KURUM VE KURULUŞLARDA YAZIŞMALAR

Bireyler ve kurumlar arasında yazılı iletişim aracı olarak kullanılan yazışmalar, temel olarak iki gruba ayrılmaktadır. Bunlardan ilki kamu kurum ve kuruluşlarında kullanılan resmi yazılar, ikincisi de daha çok özel sektörde kullanılan iş yazılarıdır. Resmi yazılarda uyulması gereken kurallar 2004 yılında çıkarılan “Resmî Yazışmalarda

Uygulanacak Esas Ve Usuller Hakkında Yönetmelik” ile

belirlenmiştir (bkz. IV. Bölüm: Yazışma Kuralları). Özel sektörde kullanılan iş yazılarına ilişkin Türk Standartları Enstitüsü’nün 1975 yılında çıkardığı İş Yazılarının Düzenlenmesi adlı bir standart bulunmaktadır. Ancak bu standart güncelliğini yitirmiştir.

Kurum ve kuruluşlar, amaçları doğrultusunda yaptıkları işlemler ve hizmetlerin sonucu olarak birçok türde belge üretirler. Bu belgeler çok çeşitli kategorilere ayrılabilir, ancak bunların içinde en çok üretimi yapılan belge türü yazışmalar veya başka bir ifade ile resmi yazılardır. Resmi yazılar veya yazışmalar, gerek mevzuat gerekse akademik

çalışmaların bir çoğunda ‘kuruluşların birbirlerine ve vatandaşlara cevaben yazdıkları yazılar’ şeklinde tanımlanmaktadır.

2004 yılında yayımlanan “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik” bir genelgeyle tüm kamu kurum ve kuruluşlarına duyurulmuştur. Bu yönetmeliğe göre:

“Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı, resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,

Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla oluşturdukları, gönderdikleri veya sakladıkları belirli bir standart ve içeriği olan belgeleri,

Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri veya sakladıkları bilgileri” ifade ettiği belirtilmektedir. Türk Standartları Enstitüsü tarafından 1990 yılında hazırlanan Resmi Yazışma Kuralları standardına göre de resmi yazı, “kamu kuruluşlarınca haberleşme gayesiyle yazılan yazı” şeklinde tanımlanmaktadır.

Yazışmalar, günümüzün iş dünyasında kelime işlemciler tarafından değişik biçimlerde üretimi yapılan yazılı haberleşme araçlarıdır (Robek, Brown and Maedke, 1987:463). Bunlar, resmi dairelerde günlük işlemler sırasında, daktilo ve bilgisayar aracılığıyla üretilen yazılardır.

Resmi dairelerin ve tüzel kişiliği olan kuruluşların birbirlerine yazdıkları ve ayrıca bunların vatandaşların başvurularına verdikleri yazılı cevapların tümü, resmi yazı olarak değerlendirilmektedir (Uzdil ve Benligiray, 1996:89).

Bir başka tanıma göre resmi yazı, kamu kurum ve kuruluşlarının aralarında veya özel ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazıdır (Ar, 1994: 4). Yazışmalar, genellikle dokümantasyon işlerini yürütmekle sorumlu merkezi bir örgüt tarafından konulan kurallara bağlı kalarak üretilirler.

Ülkemizde günümüze kadar yayınlanan literatürde yazışmalar, kırtasiyecilik, bürokratik işlemler veya yazçizcilik kavramlarının bir öğesi şeklinde de ifade edilmiştir. Yazışmaların söz konusu kavramlarla ifade edilmesinin nedeni, kurum ve kuruluşlarda etkin bir yazılı iletişim ve hizmet anlayışının olmaması ile açıklanabilir. Konu, farklı tarihlerde farklı adlar altında değerlendirilse de, bu kavramların tümü, kurum ve kuruluşlarda daha etkin bir yönetim ve hizmet anlayışına artık iyice gereksinim duyulduğunu ifade etmek için kullanılmıştır.

Örneğin Yönetim Bilimi kitabında (Tortop, İsbir ve Aykaç 1993:214), bürokratik işlemlerde kullanılan yazçizcilik terimini şu şekilde ifade edilmektedir: “Dilimizde kırtasiyecilik kelimesini, gereksiz formaliteleri, devlet dairelerinde yaşanan gecikmeleri, basit bir evrakın birçok kişi tarafından gereksiz yere imzalanmasını ve bir yazının aynı daireye bir çok kere gidip gelmesini anlatmak için kullanılmaktadır. Kırtasiyecilik, işleri formalitelere boğmak, yasaların engelleyici kuralları arkasına sığınarak ilgisiz kalmak ve işleri uzatarak dolambaçlı yollara sokmaktır. Bir kuruluşun yönetiminde usul ve kuralların normalin üstünde tutulması ve bunlara aşırı ölçüde uyulması zorunluluğunun konulması halinde, bürokrasi (kırtasiyecilik) ismi ile anılan yönetim sistemi ortaya çıkar”.

