Nümerik Dosya Düzenleme Yöntemi

Bu yöntemde numaralar, dosyalara arabulucu olarak tahsis edilmiştir ve genellikle eylem ve işi göstermek için bir otorite kontroldür. Numaralar, bu yüzden, bir kişi, şirket veya kurum adını temsil ederler; veya bunlar bir konu, proje ve coğrafik yer adını gösterirler. Fakat numaralar bir indeksin varlığını ve kullanımını gerektirirler. Tek başına bir dosyanın neyle ilgili olduğunu gösteremedikleri için bu yöntemde numaraların neyi temsil ettiğini gösteren listelere ihtiyaç vardır. Numaralar bir durumu veya doküman türünü tanımlamakta veya dosya adını kısaca temsil etmek için kullanılmaktadır.

Dosya adlarını temsil eden numaralar, kurum dosya planının kodlanmasıyla ortaya çıkabileceği gibi, bazen de bu numaralar dosya ya da belgenin özel yapısı gereği almış olduğu bir numara olabilir. Örneğin mahkemelerde verilen kararlar belirli numaralarla ifade edilebilirler. Eğer mahkeme tarafından tahsis edilen bu numaraların tanımlayıcı bir özelliği olursa, dosyaların düzenlenmesinde kullanılabilir.

Nümerik dosya düzenleme yönteminde, numaraların neyi temsil ettiğini gösteren bir indekse gereksinim duyulur. Bu nedenle nümerik dosya düzenleme yöntemi dolaylı erişimli sistem olarak adlandırılır.

Nümerik dosyalama, belge sayısının çok olduğu durumlarda dosyalara erişmek için çok hızlı ve kolay bir yoldur. Bir dosya memuru için karmaşık olan alfabetik düzenleme kurallarından daha kolaydır. Ancak nümerik sistem basit bir yöntem olmasına rağmen, numaraların kullanımı karışıklıklara neden olabilir. Örneğin 256752 numarası, 257652 şeklinde yanlış okunabilir. Ancak bu yanlışlıklar, rakamlar arasında boşluk bırakılarak (256 752 veya 25 67 52 gibi) ya da tire kullanılarak (256-752) en aza indirilebilir. Bu bakımdan dosyaların düzenlenmesinde bu sayılar, farklı biçim ve şekillerde kullanılabilir.

Bu yöntemde kullanılan kodlar, numara veya numara-harf biçiminde olabilir. Numaranın ilk rakamları, sonraki rakamlardan temsil ettiği özelliğe göre ayrı yazılabilir. Örneğin ilk iki rakam coğrafik yer adı veya dosya türü gibi çeşitli kategorileri temsil edebilir. Sonraki rakamlar ise bu konular altında yer alan dosya adlarını ifade edebilir. Örneğin, 41-225 kodunda, ilk iki rakam bir coğrafik yer adını, sonraki ardışık sayılar ise coğrafik yer adı altında yer alan dosyalardan birinin numarasını temsil etmektedir.

Nümerik dosya düzenleme yöntemi; bağlantılarını da dikkate alarak dosya adlarını temsil etmek üzere verilen numaraları kullanarak düzenleme temeline dayanmaktadır. Ofislerde kullanılacak nümerik dosya düzenleme yöntemi, kurum dosyalama sistemi yapısına bağlı olarak ortaya çıkmaktadır.

Bu sistemi tercih etmenin nedenlerini Smith (1997:198) şu şekilde sıralamaktadır:

-- Sayısal sistemde sınırsız erişim numarası verilebilirken, alfabetik yapıda harf sayısının sınırlı olması.

-- İnsanlar nümerik sıralamayı, karmaşık alfabetik yapıya göre daha kolay kullanılabilmektedir.

Her düzenleme yönteminde olduğu gibi nümerik düzenlemeyi de avantajlı ve dezavantajlı kılan bir takım özellikler vardır. Örneğin nümerik dosya düzenleme yöntemi altındaki ardışık numaralama yapısı, çok basit, kolayca anlaşılabilen ve kontrol edilebilen bir özellik

sergilemektedir. Nümerik yöntemde genişleme kolaydır ve sınırsızdır. Ancak konu bütünlüğü sağlamadığı için bu yapıda çok ayrıntılı indekslere gereksinim duyulmaktadır.

