Kurum ve Kuruluşlarda Resmi Yazışma Kuralları

Resmi yazışma kuralları, kağıt, zarf, kalem, silgi, daktilo, bilgisayar, yazıcı ve benzeri gereçlerin kullanımına yönelik kurallardan oluştuğu gibi, etkili anlatım, gramer ve noktalama kurallarının yerinde ve düzgün kullanılmasına yönelik ilkelerden de oluşmaktadır. Bunların yanı sıra yazıları kaydetme ve postalama işlemlerine yönelik ilkeler de yazışma kuralları arasında değerlendirilmektedir. Kurum ve kuruluşlarda genel olarak yazışma kurallarına uyulduğu söylenebilir; ancak, yazışmalarda bulunan bazı bölümlerin zaman zaman değişik biçimlerde kullanıldığı da görülmektedir. Buna neden olarak Başbakanlık tarafından yayımlanan kurallarla Türk Standartları Enstitüsünce yayınlanan kurallar arasında tam bir uyumun olmaması, kurumlarda yerleşik olan eski alışkanlıklardan vazgeçilememesi veya söz konusu kuralların sık sık yenilenmesi olarak gösterilebilir. Söz konusu kuralların kullanımında uyumun sağlanabilmesi için yazışma kurallarının, her türlü özel durumun yaşanabileceği olasılığına karşı esnek bir yapıda oluşturulması gerekmektedir. 2004 yılında yayımlanan Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik, daha önce hazırlanan düzenlemelere oranla oldukça sadedir ve her kurumda rahatlıkla kullanılabilecek ilkelerden oluşmaktadır. Bu yönüyle söz konusu Yönetmelik yazışma işlemlerinde yararlanılabilecek herhangi yeni bir teknik ya da aracın kullanımıma açık ve esnek bir yapıya sahiptir.

Resmi yazılar, A4 (210 x 297 mm) boyutundaki beyaz kağıda veya bilgisayar yazıcısında kullanılmak üzere hazırlanan sürekli formlara yazılır. Genellikle A4 boyutundaki beyaz renkli birinci hamur kağıtlar tercih edilmektedir. Yazışma belgelerinde, alt, üst ve kenarlarda bırakılacak boşlukların belirlenmesi için, yazı alanının belirtildiği plana uyulmalıdır. 2004 yılında yayımlanan Yönetmelik’e göre yazı alanı kağıdın alt, üst, sol ve sağ kenarından 2,5 cm.’lik boşluk bırakılmasıyla oluşturulmaktadır.

Yazışmaların birden fazla nüsha çıkarılabilmesi için karbon ve otokopi kağıtlar kullanılabilmektedir. Karbon kağıtlar çeşitli gramaj,

renk ve boyutlarda olabilir, ancak yazışmalarda siyah karbon kağıdının kullanımı tercih edilmektedir. ‘Otokopi kağıtlar ise ön yüzüne yazılan yazıları arkasındaki kağıda geçirebilen, arka yüzü özel bir madde ile sıvanmış kağıtlardır’ (Uzdil ve Benligiray, 1996:51). Bu tür yazılar karbon kağıdı kullanılmadan ve kaç adet çoğaltılmak isteniyorsa o kadar otokopi kağıdı kullanılarak yazılmaktadır. Yazıların çoğaltılması için günümüzde en çok tercih edilen araçlardan biri de fotokopi makinesidir. 1994 yılında yayımlanan Resmi Yazışma Kurallarını Belirleyen Esaslarlar’da yazıların çoğaltılmasında kural olarak fotokopi makinesi kullanılacağını, ancak mümkün olmadığı durumlarda diğer yöntemlerden de yararlanılabileceği belirtilmektedir. Ancak 2004 yılında yayımlanan Yönetmelik’te zaman içinde farklı çoğaltma araçlarının geliştirilebileceği ve kurumlarda yaygın olarak kullanılabileceği düşünülerek bu maddenin kaldırılmasının daha uygun olacağı konusunda fikir birliğine varılmıştır.

Yazışmaların iletiminde kullanılan zarflar iki çeşittir. Bunlar normal zarflar ve kese zarflardır. Bunların dışında son yıllarda kullanımı yaygınlaşan başka bir zarf çeşidi de pencereli zarflardır. Ancak resmi yazışma kurallarını belirleyen genelgeler ve standartlarda pencereli zarfların durumu ve kullanımı konularına yer verilmemiştir. Normal yazılarda gönderen makamın iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde, gönderilen makamın adı, adresi ve posta kodu zarfın ortasında bulunur. Acelelik durumu olan yazılarda acele damgası zarfın sağ üst köşesine kırmızı mürekkeple vurulur. Çok gizli yazılar çift zarf kullanılarak gönderilir. İç zarfa yazı konduktan sonra, zarfın kapanma yerleri paraflanarak saydam bir bant ile kapatılır. Normal zarflara uygulanan kurallardan farklı olarak, zarfın ön ve arka yüzünün alt ve üstüne gelecek biçimde kırmızı mürekkeple gizlilik derecesi mühürlenir. Mühürlenen zarf bir başka zarfın içine konarak, üzerine gideceği yer ve içindeki belge adedi yazılmaktadır. İkinci zarfın üzerine gizlilik mührü vurulmaz, ancak acelelik durumu belirtilebilir.

