Konusal Dosya Düzenleme Yöntemi

Bir kurumda tüm belgelerin kurumsal yapısı ve fonksiyonel ilişkileri dikkate alınmaksızın belirlenecek konular altında dosyalaması, yanlış bir uygulamadır. Kurumlarda konusal düzenleme, kurumsal yapının dikkate alınarak kurumdaki fonksiyon, iş ve işlemlerin konusal yaklaşımla hiyerarşik bir yapı içerisinde oluşturulmasıdır. Yani doğrudan konusal dosyalama sistemi yoktur, gerek kurum dosyalama sisteminin oluşturulmasında ve gerekse ofislerde dosya düzenleme yöntemlerinde kullanılabilecek konusal yaklaşımlar vardır. Konusal dosya düzenleme yöntemlerini bu çerçevede değerlendirmek gerekir. Bu yaklaşım VII. bölümde de ifade edildiği gibi, kurumsal yapıyı dikkate alan organik dosyalama sistemi içinde uygulanacak bir dosya düzenleme yöntemidir. Bu bağlamda konusal dosya düzenleme, kurumda hazırlanan dosya planı çerçevesinde kullanılabilir.

Bir kurumun dosyalama ihtiyacı için dosya planı oluşturulurken fonksiyon, iş ve işlemlere ilişkin konu kategorileri, bir sınıflama taslağı içinde mantıksal olarak sıralanmalı ve seçilmelidir.

Bu yöntem dosyaların içeriklerine, kurumsal işlev ve fonksiyonlarına göre düzenlendiği yöntemdir. Genellikle belgeler konusuna, başlığına, üretildiği birimine veya verdiği hizmete göre kategorilere ayrılmakta ve dosyalar da bu kategorilere göre sınıflanmaktadır.

Belgelerin konularına göre sınıflandırılmasında şu yol takip edilmelidir:

-- Kolayca hatırlanacak ve belgeleri en iyi biçimde karşılayacak konu başlıklarının seçilmesi.

-- Seçilen konulara benzeyen ve/veya ilişkili olan konu başlıklarının seçilmesi ve birbirleriyle bağlantısının sağlanması.

-- Büyük hacimli dosyalama sistemlerinde taramanın ve erişimin kolay olabilmesi için iki veya daha fazla yapının aynı sistem içine yerleştirilmesi. Örneğin dosyalar, önce konularına göre ayrıldıktan sonra alfabetik olarak yer adlarına göre ya da sayısal olarak belge veya doküman numaralarına göre ya da kronolojik olarak tarihlerine göre ayrılabilirler. Bunların yanı sıra herhangi bir sistem içerisinde farklı kategorileri ayırmaya yarayan renkli kodlama tekniği de bu amaçla kullanılabilmektedir.

Aynı konu ile ilgili belge ve dosyaların aynı yerde bulunması nedeniyle, özellikle alfabetik yönteme göre konusal düzenleme yönteminin kullanımı daha elverişlidir. Çünkü çoğu zaman çalışanlar ihtiyaç duydukları belgeleri zihinlerinde oluşturdukları konulara göre aramaktadırlar (Smith, 1997:177). Çalışanların zihinlerinde oluşturdukları konular da aslında konusal düzenleme yönteminin temelini oluşturmaktadır. Kişilerle ilgili belgeler personel dosyalarında, mali işlemlerle ilgili belgeler muhasebe ya da bütçe dosyalarında, mahkeme ya da icra kayıtları gibi hukuksal işlemlere ait belgeler de mevzuat dosyalarında yer almaktadır. Bu nedenle çalışanların konusal dosya düzenleme yöntemini anlaması ve kullanması daha kolay olmaktadır. Ancak bu yöntemde konuları birbirlerinden net bir biçimde ayırmak da çok önemlidir. Dosyaların karışmayacak ve sistemi aksatmayacak biçimde konularına göre ayrılması ve birbiriyle ilişkili olan dosyaların indeksler ve yöneltmelerle (referans) bağlantılarının sağlanması gerekmektedir.

