ELEKTRONİK BELGELERİN ARŞİVSEL BOYUTU

Arşivciler elektronik belgeleri iki yaklaşım altında değerlendirmektedir. Bunlardan ilki geleneksel kâğıt tabanlı belgelerin dijitalleştirilmesi, ikincisi ise belgelerin doğrudan elektronik ortam üzerinde üretilmesi ve kullanılmasıdır. Hangi biçimde oluşursa oluşsun bütün elektronik belgeler aynı belge yönetimi programı altında yönetilmelidir.

Günümüzde pek çok kurum, yazılı iletişim türü olarak elektronik ortamlardan yararlanmaktadır. Kâğıt belgelerin yönetiminde olduğu gibi kamu kurumlarında üretilen elektronik belgelerin yönetimi de ülkenin ulusal arşivi tarafından gerçekleştirilmelidir. Her geçen gün kamu kurumlarında farklı bilgisayar donanım ve yazılımları satın alınmakta; değişik e-posta kullanım kuralları uygulanmaktadır. Benzer şekilde her kurum kendi kurumsal yapısına göre iş akış sistemleri oluşturmakta ve elektronik belgelerin üretilmesi, kullanılması, dağıtılması ve depolanması işlemlerini bireysel ya da kurumsal ilkeler doğrultusunda yapmaktadır (Katuu, 2000: 35). Bu farklılıklar, e-devlet uygulamaları içinde kurumların sahip olduğu sistemlerin birbiri ile uyum sorunu yaşamalarına neden olacaktır. Sistemlerin teknik açıdan birbirine uyum sağlayamaması sorunlarının yanı sıra, bu sistemlerde yüklü bulunan verilerin paylaşımı ve değişimi konularında da sorunlar doğuracaktır. Bu tür sorunlar koordinasyon eksikliği nedeniyle ortaya çıkar. Bu nedenle kurumlar arasında belge üretimi ve paylaşımının etkin ve düzenli olarak sürdürülebilmesi ya da belgesel işlemlerde koordinasyon sorununun yaşanmaması, belge yönetimi programına sahip olmakla mümkün olabilir.

Elektronik belgelerin üretimi, kullanımı ve depolanması konusunda politika ve standartları oluşturmak için arşiv kurumlarının ulusal düzeyde bir çalışma yapması önemli bir gereksinimdir. Bu çalışma ile belgelerin yönetilmesi konusunda ulusal arşivlerin sorumlulukları ve görevleri ortaya konmalıdır. Aynı zamanda elektronik belge yönetimi programı ile düzenlenmesi gereken diğer konuları Katuu (2000: 35) şu şekilde sıralamaktadır:

-- E-posta yönetimi,

-- Veri dosyalarının üretimi ve kullanımı, -- Elektronik dokümanların üretimi ve kullanımı,

-- Elektronik belgelerin hukuksal düzenlemelerdeki yeri (kanıt olarak mahkemelerde kullanılabilecek elektronik belgelerin durumu),

-- Elektronik belgelerin güvenliği (standartlar ışığında elektronik belgelerin erişimi ve saklanması konusunda güvenlik önlemleri),

-- Elektronik belgelerin imhası.

Teknolojinin etkisi ne olursa olsun, organizasyonlar belge üretmeye, kullanmaya ve düzenlemeye devam edeceklerdir (Ardern, 1998:17). Kamu Kurum ve kuruluşlarında yeterince yararlanılmıyor olsa da elektronik yazışma ve elektronik posta (e-posta), iletişimi hızlandırması ve kağıda olan gereksinimi ortadan kaldırması ile maliyetin düşmesine ve verimin artmasına neden olmuştur. Ancak, güvenlik sorunları, mevzuat boşluğu, gerek kurumsal gerekse arşivsel ilkelerin oluşturulmamış olması, e-yazışma ve e-postanın resmi bir kimlik kazanmasını engelleyen başlıca nedenler olarak gösterilebilir.

