN ADI : ………. İŞ KOLU : ………

DEPARTMAN : ….. ……… İŞİN ADI : ……… BÖLÜM : ……….. TARİH : ……… Cevap vermeden önce soruları dikkatle okuyunuz. Kısa ve özlü cevaplar veriniz. Görevlerin Tanımı: Yaptığınız işin genel amacı nedir?

1. İşinizi, yapış biçimini ve işlerinizin türünü açıklayınız. (Kimden veya nereden iş alırsınız, aldığınız iş üzerinde ne gibi değişiklikler yaparsınız ve yaptığınız işi kime veya nereye verirsiniz. Bu soruyu cevaplarken günlük işlerinizi göz önüne getiriniz.)

2. Haftalık, aylık gibi dönemsel görevleriniz varsa nelerdir, açıklayınız. 3. Belirsiz zaman aralıkları ile yaptığınız işler varsa açıklayınız.

4. Emrinizde çalışanlar varsa, nezaret ettiğiniz işlerin adını ve her işte çalışanlar sayısını belirtiniz. 5. Kime karşı sorumlusunuz ve işin yapımı ile ilgili olarak kimden talimat alırsınız?

Görevlerin Yapımı: A. Düşünsel Gerekler

7. Yapmakta olduğunuz işin iyi bir biçimde yapılabilmesi için gerekli örgütün eğitim düzeyi nedir ? 8. İşinizin yapımı ile ilgili gerekli yaygın eğitim kapsamını süre ve konu yönünden açıklayınız. B. İş Tecrübesi ve Beceriler

9. Yapmakta olduğunuz iş için gerekli iş tecrübesi ve becerinin kazanılabilmesi için gerekli süre nedir ve söz konusu beceri ve iş tecrübesinin nitelikleri nelerdir?

10. Hangi görev kademelerinde çalışanlar, eğitim yoluyla yapmakta olduğunuz işi yapabilir duruma getirilebilir. 11. Yapmakta olduğunuz işten sonra göreceğiniz ilave eğitimle hangi üst görevlere geçebilirsiniz

12. Yapmakta olduğunuz işin güç yönleri nelerdir ve bu güçlüklerin nedenlerini açıklayınız C. Bedenî Gayret:

13. Çalışma sürenizin; ayakta, oturarak, hareket ederek ve başka bir biçimde geçen sürelerini yüzde olarak belirtiniz. Ayakta % , Oturarak % , Hareket ederek % , Diğer %

14. Yapmakta olduğunuz işle ilgili bedenî gerekler nelerdir? D. Sorumluluk:

15. Yapmakta olduğunuz işin parasal, nezaret ve başkaca değer taşıyan sorumlulukları nelerdir açıklayınız E. Çalışma Şartları:

16. Çalışma saatleriniz nelerdir?

17. Yapmakta olduğunuz işin hoş olmayan yönleri nelerdir?

Not: İşinizle ilgili gerekli gördüğünüz başkaca açıklamalar varsa belirtiniz

Tablo 2.4. İş Tanımı Formu Örneği

İŞYERİNİN ADI: ... İŞ KODU: ……….. DEPARTMAN:... İŞİN ADI: ……….. BÖLÜM:...……... TARİH:……….. 1.İŞİN ÖZETİ : ... ... ...

2.GÖREVLER : ( Belirli görevlerin tanımlanması, her görev için tüm çalışma zamanına oranla yüzde kaç zaman ayrıldığının yazılması) Temel Görevler: %1)... ... ... %2)... ... ... %3)... ... ... Periyodik Görevler : %1)... ... ... %2)... ... ... Arızi Görevler: %1)... ... ... %2)... ... ...

3.ORGANİZASYONEL İLİŞKİLER VE NEZARET :

Çalışmalarını Nezaret Ettiği Kişiler ... .

Çalışmasına Nezaret Eden Kişi ... İşbirliği Yaptığı Birimler ve Görevler ... 4. KULLANILAN ARAÇ VE GEREÇLER

……… 5.İŞİN YAPIMI İÇİN GEREKLİ ASGARİ NİTELİKLER

Eğitim : ... ... Yetenek: ………. Çaba: ……….. Sorumluluk: ……… ONAY ve İMZA Kaynak: Sabuncuoğlu, 2000: 67.

