Standartlar, ‘belirli gereksinimleri karşılamak amacıyla madde ve mamuller ile hizmetlerin nicelik, ağırlık, uzunluk, değer ve niteliğinin
ölçülebilmesini ve tek bir biçime sokulmasını ve sadeleştirilmesini sağlayan teknikler kümesi’ şeklinde tanımlanabilir (Ertürk, 1998:248). Standart oluşturmanın en önemli nedenlerini, yapılan işlerde hız ve kalite sağlamak, maliyet ve iş gücünden tasarruf elde etmek şeklinde açıklayabiliriz. Her gün binlerce yazının üretildiği kurum ve kuruluşlarda yazışma standardının oluşturulması ile, üretilen yazılarda birlik sağlanır, istenmeyen yazıların üretimi engellenir, kalite artar, yapılan işlemlerde hata oranı düşer ve gerek finansal gerekse işgücü açısından tasarruf elde edilebilir.
Standartlar, yalnızca kağıt tabanlı yazışmaları değil, yakın gelecekte yoğun olarak kullanılacak olan elektronik yazışmaları da kapsamalıdır. ‘Ulusal Bilgi Sisteminin her aşamasında olduğu gibi veri ulaşım, paylaşım ve kullanım haklarının belirlenmesi konusunda da bir takım standart işlemler belirlenerek, veri işlem hayatının vazgeçilmez bir parçası olacak şekilde uygulamaya geçirilmelidir’ (Ulusal ..., 2000:III, 3). Özellikle elektronik yazışmalara yönelik üretim, paylaşım, saklama konuları için standart oluşturma çalışmaları yapılmalıdır. Herhangi bir kurum tarafından üretilen yazının şekli ve içeriği bir başka kurum tarafından kolayca anlaşılmalıdır.
Ülkemizde standart geliştirme işine 1954 yılında Odalar Birliği bünyesinde başlanmış, daha sonra 1960 yılında ‘her türlü madde ve mamuller ile usul ve hizmetler için standart yapma’ (Aren, 1995:228) işi Türk Standartlar Enstitüsü (TSE)’ne verilmiştir. Yazışma üretimine ilişkin ilk standart, 1968 yılında kabul edilen TS 506 numaralı ‘Baskı ve Yazı Kağıtları Boyutları’ adlı standarttır. Bu standart, 1988 yılında pek fazla değişiklik yapılmadan yeniden kabul edilmiştir. Yazışmalara yönelik ikinci standart 1973 yılında kabul edilen TS 1390 numaralı ‘İş Yazışmalarının Düzenlenmesi’ standardıdır. Bu standart da 1975 yılında yeniden düzenlenmiştir. 1973 yılında kabul edilen diğer bir standart ise TS 1391 kodlu ‘Resmi Yazışma Kuralları’ adını taşıyan standarttır. Bu standart, 1990 yılında gözden geçirilerek yeniden yayımlanmıştır. Yazışmaları doğrudan ilgilendiren bir başka standart ise TS 1212 numaralı ‘Yazılı Belgelerde Bölüm ve Alt Bölümlerin Numaralandırılması’ adlı standarttır. Ayrıca TS 5735 numaralı
‘Yazışma Kağıtları’, TS 948 numaralı ‘İşlenmiş Yazı Kağıdı ve Bazı Basılmış Formların İfade Metodu’, TS 2891 numaralı Baskı ve Yazı Kağıdı Boyutları – Tıraşlanmış’, TS 2900 numaralı ‘Karton Dosyalar’, TS 1296 numaralı ‘Kağıt-Genel Dosyalama Amaçları İçin Delikler’ adlı standartlar da yazışmalarla doğrudan ilgili olan standartlardır.
Yazışmalar konusu ile ilgili diğer standartlar, 1971 yılında yayımlanan TS 927 ve TS 928 numaralı standartlardır. Bunlar yazışma iletişiminde kullanılan zarfların boyutları ve zarf üzerine yapıştırılan pul ve damgaların yerlerini gösteren standartlardır. Son yıllarda kabul edilen bir başka standart ise ‘Kağıt-Baskı ve Yazışma Kağıdı-Sürekli Kağıtlar İçin Özellikler’ adında TS EN 12858 numaralı standarttır (Kağıt-baskı…, 2000).
Ülkemizde yazışmalar konusunda hazırlanan standartlara genel olarak bakılacak olursa, yazışma için gerekli olan kağıt, zarf ve dosyadan, bunların yazılmasında kullanılan yöntem ve biçime varana kadar hemen hemen bütün araç-gereç ve tekniklerin tümünün standartlar içinde yer aldığı görülmektedir. Ancak bu standartların, yeni eğilim ve uygulamalarla birlikte değişen yazışma üretim ve kullanım prensiplerine tam olarak uyum sağlamadığı görülmektedir. Standart geliştirme ve yayımlama çalışmaları, yazışma üretimi ile ilgili gelişme ve değişimlerle paralellik göstermediği için, teori ve uygulama arasında çelişkiler doğmaktadır. Örneğin bugün birçok kuruluşta kullanılan pencereli zarflar, mevzuatta ve standartlarda yer almadığı için resmi dairelerin bir çoğunda kullanılamamaktadır. Oysa pencereli zarf kullanımı, belge üzerine yazılan adres bilgilerinin zarf üzerine tekrar yazılmasını önlemekte, bu da maliyet, zaman ve işgücü gibi temel giderlerden tasarruf elde edilmesini sağlamaktadır.
