İYİ BİR YAZIDA BULUNMASI GEREKEN ÖZELLİKLER

Yazılar, biçimine, diline, üretildiği yere veya gönderileceği yere göre çok çeşitli karakteristik özellikler gösterirler. İyi bir yazıda bulunması gereken en önemli özellik etkili anlatımdır. Okuyucu yazıyı yazanı görmediği ve duymadığı için ilgi ve dikkatini yazının konusu ve anlatımı üzerinde toplamaktadır. Bu nedenle etkili bir anlatıma sahip olmayan bir yazının gerekli mesajı tam olarak iletebilmesi veya yazının bütünüyle okunması olasılığı düşük olacaktır.

Resmi yazılar, düzgün, anlaşılır ve yaşayan Türkçe’nin yapısına ve özelliklerine göre hazırlanmalıdır. Yaşayan Türkçe, kökenleri itibariyle Türkçe dil ailesi içinde olan kelimelerin yanı sıra, günümüzde halkın rahatça anladığı ve kullandığı yabancı kökenli kelimelerin de yer aldığı Türkçe’dir. Resmi yazılarda güçlükle anlaşılacak eski Türkçe sözcükler kadar, kimsenin anlayamayacağı uydurma ve/veya yabancı kelimelerin kullanımından sakınılmalıdır. Metni oluşturan bütün unsurlar Türkçe dilbilgisi kurallarına uygun olarak hazırlanmalı, devrik cümle kullanımından kaçınılmalıdır. Bunun yanı sıra paragraf içinde arda arda sıralanan cümlelerin zaman yapıları yönüyle uyum içinde olması gerekmektedir. Resmi yazılarda ifade edilmek istenen konu mümkün olduğunca kısa ve anlaşılır bir biçimde kaleme alınmalıdır. Ayrıca yazının anlatımını ve ahengini bozacağı için cümle içinde mümkün olduğunca aynı sözcükler kullanılmamalıdır. Bununla birlikte arka arkaya gelen iki cümlenin aynı fiille bitmesi de, okuyan kişinin anlatılan konuya odaklanmaktan çok, dikkatini cümle yapısına vermesine neden olmaktadır. Bu nedenle yazışmalar, cümle yapıları, zamanları ve kalıpları yönüyle okuyucunun metni kolayca anlayacağı şekilde düzenlenmelidir (Odabaş, 2001: 160).

Hangi amaçla yapılırsa yapılsın, her yazılı anlatım işlemi belirli aşamalardan geçerek gerçekleşir. Söz konusu yazılı anlatım işleminin aşamaları şu şekilde sıralanabilir:

Konu Seçimi: Konu, hakkında söylenecek olay, olgu, durum,

kısacası her şeydir. Diğer bir ifade ile konu, üzerinde düşünülen, ele alınan, tartışılan, irdelenen ve değerlendirilen saptamalardır.

Amacın Belirlenmesi: Türü ne olursa olsun, rapor, mektup,

dilekçe, günlük gibi her türlü yazı belirli bir amacın gerçekleştirilmesine yönelik hazırlanır. Niçin yazıyoruz? Yazdığımız yazıyla neyi iletmek veya neyi vurgulamak istiyoruz? Buna benzer sorular bizi amacımızı saptamaya götürecektir.

Söyleneceklerin Saptanması: Yazıda yer alacak paragraflar ve

cümleler arasında neden-sonuç ilişkisi kurulmalıdır. Bunun için de yazıda ifade edilmek istenen düşüncelerin neden-sonuç ilişkisi içinde tespit edilmesi ya da saptanması gerekmektedir.

Söyleneceklerin düzenlenmesi (planlama): Yazılı anlatımın temel

aşamalarından biri de, yazıda anlatılacak düşüncelerin belli bir sıraya konmasıdır. Yapılan bu düzenlemeye, planlama denir. ‘Hangi konuların, nerede ve hangi sırada anlatılacağına yönelik soruların yanıtı planlamayı ifade etmektedir’ (Benligiray, Göral ve Öztürk, 1996:57). Yazıda ifade edilmek istenen düşünce birden fazla ise, sıralama konunun önemine ya da amacına göre düzenlenmelidir.

İletişimi sağlayan yazıların okunup anlaşılması, yazanla okuyan arasında aynı anlamda kabul edilip, algılanabilmesi, gerek içeriksel, gerekse şekilsel bazı esasların göz önünde bulundurulmasıyla mümkündür (Özdemirci, 1996:98). Başka bir ifade ile yazışmalarda hem konu anlatımının, hem de yazı formatının belli kurallar çerçevesinde düzenlenmesi son derece önemlidir.

