ELEKTRONİK BELGELER

Bugün bürolarda teknolojinin sunduğu imkânlar ile elektronik belgeler çok kolay bir biçimde üretilmekte, kaydedilmekte ve iletişim ağları aracılığı ile çeşitli yerlere gönderilebilmektedir. Oysa ilk modern bilgisayar olarak gösterilen ENIAK adlı cihazın, günümüzün modern bilgisayarının temelini oluşturacağını, iletişim teknolojisi ile birleştirilerek dokümantasyon işlerini bu denli etkileyeceğini kim tahmin edebilirdi? ‘18 tekerlekli bir traktörden daha fazla yer kaplayan ve 17 Chevrolet’den daha ağır gelen ENIAK, 18.000 tüp, 70.000 rezistans, 6.000 düğmeye sahipti. Ayrıca bu makine, 140.000 watt elektrik tüketiyordu ve 500.000 $ civarında bir fiyata sahipti’ (Ardern, 1998:11). Geriye dönüp baktığımızda, daha bir asır önce tüy kalemlerle yazdığımız yazılar, artık bilgisayar teknolojisi ile kolayca üretilmekte, sınıflandırılmakta, çoğaltılmakta, iletilmekte, takip edilmekte, saklanmakta ve denetim altına alınabilmektedir.

Gün geçtikçe kat kat çoğalarak büyüyen yazışma miktarı, kurum ve kuruluşlarda kimi zaman içinden çıkılmaz yığınlar oluşturmaktadır. Büyük miktarlarda belge üretimi yapılan kurum ve kuruluşlarda bilgi ve belgelerin doğru yerlere ulaştırılması, tasnif edilip dosyalanması, saklanmasına gerek duyulmayanların tespit edilip imha edilmesi, kullanıma sunulması veya erişiminin sağlanması her geçen gün daha da zorlaşmaktadır. Artan belge miktarının sıralanan bu süreç içinde etkili ve ekonomik bir biçimde yönetilmesi için daha çok işgücü, süre ve mali desteğe gereksinim duyulmaktadır.

Üretim artışı ve arşivleme açısından karşılaşılan ciddi sorunları dikkate alan birçok kuruluş, artık belgelerini doğrudan elektronik ortamda üretmekte ve kağıt tabanlı belgelerini de kopyalama yolu ile

elektronik ortamlara aktarmaktadır. Bu zorunluluğu doğuran temel faktörler şu şekilde sıralanabilir:

i Belge miktarında oluşan artış ve bunun sonucunda ortaya çıkan idari aksaklıklar,

i Bilgi ve belge dağıtımında yaşanan yetersizlikler, i Dosyalama, depo ve saklama sorunları,

i Geçmişe dönük araştırmalarda karşılaşılan erişim sorunları, i Güvenlik (kaybolma, çalınma veya bozulma) sorunları.

Belgeleri doğrudan elektronik ortam içerisinde oluşturmanın yanı sıra, geleneksel kağıt tabanlı belgeleri de dijital ortama aktarmak çeşitli avantajlar sağlamaktadır. Belgelerin dijital ortamlara aktarılmasının avantajları şu maddelerle açıklanabilir:

— Yapılan işlemlerin süresi azalır, — Bilgi ve belgeye daha hızlı erişilir,

— Belgelere çok fazla anahtar terim kullanarak erişim sağlanır, — Belgeler daha güvenli şartlar altında depolanır,

— Belgeler istenilen sayıda çoğaltılabilir (Katuu, 2000: 34).

Elektronik belgeler, genellikle bir bilgisayar tarafından oluşturulan ve/veya bilgisayar ile saklanan belgeler olarak düşünülmektedir (Morelli, 1998:174). Elektronik belgeler, bilginin klavye aracılığıyla doğrudan bilgisayara yazılması veya kaydedilmesi ile oluşabileceği gibi, kamera, mikrofon, tarayıcı gibi gereçlerden veya veri tabanlarından transfer edilmesi suretiyle de oluşabilmektedir. Elektronik yazışmalar ise bilgisayar ortamında oluşturulan ve bilgi ağları ile postalanabilen yazışma belgelerini ifade etmektedir.

