Namık Kemal Üniversitesi Dış İlişkiler Birimi 2009 Yılı Kurumsal Değerlendirme Raporu. Sürüm no. 2.0

Namık Kemal Üniversitesi Dış İlişkiler Birimi

2009 Yılı

Kurumsal Değerlendirme Raporu

Sürüm no. 2.0

Tekirdağ, 2010

İçindekiler listesi

Sunuş………..4

1. Giriş ... 5

3. Kurumsal Değerlendirme ve Stratejik Planlama Çalışmaları ... 7

4. Birimin tarihçesi ... 9

5. Birim organizasyon şeması ... 9

6. Özdeğerlendirme ... 10

6.1. Girdiler ... 10

6.2. Kurumsal nitelikler ve özellikler ... 11

6.3. Eğitim ve öğretim süreçleri ... 14

6.4. Araştırma ve geliştirme süreçleri ... 15

6.5. Uygulama ve Hizmet Süreçleri ... 16

6.6. İdari süreçler ve destek süreçlerinin değerlendirilmesi ... 17

6.7. Yönetsel özelliklerin (yapısal) değerlendirilmesi ... 19

6.8. Yönetsel özelliklerin (davranışsal) değerlendirilmesi ... 20

6.9. Çıktılar/Sonuçların Değerlendirilmesi ... 21

6.10. Yükseköğretim Misyonunu Başarma Performansının Değerlendirilmesi ... 21

7. Çevre Değerlendirme Çalışmaları... 22

7.1. Paydaş analizi... 23

8. SWOT (GZFT) analizi ... 24

8.1. Özdeğerlendirme ... 24

8.2. Çevre değerlendirmesi ... 27

9. Ekler ... 29

Birim Performans Göstergeleri Tablosu ... 29

Tablo listesi

Tablo 1 Birim Kurumsal Değerlendirme ve Stratejik Planlama Çalışma

Grubu ... 8

Tablo 2 Birim Kurumsal Değerlendirme ve Stratejik Planlama Çalışma Programı ... 8

Tablo 3 Girdiler (Kaynaklar ve İlişkiler) Değerlendirme Tablosu ... 10

Tablo 4 Kurumsal nitelikler ve özellikler değerlendirme tablosu ... 11

Tablo 5 Kurumsal nitelikler veri tablosu ... 12

Tablo 6 Birim personel verileri ... 13

Tablo 7 Eğitim ve öğretim süreçleri değerlendirme tablosu ... 14

Tablo 8 Araştırma ve geliştirme süreçleri değerlendirme tablosu ... 15

Tablo 9 Uygulama ve Hizmet Süreçleri değerlendirme tablosu ... 16

Tablo 10 İdari süreçler ve destek süreçleri değerlendirme tablosu ... 17

Tablo 11 İdari süreçler ve destek süreçleri değerlendirme tablosu ... 18

Tablo 12 Yönetsel özelliklerin (yapısal) değerlendirme tablosu ... 19

Tablo 13 Yönetsel Özelliklerin (Davranışsal) Değerlendirme tablosu .. 20

Tablo 14 Çıktılar/Sonuçların Değerlendirme tablosu ... 21

Tablo 15 Yükseköğretim Misyonunu Başarma Performansının Değerlendirme tablosu ... 21

Şekil listesi

Şekil 1 Birim organizasyon şeması ... 9

Sunuş

Üniversitemizin uluslararası politikalarının uygulanmasında önemli rol üstlenen Dış İlişkiler Birimi, dört temel alandaki çalışmalarıyla Namık Kemal Üniversitesi‟nin gelişimine katkı sağlamaktadır.

Birim, Üniversitemizin Avrupa‟daki üniversiteler ile eğitim, araştırma ve bilimsel proje geliştirme alanlarında kurduğu uluslararası işbirliği çalışmalarına yönelik iletişim süreçlerini yerine getirmektir.

İkinci olarak, Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı ve Üniversitemiz yönetmelikleri çerçevesinde Erasmus Bürosu olarak da faaliyet göstermektedir. Bu çerçevede Dış İlişkiler Birimi, Namık Kemal Üniversitesi öğrencilerinin ve öğretim elemanlarının ikili anlaşmalar doğrultusunda Avrupa Birliği üyesi ülkelerdeki üniversitelere düzenleyecekleri öğretim ve ders verme hareketliliği işlemlerini koordine etmek ve takip etmekle sorumlu bulunmaktadır. Gerek Erasmus kapsamındaki ikili anlaşmaların, gerekse üniversitelerarası protokollerin hazırlanmasında dokümantasyon işlerinden de sorumlu bir birimdir.

Üniversitemizin temel kurumsal hedefleri arasında yer alan uluslararası platformdaki kurum tanınırlığını artırılması ve prestijli bir yükseköğretim kurumu olarak güçlü bir imaj geliştirmesi çabası da Dış İlişkiler Birimi‟nin üçüncü etkinlik alanı oluşturmaktadır. Bu bağlamda, Üniversitemizin uluslararası tanıtım faaliyetlerinin organizasyonu ve koordinasyonu ile uluslararası bilimsel kongre etkinliği organizasyon ve iletişim faaliyetlerinin yürütülmesinde yer almaktadır. Dış İlişkiler Birimi‟nin 2009 yılının ilk yarısında bu etkinlik alanında üstlendiği görevlerin ikisi Erasmus çerçevesindeki tanıtım haftası organizasyonu, diğer ikisi ise Üniversitemizin ev sahipliğini yaptığı ¨1. Uluslararası Küresel İklim Değişikliği ve Tarım Kongresi¨ ile

¨Güneydoğu Avrupa‟da Sürdürülebilir Kalkınma¨ konulu B.EN.A. Konferansı‟na ilişkin sekretarya çalışmalarıdır.

Dış İlişkiler Birimi ayrıca Üniversitemizin uluslararası kuruluşlar ve yükseköğretim kurumları gibi diğer paydaşlarıyla iletişimini sağlamada da fiilen görev almakta; bunlara ek olarak uluslararası yazışmaların takibini ve kurumumuz birimlerinin resmi çeviri işlemlerini de üstlenmektedir.

