A segunda ação, demonstrada no Quadro 16, foi a sistematização das informações referentes aos CPSC da UFJF, assim organizada: fase 01, que se destina a revisão do fluxo; fase 02 que comporta o mapeamento dos processos, e; fase 03 que inclui o desenvolvimento de um módulo no SIGA para gestão de contratos.
Quadro 16: Sistema de informação
O quê?
Fases JustificativPor quê? a
Como?
Descrição Executores Quem? Quanto? Custo Quando? Tempo Onde? Local 01: Revisão do fluxo dos CPSC A revisão do fluxo é importante para observar onde estão ocorrendo os entraves do processo Solicitar aos setores envolvidos que descrevam seu fluxo atual dos CPSC no respectivo setor Escritório de processos com a colaboração das coordenaçõe s envolvidas e gerente da GEFISCON Sem custos adicionais 2º semestre 2017 Setores envolvido s com o fluxo de CPSC 02: Mapeament o dos processos Levantar informações de como funciona o fluxo, alocando cada atividade no devido setor Com confronto de informações obtidas no mapeament o de processo já existente com o a realidade dos setores Escritório de processos 03: Desenvolv. Porque é a ferramenta Equipe CGCO Manuais eletrônico 1º semestre CGCO
de um módulo de contrato no SIGA necessária para melhorara a gestão de CPSC s 2018
Fonte: Elaborado pela pesquisadora.
3.1.2.1 Fase 01: revisão do fluxo dos CPSC
As entrevistas realizadas com os gestores e fiscais de CPSC da UFJF demonstrou que o fluxo de serviços, nem sempre é realizado de forma correta, pois algumas atribuições estão sendo executadas por servidores que não são os responsáveis pelo ato, como por exemplo, a confirmação da veracidade do termo de garantia, que, conforme a Resolução nº. 08/2016 é atividade pertinente do gestor, no entanto, ela é executada na COESF. Além disso, a revisão do fluxo é importante para observar onde estão acontecendo os entraves, além de servir de base para o desenvolvimento do sistema. Para tanto, é necessário solicitar aos setores envolvidos nos processos dos CPSC que descrevam o fluxo atual dos CPSC no respectivo setor, para que se possam analisar as dificuldades e onde ocorrem os erros mais comuns. Ao fazer esse levantamento, será possível implementar ações que minimizem tais problemas.
O responsável pela revisão do fluxo será o Escritório de Processos, que contará com a colaboração das coordenações da COESF, CCON, COSUP e a gerência da GEFISCON.
3.1.2.2 Fase 02: mapeamento dos processos
As empresas são constituídas de pessoas, que levam consigo um histórico de aprendizado. No entanto, este conhecimento não está arquivado em lugar algum, permanecendo na memória destas. Desta forma, quando há necessidade de troca de pessoal, perde-se o conhecimento voltado para as áreas afins da instituição. Ahmadjian (2008 p. 203) informa que “a criação do conhecimento organizacional, portanto, deve ser entendida como um processo que amplia organizacionalmente o conhecimento criado por indivíduos e cristaliza-o como parte da rede de conhecimentos da organização”. Uma das fases do processo de conhecimento é o compartilhamento deste mediante a criação de redes de conhecimento.
Conforme observa Terra (2005 apud GUIZELLINI, 2016 p. 23), as empresas precisam aperfeiçoar a forma de transferência de conhecimento investindo em “processos e estruturas humanas e de informática para mapeamento, classificação, organização, validação e disseminação de informações, conhecimentos e competências”.
Ainda conforme Terra (2001), a principal vantagem das empresas está no capital humano e ainda no conhecimento tácito que os colaboradores possuem, sendo este difícil de ser transmitido, pois “é, ao mesmo tempo, individual e coletivo, leva tempo para ser construído e é de certa forma invisível, pois reside na cabeça das pessoas”.
Assis, Andrade e Silva (2015) informam que o conhecimento em áreas públicas, contribui para um melhor serviço prestado à sociedade e, portanto, é preciso estar sempre atualizando e melhorando as condições de prestação de serviço. Para tanto, os órgãos públicos devem organizar e coordenar seu ambiente interno, aderindo a métodos de controle, sendo um deles o mapeamento de processos. Que por sua vez, implica na representação gráfica dos processos, permitindo que se tenha uma visão mais clara e abrangente do mesmo, facilitando a identificação das falhas, para possíveis melhorias.
