DOSYA SAKLAMA VE DEPOLAMA

Belgeler, belli bir düzene göre dosyalanarak korunmalı ve ilgili oldukları işlemlerin doğruluğunu kanıtlayacak özellikler sergilemelidir. Bu nedenle sadece kurumsal, hukuksal ve kültürel açıdan yararlı olabileceği düşünülen belgeler düzenlenmeli ve saklanmalıdır. Buna

göre dosyalama sistemleri kurumda üretilen belgelerin düzenli şekilde tutulmasını; saklama planları ise bu belgelerin değerlendirme-ayıklama-imha işlemlerinin düzenli ve sağlıklı bir biçimde yapılmasını sağlamaktadır.

Depolama araç ve gereçlerinin seçiminde, belge ve dosya miktarının sürekli artabileceği de dikkate alınarak doğru türde, doğru ölçüde, doğru sayıda ve uygun kalitede seçim yapılmasına özen gösterilmelidir. Smith (1997:122-123) ve Kathpalia (1990:17-49), depolama araç ve gereçlerinin seçiminde genel olarak şu faktörlerin etkili olduğunu ifade etmektedir:

1. Yeniden kullanılmak üzere depolanacak belge ve dosyaların türü ve hacmi: Depolanacak belge türü, kağıt, disk, plan, proje, kart, mikroform ve elektronik gibi çok çeşitli kayıt gereçlerinden oluşabilmektedir. Dosyalar ise genellikle geleneksel ve elektronik ortamda olmak üzere iki grup altında değerlendirilmektedir. Depolanan belge ve dosyanın özelliği nasıl olursa olsun, olası değişikliklerde bozulmamalı ya da zarar görmemeli, kopyalanarak çoğaltılabilmeli veya başka bir ortama aktarabilecek yapıya sahip olmalıdır. Bu nedenle depolama gereçlerinin gelecekte farklı bir ortama aktarılma veya farklı bir formata dönüştürülme olasılıklarının göz önünde bulundurularak seçilmesi, bilgi kaynaklarını uzun süre kullanabilmek açısından önemlidir.

2. Önemli ve gizli belgelerin saklanması: Kurumlarda belgeler, içerdikleri bilgiye ya da hitap ettiği kişiye göre çeşitli gizlilik derecelerine sahip olabilmektedir. Ülkemizde resmi yazılar, normal yazılardan farklı olarak ‘gizli’, ‘çok gizli’, ‘özel’ ya da ‘hizmete özel’ şeklinde farklı kategoriler altında değerlendirilmektedir. Bununla birlikte patentler, ulusal güvenlik dokümanları, antlaşmalar gibi çok özel belgelerin de farklı saklama ünitelerinde ve daha özel koşullarda korunması gerekmektedir. Dolayısıyla gizlilik özelliği olan ya da önemli olarak değerlendirilen belgelerin saklı bulundurulmasına ve erişiminin sınırlı olmasına özen gösterilmelidir. Ayrıca önemli olarak değerlendirilen belgelerin kolay mantarlaşan, çürüyen ya da yanan

maddelerden imal edilmemesi ve bu tür belgelerin ateşe dayanıklı depolama ünitelerinde saklanması gerekmektedir.

3. Yer faktörü: Belge ve dosyaların depolanmasında depolama yeri ve burada kullanılacak cihazlar, depolama biçimi ve havalandırma gibi konular, kaynakların iş akış sistemine göre verimli kullanımına ve bozulmadan saklanmasına etki eden önemli faktörlerdir. Dosya rafları personelin rahatça çalışabileceği biçimde düzenlenmeli, toz, ısı ve ışığa karşı önlemler alınmalıdır. Gerek taşıma işlemleri, gerekse sistemin bozulması olasılığı göz önünde bulundurulduğunda depolanan dosyaların zamanla başka bir yere taşınması maliyeti çok yüksek olabilmektedir. Bu nedenle depolama alanının hacmi ve ağırlığa dayanıklılığı da dikkate alınarak depolama yeri ve araçlarının seçiminde, ısı, ışık, hacim, kat, ağırlığa karşı dayanıklılık, havalandırma gibi pek çok faktörün göz önünde bulundurulmasına özen gösterilmelidir.