Bir iş tanımı, belirli bir örgütteki belirli bir pozisyon için sorumlulukların bir ifadesidir (Swanson, 2007: 135). İş tanımı unsurları işin kodu, işin unvanı, işin kısa tanımı, asgari eğitim, asgari deneyim, özel bilgi ve beceriler, sürekli yapılan görevler, sık yapılan görevler, ara sıra yapılan görevler, periyodik görevler, astların unvanları olarak ifade edilebilir (Ülsever, 2003: 154). Tablo 2.4.’te iş tanımı formu örneğine bağlı olarak bu iş tanımı unsurları ve bunlara ek olarak organizasyonel ilişkiler ve nezaret başlığı altında çalışanın çalışmalarını nezaret ettiği kişiler,

çalışmalarına nezaret eden kişiler ve işbirliği yaptığı birimler ve görevler ifade edilmektedir.

Adayların ölçüme tabi tutulacakları kriterler açık olmazsa; güvenilir bir işe alma kararı alınması imkânsızdır. Seçim kriterlerinin, ideal adayı ifade eden bir iş şartnamesi formuna dayanması ise önemlidir.

Tablo 2.5. İş Şartnamesi Örneği

İş Unvanı: İş Kodu: Ücret Sınıfı: Bölüm: Tarih: İŞ GEREKLERİ 1. EĞİTİM ………. 2. İŞ DENEYİMİ ………. 3. YETENEKLER ………. 4. GÖZETİM ………. 5. ZİHİNSEL ÇABA ………. 6. FİZİKSEL ÇABA ………. 7. İŞ KOŞULLARI ………. 8. CİNSİYET ………. 9. ASKERLİK ………. 10. YAŞ GURUBU ………. 11. MEDENİ DURUM ………. 12. REFERANS ………. Kaynak: Bingöl, 2003: 93.

İş tanımına dayanan iş şartnamesi (Huang ve Cullen, 2001: 34), işin başarılı bir şekilde gerçekleştirilmesi için işi yapacak kişinin sahip olması gereken niteliklerin bir ifadesidir (Ashby ve Pell, 2001: 2). Diğer bir deyişle, iş şartnamesi, işin başarılı bir şekilde yerine getirilmesi için sahip olunması gereken bilgi, yetenek, beceri, iş deneyimi ve diğer fiziksel ve kişisel özelliklerin bir ifadesidir (Visser vd., 1997: 442). Tablo 2.5.’te söz edilen bu bilgileri içeren bir iş şartnamesi örneği gösterilmektedir.

İş tanımları ve şartnamelerinin her altı ayda bir performans değerleme döneminde revize edilmesi (Ülsever, 2003: 154), seçim kriterlerinin gözden geçirilip güncellenmesi bakımından önemlidir.

İş gereklerinin belirlenmesi ile işe alma süreci standart hâle getirilir, önyargılı kararların alınması engellenir ve gereksiz bilgiler için zaman ve para harcanmamış olur (Öner, 1999: 35). İş için gerekli nitelikler iki kategori şeklinde ele alınabilir. Bu kategorilerden ilkinde söz konusu işin yapılması için gerekli asgari nitelikler yer alırken; ikincisinde asgari nitelikleri taşıyan birden fazla aday söz konusu olduğunda eleman alımı yapılacak pozisyon için en uygun adayın belirlenmesinde başvurulacak nitelikler yer almaktadır (Bayraktaroğlu, 2008: 59).

İnsan kaynağı seçiminde yararlanılacak nitelikler üçlü bir sınıflandırmaya da tabi tutulabilir. Bunlar zorunlu nitelikler, tercih edilecek nitelikler ve istenilmeyen niteliklerdir. Zorunlu nitelikler işe alınacak kişinin mutlaka taşıması gereken ya da asgari seviyede sahip olması gereken nitelikleri ifade ederken; tercih edilecek nitelikler mükemmel bir elemanı oldukça iyi bir elemandan ayıran üstün niteliklerdir. İstenilmeyen nitelikler ise, alınacak kişi için aranacak kriterlerin bilinmemesi durumunda tersten gidilerek eleman seçilmesini sağlamaktadır (Keenan, 1996: 12).

Boş pozisyona alınacak kişide aranan özellikler üç grup altında toplanabilir. Bunlar, aranan kişisel nitelikler (fiziksel yapı, özel nitelikler, genel koşullar: el becerisi, temiz ve derli toplu bir dış görünüm, seyahat edebilme, güçlü beden yapısı vb.), yetenekler ve başarılar (genel kültür ve özel yetenekler, eğitim ve mesleki başarılar: sayısal yetenek, sözel yetenek, dış görünüm, eleştirel düşünme ve akıl yürütme, uzamsal ve mekanik yetenek vb.) ve karakter özellikleri (kişilik ve mizaç, etkileme yeteneği, ilgi alanları, motivasyon düzeyi: esneklik, uyumluluk, ikna etme yeteneği, yenilikçilik, beceriklilik vb.) dir (Keenan, 1996: 9-11).