Arşivcilik ve belge yönetimi disiplinlerine göre bilginin kayıtlı bulunduğu ortam nasıl olursa olsun, kurumsal faliyetler sonucunda üretilen ve yapılan herhangi bir aktiviteyi kayıt altına alan her belge, bu disiplinlerin konusu içine girmektedir. Diğer bir ifade ile geleneksel belgelerin yanı sıra elektronik belgeler de kurumsal belge özelliği taşımaktadır ve dolayısıyla elektronik belgeler de geleneksel belgelerin tabi tutulduğu işlemlere tabi tutulurlar. Burada önemli olan, elektronik ortamların doğasını anlamak ve elektronik belgeleri bu doğrultuda kontrol altına almaktır. Geleneksel belgeler için geçerli olan yaşam döngüsü kavramı, elektronik belgelerde de geçerlidir. Ancak bazı yönleriyle elektronik belgeler geleneksel kayıt ortamlarından farklıdırlar.

Elektronik belgeler kısmen ya da tamamen elektronik ortamda üretilir, kullanılır, dosyalanır ve saklanırlar. Tamamen elektronik ortamda üretilen belgelerde orijinal belge kavramı bulunmamaktadır. Aynı zamanda geleksel belgelerden farklı olarak elektronik belgelerin belli sayıda çoğaltılması gibi bir zorunluluk da bulunmamaktadır. Geleneksel belgelerden farklı olan bu özelliklerine rağmen elektronik belgeler bir çok özelliğiyle kağıt tabanlı belgelere benzemektedir. Bu nedenle elektronik ortamda yapılacak olan yazışmaların da, yazışma yönetimi ilkelerine göre kontrol altına alınması gerekmektedir.

Belge yönetimi disiplinine göre, belgelerin elektronik ortamda üretilmesi, saklanması ve kullanıma sunulmasında teorik açıdan bir sakınca bulunmamaktadır. Ancak elektronik belgelerin güvenliği konusunda bir takım çekincelerin bulunduğu da bir gerçektir. Bu çekinceler bir çok kurum tarafından önemsenmemekte ve belgesel işlemler güvenlik önlemleri alınmadan bu ortamlarda sürdürülmektedir. Gerek kurumsal işleyiş, gerekse arşivsel prensipler açısından elektronik yazışmalara ilişkin yanıtı bulunamayan pek çok soru bulunmaktadır. Elektronik belgeler kurum içi ve dışında kullanıma açılacaksa herkesin erişimi nasıl engellenecek? Bu belgeler kimler tarafından dosyalanacak ve bunları kim koruyacak? Dosyalama sistemini kim oluşturacak ve esasları neler olacak? Belgelerin arşive gelmeden önce kullanıma sunulup sunulmayacağına kimler karar verecek? Orjinal belgeler, kopyalarından nasıl ayırt edilecek? Buna benzer soruların cevapları bulanmadıkça, belgesel işlemlerde kullanılan kuralların kurumsallıktan çıkıp kişiselleşeceğini söylemek yanlış olmayacaktır.

Kağıt belgelerin üretim, dağıtım, erişim ve düzenlenmesine harcanan paranın yanı sıra, bunların dosyalanması ve arşive kaldırılmasına harcanan emek de az değildir. Bu işlemlere genel olarak bakıldığında yapılan işin ne kadar zor ve yoğun olduğu şu sorunların ortaya konması ile görülecektir:

- Belgenin arşiv deposundan çıkarılması için harcanan emek ve süre,

- Belgenin birçok kişinin kullanımına sunulması için kopyalama giderleri,

- Belgelerin dağıtımı için harcanan posta giderleri ve geçen süre, - Çoğaltılan her belge için harcanan kağıt, mürekkep ve kırtasiye

giderleri,

- Kopyalanan belgenin orjinal olmamasından doğan sorunlar, - Belgelerin kullanımı veya postalanması sırasında kaybolma ve

yıpranma sorunları.

Bu sorunların çözülmesi ve belgesel işlemlerin belli bir düzen içerisinde sürdürülmesi için, belgeleri bir bütün olarak değerlendiren ve aynı kurallar bütünü içerisinde yöneten bir belge yönetimi programına ihtiyaç vardır. Belge yönetimi ilke ve teknikleri elektronik belgeler için de geçerlidir. Elektronik ortamda üretilen belgeler, elektronik ortamların doğasını bütün yönleriyle ele alan elektronik belge yönetimi programı ile kontrol altına alınabilir. Doküman yönetimi programı ve uygulamaları tam olarak e-belge yönetimi uygulamalarını ve belge yönetimi disiplininin temel yaklaşımlarını içermemektedir.