Dış İlişkiler Birimi‟ne ait 2009 Yılı Kurumsal Değerlendirme Raporu‟nun, yukarıda açıklanan temel faaliyetler ve görev alanları ışığında incelenmesi önerilmektedir. Bu noktada, Erasmus öğrenim hareketliliği faaliyetlerine katılan öğrenci sayılarının 2008 Kasım ayında ait veriler olduğu temel alınarak, 2009 yılındaki tüm gelen-giden öğrenci hareketliliğini ifade edemediği de göz önünde bulundurulması ve değerlendirmelerin bu doğrultuda gerçekleştirilmesi faydalı olacaktır.

İsmail KAYNAR Genel Sekreter

1. Giriş

Bu belge ile Dış İlişkiler Birimi‟nin 2009 yılı Kurumsal Değerlendirme Raporu, YÖDEK Rehberi ve DPT Kılavuzu ışığında hazırlanmış biçimde sunulmaktadır.

Bu belge, „Kamu İdareleri için Stratejik Planlama Kılavuzu 2. sürüm‟ ışığında

„Yükseköğretim Kurumlarında Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Rehberi Sürüm no. 2007/1.0‟ örnek alınarak, Namık Kemal Üniversitesi Rektörlüğü tarafından hazırlanmış olan kurumsal değerlendirme ve stratejik planlama rehberi esas alınarak hazırlanmıştır.

1.1. Tanımlar ve kavramlar

Bu kısımda kurumsal değerlendirme ve stratejik planlama çalışmaları sırasında benzer bir dil kullanmayı sağlamak amacı ile kullanılan temel tanımlar ve kavramların verilmesi istenmektedir.

Aşağıda Bölümlerimiz için uyarlanmış olan bir tanım listesi örnek olarak verilmiştir.

 Çevre Değerlendirme: Birimimizin stratejik planlama sürecinde etkilendiği ve etkilediği çevresel koşulların değerlendirilmesidir. Örneğin; toplumsal unsurların Birimimiz ile ilişkileri, yasal uygulamalar, eğitim-öğretim teknolojilerindeki gelişmeler, YÖK, ÜAK, uluslararası gelişmeler bu kapsamda ele alınabilir.

Kurumsal değerlendirme sürecinin ikinci adımıdır.

 Faaliyet ve Projeler: Birimimizin stratejilerini hayata geçirmesini sağlayan ve performanslarını gösteren faaliyetleri ve projeleridir.

 Kurumsal Değerlendirme ve Stratejik Planlama Çalışma Grubu: Birimimizde kurumsal değerlendirme ve stratejik planlama çalışmaları yapmak üzere görevlendirilen ekiplerdir. Bu ekiplerimiz eğitim-öğretim, araştırma, yönetim ve idari hizmetler ve toplum hizmetleri alanlarında çalışmışlardır.

 Kurumsal Değerlendirme: Birimimizin YÖDEK akademik değerlendirme ve kalite geliştirme süreci kapsamında yaptığı özdeğerlendirme ile çevre değerlendirmesinin bir bütünüdür. Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme sürecinin ilk ayağıdır.

 Özdeğerlendirme: Birimimizin, eğitim, öğretim, araştırma faaliyetleri ile toplum ve idari hizmetlerinin kalitesinin ve kurumsal kalite geliştirme çalışmalarının, Birimimiz Kurumsal Değerlendirme ve Stratejik Planlama Çalışma Grubu tarafından kapsamlı, sistematik ve düzenli olarak değerlendirilmesidir. Kurumsal değerlendirme sürecinin ilk ayağıdır.

 SWOT (GZFT) Analizi: Birimimizin kuvvetli ve zayıf yönlerini, önündeki fırsatları ve tehditleri ortaya çıkaran ve buna dayalı olarak stratejilerin geliştirildiği analizdir. [Güçlü yönler, Zayıf Yönler, Fırsatlar ve Tehditler].

Kurumsal değerlendirme sürecinin temel çıktılarından birisi olup daha sonra gelen stratejik planlama sürecinin girdisidir.

 Yükseköğretim Kurumları: Üniversiteler ve yüksek teknoloji enstitüleridir.

2. Yönetici Özeti

Namık Kemal Üniversitesi Dış İlişkiler Birimi 2009 yılı Kurumsal Değerlendirme Raporu‟nun Giriş bölümünde Raporun temel niteliği ve raporda konu edilen temel kavramların tanımlanmasına yer verilmiştir.

Kurumsal Değerlendirme ve Stratejik Planlama Çalışmaları başlığı altında Dış İlişkiler Birimi‟nin kuruluş dayanağı, Birim KDSP ekibinin oluşumu, çalışma esasları ve yöntemlerinden bahsedilmektedir. Ayrıca Birim‟de görevli personeli kapsayan organizasyon şemasına yer verilmektedir. Birimin Erasmus faaliyetleri kapsamında sürekli iletişim ve işbirliği içinde bulunduğu Erasmus Kurum / Bölüm koordinatörleri bu şemaya dahil edilmemiştir.

Kurumsal Değerlendirme üst başlıklı bölümde Birimin özdeğerlendirme ve çevre değerlendirme çalışmaları ayrıntılarıyla ele alınmaktadır. Özdeğerlendirme çalışmaları kapsamında Birimin girdileri, kurumsal nitelikleri ve özellikleri, idari süreçler ve destek süreçlerinin değerlendirilmesi ile yönetsel özelliklerin yapısal ve davranışsal boyutları niteliksel ve niceliksel biçimde incelenmektedir. Araştırma ve geliştirme süreçleri ile uygulama ve hizmet süreçleri alt başlıkları ise Birimin faaliyetleri ile ilgili olmadığından değerlendirme dışı bırakılmıştır. Bu bölümde son olarak, çıktı ve sonuçlar ile yükseköğretim misyonunu başarma performansının değerlendirmesine yer verilmiştir.