4. Maliyet: Dosyalama maliyetinin belirlenmesi için ilk üç faktörün iyi bir biçimde analiz edilmesi gerekmektedir. Çünkü dosyalama maliyetinin büyük bir bölümünü bu faktörler oluşturmaktadır. Ayrıca maliyeti belirleyen diğer etkenler, personelin eğitim giderleri, dosyalanacak belgelerin niteliği, tercih edilen araç ve gereçlerin kalitesi gibi faktörlerdir. Genel olarak dosyaların saklama ve depolama maliyetini belirleyen unsurlar şu şekilde sıralanabilir:

- Personel giderleri,

- Uygun dosyalama araç-gereçleri,

- Ulaşımı kolay ve iş akış sistemine uygun yerleşim yeri, - Depolanacak belgelerin hacmi ve niteliği,

- Tercih edilen dosyalama sistemi.

VI.6. KULLANIM VE ERİŞİM

Kurumlarda belgeler, kurumsal aktivitelerin kanıtı olarak üretilirler, kullanılırlar ve çeşitli işlemlerden geçtikten sonra dosyalanırlar.

Dosyalar, belgelerin yeniden kullanımı olasılığına karşı ofislerde, birim ve kurum arşivlerinde saklama planlarının öngördüğü süre zarfında saklanır.

İşlemi sona eren ve dosyalanan belgeler, yeniden kullanılmak üzere zorunlu olmadıkça dosyalarından çıkarılmadan kullanılmalıdır. Bu noktadan sonra belgelere erişim ve kullanım dosya düzeyinde olmalıdır. Belgeleri bu şekilde kullanmak, belge kaybı ve tahribatını önlemektedir. Örneğin herhangi bir personelin işleme konan ve dosyaya kaldırılan emeklilik yazışmalarına erişilmek istendiğinde, bu konu hakkındaki belgeler içinde bulunduğu dosya ile birlikte kullanıma sunulmalıdır. Ancak özel durumlarda, belge düzeyinde de kullanım söz konusu olabilmektedir. Bu durumda da mutlaka belgenin kullanımda olduğuna ilişkin kayıt tutulmalı, dosya içindeki yerine vekil fiş konulmalı ve belge yerine takılana kadar ilgili dosya takip edilmelidir.

Dosyalanan belgelerin kurumdaki herhangi bir birim tarafından yeniden incelenmesi ya da kullanılabilmesi için, dosyaların bulunduğu arşivden çıkarılması ve çeşitli yasal işlemlerden sonra belli süreliğine ödünç alınması gerekmektedir. Dosyaların yerinden çıkarılıp ödünç verilmesi işlemleri bir takım form ve defterlerle kayıt altına alınmalıdır. Kurumlarda dosyaların ödünç verilmesinde dosya isteme fişi kullanılmalıdır. Bu fişler, bir nüshası dosyanın çıkarıldığı yere biri de hatırlatma dosyasına konmak üzere iki nüsha olarak doldurulmalıdır. Böylece personelin raf ya da dolaplara gitmeksizin o dosyanın ödünç verildiğini anlaması sağlanacaktır.

Dosya No:……. Alındığı Tarih:…/../… İade Tarihi:../../….

Dosyanın Konusu: Dosyayı Alanın Bölümü: Dosyayı Verinin

Adı, Soyadı ve İmzası:

Dosyaların geri alınma sürecini hızlandırmak ve takibini sağlamak için hatırlatma dosyasının yerine dosya izleme formları da kullanılabilir. Bu formlar dosya isteme fişlerinde yer alan bilgilerin toplu olarak kayıt altına alınması için tutulmaktadır. Her iki kayıt türünde de benzer bilgiler bulunmaktadır. Dosyalar, ödünç verilen yerde en fazla yedi gün kalmalıdır. Bu sürenin ihlal edilmemesi için hatırlatma dosyasının ya da dosya izleme formunun belli aralıklarla kontrol edilmesi gerekmektedir.

Dosya No

Konusu Dosyayı Alan Kişinin Adı, Soyadı ve İmzası

Verildiği Tarih İade Tarihi

Form 3: Dosya izleme listesi

Bazı durumlarda ödünç verilen dosyaların birim ya da kurum arşivine değil, başka bir kişi ya da birime verilmesi gerekebilmektedir. Bu durumda ödünç alınan dosyalar bir başkasına dosya transfer fişleri ile devredilmelidir. Dosya transfer fişi iki nüsha olarak düzenlenmeli ve fişler dosyanın ödünç alındığı birim ya da arşive gönderilmelidir.