Ülkemizin Avrupa Birliği’ne girme süreci dikkate alınırsa, kamu kurumlarında üretilen yazışmaların biçim yönünden Avrupa ülkeleriyle paralellik göstermediği görülmektedir. Örneğin, ülkemizdeki yazışmalarda yazıyı gönderen makamın adres bilgisi kağıdın sol alt köşesinde iken, Avrupa ülkelerinde bu bilgiler kağıdın sol üst köşesinde bulunmaktadır. Ayrıca Avrupa ülkelerinde kullanılan yazışmalarda
kağıt üzerindeki bir çok bölümlerin sol blok üzerinde sıralandığı da görülmektedir. Bu nedenle, resmi ve özel yazışmalarla ilgili kurallar, Avrupa Birliği’ne giriş sürecinde uluslararası normlara göre düzenlenmeli ve benimsenmelidir.
Günümüz çağdaş idare anlayışına göre organizasyonların çalışmalarını toplam kalite anlayışına uygun olarak sürdürmeleri, verimlilik ve kar elde edebilmeleri açısından son derece önemlidir. Toplam kalite anlayışından olumlu sonuçlar alabilmek için uygulanan ISO 9000 standardı, organizasyonlarda yapılan bütün faaliyetlerin belgelenmesini zorunlu kılmaktadır. Standart oluşturma işlemleri, kurum ve kuruluşların faaliyetleri sonucunda oluşan ve arşivlere kadar uzanan belgelerin üretimleri açısından son derece önemlidir, belge işlemlerini ve fonksiyonlarını belirleme, inceleme ve birlik oluşturmaya yönelik bir uygulamadır (Özdemirci, 1999:105).
Standartlar, yalnızca kağıt tabanlı yazışmaları değil, yakın gelecekte yoğun olarak kullanılacak olan elektronik yazışmaları da kapsamalıdır. ‘Ulusal Bilgi Sisteminin her aşamasında olduğu gibi veri ulaşım, paylaşım ve kullanım haklarının belirlenmesi konusunda da bir takım standart işlemler belirlenerek, veri işlem hayatının vazgeçilmez bir parçası olacak şekilde uygulamaya geçirilmelidir’ (Ulusal..., 2000:III,3). Özellikle elektronik yazışmalara yönelik üretim, paylaşım, saklama konuları için standart oluşturma çalışmaları yapılmalıdır. Herhangi bir kurum tarafından üretilen yazının şekli ve içeriği bir başka kurumun bilgisayar sistemi tarafından kolayca algılanabilmelidir. Kurumlar arasında bilgi sistem trafiğinin akıcı bir biçimde işlemesi ve sistemlerin birbiriyle veri alışverişini sorunsuzca yapabilmesi için son yıllarda bilişim sektörü içerisinde büyük oranda kabul gören XML standardından yararlanılmalıdır. Bu teknoloji sistem içerisinde belgenin bütününü değil yalnızca içerdiği verileri dolaştırarak, iletilerin daha güvenli ve etkili bir biçimde hareket etmesini sağlamaktadır. XML teknolojisi ile kurulu bir sistemde ara kademelerde bulunan personele gerek duyulmamakta, belgesel işlemler otomatik olarak gerçekleşmektedir. Bu da işlemlerin oldukça hızlı, güvenli ve düşük maliyet ile yapılmasını sağlamaktadır.
Yazışmaların gerek üretim öncesi tasarımında, gerekse üretim sonrası kullanım, dosyalama, erişim ve düzenleme işlemlerinde standartların belirlenmesi ve kullanılması ile elde edilebilecek yararlar şu şekilde sıralanabilir:
i Yazışma üretiminde hem ulusal hem de uluslararası düzeyde birlik elde edilebilir,
i Yapılan işlemlerde kırtasiye ve işgücü kayıpları önlenerek, zamandan tasarruf elde edilebilir ve böylece üretimde verimlilik sağlanabilir,
i Daha nitelikli yazışma üretimi sağlanarak, gereksiz üretimin önüne geçilebilir,
i Üretilen yazıların kullanım, dosyalama, ayıklama-imha, nakil ve düzenleme işlemlerinde kişisel yaklaşımların önüne geçilerek, standart prensiplerin uygulanması sağlanabilir,
i Herhangi bir kurumda yazılan yazının bir başka kurumda okunması ve değerlendirilmesi kolaylaştırılabilir,
i Yazışmalarda standartların kullanımı, yazışmayı yapan personele kurumda yapılan işlemleri belgelendirme alışkanlığı kazandırır.