Her iki alt başlık da aslında önceki bölümlerde sunulan verilerin bir toplamı ve sonucu niteliğindedir. Çevre değerlendirme çalışmaları bölümü ise Birim faaliyetlerinden faydalanan veya faaliyetlerle birincil ya da ikincil düzeyde ilintili paydaşların ve söz konusu ilişkilerinin tanımlanması biçiminde oluşturulmuştur.

2009 yılı Kurumsal Değerlendirme Raporu‟nun son bölümünü SWOT (GZFT) analizi kapsamaktadır. SWOT analizi, özdeğerlendirme başlığı altında puanlanan kriterlerin sayısal değerlendirmelerini niteliksel biçimde gerekçelendiren bir yöntemdir.

Özdeğerlendirme ile benzer kriterler çerçevesinde Dış İlişkiler Birimi‟nin güçlü ve zayıf yönleri sıralanırken aynı zamanda Birim Faaliyetlerinin yarattığı fırsatlar ve karşılaşılan tehditler de gündeme getirilmektedir.

Dış İlişkiler Birimi 2009 yılı Kurumsal Değerlendirme Raporu belirtilen başlıklar altında, tüm idari birimler için standardize edilmeye çalışılan kriterler doğrultusunda oluşturularak sizlere sunulmaktadır.

3. Kurumsal Değerlendirme ve Stratejik Planlama Çalışmaları

 Namık Kemal Üniversitesi Dış İlişkiler Birimi, gerek 5018, gerekse 2547 sayılı Kanunlar çerçevesinde kurumsal değerlendirme ve stratejik planlama çalışmalarını yürütmek üzere, 2009 yılında, Genel Sekreter‟e rapor veren bir Koordinatör başkanlığında, toplam dört kişiden oluşan bir Birim Kurumsal Değerlendirme ve Stratejik Planlama Çalışma Grubu (KDSP) oluşturmuştur.

 Birim KDSP Çalışma Grubu, Üniversite Rektörlüğü tarafından kurumsal değerlendirme ve stratejik planlama üzerine verilmiş olan bilgilendirme, eğitim ve danışmanlık hizmetlerinden yararlanmıştır.

 Kurumsal değerlendirme ve stratejik planlama çalışmalarında yararlanılmak üzere başta personelimiz ve faaliyetlerimize ilişkin verilerin Birim KDSP Grubumuz tarafından itina ile toplanması için alt yapı oluşturma çalışmaları Üniversitemizin koordinasyonunda yıl içerisinde sürdürülmüştür.

 2009 yılında Birimimiz tarafından takip edilmiş olan çalışma programı aşağıdaki tabloda sunulmuştur. İlk planın tesliminin ardından düzeltme ve değişiklik aşamalarından geçilmiş ve sonuç olarak Birim Kurumsal Değerlendirme Raporu güncellenip ikinci sürümü hazırlanmıştır.

Tablo 1 Birim Kurumsal Değerlendirme ve Stratejik Planlama Çalışma Grubu

Soyad, Ad Unvan Görev Şube/Şeflik

Doğan, Duygu

Okutman Birim KDSP

Koordinatörü Dış İlişkiler Birimi Kalkan,

Övgü

Uzman Birim KDSP

Üyesi Dış İlişkiler Birimi Erdur,

Serkan

Mühendis Birim KDSP Üyesi

Dış İlişkiler Birimi

Demirtaş, Nuran

Bilgisayar İşletmeni

Birim KDSP

Üyesi Dış İlişkiler Birimi

Tablo 2 Birim Kurumsal Değerlendirme ve Stratejik Planlama Çalışma Programı

Sıra no. Tarih Çalışma

1 01 Temmuz

2009

2010 yılı Stratejik Plan taslağının 1. sürümü

2 03 Ağustos

2009

2010 yılı Stratejik Plan taslağının 2. sürümü

3 01 Eylül 2009 2009 yılı Birim Kurumsal Değerlendirme Raporunun 1. sürümü 4 01 Ekim 2009 2009 yılı Birim Faaliyet Raporunun 1. sürümü

5 18 Ocak 2010 2009 yılı Birim Kurumsal Değerlendirme Raporunun 2. sürümü 6 01 Şubat 2010 2009 yılı Birim Faaliyet Raporunun 2. sürümü

4. Birimin tarihçesi

 Dış İlişkiler Birimi Namık Kemal Üniversitesi Rektörlüğüne bağlı bir birim olarak 2007 yılı Temmuz ayında 2547 sayılı Kanunun 12. Maddesi uyarınca kurulmuştur.

 Kuruluş yılının başlangıcında 2 elemanı ile faaliyet gösteren birimimiz 2007 yılı Aralık ayından 2009 yılı Haziran ayına dek 2 akademik, 1 idari personel ile hizmet vermiştir. Bu dönemden sonraki görev değişikliğinde sayı değişmemekle birlikte eleman ve unvan değişikliği gerçekleşmiş; 2009 yılı Ağustos ayındaki son görevlendirme ile toplam 4 elemanın görev yaptığı bir birim haline dönüşmüştür.

5. Birim organizasyon şeması

 Dış İlişkiler Birimi‟nin 2009 yılı sonu itibarı ile organizasyon şeması aşağıdaki şekilde verilmiştir.

Şekil 1 Birim organizasyon şeması

Genel Sekreterlik

Dış İlişkiler Birimi

Uluslararası İlişkiler ve Uluslararası Tanıtımdan Sorumlu Uzmanlar Grubu

Erasmus ve İdari İşlerden

Sorumlu Sekretarya Grubu

6. Özdeğerlendirme

Dış İlişkiler Birimi 2009 Yılı Kurumsal Değerlendirme Raporu‟nun bu bölümünde, YÖDEK‟in belirlediği, “beklenen düzey”e dayalı beş ölçekli değerlendirme sistemi uygulanmaktadır. Bu düzeyler:

Beklenen düzeyin çok altı : 1 puan Beklenen düzeyin altı : 2 pua Beklenen düzey : 3 puan Beklenen düzeyin üstü : 4 puan Beklenen düzeyin çok üstü : 5 puan