Dosya No: Dosya Adı:

Dosyayı Transfer Edenin Adı, Soyadı ve Bölümü: Dosyanın Verildiği Kişinin Adı, Soyadı ve Bölümü: Transfer Tarihi ve İmza: Teslim Tarihi ve İmza:

……… ……… ……… ……… .../../... .../../….

Form 4: Dosya transfer fişi

Kurumlarda üretilen güncel, yarı güncel ya da güncel olmayan belgelere erişim çeşitli belge erişim araçları ile yapılmaktadır. Bu erişim araçlarının bazıları doğrudan belge ya da dosya düzeyinde

erişimin sağlanabilmesi amacıyla oluşturulduğu gibi, bazıları da işlem takibini kontrol etmek için oluşturulmaktadır.

Belge ve dosyalara erişim temelde kurum dosyalama planının tüm unsurlarını dikkate alarak hazırlanan indeksler ve belge (evrak) kayıt ve zimmet defterleri ile yapılmaktadır.

Dosyalanmış belgelere farklı erişim unsurlarından ulaşmayı sağlayan en önemli araç indekstir. Dosyalama planının unsurlarını dikkate alarak hazırlanan indeksler dışında, kişi adı, yer adı, yıl, konu gibi belge içeriğinde yer alan önemli bilgilerden yola çıkılarak hazırlanan indeksler de belge erişim için önemli araçlardır.

Kişi adlarının indeks içinde gösterilmesinde alfabetik listenin soyadına göre düzenlenmesi daha uygundur. Ancak soyadının yanı sıra adıyla erişilebileceği düşünülen kişilerin adları da indekste yer almalıdır. Ayrıca kadınların ilk soyadlarına ve unvanından erişilebileceği düşünülen kişilerin unvanlarına da indekste yönlendirme tekniği kullanılarak yer verilmelidir.

Yabancı dillerde yer alan the, an, a, van, mc ve des gibi belirteçler alfabetik düzen içerisinde dikkate alınmamalıdır. Şirket adları, ve birkaç kelimeden oluşan yer adları içinde yer alan ve erişim sırasında kullanılabileceği düşünülen anlamlı terimler de indeks içinde kullanılmalıdır. Bununla birlikte herkes tarafından bilinen veya yoğun olarak kullanılan resmi olmayan adlara da indeks içinde yer verilebilir.

Rakamla başlayan konu adları ise indekste okunuşlarına göre alfabetik sıraya sokulmalıdır. Bilgisayarlarda yapılan indekslerde genellikle rakamsal ifadeler alfabetik sıranın en önüne yer almaktadır; ancak, bu tür konu başlıkların alfabetik düzen içindeki yeri okunuşlarına göre belirlenmelidir. Örneğin ‘2000 yılı giderleri’ adında bir dosya, indekste ‘ikibin’ sözcüğüne göre ‘i’ harfi altında indekslenmelidir.

Belgelere erişimi sağlayan önemli erişim araçlarından biri de belge (evrak) kayıt defterleridir. Kurumlarda genellikle kuruma dışarıdan gelen ve kurum dışına giden belgeler (evraklar) için gelen ve giden

şeklinde iki ayrı belge (evrak) kayıt defteri kullanılmaktadır. Ancak işlem hacmi küçük olan organizasyonlarda gelen ve giden belgeler (evraklar) aynı defter içine de kaydedilebilmektedir.

Belge (evrak) kayıt defterlerinde belgeler (evraklar), işleme konduğu tarihe göre sıralanmaktadırlar. Bu nedenle kuruma giriş yapan ya da kurum dışına gönderilen belgeler (evraklar) bu defterlerden işlem tarihine göre aranmaktadır. Belge (evrak) kayıt defterlerine belgelerle ilgili çeşitli bilgiler kaydedilmektedir. Bu bilgiler, belgenin geldiği ya da gittiği yer adı, dosya planına göre verilen sayı ve evrak numarası, işlem tarihi, ekinde bulunan belge adedi, çok kısa özeti ve saklandığı dosyanın numarasıdır. Bu nedenle saklandığı dosya numarasının kaydedilmesi kaydıyla belgeye indeksin yanı sıra belge (evrak) kayıt defterlerinden de ulaşılabilir. Ancak büyük hacimli kurum arşivlerinde, özellikle de eski tarihli belgelere belge (evrak) kayıt defterinden erişmek oldukça zordur.