Kurum ve kuruluşlarda yazışmaların hızlı, ekonomik ve etkin bir yönetim anlayışıyla yönetilememesinin nedeni, doğrudan kurum içi ve dışındaki iş akış sistemleri ile ilgilidir. Üretilen her yazışmanın birçok kişi tarafından onaylanması veya gereksiz yere çoğaltılması, hem idari işleyişin hantallaşmasına ve işgücü kaybının oluşmasına, hem de maddi kayıplara neden olmaktadır.

Yazçizcilik bir yandan kamu yönetiminin sunduğu işgörülerin hızını, niteliğini düşürüp süre, para, kaynak ve emek savurganlığına neden olurken, öbür yandan vatandaş-yönetim ilişkilerinin bozulmasına ve vatandaşın yönetime karşı olumsuz tutum takınmasına da yol açmaktadır (From, 1970:182).

Yazışma üretiminin de içinde bulunduğu, vatandaşı rahatsız eden, kurumun işleyişinde aksamalara neden olan, üzerinde düşünülmeden

konulmuş kurallar ile artık geçerliliğini yitirmiş ya da pek çok gereksinimi karşılamayan, süre, para, kaynak ve emek savurganlığına yol açan kurallar ve uygulamaların asgari düzeye indirilmesi gerekmektedir. Gereksiz yazışma üretiminin önlenmesi, bürokrasinin önemli ölçüde azaltılmasını sağlamaktadır. Bunun için yazışmaların her yönüyle kontrol altına alınması, öncelikle onların üretimlerinin belli bir programa göre düzenlenmesini gerektirmektedir. Kuruluşlarda yazışma üretimini kontrol altında tutmakla sağlanacak yararlar şu şekilde sıralanabilir:

Üretilen yazışmaların biçimlerinde standartlaşma sağlanabilir, Yazılar, yalın ve okunaklı olarak üretilebilir,

Daha uygun bir iş akışı sisteminin kurulması ile gereksiz imza, parafe ve belge dolaşımına son verilebilir,

Yazışmaların gereğinden fazla çoğaltılması önlenebilir,

Üretilecek yazışmalar için daha uygun bir form tespiti yapılarak, kullanışlı kırtasiye malzemesi ve yazım donanımı sağlanabilir,

Yazışmaların üretiminden sorumlu olan personel tespit edilerek, görev-yetki-sorumluluk dağılımındaki dengesizlik önlenebilir.

Yazışma üretiminde yapılan hatalara son verilebilir ve dolayısıyla üretilen yazılarda daha yüksek kalite elde edilebilir.

Yazışma üretim oranının artışına göre geleceğe dönük planlar yapılabilir.

Yalnızca kurum ve kuruluşlarda üretilen yazışma miktarı ve ortaya çıkan mali yük bile, bunların denetlenerek üretilmeleri ve yönetilmelerini zorunlu kılmaktadır. Bu konuyla ilgili olarak Uçel (2000:4) sadece Almanya’da fotokopiye harcanan paranın 1985 yılında 30 milyar DM olduğunu, 1990 yılında ise bu rakamın 40 milyar DM’a çıktığını belirterek konunun önemine işaret etmektedir. Yapılan istatistikler, yalnızca yazışma üretim miktarının değil, bunların teknolojik gelişmelerle birlikte maliyetinde de büyük artışların

olacağını göstermektedir. Xerox Türkiye Genel Müdürü George Nikolov (Güzel, 2000:6) “her yeni teknolojik ilerleme ile birlikte bilgi miktarı kat kat artmakta ve bu da kağıt dokümanların sayısını artırmaktadır. 2005 yılına kadar kağıt çıktısı alınan dokümanların sayısında altı kat artış olacağı ifade edilmektedir. Bu sonuçlar, uzun zamandan beri müjdesi verilen ‘kağıtsız ofisin’, yakın bir gelecekte gerçekleşmesinin mümkün olamayacağını göstermektedir”. Bu bilgiler ışığında kağıt miktarının teknolojik yeniliklerle birlikte düşeceği görüşünün aksine, hem miktarın hem de mali yükün fazlasıyla artış göstereceğini söylemek yanlış olmayacaktır. Bu nedenle kurum ve kuruluşlarda, özellikle yazışmaların üretimi, çoğaltımı, iletimi ve dosyalanması ile ilgili bütün işlemlerin, belli bir program çerçevesinde yürütülmesi kaçınılmaz bir zorunluluktur.

Kurumsal düzeyde yazışmalara yönelik düzenlemeler yapmak, yazışmaların kurumlarda işlevlerini en iyi şekilde yerine getirmesini ve arşivlere daha nitelikli bir biçimde aktarılmasını sağlayacaktır.