6.1. Girdiler

Tablo 3 Girdiler (Kaynaklar ve İlişkiler) Değerlendirme Tablosu

Değerlendirme notu

1) Öğrenci niteliğinde beklenen düzey 3

2) Akademik personel niteliğinde beklenen düzey İlgili değil

3) İdari Personel niteliğinde beklenen düzey; 4

4) Mali kaynakların yeterliliği; 2

5) Bilgi Teknolojileri ve kaynaklarının (Bilgisayar, internet, iletişim, kitap, yayın, vb)yeterliliği;

2

6) İş Teknolojilerinin yeterliliği; İlgili değil

7) Fiziksel olanakların yeterliliği; 2

8) Temin edilen hizmetlerin yeterliliği; 3

9) Sanayi ile ilişkilerin yeterliliği; İlgili değil

10) Toplum ile ilişkilerin yeterliliği; İlgili değil

11) Kamu Kurum ve Kuruluşları ile ilişkilerin yeterliliği; 2

12) Mezunlar ile ilişkilerin yeterliliği; İlgili değil

13) Çalışanlar ile ilgili ilişkilerin yeterliliği; 5

14) Öğrenciler ile ilişkilerin yeterliliği; 4

15) Yükseköğretim alanında ulusal ilişkilerin yeterliliği; 3 16) Yükseköğretim alanında uluslararası ilişkilerin yeterliliği; 3

6.2. Kurumsal nitelikler ve özellikler

Tablo 4 Kurumsal nitelikler ve özellikler değerlendirme tablosu

Değerlendirme notu

1) Birim hizmetinden faydalanan öğrenci sayıları (Fakülte, Yüksekokul, Meslek Yüksekokullar, Yüksek Lisans ve Doktora) ve yeterliliği;

42 (4)

2) Birim hizmetlerinden faydalanan öğretim elemanı sayıları (Profesör, Doçent, Yrd. Doçent, Öğretim Görevlisi, Okutman, Araştırma görevlisi, Uzman vb) ve yeterliliği;

11 (2)

2) Birimde görevli öğretim elemanı sayıları (Profesör, Doçent, Yrd. Doçent, Öğretim Görevlisi, Okutman, Araştırma görevlisi, Uzman vb) ve yeterliliği;

2 (3)

3) İdari personel sayıları (kadrolu ve sözleşmeli) ve yeterliliği; 2 (3) 4) Çalışanların yaş ortalamaları (Öğretim üyeleri, öğretim elemanları ve idari

personel) ve yeterliliği;

33 (3)

5) Çalışanların kadın-erkek personel dağılımının değerlendirilmesi (öğretim üyeleri, öğretim elemanları, araştırma görevlileri ve idari personel için ayrı ayrı) ve yeterliliği;

Öğretim elemanı 2 kadın (3) İdari personel 1 erkek + 1 kadın (3)

6) Çalışanların kıdem ortalamaları (Öğretim üyeleri, öğretim elemanları ve idari personel) ve yeterliliği;

5 yıl 5 ay (2)

7) Akademik personelin ortalama unvan düzeyi; Okutman /

Uzman

8) İdari Personelin Eğitim Düzeyi;

Lisans Önlisans 9) Akademik birimlerin ve bu birimlerdeki programların sayıları (Fakülte,

Yüksekokul, Meslek Yüksekokulları, Yüksek Lisans ve Doktora) ve yeterliliği;

İlgili değil

10) Kurumun ağırlıklı akademik alanı/alanları ve yeterliliği; İlgili değil 11) Kurumun fiziksel büyüklüğü ve altyapısı (m²) ve yeterliliği; 18,5 m² (2)

i) Kampus alanı; İlgili değil

ii) Toplam kapalı alan; İlgili değil

iii) Eğitim-Öğretim ve Araştırma; İlgili değil

iv) Sosyal ve diğer hizmet alanları; İlgili değil

Tablo 5 Kurumsal nitelikler veri tablosu

sayılar

I Birim hizmetlerinden faydalanan kişi sayısı 54

Öğrenci sayıları 42

Öğretim elemanı sayıları 11

II Öğretim elemanı sayıları 2

III İdari personel sayısı

Kadrolu personel 2

Sözleşmeli personel 0

Diğer personel 0

Toplam idari personel sayısı 2

IV Çalışanların yaş ortalaması

İdari personel 33

V Çalışanlar arasında bayan sayısı

İdari personel 1

VI Çalışanların kıdem ortalaması

İdari personel 4 yıl 6 ay

VII Öğretim elemanlarının ortalama akademik unvan ortalaması Okutman Uzman

VIII Bölümün ağırlıklı akademik alanı/alanları İlgili değil

IX Bölüm ve program sayısı İlgili değil

X İdari personel eğitim düzeyi

Lise öncesi diplomalı eleman sayısı 0

Lise mezun sayısı 0

Önlisans mezun sayısı 1

Lisans mezun sayısı 1

Yüksek lisans mezun sayısı 0

Doktoralı eleman sayısı 0

Tablo 6 Birim personel verileri

Sıra no

isim Ünvan Şube Hizmet sınıfı Notlar

1 Doğan, Duygu

Birim Sorumlusu

Rektörlük Dış

İlişkiler Birimi Öğretim elemanı (Okutman)

2547 ve 2914 sayılı Kanunlara tabidir.

2 Kalkan, Övgü

Uzman Rektörlük Dış

İlişkiler Birimi Öğretim elemanı (Uzman)

2547 ve 2914 sayılı Kanunlara tabidir.

3 Erdur, Serkan

Mühendis Yapı İşleri ve Teknik

Daire Başkanlığı GİHS 657 sayılı Kanun‟a tabidir.

Dış İlişkiler Birimi‟nde tam zamanlı görevlendirilmiştir.

4 Demirtaş, Nuran

Bilgisayar

İşletmeni Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı

GİHS 657 sayılı Kanun‟a tabidir.

Dış İlişkiler Birimi‟nde tam zamanlı görevlendirilmiştir.

