ELEKTRONİK YAZIŞMALAR

Kurumsal bilgi ve belgeleri üretme, kullanma, saklama; kurum içi haberleşme ve bilgi paylaşma; bilgi aktarma; kurumda günlük iş akışı içinde tüm kayıtları tutma; bilgiyi tüm kurum içerisinde en doğru, en hızlı şekilde iletme vb. işlemlerini yürütme, belge yönetimi sisteminin ve birimlerinin temel prensibidir. Dolayısıyla kurumlarda belgelerin elektronik ortamda üretilmesi, iletilmesi, teslim alındığının elektronik ortamda bildirilmesi, yanıtının aynı ortamda hazırlanıp gönderilmesi ve elektronik ortamda dosyalanması, saklanması, ayıklama-imha işlemine tabi tutulması ve transferi (e-belgelerle birlikte, belgelerin milli arşive transferi için süre daha da kısaltılmak zorundadır) gibi tüm işlemler e-belge ve e-arşiv kavramı içerisinde yer almaktadır (Özdemirci, 2002:128).

Ülkemizde özel sektörde yaygın olarak kullanım alanı bulan elektronik yazışmalar, kamu kurum ve kuruluşlarında henüz istenen ölçüde kullanım düzeyine ulaşamamıştır. ‘Elektronik İmza Kanunu’nun (Yayım tarihi: 23.01.2004) çıkarılması bu alanda önemli bir dönüm noktası oluşturmaktadır. Resmi yazışma kurallarına da bu konuya ilişkin hükümler eklenmiştir. Elektronik imza kanununun uygulanmasına yönelik gerekli altyapı tamamlandığında, kamu kuruluşlarında belgesel işlemlerin büyük bir bölümü elektronik ortam üzerinde sürdürülebilecektir. Bu gelişmelere rağmen e-yazışmaların yeterince kullanılamamasının nedenleri şu şekilde sıralanabilir:

- Elektronik ortamın henüz tam olarak güvenli olmaması,

- Elektronik yazışma yapmak için gereksinim duyulan mevzuat ve standartların henüz yeterli seviyeye ulaşmamış olması,

- Kamu kurum ve kuruluşlarında bilgisayar donanımı alt yapısının tamamlanmamış olması,

- Kamuda çalışan personelin teknolojik donanımlar ve kullanımı konusunda yeterince eğitimli olmaması,

- İdarecilerin, elektronik ortamlara şüphe ile bakmaları ve teknik alt yapı için yeterli bütçenin ayrılmaması,

E-devlet uygulamalarıyla birlikte kurum ve kuruluşlarda verilen bazı hizmetlerin elektronik olarak verilmeye başladığı görülmektedir. Bu hizmetlerin yürütümü sırasında pek çok kurum birbirinden bağımsız elektronik doküman yönetimi sistemlerinden yararlanmaktadır. Elektronik doküman yönetimi sistemleri, yapılacak herhangi bir işlemin başlatılmasından son bulmasına kadar inceleme ve onay evrelerinin, iş akış sistemlerinin, evrak takibi ve dosyalama işlemlerinin tamamen elektronik ortamda yapılmasını sağlayan bilgisayar yazılımlarıdır. Bu sistemler, işlemlerin elektronik olarak sürdürüldüğü kurumlarda çok önemli bir yere sahiptir. Söz konusu sistemin kurumsal işlem ve süreçlerin tümünü destekleme yeteneğine sahip olması için bir takım özellikleri içermesi gerekir. Bu özelliklerden ilki sistemin, kurumsal süreçlerin ve bu süreçlerde yer alan işlem ve belge türlerinin tümünü tanıma gereksinimidir. Kurumsal süreçler, kurumda yer alan birim ve bu birimlerde yapılmakta olan işlemler ve birbirleri ile olan ilişkileri ifade etmektedir. Sistem, kurumda yapılmakta olan bütün işlemleri, bu işlemlerde üretilen her türlü belgeyi, işlemlerin akış düzenini, üretilen bilgi ve belgelerin düzenlenmesini, paylaşılmasını ve arşivlenmesini destekleyecek pek çok modüle sahip olmalıdır. Aynı zamanda sistemde olması gereken diğer bir özellik, kurum dışı ilişkilerin düzenli yapılabilmesi ve veri entegrasyonunu sağlaması bakımından ulusal ve uluslar arası standartlara uyumlu olmasıdır. Benzer biçimde sistem, belgesel işlemler ve iş akış sistemlerini düzenleyen mevzuatın öngördüğü ilkeleri destekleyen özelliklere de sahip olmalıdır.