Konusal düzenleme yönteminde, zamanla oluşacak yeni konu başlığını uygun bir konu altına uyarlamak kolaydır. Bu nedenle konusal dosya düzenleme yöntemi diğer yöntemlere oranla daha kolay genişleyebilir bir yapıya sahiptir. Örneğin büro araç-gereçleri konusu altında değerlendirilen dolap, masa, sandalye gibi gereçlere, zaman içinde bilgisayar, yazıcı, tarayıcı, kamera gibi teknolojik araçlar katılmıştır. Konusal dosya düzenleme yöntemi, bu tür yeni konuları var olan yapıya uyarlayabilecek ve konuları bozmaksızın uygun başlık altında sınıflayabilecek yapıdadır.

Bunların yanı sıra belgelerin konularına göre ayrılması dikkatle ve özenle yapılması gereken bir iştir. Çünkü iyi tanımlanmamış bir konu, hatalı bir alanın altında değerlendirilebilmektedir. Bu yöntemde belgenin konusu ve konular arasındaki ilişkinin çok iyi analiz edilmesi gerekmektedir. Konu sistematiğinin kendi içindeki tutarsızlıkları ve belgelerin yanlış konu içinde dosyalanması, erişimi güçleştirebilmekte ve bazı durumlarda ise imkânsız kılmaktadır.

Konusal dosya düzenleme yöntemi, konu sistematiğinin birbiriyle çelişmeyecek ve kurumda yeri olan her konuyu kapsayacak biçimde yapılandırılması gerekmektedir. Bu nedenle söz konusu yöntem, konu sistematiği konusunda tecrübe sahibi veya eğitimi olan uzmanların uzmanlık bilgisine başvurularak hazırlanmalıdır. Aynı zamanda sistemin işletilmesi ve kontrol edilmesi de konuyu bilen uzmanların gözetiminde sürdürülmelidir. Konu uzmanlarının bilgi ve deneyiminden yararlanma, o uzmanların ya istihdamını ya da danışmanlığını gerektirebilir. Bu nedenle söz konusu yöntemin diğer sistemlere göre maliyeti yüksektir.

Bu yöntemin dezavantajlarından bir diğeri ise işlem süresinin diğer yöntemlere oranla uzun olmasıdır. Söz konusu yöntemde belgelerin hangi konu altında değerlendirileceğine, belgeyi dikkatlice okuyarak karar verebilmektedir. Dolayısıyla bu yöntem, personelin özel çabasını gerektiren, konu ayrımı için vakit harcanması gereken bir yapıya sahiptir.

Sonuç olarak sistem ve sistemi oluşturan unsurların dikkatli bir biçimde düzenlenmemesi durumunda belge ve dosyaların konularına göre düzenlenmesi yönteminde önemli sorunlar yaşanabilmektedir. Ancak dezavantajlarına rağmen, belge ve klasörler uygun konu başlıkları altında sınıflandırıldığında, gerekli indeksler oluşturulduğunda ve depolama işlemlerinde standart ölçülere uyulduğunda, söz konusu sistem, kullanılması gereken en mantıklı yapılardan biridir. Konusal düzenleme yönteminde biçimsel açıdan sözlük ve ansiklopedik düzen kullanılabilmektedir (bkz. alfabetik dosya düzenleme yöntemi).

Böyle bir çalışmanın nihai ürünü konu sınıflama sistemidir. Konu kategorileri oluşturmak, bunları kodlamak ya da kodsuz kullanmak, konusal dosya düzenlemede dikkate alınması gereken hususlardır.

Konu Kategorileri Oluşturmak

Sınıflamada, aynı anlama gelen terimlerin hepsi mümkün olduğunca belirlenmeli ve bunlar arasından en uygun olanı seçilmelidir. Terim seçiminin amacı konu kategorileri oluşturmaktır. Bazen bu bir konu, bir başlık, alt başlık olabilir. Örneğin kategoriler, “hangi konular, hangi konuların altında yer alabilir; hangisi ana konu, hangisi alt konu olabilir” sorularından hareketle tespit edilebilir. Yani “hiyerarşik bir sınıflama ve fonksiyonel gruplandırma” ile birlikte, dosyalama sistemi oluşturmada konusal düzenleme kullanılır.