6.3. Eğitim ve öğretim süreçleri

Tablo 7 Eğitim ve öğretim süreçleri değerlendirme tablosu

Değerlendirme notu

1) Programların ulusal ve çevre ihtiyaçlarına uygunluğu; İlgili değil 2) Programların eğitim hedeflerinin yeterliliği; İlgili değil 3) Programların kapsamı ve niteliklerinin (ders çeşitliliği, ders yükleri ve

uyumluluğu) yeterliliği;

İlgili değil

4) Programların anlaşılabilirliği ve hedeflerinin açıklığı; İlgili değil 5) Programların bütünlüğünün ve devamlılığının yeterliliği; İlgili değil 6) Programların çıktılarının (programın kazandırması beklenen nitelikler)

yeterliliği;

İlgili değil

7) Program kaynaklarının (öğretim elemanı, ders notları vb.) yeterliliği; İlgili değil 8) Programların diğer programlarla ilişkilerinin yeterliliği; İlgili değil 9) Öğrencilere sunulan rehberlik/danışmanlık hizmetlerinin yeterliliği; 4

10) Engelli öğrencilere sunulan eğitim hizmetlerinin yeterliliği; İlgili değil 11) Öğrenci değerlendirme prosedür ve araçlarının (sınav, ödev, proje vb.)

yeterliliği;

İlgili değil

12) Yeni öğrencilerin programlara hazırlama prosedür ve uygulamalarının yeterliliği;

İlgili değil

13) Öğrencilere sunulan eğitimin etkinliğini arttıracak eğitsel destek

hizmetlerinin (yabancı dil, IT teknolojileri ve bilgisayar donanımı vb.) yeterliliği;

İlgili değil

14) Programların ilgili ulusal ve uluslararası programlarla uyumundaki yeterliliği;

İlgili değil

15) Uluslararası öğrenci değişimi programlarına öğrenci katılımının yeterliliği; 3

6.4. Araştırma ve geliştirme süreçleri

Tablo 8 Araştırma ve geliştirme süreçleri değerlendirme tablosu

Değerlendirme notu

1) Araştırma ve geliştirme çalışmalarının ulusal ve çevre ihtiyaçlarına uygunluğu; İlgili değil 2) Araştırma ve geliştirme olanak ve kaynakların yeterliliği; İlgili değil 3) Araştırma ve geliştirme çalışmalarının yeterliliği; İlgili değil 4) Araştırma ve geliştirme önceliklerinin belirginliği; İlgili değil 5) Araştırma ve geliştirme çalışmaların bütünlüğü ve devamlılığı; İlgili değil 6) Araştırma ve geliştirme çalışmalarının disiplinler arası yapılabilmesindeki

yeterlilik;

İlgili değil

7) Uluslararası araştırma ve geliştirme çalışmalarının yeterliliği; İlgili değil 8) Uluslararası araştırma ve geliştirme çalışmalarına akademik personelin katılımının

yeterliliği;

İlgili değil

9) Araştırmayı özendiren ve destekleyen araçların yeterliliği; İlgili değil 10) Araştırma ve geliştirme faaliyetlerinin önceliklere uygunluğu; İlgili değil 11) Araştırma ve geliştirme çalışmalarının hedeflerine ulaşıp ulaşmadığının yeterliliği; İlgili değil 12) Araştırma ve geliştirme çalışmaları ile eğim-öğretim faaliyetleri arasındaki

ilişkinin yeterliliği;

İlgili değil

13) Araştırma ve geliştirme sonuçlarının duyurulması ve paylaşılması ile ilgili araç, ortam ve mekanizmaların yeterliliği;

İlgili değil

14) Araştırma ve geliştirme çalışmalarının oluşturulmasında ve yürütülmesinde paydaşlarla (endüstri, kamu kurum ve kuruluşlar, sivil toplum kuruluşları vb.) kurulan yapısal ilişkilerin yeterliliği;

İlgili değil

15) Araştırma ve geliştirme sonuçlarının topluma faydaya dönüşmesindeki yeterliliği; İlgili değil 16) Araştırma ve geliştirme sonuçlarının kuruma/birime fayda olarak (ekonomik, itibar

vb.) dönmesindeki yeterliliği;

İlgili değil

6.5. Uygulama ve Hizmet Süreçleri

Tablo 9 Uygulama ve Hizmet Süreçleri değerlendirme tablosu

Değerlendirme notu

1) Uygulama ve hizmet faaliyetlerinin ulusal ve çevre ihtiyaçlarına uygunluğu; İlgili değil 2) Uygulama ve hizmet faaliyetlerinin olanak ve kaynaklarının yeterliliği; İlgili değil 3) Uygulama ve hizmet faaliyetleri düzeylerinin yeterliliği; İlgili değil 4) Uygulama ve hizmet faaliyetlerinin önceliklerinin belirginliği; İlgili değil 5) Uygulama ve hizmet faaliyetlerinin disiplinlerarası yapılabilmesindeki yeterliliği; İlgili değil 6) Uluslararası uygulama ve hizmet faaliyetlerinin yeterliliği; İlgili değil 7) Uygulama ve hizmet faaliyetlerini özendiren ve destekleyen araçların yeterliliği; İlgili değil 8) Uygulama ve hizmet faaliyetlerinin hedeflerine ulaşıp ulaşmadığının yeterliliği; İlgili değil 9) Eğitim-Öğretim ile uygulama ve hizmet faaliyetleri arasındaki ilişkinin yeterliliği; İlgili değil 10) Araştırma ve geliştirme çalışmaları ile uygulama ve hizmet faaliyetleri arasındaki

ilişkinin yeterliliği;

İlgili değil

11) Uygulama ve hizmet faaliyetlerinin sonuçlarının duyurulması ve paylaşılması ile ilgili araç, ortam ve mekanizmaların yeterliliği;

İlgili değil

12) Uygulama ve hizmet faaliyetlerinin oluşturulmasında ve yürütülmesinde paydaşlarla (endüstri, kamu kurum ve kuruluşlar, sivil toplum kuruluşları vb.) kurulan yapısal ilişkilerin yeterliliği;