Doküman yönetiminden daha çok belgelerin güncel dönemlerinde işlenmesi, paylaşılması ve arşivlenmesi işlevlerinin yerine getirilmesinde yararlanılmaktadır. Bu nedenle doküman yönetimi olgusu ve doküman yönetimi sistemi, belge yönetiminin yalnızca ilk evresi olarak ifade edilen güncel evreye yönelik işlemleri kapsamaktadır. Belge yönetimi ise belgenin güncel ve güncel olmayan tüm evrelerini kapsamaktadır. Ancak belge yönetimi disiplinin yaklaşımlarını bütünüyle kapsamamakla birlikte doküman yönetimi sistemleri, belgelerin üretimi, kullanımı ve dosyalanması gibi işlemleri içermesi bakımından önemlidir.

Elektronik belgelerin başarıyla yönetilebilmesi için arşivciler, program yöneticileri ve teknik personelin ortak çalışmasına gereksinim vardır (Paul, 1991:47). Elektronik belgeler ve elektronik yazışma işlemleri ile birlikte, bir çok disiplinde olduğu gibi arşivcilik ve belge yönetimi disiplininde de yapısal değişiklikler ve dışa açılmalar

gerçekleşmiştir. Bilgisayar teknolojilerinin yaygınlaşması ile birlikte bir çok sektörde multidisipliner bir yaklaşımın daha fazla benimsenmeye başladığı görülmektedir. Artık belirli bir alanda hizmet veren sektörler, o alanda sadece kendi çabalarıyla büyük başarılar elde edemeyeceklerinin farkındadırlar. Günümüzde hangi alanda olursa olsun kurumsal başarıya sadece kurumsal çabalarla değil, disiplinlerarası ortaklıklarla ulaşılabilmektedir. Bu bağlamda elektronik belgelerin üretiminden kullanımına, dosyalanmasından arşivlenmesine kadar uygun bir biçimde kontrol altına alınabilmesi için belge yönetimi ve arşivcilik disiplinlerinin kamu yönetimi ve bilişim alanında faaliyet gösteren disiplinlerle işbirliği içine girmesi gerekmektedir. Dolayısıyla kamusal, hukuksal ve teknik açılardan elektronik belgelerin daha uygun ve etkili yöntemlerle kontrol altına alınması sağlanabilecektir.

Arşivcilik açısından belge önemlidir, ancak belgenin şekli veya türü önemli değildir. Kurum ve kuruluşlarda kullanılmakta olan çeşitli resmi belge türlerine artık elektronik yazışmalar da eklenmiştir. Bu nedenle elektronik yazışmaların kullanılması, yönetilmesi ve korunması konusunda duyulan endişelerin giderilmesi için ulusal boyutta geniş çaplı çalışmalar yapılmalıdır. Elektronik ortamlar konusunda duyulan endişe çok çeşitli türde olabilmektedir.

Elektronik ortamların kâğıt gibi dayanıklı olamaması, bilgisayar sistemlerinin sürekli yenilenme ihtiyacının olması, yazılım ve donanım için gereken mali yükün azımsanmayacak kadar çok olması en önemli sorunlardan bir kaçıdır. Elektronik belgeleri üretiminden arşivlenmesine kadar yaşam döngüsü bütünlüğü içinde kontrol altına alabilecek bir sistemin oluşturulmamış olması da, söz konusu belgelerin arşivlenmesi konusunda duyulan endişelerin başında gelmektedir. Sonuç olarak kurum ve kuruluşlarda yapılan işlemlerin her geçen gün elektronik ortamlara doğru kaydığı göz önüne alınırsa, üretilen elektronik verileri denetleme ve geleceğin arşivlerini oluşturma işlemlerinin, doğrudan güvenlik, mevzuat ve arşivleme sorunlarına çareler bulunması ile paralellik gösterdiği söylenebilir.

VI. BÖLÜM