Konu dosyalaması, genel bilgisel içeriklerine göre belgeleri dosyalama ve düzenleme işlemidir. Amaç, ihtiyaç duyulduğunda bilgiyi bulmak için aynı konudaki tüm dokümanları bir araya getirmektir.

Ofislerin görev ve fonksiyonları ışığında, farklı konuları birbirleriyle bağlantılı ve bir bütün olarak oluşturmak için konu dosyaları düzenlenmelidir. Konu dosya sınıflama yapısını sonuç olarak, bir kurumun sınıflama el kitabını veya dosyalama el kitabını ortaya çıkarır. Bir başka ifade ile oluşturulan bu sınıflama yapısı, kurumun sınıflama el kitabı veya dosyalama el kitabı şeklinde yayınlanmalıdır.

Konu Kategorilerini Kodlamak

Konu kategorileri ne kadar iyi olursa olsun, bir konu dosyasını bir çizelge-plan yardımı olmaksızın kullanmak zordur. İyi tasarlanmış dosya kodları, büyük bir harita olarak nitelendirilebilecek konu sınıflama planındaki yer işaretleridir.

Bir konu dosyalamasında standart oluşturmak için en iyi yaklaşım kodlamadır. Kodlama, konu kategorilerini düzenleme ve tanımlamada nümerik, alfabetik veya bunların karışımı olan alfa-nümerik kodların kullanılmasıdır. Kodlar kullanılmaz ise konu kategorileri listesi yetersiz kalır. Kodlar, yalnızca dosyalamayı kolaylaştırmaz, aynı zamanda kurumun özel gereksinimleri karşılamayı da sağlarlar.

Konu dosya düzenleme yöntemi, bağlantılı indeks kullanımını gerektirir. “Bağlantılı indeks”, sistemde kullanılan tüm dosya adlarının alfabetik düzende bir listesidir. İndeks kullanımı, bir belgenin yanlış indekslenmesi ve dosyalanması olasılığını büyük oranda ortadan kaldırır. Dokümanları dosyalamadan önce dosyalayan kişiler, hangi dokümanın hangi konu altında yer alacağını belirlemek için bağlantılı indeksten yararlanmalıdır.

Konu dosya düzenleme yöntemi doğrudan erişim sistemine sahip değildir. Konu dosyaları için bağlantılı indeks yaratmak, alfabetik düzende konu isimlerini ve kategorilerini düzenlemek gerekir. Her bir konu ve her önemli kelime indekste yer almalıdır. Belgeleri dosyalamak için sistematik bir yol izlenmeli ve kodlama kullanılmalıdır. Bu herhangi bir dosyalama yöntemi için izlenmesi gereken en doğru yoldur. Bu kodlar, indeks kullanımında da niteliğini belirleyen önemli unsurlardandır.

Konu Kategorilerini Kodsuz Kullanmak

En basit konu dosyası herhangi bir kod kullanmaksızın konu başlıklarının veya kelimelerin ard arda alfabetik sırada düzenlenmesidir. Bu gibi düzenlemeler genellikle “konu-alfabetik” veya “konu-başlık” dosyaları olarak adlandırılır. Bu yöntem konu adlarının sıralanmasıyla oluşur.

Bütçe Emeklilik Eğitim İletişim İstihdam Muhasebe Personel Posta Yıllık gelirler

Bazen bu konular altında alfabetik sırada her biri için seviye sınıflaması da yapılır. Personel Atamalar Sağlık İzinleri Terfiler Yıllık İzinler

Küçük dosya gruplarında bu düzenlemeler yeterli olabilir. Fakat dosyalar büyüdükçe, alfabetik düzeni sürdürmek ve ilişkili konuları bir arada tutmak çok zor olur. Dolayısıyla çok sayıdaki dosyanın dosyalanması için anahtar kelimelerden yararlanmak gerekir.