Son yıllarda ülkemizde bilişim teknolojilerinden büyük oranda yararlanan organizasyonların birçoğunda arşiv hizmetleri, bilgisayar yazılım uzmanlarının öngörü ve bakış açıları ile yürütülmektedir. Arşivcilik ve belge yönetimi disiplini içinde tanımlanan pek çok konunun, söz konusu kurumlarda oluşturulan doküman yönetimi sistemlerinde, verilen hizmetlerin gereklerini karşılamayacak düzeyde ele alındığı görülmektedir. Belli bir sistemi olmayan basılı belgeler, çalışanlar veya konu uzmanları tarafından rahatlıkla belli bir düzenleme sistemi ile yeniden düzenlenebilir. Ancak belli bir sisteme göre erişim uçları oluşturulmadan saklanan e-belgelere yeniden erişim çok zordur. Oysa belge yönetimi geleneksel kağıt ortamlı belgeler gibi, elektronik

belgelerin üretilmesi, kullanılması, dosyalanması ve saklanmasına yönelik işlemleri de düzenleyen bir disiplindir. Bu bağlamda kurumsal işlemlerin elektronik ortamlara hızlı bir biçimde aktarıldığı günümüzde organizasyonlar için belge yönetimi, hem geleneksel hem de elektronik belgeleri üretimlerinden arşivlerde saklanmalarına kadar geçen bütün evreler boyunca kontrol altına alan önemli bir disiplindir (Higgs, 1998:185).

Özellikle son yıldır özel sektörde yer alan kuruluşların bir çoğu gelişen rekabet ortamına karşı kendilerini koruyabilmek için sahip oldukları bütün değerleri sorgulamaya başlamışlardır. Kurumsal faliyetlerini dinamik bir şekilde denetleyebilmek için kuruluşlar, haberleşme ve iş akışı sistemlerini gözden geçirmekte, bilgiye doğru, hızlı ve az maliyetle ulaşmayı hedeflemektedirler. Bu nedenle pek çok organizasyon, kurumsal bilgi ve belgelerini elektronik sistemler üzerinde üretme, kullanma ve paylaşma yolunu tercih etmektedir. Ancak elektronik ortamda üretilen belgelerin de belli bir sistem içinde yönetilmesi ve denetim altına alınması gerekmektedir. Bu belgelerin üretimi, kullanımı, paylaşımı, saklanması veya daha genel bir ifade ile kontrol altına alınması ‘elektronik belge yönetimi sisteminin’ varlığını gerektirmektedir. Elektronik belge yönetimi, elektronik ortamda üretilen belgelerin kullanımını, dağıtımını, saklanmasını ve düzenlenmesini veya belli bir düzeni olmayan belgelerin belirli bir sistem içerisinde kullanıcıların paylaşımına sunulmasını ve bu bilgilere istenilen zamanda ulaşılmasını sağlayan disiplin şeklinde tanımlanabilir.

Kurum ve kuruluşlarda üretilen yazışmaların dağıtım problemleri, geriye dönük araştırmalarda karşılaşılan güçlükler, yer problemleri, saklama sorunları, belge tahribatı, kaybolma, çalınma riskleri, belge artışı ve bu yoğunluğun sonucunda oluşan performans düşüklüğü sorunları, klasik ortamdan sayısal ortama geçişi zorunlu kılan nedenlerin bazılarıdır.

Bilgisayar ve Internetin iş hayatına girmesi ile kurumsal işlerin hem daha hızlı hem de daha etkin ve nitelikli yapıldığı görülmektedir. Bilgisayar ve iletişim teknolojisine bağlı olarak üretilen elektronik

yazışmalar, gerek kullanım gerekse depolama gibi birçok açıdan üstün özelliklere sahiptir. Elektronik yazışmaların söz konusu özelliklerin şu şekilde sıralanabilir:

Depolama: Elektronik ortamda oluşturulan yazışmalar, kağıt tabanlı belgelere göre çok daha az yer kaplarlar. Elektronik depolamanın kullanımı ile, belgeler sıcak, nemli veya güneş ışınlarına maruz kalacak yerlere konmaktan kurtarılmış olur.

Postalama: Elektronik yazıları kağıt tabanlı yazılardan ayıran en önemli fark, bunların kullanımları ya da dağıtımları sürecinde yaşanmaktadır. Elektronik yazılar, hızlı, maliyeti az ve kaybolma veya tahrip olma riski düşük bir biçimde kullanılır ya da dağıtılırlar.

İş akışı: Elektronik yazılar, kağıt belgelerdeki gibi birimler veya makamlar arasında dolaşırken tıkanmazlar; aynı anda birçok kişinin kullanımına sunulabilirler. Bu nedenle kurumlarda karar verme süreci hızlanır, hızlı ve doğru çözümler sunularak performans artışı sağlanabilir.

Kopyalama ve Erişim: Elektronik yazının kopyalama masrafı yoktur ve üzerinde değişiklik yapılması açışından bu tür belgeler son derece elverişlidir. Ayrıca elektronik belgelere erişim, saniyelerle ölçülecek kadar kısa sürede gerçekleşebilmektedir ve bunların kullanımı için mesai saati kısıtlaması da bulunmamaktadır.

Sabit Giderler: Elektronik yazışmanın yapıldığı kurumlarda kağıt tabanlı yazışmalar için gereksinim duyulan kırtasiye giderleri ve büyük depolara ihtiyaç yoktur.

Nitelikli Üretim: Elektronik ortamda üretilen bir belgenin yeniden düzenlenmesi veya hatalarından arındırılması kolaydır. Bunun yanı sıra elektronik ortamda üretilen belgeler daha etkin bir biçimde denetlenebilmektedir. Dolayısıyla kağıt tabanlı yazılara göre elektronik belgeler daha nitelikli ve standartlara uygun bir biçimde üretilebilir.