Özellikle 80’li yıllarla birlikte kurum ve kuruluşlarda elektronik belge kullanımı ile başlayan sorunlar, kamu yöneticilerinin yanı sıra arşivcileri de doğrudan etkilemiştir. 80’li yıllarda belge yönetimi

konusunda yapılan yayınlarda teknoloji, belge yönetiminin bir parçası olmaktan çok depolama aracı olarak değerlendirilmekteydi. Bugün, teknoloji ve belge yönetimi uygulamaları birbirine yakın olmalarının da ötesinde iç içe görüntü sergileyen iki disiplin haline gelmiştir. Bu durum, her iki disiplinde çalışan insanların sıkı işbirliği içinde olmalarını gerektirmektedir (Ardern, 1998: 13). Bilgisayar ve iletişim teknolojilerinin önemli bir alanı olarak kabul edilen Internet, bilgi ve belge hizmetlerinin de içinde bulunduğu birçok mesleği yapısal olarak değiştirmiştir. Söz konusu değişim, arşivcilik ve belge yönetimi disiplinleri üzerinde de kendini göstermektedir. Bu etkileşim en çok belgelerin elektronik ortamda üretilmesi ve paylaşılması konusu üzerinde yoğunlaşmıştır. Bilişim teknolojilerinin ve elektronik belgelerin tanımlanması ve korunmasına ilişkin değerlendirmelerin tam olarak belirginleşmediğini söyleyen Morelli (1998:182), bunların genel özelliklerini şu şekilde ortaya koymaktadır:

i Elektronik belgeler, gelecekte kullanıcılara on-line olarak çok büyük bilgi gücü sunacaklardır. Erişim ve düzeltme imkanı vermeleri açısından elektronik belgeler, alışılmış kağıt belgelerden çok daha esnek ve yararlıdırlar.

i Elektronik belgelere bir bilgisayar sistemi olmaksızın erişilemez. Elektronik belgelerin yapısına uygun bilgisayar sistemi olmaksızın elektronik belgeler tam anlamıyla belge sayılamazlar. Bu durumda olan elektronik belgeler, kullanışsız veya anlamsız elektrik sinyallerinden öteye geçemezler.

i Teknolojinin evrimsel bir buluşu olarak nitelendirebileceğimiz bilgisayarlar, sürekli bir uzman denetimine, teknik desteğe ve maddi kaynağa gereksinim duyarlar.

i Bilgisayar sistemini zaman içinde yenilemeden uzun bir süre elde tutmak hem ekonomik hem de teknik açıdan uygun görülmemektedir.

i Yenilenen bilgisayar sisteminde sürekli olarak saklanması gereken her elektronik belge, belli aralıklarla güncellenme gereksinimine ihtiyaç duyar.

Kurumsal işlemlerin elektronik ortam üzerinden yürütülmesi ve kurumsal belgelerin elektronik format üzerinden işleme konması, kullanılması ve korunması, çeşitli avantajlar sağlayabilmektedir. Ancak bu avantajların yaşanması için, öncelikle çeşitli alanlarda yatırım yapılması ve söz konusu yatırım için yüklü miktarda bütçe ayrılması gerekmektedir. Bu konuda yapılması gereken yatırımları Katuu (2000: 34), üç grupta değerlendirmektedir:

— Bu yatırımlardan ilki, dijitalleştirme işleminin sürdürülmesi sırasında danışmanlık yapan veya doğrudan hizmet üreten firmalara ve/veya danışmanlara ödenecek ücrettir. Bazı durumlarda danışmanlık hizmeti, dışarıdan satın alınmakta; ancak, dijitalleştirme işlemleri kurumun personeline yaptırılabilmektedir. Bu tercihin yapılmasında, kurumun sahip olduğu kaynaklar, yapılan işin niteliği ve hizmet için verilen teklifler önemli yer tutmaktadır.

— Bu konuda yapılması gereken yatırımlardan ikincisi, teknolojik donanım ve yazılımlardır. Gelişmiş bilgisayarlar, yazıcılar, tarayıcılar ve dijitalleştirme işlemlerinde kullanılacak programlar önemli miktarda yatırım yapmayı gerektirmektedir. Aynı zamanda uygun bir çalışma platformu oluşturulabilmesi için gerekli olan çalışma grupları ve iş akışı sistemleri, kablolama, sunucu, depolama gereçleri, veritabanı programları gibi ihtiyaçlar da bu sistemin maliyetini artıran önemli unsurlardır. Bunların yanı sıra oluşturulan sistemin gereksinimleri karşılayabilmesi için sürekli olarak yenilenmesi de maliyeti artıran etkenlerden biridir.

— Belgelerin dijital ortama aktarılması işleminde üçüncü önemli yatırım, eğitim hizmetine yapılan yatırımdır. Dijitalleştirme hizmetine yönelik yapılan uygulama eğitimi yatırımlarının yanı sıra, sürekli eğitim ve hizmet içi eğitim de yatırım miktarını artıran etkenler olarak değerlendirilmektedir.