Palmer ve Winters (1993), seçme sürecinde kullanılan kriterleri üç kategori altında incelemektedir. Bunlar, eğitim, deneyim ve işle ilgili kişisel özelliklerdir.

Eğitim bir kişinin, devlet okulu ya da özel okullarda ve kolej, üniversite ve/veya teknik okullarda almış olduğu sınıf eğitimidir ve seçim sürecinde önemli bir rol oynamaktadır. Deneyim ise bir bireyin çalışarak geçirdiği zaman miktarını ifade etmektedir. Bir kişinin işe alışkın olmasının ve bir çalışan olarak yetkinliğinin önemli bir göstergesidir. Bazı durumlarda bir kişinin belirli bir alanda belirli bir deneyime sahip olması gerekebilir (DeNisi ve Griffin, 2001: 199-200). İşle ilgili kişisel özellikler ise, çalışanın işini yaparken yararlanacağı, bilgi ve becerilerine katkı sağlayan ek ilgi alanlarıdır (Palmer ve Winters, 1993: 77).

Nickson (2007), en önemli iki iş şartnamesi modelinin Alec Rodger tarafından 1952’de ve John Munro Fraser tarafından 1954’te sunulduğunu ifade etmektedir. Rodger’ın “Yedi Nokta Planı” olarak adlandırılan iş şartnamesi modeli iş gereklerini şu yedi kategoride incelemektedir: fiziksel özellikler (yük kaldırma kabiliyeti ya da görünüm, konuşma ve tavır gibi), ustalık (iş için gerekli olduğu düşünülen eğitimle ilgili ya da mesleki nitelikler, deneyim), genel zekâ (problemleri tanımlama ve çözme yeteneği gibi), özel kabiliyetler (işle ilgili beceri, eğilim ve yetenekler), ilgi alanları (boş vakitteki ya da işle ilgili uğraşlar), mizaç (işle ilgili davranışlar, örneğin sıcakkanlı olmak), şartlar (aileyle ilgili sorumluluklar ya da mesai saatleri dışında çalışma kabiliyeti).

Fraser’ın “Beş Altın Dereceleme Sistemi” olarak adlandırılan planına ilişkin iş gerekleri sınıflaması ise şöyledir: diğer insanları etkileyebilme (Rodger’ın fiziksel özellikleriyle benzer), nitelikler ve deneyim (Rodger’ın bilgi kriteriyle benzer), doğuştan olan yetenekler ve eğilimler (Rodger’ın genel zekâsıyla benzer), motivasyon (işyerinde başarılı olma isteği), düzenleme (farklı müşterilerle başa çıkabilme yeteneği gibi unsurları etkileyebilecek kişilik özellikleri) (Nickson, 2007: 92). Dalay (2008), “Beş Altın Dereceleme Sistemi”ndeki iş gereklerini ilk etki, vasıf, kabiliyet, motivasyon ve uygulama olarak ele almaktadır.

Günümüz ideal çalışanının sahip olduğu ayırt edici özellikler şöyle sıralanabilir: belirsizlik ve karmaşıklıkla başa çıkabilme yeteneği, esneklik ve uyum,

duygusal beceri ve ilişki yönetim becerisi, çok boyutlu bütünleşme (kişilik-özel hayat-iş hayatı bütünleşmesi), tutku ve iş zekâsına sahip olma, iş birliği ve bilgi paylaşımında bulunma, iletişim becerileri (pazarlık ve ikna kabiliyetlerini içerir), rehberlik, güçlendirme ve mentörlük becerisi, insan odaklılık (işin sonuçlarının insan üzerindeki etkilerini analiz edebilme), kendinin farkında olma ve kendine güvenme (Burud ve Tumolo, 2004: 61-62). Bunlara ek olarak, diğer insanlar üzerinde etkili olabilme (Baratton ve Gold, 1999: 200), güvenilirlik ve mesleki hareketlilik de iş hayatında aranılan özellikler olarak karşımıza çıkmaktadır (Martin, 1996: 200). Yöneticiler, iş için heves (heyecan) hisseden ve ekstra iş almaya gönüllü adayları aramaktadır. Mevcut personele uyum sağlama kabiliyeti istenilen diğer bir niteliktir (McGovern, 1998: 52, 53). Sosyal kriterler açısından en iyi işgörenler sorumluluk sahibi ve disiplinli olanlardır. Bu tarz insanlar zorlanmadan özerk ve bilinçli olarak çalışırlar ve yüksek konsantrasyona sahiptirler. Bunların yanı sıra, yönetimle işbirliği yapmaya isteklidirler (Blackburn ve Mann, 1979: 107-108).