O mapeamento é importante, pois conforme verificado nas entrevistas, muitos servidores não possuem registros sobre a forma como realizam a gestão dos processos sob sua responsabilidade, mantendo muitas vezes, a rotina da gestão do contrato (prazos, conferência de documentos e serviços) apenas em sua memória.
Para que se obtenha sucesso no mapeamento do processo é necessário que haja uma interação dos servidores que irão divulgar o conhecimento adquirido ao longo do tempo, assim como sua visão sistemática de todo processo (GUIZELLINI, 2016).
Os servidores da UFJF, no caso dos gestores/fiscais de CPSC, contribuirão com suas experiências na elaboração do fluxo, para o mapeamento de processos.
Conforme demonstrado na seção 2.1, a UFJF já iniciou o mapeamento dos processos de contratos de despesas, onde se incluem os de prestação de serviços continuados. No entanto, ainda está em desenvolvimento, podendo ser modificado e aperfeiçoado para melhor atender a gestão e fiscalização de CPSC.
A fase 02, mapeamento de processos, será executada pelo Escritório de Processos da UFJF que realizará um confronto de informações obtidas no
mapeamento de processo já existente, comparando e ajustando com o que ocorre atualmente na execução dos contratos, visando o aperfeiçoamento destes processos.
Com um controle sistematizado oferecido pela UFJF os dados pertinentes à relação contratual, seriam registrados e, automaticamente, compatibilizados com os dados lançados durante a execução do contrato. Seria possível, por exemplo, um alerta sobre a proximidade do vencimento do contrato, informando inclusive quais as providências deveriam ser tomadas. Da mesma forma, as sistematizações das informações impediriam a extrapolação das quantidades de serviços contratados na licitação.
3.1.2.3 Fase 03: desenvolvimento de um módulo de contratos no SIGA
O SIGA é um software livre que possui módulos diversos que atendem tanto a administração como a parte acadêmica e de recursos humanos, podendo estas interagir entre si. O SIGA administrativo ainda não está totalmente implementado, pois está sempre inovando e buscando novas alternativas para melhor atender aos seus usuários. Desta forma, torna-se um instrumento de suporte e apoio para a parte administrativa, podendo contribuir para a execução da gestão e fiscalização de CPSC (SILVA, 2017).
Todavia, ainda não existe um módulo de Contratos no SIGA, e sua criação representará um grande avanço na gestão, uma vez que as informações poderão ser compartilhadas com todos os envolvidos no fluxo dos contratos da UFJF.
A informatização dos processos, tanto administrativo como de produção já é uma realidade no mundo. Seguindo esta visão, as empresas brasileiras sejam elas privadas ou públicas estão em busca de informatizar suas atividades. Neste contexto, o governo federal editou o Decreto nº. 8.539/2015, que dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional (BRASIL, 2015a).
Percebe-se que, com o uso da tecnologia de forma eficiente, previsto no Decreto nº. 8.539/2015, pode se atingir vários objetivos, como por exemplo, a transparência, eficiência, economicidade, entre outros, como dispõe o art. 3º da norma, conforme observado a seguir:
Art. 3º - São objetivos deste Decreto:
I - assegurar a eficiência, a eficácia e a efetividade da ação governamental e promover a adequação entre meios, ações, impactos e resultados;
II - promover a utilização de meios eletrônicos para a realização dos processos administrativos com segurança, transparência e economicidade;
III - ampliar a sustentabilidade ambiental com o uso da tecnologia da informação e da comunicação; e
IV - facilitar o acesso do cidadão às instâncias administrativas (BRASIL, 2015a).
Não diferente, a UFJF, com a criação do módulo de contratos no SIGA, também estará fazendo com que suas atividades sejam realizadas com mais agilidade, transparência, além de reduzir seus custos, gerindo melhor seus recursos e melhorando sua eficiência, se eximindo da responsabilização por práticas de má administração.