İlgili değil

13) Yaşam Boyu Eğitim faaliyetlerinin yeterliliği; İlgili değil

14) Topluma yönelik bilgilendirme ve bilinçlendirme faaliyetlerinin yeterliliği; İlgili değil 15) Topluma yönelik sanatsal, kültürel ve sportif faaliyetlerin yeterliliği; İlgili değil 16) Uygulama ve hizmet faaliyetlerinin topluma faydaya dönüşmesindeki yeterlilik; İlgili değil 17) Uygulama ve hizmet faaliyetlerinin kuruma/birime fayda olarak (ekonomik, itibar

vb.) dönmesindeki yeterlilik;

İlgili değil

6.6. İdari süreçler ve destek süreçlerinin değerlendirilmesi

Tablo 10 İdari süreçler ve destek süreçleri değerlendirme tablosu

Sıra no. Faaliyet alanları Değerlendirme

notu Dış İlişkiler Birimi

1 Faaliyet no 1: Giden Öğrenci Hareketliliği 3

2 Faaliyet no 2: Gelen Öğrenci Hareketliliği 2

3 Faaliyet no 3: Ders Verme Hareketliliği 2

4 Faaliyet no 4: Eğitim Alma Hareketliliği 3

5 Faaliyet no 5: Uluslararası Erasmus İkili Anlaşma Takibi 4 6 Faaliyet no 6: Uluslararası Resmi Yazışmaların Takibi 4 7 Faaliyet no 7: Uluslararası İşbirliği ve Protokol Takibi 3 8 Faaliyet no 8: Merkezi İdari Birimlere Ait Resmi Çeviriler 4 9 Faaliyet no 9: Uluslararası tanıtım/ve kongre çalışmalarının

organizasyonu

4

10 Faaliyet no 10: Uluslararası tanıtım materyallerinin hazırlanması

2

11 Faaliyet no 11: Gelen-Giden Evrak Kaydı 4

12 Faaliyet no 12: Türkçe ve İngilizce Basın Bülteni Hazırlığı 3 13 Faaliyet no 13: Resmi makamlara ait açılış konuşmalarının

hazırlığı

2

14 Faaliyet no 14: Diğer Arşivleme Çalışmaları 2

Tablo 11 İdari süreçler ve destek süreçleri değerlendirme tablosu

Değerlendirme notu

1) Personel İşleri ile ilgili hizmetlerin yeterliliği; 5

2) İdari (ihale, temizlik, ulaşım vb.) işler ile ilgili hizmetlerin yeterliliği; İlgili değil 3) Bütçe ile ilgili süreç ve hizmetlerin yeterliliği; İlgili değil 4) Öğrenci işleri ile ilgili akademik hizmetlerin yeterliliği; 2

5) Kütüphane ve Dokümantasyon işleri ilgili hizmetlerin yeterliliği; 2

6) Yapı ve çevre işleri ile ilgili hizmetlerin yeterliliği; İlgili değil 7) Teknik Destek hizmetleri ile ilgili hizmetlerin yeterliliği; 3

8) Öğrenci bilim, kültür ve sanat topluluklarının yeterliliği; 2 9) Uluslararası ofislerin hizmetlerinin yeterliliği; 3 10) Öğrenci Kariyer planlama hizmetlerinin yeterliliği; 2

11) Staj destek hizmetlerinin yeterliliği; İlgili değil

12) Öğrenci Konseylerine sağlanan hizmetlerin yeterliliği; İlgili değil

6.7. Yönetsel özelliklerin (yapısal) değerlendirilmesi

Tablo 12 Yönetsel özelliklerin (yapısal) değerlendirme tablosu

Değerlendirme tablosu

1) Organizasyonel yapının yeterliliği; 2

2) Görev ve sorumluluk tanımlarının açıklığı; 2

3) Görev yetkilerinin yeterliliği; 4

4) Stratejilerin varlığı ve yeterliliği; 3

5) Karar verme süreçlerinin yeterliliği; 4

6) İş Süreçleri (akademik ve idari) yeterliliği; 4 7) Stratejik planlama ve izleme süreçlerinin yeterliliği; 3 8) Kalite geliştirme süreçlerinin yeterliliği; 2

9) Bilgi yönetimi süreçlerinin yeterliliği; 3

10) İnsan kaynakları süreçlerinin yeterliliği; 3

11) Finans kaynakları süreçlerinin yeterliliği; 2

12) Öğrenci katılım süreçlerinin yeterliliği; 4

6.8. Yönetsel özelliklerin (davranışsal) değerlendirilmesi

Tablo 13 Yönetsel Özelliklerin (Davranışsal) Değerlendirme tablosu

Değerlendirme notu

1) Ortak kültür ve değerlerin paylaşımındaki yeterlilik; 3

2) Akademik personelin memnuniyetinin yeterliliği; İlgili değil

3) İdari personelin memnuniyetinin yeterliliği; 3

4) Öğrenci memnuniyetinin yeterliliği; 3

5) Liderlik yaklaşımlarının yeterliliği; 2

6) Yönetici yaklaşımlarının (yönetim tarzı, tanıma ve takdir, insan ilişkileri, yetki paylaşımı vb.) yeterliliği;

3

7) Akademik personelin idari ve yönetsel özelliklerinin yeterliliği; 4

8) İdari personelin özelliklerinin yeterliliği; 4

9) Çalışanlar arasındaki iş birliği ortamının yeterliliği; 4

10) İş arkadaşlığı ve sosyal ortamın yeterliliği; 4

6.9. Çıktılar/Sonuçların Değerlendirilmesi

Tablo 14 Çıktılar/Sonuçların Değerlendirme tablosu

Değerlendirme notu

1) Kurumsal niteliklerle ilgili gelişmelerin yeterliliği; 2 2) Eğitim öğretim ile ilgili çıktıların yeterliliği 4

3) Araştırma ve geliştirme ile ilgili sonuçların yeterliliği; İlgili değil 4) Uygulama ve hizmet faaliyetleri ile ilgili sonuçların yeterliliği; İlgili değil 5) Yönetsel faaliyetler ile ilgili sonuçların yeterliliği; 3