Elektronik ortamda yapılan yazışmalar e-posta ile gönderilmektedir. Elektronik yazışmaların gizli olması söz konusu ise

yazı, e-postaya ek olarak konmalı ve konu kısmına gönderilen yazının gizlilik derecesi yazılmalıdır.

Yazılı iletişimi düzenlemek ve hızlandırmak amacıyla 1994 yılında yayımlanan Resmi Yazışma Kurallarını Belirleyen Esaslar adlı genelgede olduğu gibi 2004 yılında yayımlanan Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik’te de faks ile yapılan iletişimin geçerliliği kabul edilmektedir. Ancak faks ile yapılan yazışmanın geçerliliği beş gün ile sınırlandırılmış, orjinal belgenin bu süre içinde getirilerek işleme konulması zorunlu tutulmuştur.

Yazışmalardaki sayı hanesi dört farklı bölüme ayrılmaktadır. Bu bölümlerden ilki kurum ve kuruluşlara verilen koddan ya da haberleşme kodundan, ikincisi yazışmaların konusuna göre aldığı dosya kodundan oluşmaktadır. Üçüncü bölüm yazıya üretildiği yerde verilen kayıt numarasından, her kurum tarafından kullanılmayan dördüncü bölüm ise genel evrak numarasından oluşur. Haberleşme numarası bölümünde ilk önce kurum ve kuruluşlara verilen kod numarası kaydedilir, ‘-‘ işaretinden sonra dosya numarası ve yine aynı işaretten sonra yazının evrak kayıt defterinde aldığı kayıt numarası yazılır. Sayı hanesinin son kısmında ise ‘/’ işaretinden sonra genel evrak kayıt numarası yazılır. Haberleşme kodu kendi içinde yedi, dosya kodu ise dört basamaktan oluşmaktadır.

Şekil 27: Yazışmalarda Kod Sistemi

B.02.0.PPG.0.12-383-00258/253

Haberleşme Kodu

Evrak Numarası

Kurum kodu bölümü yedi bölümden oluşmaktadır (Şekil 28). Bunlardan ilki yasama, yürütme ve yargı organlarına göre sırasıyla A, B ve C kodlarından ve TBMM, Cumhurbaşkanlığı, Başbakanlık, bakanlıklar, YÖK gibi yüksek idari organlara verilen kod numarasından oluşmaktadır. İkinci bölüm ilk bölümde verilen kurum kodlarının dağılımını göstermektedir. Buna göre; 0 rakamı merkez teşkilatını, 1 sürekli kurul veya bağlı kuruluş, 2 ilgili kuruluş, 3 yurtdışı teşkilatı, 4 taşra teşkilatı ve 5 sorumlu kuruluşu göstermektedir. Üçüncü bölüm birim kodundan oluşmaktadır. Yazının yazıldığı yer taşra teşkilatı veya sorumlu kuruluş ise bir sonraki bölümlerden birim kodu ve birim dağılım kodu yazılmadan beşinci bölüme geçilecektir. Dördüncü bölüm birimlerin dağılım kodlarından oluşmaktadır. 0 rakamı merkez birimini, 1 bölgeyi, 2 il ve ilçeyi, 3 yurtdışını, 4 işletme veya kuruluşu, 5 bağlı ortaklığı ve 6 bağlı veya ilgili kuruluşları göstermektedir. Beşinci bölüm, alt birim kodlarını, altıncı bölüm ise daha ayrıntılı alt birim kodlarını göstermektedir. Altıncı bölüm çok gerekli görülmemektedir ancak ihtiyaç halinde kullanılmak üzere oluşturulmuştur. Son bölüm ise şube kodundan oluşmaktadır.

1. Bölüm: Kurum Kodu 2. Bölüm: Kurum Dağılım Kodu 3. Bölüm: Birim Kodu 4. Bölüm: Birim Dağılım Kodu 5. Bölüm: Alt Birim Kodu 6. Bölüm: Ayrıntılı Alt Birim Kodu 7. Bölüm: Alt Tali (Şube) Kodu Şekil 28: Yazışmalarda Kurum Kod Numarası ( Kamu …, 1991:Ek-2)

Yazışmalarda kurum kodu bölümünden sonra dosya kodu kaydedilir. Yazışmalarda dosya kodu, Başbakanlığın 24 Mart 2005 tarihinde yayımladığı standart dosya planına uygun olarak verilmektedir. Bu genelgeye göre bir dosya planı dört düşey bölümden oluşmaktadır. Planda, ana hizmet birimi veya faaliyeti adı altında ana konular; ana konuyla ilgili tali konular ve tali konularla ilgili daha alt

OAA.B.CCC.D.EE.FF.GG