Kurum ve kuruluşların günlük işlemlerini yapması veya başkaları ile ilişkilerini sürdürmesi sırasında kullanılan yazıların, verilmek istenen mesajı tam, doğru ve bütünlük içinde aktarması son derece önemlidir. Yazılarda tam, doğru ve bütünlüğün sağlanabilmesi, çeşitli

anlatım kurallarına uyulması ve yazıların bu doğrultuda üretilmesi ile sağlanabilir. Genel olarak yazılarda uyulması gereken anlatım kuralları şu şekilde sıralanabilir:

a. Yazıda planlı anlatım olmalıdır: Yazılar belli bir amaca

ulaşmak için yazılırlar. Bu nedenle verilmek istenen her mesaj, iletilmek istenen her bilgi bir sistem içerisinde sıralanmalı, bilgiler birbirine bağlanacak ve bir bütünlük oluşturacak şekilde planlanmalıdır. Belli bir plan ve sistem bütünlüğü içinde yazılmayan yazıların istenilen mesajı karşı tarafa tam olarak iletmesi olasılığı zayıftır (Uzdil ve Benligiray, 1996:4).

b. Olumlu, doğal ve içten anlatım tarzı kullanılmalıdır: İletilmek

istenen mesaj, karşı tarafı mümkün olduğunca olumlu yönde etkilemeli, olumsuz ifadeler içermemeli ve yapıcı olmalıdır (Uzdil ve Benligaray, 1996:5-6; Yöneticilikte.., 1993:158). Yazışmalarda, anlaşılması güç sözcükler ve abartılı ifadelere yer verilmemelidir.

c. Yazı açık yazılmalıdır: Yazı, bir kaç kez okunmaya gerek

kalmadan, anlaşılır bir dille yazılmalıdır. Bunun için de yazılarda yöresel ifadelerin, anlamından ve yazılışından emin olunmayan sözcüklerin ve yabancı kelimelerin kullanımından kaçınılmalı, gramer ve noktalama kurallarına uyulmalıdır (Ar, 1994:152; Uzdil ve Benligaray, 1996:4; Yöneticilikte..., 1993:158). Ayrıca özellikle uzun yazıların temel ilkelerinden olan ‘giriş, gelişme ve sonuç’ düzenine uyulmasına ve yazının iletilen kişilerin eğitim düzeyine göre yazılmasına özen gösterilmelidir.

Yazıların açık bir şekilde yazılması,

Konunun kolay bir biçimde anlaşılması ve istenen sonuca kısa sürede ulaşılması,

Sağlıklı iş ilişkilerinin kurulması ve kurum hakkında olumlu bir izlenim yaratılmasının da başlangıcını oluşturacaktır (Yöneticilikte..., 1993:158).

d. Yazılar doğruluk ilkesine göre yazılmalıdır: Yazılar gerçekleri

yazılmasından kaçınılmalıdır. Rakam, yer ve kişi adları gibi önemli ifadeler dikkatle yazılmalıdır (Ar, 1994:153; Uzdil ve Benligaray, 1996:8).

e. Saygılı dil kullanılmalı ve okuyucuya hitaben yazılmalıdır:

İletilmek istenen mesaj, karşınızdakini rahatsız etmeyecek şekilde nezaket kuralları dikkate alınarak yazılmalıdır. Yazının başında arz, rica, istek ve öneriler bölümünde ve özellikle de yazı bitiminde karşıdaki insanın sempatisini kazanacak sözcüklerin kullanılmasına özen gösterilmelidir. İnsan ilişkilerinde en önemli üç sözcük olarak gösterilen ‘eğer izin verirseniz’, ‘teşekkür ederim’ ve ‘siz’ (Uzdil ve Benligiray, 1996:8) gibi karşınızdaki insana saygı duyulduğunu ifade eden kelimelere yazılarda da yer verilmesi uygun görülmektedir.

f. Yazılar mümkün olduğunca yalın ve kısa olmalıdır:

Cümlenin yapısı ve uzunluğu, yazının anlaşılabilirliğini etkileyen önemli faktörlerdir. Genel olarak bir cümledeki sözcük sayısı 20’yi aşmamalıdır (Uzdil ve Benligiray, 1996:6). Gereğinden fazla ayrıntılar verilerek yazılan uzun yazılar, alıcının fazla zaman harcamasına ve dikkatinin dağılmasına neden olmaktadır. Ayrıca uzun yazılarda anlatılmak istenen konunun özünden kopma ve karmaşaya neden olma olasılığı yüksektir (Ar, 1994:151; Yöneticilikte..., 1993:156).

Yapılan araştırmalar, üretilen yazı ve raporlarda % 25-50 oranında gereksiz sözcük ve cümlelerin bulunduğunu ortaya koymuştur. Bunların yazı ve raporlardan çıkarılması yoluyla yazının daha kısa ve düzenli hale getirilmesi mümkündür (Ar, 1994:151). Ortalama olarak bir paragraf on satır civarında olmalıdır. Daha fazla satırdan oluşan paragrafların bütün olarak anlaşılması olasılığı zayıftır.

Resmi yazılar genellikle ağır, sıkıcı ve klişeleşmiş ifadelerin yoğun olarak kullanıldığı bir dille yazılmaktadır. Üretilen yazışmaların bazen gereksiz yere çok uzun, bazen de yeterince önem verilmeyerek çok kısa yazıldığına sıkça rastlanmaktadır. Yazışmalar, kurum ve kuruluşlarda yapılan iletişimi, açık, hızlı ve etkili bir biçimde gerçekleştirmek ve kurumlarda alınan kararları belgelemek gibi amaçlara sahip olduğundan, gramer ve anlatım kurallarına mümkün olduğunca

uyulmalıdır. Bu, güncel ve güncel olmadıkları dönemlerde belgelerin etkin bir biçimde kullanılması açısından önem taşımaktadır.