6) İdari faaliyetler ile ilgili sonuçların yeterliliği; 3

7) Toplum ile ilgili sonuçların yeterliliği; İlgili değil

8) Performans / kazanım paralelliğinin yeterliliği 2

6.10. Yükseköğretim Misyonunu Başarma Performansının Değerlendirilmesi

Tablo 15 Yükseköğretim Misyonunu Başarma Performansının Değerlendirme tablosu

Değerlendirme notu

1. Evrensel yükseköğretim kurumu olma misyonuna uygunluğu; 2 2. Türk yükseköğretim kurumu olma misyonuna uygunluğu; 3

3. Kendi misyonuna uygunluğu; 3

7. Çevre Değerlendirme Çalışmaları

Tablo 16 – Çevre Değerlendirme Çalışmaları Değerlendirme Tablosu

Değerlendirme notu Yükseköğretim Alanındaki Ulusal ve Uluslararası Gelişmelerin

Değerlendirilmesi

3

Mezunlar ile İlgili Gelişmelerin Değerlendirilmesi İlgili değil

Toplumsal Gelişmelerin ve Toplum ile İlişkilerin Değerlendirilmesi İlgili değil

Sanayi ve Sosyal Kurumları ile İlişkiler ve Gelişmelerin Değerlendirilmesi İlgili değil

Eğitim Teknolojilerindeki Gelişmelerin Değerlendirilmesi 2

Yasal Düzenlemeler ile Kamu Kurum ve Kuruluşlarındaki Gelişmelerin

Değerlendirilmesi 2

Yükseköğretim Kurumunun Bulunduğu Bölgenin Ekonomik ve Ticari

Kalkınmasına Etkisinin Değerlendirilmesi İlgili değil

7.1. Paydaş analizi

Tablo 17 Paydaşlar

Sıra no Paydaşlar Yararlanıcılar Çalışanlar Temel ortak Stratejik ortak

1 Akademik personel * * * *

2 İdari personel * * * *

3 Öğrenciler * * *

4 Öğrenci velileri *

5 Üniversite yöneticileri * * *

6 Ulusal Ajans * *

7 İşbirliği yapılan üniversite yetkilileri

* *

8. SWOT (GZFT) analizi

8.1. Özdeğerlendirme

Girdiler

Güçlü yönlerimiz

 Diğer idari birimlerle kurulan güçlü diyalog

 Birim faaliyetlerinin kapsamı gereği, idari birimler yanında akademik birimlerle de güçlü diyaloğa sahip olunması

 Öğrencilerle kurulan etkin ve sürekli ilişkiler

 Birim çalışanları arasındaki yüksek uyum

Zayıf yönlerimiz

 Mali kaynak denetiminin Birimin yetkisi dışında oluşu

 Birimin fiziksel olanaklarının yetersiz oluşu

Kurumsal nitelikler ve özellikler

Güçlü yönlerimiz

 Personel yaş ortalamasının beklenen düzeyde olması

 İdari personelin eğitim düzeyinin beklenen düzeyin üzerinde oluşu

 Giden öğrenci sayınsın beklenen düzeyin üzerinde oluşu

 İdari personelin yabancı dil bilgisinin beklenen düzeyde olması

Zayıf yönlerimiz

 Birimin kurumsal yapı içindeki yerinin netlik kazanamamış olması nedeniyle tüm faaliyet alanlarında etkinliğe kademeli olarak başlanıyor bulunulması.

Eğitim ve öğretim süreçleri

Güçlü yönlerimiz

 Öğrencilerin uluslararası çalışmalara ilgilerinin yeterli olması

 Öğrencilere verilen danışmanlık hizmetinin beklenen düzeyin üzerinde oluşu.

Araştırma ve geliştirme

İlgili değil

Uygulama ve Hizmet Süreçleri

İlgili değil

İdari süreçler ve destek süreçlerinin değerlendirilmesi

Güçlü yönlerimiz

 İdari süreçlerin geniş kapsamda yer almasının personelin kişisel gelişimlerine olumlu yönde etki etmesi

 İdari süreçler ve destek süreçlerinin sayısındaki artışa karşın verilen birim hizmetinin niteliğinde azalma olmayışı

Zayıf yönlerimiz

 İdari süreçlerin Rektörlük insiyatifine bağlı oluşu nedeniyle bu süreçlerdeki daralma ve genişlemenin kurumun uluslararası ilişkilere verdiği önemin derecesi ile doğru orantılı biçimde değişim göstermesinden kaynaklanan bir istikrarsızlığın ileride yaşanma olasılığı

Yönetsel özelliklerin (yapısal) değerlendirilmesi

Güçlü yönlerimiz

 Birimimizin doğrudan Rektörlüğe bağlı bir birim oluşu resmi işleyişi hızlandıran bir unsurdur.

 Görev yetkilerinin giderek artması

 Kara verme süreçlerinde insiyatif kullanabilme oranının beklenen düzeyde olması Zayıf yönlerimiz

 Organizasyonel yapının netlik kazanmasındaki gecikmeler

 Görev tanımlarının kapsamındaki genişlik ve belirsizliklerin Birimin görev yetkilerindeki sınırları olumsuz etkilemesi

 Birim faaliyetlerinin finansmanında ağırlıklı olarak üniversite dışı kaynaklara (Ulusal Ajans, vb.) bağlı olunması

Yönetsel özelliklerin (davranışsal) değerlendirilmesi

Güçlü yönlerimiz.

 Çalışanlar arasında işbirliği ve sosyal paydaş uyumunun beklenen düzeyin üzerinde olması

 İdari ve akademik personelin niteliklerinin beklenen düzeyin üzerinde olması

 Başta öğrenciler olmak üzere Birim faaliyetlerinden faydalanan paydaşların memnuniyetine önem veren bir yönetim anlayışının benimsenmesi

Zayıf yönlerimiz

 Personel memnuniyetinin ölçümlenebilmesi için gerekli alt yapının henüz oluşmamış bulunması



Görev alanlarının genişlemesinden kaynaklanan yüksek performans beklentisinin, personel tarafından karşılandığı ölçüde maddi getiri sağlanamaması; performans ve kazanım düzeylerinin orantılı olamaması.

Çıktılar ve sonuçların değerlendirilmesi

Güçlü yönlerimiz

 Eğitim ve öğretim ile ilgili çıktıların beklenen düzeyin üzerinde olması

 Kurumsal niteliklerle ilgili gelişmelerin beklenen düzeyde olması

 Yönetsel faaliyetler ile ilgili sonuçların beklenen düzeyde olması

 İdari faaliyetler ile ilgili sonuçların beklenen düzeyde olması.

Yükseköğretim misyonunu başarma performansının değerlendirilmesi

Güçlü yönlerimiz

 Türk yükseköğretim kurumu olma misyonunu başarma performansının beklenen düzeyde olması

 Kendi misyonunu başarma performansının beklenen düzeyde olması.

Zayıf yönlerimiz

 Evrensel yükseköğretim kurumu olma misyonunu başarma performansının beklenen düzeyin altında olması.

8.2. Çevre değerlendirmesi

Yükseköğretim alanındaki ulusal ve uluslararası gelişmelerin değerlendirilmesi

Fırsatlar

 Yükseköğretime devam eden öğrencilerin uluslararası projelere ilişkin bilinç düzeylerinin giderek artması.

 Kurumun yabancı üniversiteler, uluslararası kuruluşlar ve eğitim organizasyonları ile işbirliğinin artması

 Kurumumuzun uluslararası tanınırlığını artıracak tanıtım toplantıları ve bilimsel kongre organizasyonlarının düzenlenmesinde etkin rol alınması

Tehditler

 Avrupa Birliği kapsamındaki program çerçeveleri ve yasal düzenlemelerin sürekli değişimi

 Yasal düzeydeki gelişmelere uyum gösterme gerekliliğinin artması.

Mezunlar ile ilgili gelişmeler

İlgili değil

Toplumsal gelişmelerin ve toplum ile ilişkilerin değerlendirilmesi

İlgili değil.

Sanayi ve sosyal kurumları ile ilişkiler ve gelişmelerin değerlendirilmesi

İlgili değil.

Eğitim teknolojilerindeki gelişmelerin değerlendirilmesi

Fırsatlar

 Internet tabanlı veri paylaşımının bilgi akışını hızlandırması

 E-mail, e-group ve web duyuruları gibi iletişim yöntemlerinin paydaşlarla iletişimde mekan sınırlamasını ortadan kaldırması ve iletişimi eş zamanlı hale getirmesi

Tehditler

 Teknolojinin gerektirdiği hızlı veri güncellemelerini gerçekleştirmenin çalışanların daha fazla zaman ve emek harcamalarını gerektirmesi

 Kurumsal web sitesinin İngilizce versiyonunun güncelleme aralığının beklenen düzeyin altında oluşu

Yasal düzenlemeler ile kamu kurum ve kuruluşlarındaki gelişmelerin değerlendirilmesi

Fırsatlar

 Uluslararası eğitim politikaları doğrultusunda hızla gelişmeye açık bir birim olması.

 Diğer yükseköğretim kurumlarındaki benzer birimlerin işleyiş prosedürlerine ilişkin bilgi alışverişinde yüksek koordinasyon sağlanması

Tehditler

 Dış İlişkiler Birimi‟nin Yükseköğretim Kurumları genelinde yeni şekillenen bir idari birim olması nedeniyle yasal statüsünün net biçimde belirlenmemiş olması;

bu durumun idari ve yönetsel konularda ve görev alanı sınırlarının çizilmesinde yetersizliklere yol açması.

Yükseköğretim kurumunun bulunduğu bölgenin ekonomik ve ticari kalkınmasına etkisinin değerlendirilmesi

 İlgili değil

9. Ekler

Birim Performans Göstergeleri Tablosu

Tablo 25 - Birim Performans Göstergeleri Tablosu

Sıra

no. Faaliyet alanları Performans ölçütü Ölçü

birimi

2009 yılı

Dış İlişkiler Birimi

1 Faaliyet no 1: Erasmus Öğrenim Hareketliliği (Giden Öğrenci)

Giden öğrenci sayısı Sayı 42

2 Faaliyet no 2: Erasmus Öğrenim Hareketliliği (Gelen Öğrenci)

Gelen öğrenci sayısı Sayı 7

3 Faaliyet no 3: Ders Verme Hareketliliği Giden öğretim elemanı sayısı Sayı 11 4 Faaliyet no 4: Eğitim Alma Hareketliliği Eğitim alan personel sayısı Sayı 2 5 Faaliyet no 5: Uluslararası Erasmus İkili

Anlaşma Takibi

2009 yılında geçerli İkili Anlaşma sayısı

Sayı 42

6 Faaliyet no 6: Uluslararası Resmi Yazışmaların Takibi

Kayıtlı evraklar içinde oranı Yüzde 30

7 Faaliyet no 7: Uluslararası Protokol ve İşbirliği Çalışma Takibi

2009 yılında imzalanan

Protokol ve işbirliği sayısı Sayı 7

8 Faaliyet no 8: Merkezi İdari Birimlere Ait Resmi Çeviriler

Resmi çeviri evrak sayısı Sayı 40

9 Faaliyet no 9: Uluslararası tanıtım çalışmaları ve kongre organizasyonu

Toplam etkinlik sayısı Sayı 3

10 Faaliyet no 10: Uluslararası tanıtım materyallerinin hazırlanması

Hazırlanan toplam materyal

sayısı Sayı 1

11 Faaliyet no 11: Gelen-Giden Evrak Kaydı Evrak sayısı (Gelen + Giden) Sayı 638

12 Faaliyet no 12: Türkçe ve İngilizce Basın Bülteni hazırlanması

Hazırlanan bülten sayısı Sayı 17

13 Faaliyet no 13: Resmi makamlara ilişkin açılış konuşması hazırlanması

Hazırlanan konuşma sayısı Sayı 3

14 Faaliyet no 14: Diğer Arşivleme Çalışmaları Arşivlenen evraklara oranı Yüzde Veri yok