Bu yöntemi avantajlı kılan başka bir özellik ise, aktivitesini kaybetmiş belgelerin başka bir depoya nakledilmesinde yaşanan kolaylıktır. Bunun yanı sıra nümerik düzenleme yöntemi önemli ve/veya gizliliği olan belge ve dosyaların diğer düzenleme yöntemlerine göre daha güvenli bir biçimde saklanmalarını sağlamaktadır. Çünkü nümerik düzenleme yönteminde dosyalara erişim indeksler aracılığı ile yapılmaktadır. İndeks yardımı olmaksızın doğrudan raf ya da dolaplardan belge aramak kolay değildir. Ancak alfabetik yöntemde herkesin görmemesi gereken önemli ve/veya gizli dosyalara erişim oldukça kolaydır. Bu nedenle tıbbi patentler, araştırma projeleri, soruşturma belgeleri (evrakları), formüller, kişisel belgeler gibi özel ve önemli belgelerin nümerik düzenleme yöntemine göre sınıflandırılması daha uygundur.

Bu avantajlarına rağmen nümerik düzenleme yönteminin çok çeşitli ve ayrıntılı indekslere gereksinim duyması da bu yöntemi dezavantajlı kılmaktadır. Ayrıca ayrıntılı indeks oluşturma, personelin iş yükünü ağırlaştırdığı gibi, sistem maliyetinin artmasına da neden olmaktadır.

Nümerik düzenleme yöntemleri ardışık ve ardışık olmayan yöntemler şeklinde ikiye ayrılmaktadır. Ardışık olmayan dosya düzenleme yöntemi, numaraların kullanım biçimine göre farklılıklar göstermektedir. Bu yöntemler kurum dosya planlarının kodlamasında kullanılan tekniklerdir. Bu nedenle dosya düzenlemede nümerik yöntemlerin kullanılması kodlama tekniklerinde izlenen yöntemlerle aynı mantığı taşımaktadır (bkz. VII. Bölüm: Dosyalama Sistemleri). Burada ardışık numaralama ve ardışık olmayan numaralama yöntemi hakkında kısaca bilgi verilmektedir.

VIII.1.2.1. Ardışık Numaralama Yöntemi

Ardışık numaralama yöntemi oldukça basittir. Bu yöntemde dosyalar, ihtiyaç duyulan numaraya kadar sıralanmaktadır. Dosyalar

arasında herhangi bir konu bütünlüğü ve iç içe bir yapılanma bulunmaz. Bu yöntemde her yeni dosya diğerlerinden bağımsızdır ve sistemdeki son numara ile kodlanmaktadır. Ardışık numaralama yöntemi genellikle iş hacmi büyük olmayan küçük işletmelerde ve hizmet türü sınırlı olan kurumlarda kullanılmaktadır. Ayrıca bu yöntem, hizmet özellikleri nedeniyle hastaneler, noterler ve vergi daireleri gibi kuruluşlarda hasta, müşteri, mükellef dosyalarında kullanılmaktadır.

Ardışık numaralama yönteminde konu bütünlüğü olmadığı için gereksinim duyulan dosyaya doğrudan erişim söz konusu değildir. Bu nedenle dosyalara farklı erişim uçlarından erişilebilecek şekilde ayrıntılı ve çok çeşitli indekslerin hazırlanması gerekmektedir. Dosyalara erişimi sağlayacak olan indeks, dosyalarda yer alan coğrafi bölgeleri, kurumları, kişileri ve konuları ayrı ayrı ya da toplu olarak alfabetik düzen içerisinde sunmalıdır.

Sıra

Numarası ^{Dosya Adı}

1 BÜTÇE 2 KURUMSAL İLETİŞİM 3 PERSONEL 4 İTHALAT 5 İHRACAT 6 REKLAM-TANITIM 7 İNSAN KAYNAKLARI 8 EĞİTİM 9 HALKLA İLİŞKİLER

Tablo 2: Ardışık numaralama yöntemi

VIII.1.2.2. Ardışık Olmayan Numaralama Yöntemi

Ardışık olmayan numaralama yöntemi, konuların konusal düzenleme yöntemine benzer biçimde ayrılarak numara verilmesi ve ayrıca her alt konunun kendi içinde numaralandırılması tekniğine dayanmaktadır. Bu yöntemin ardışık numaralama yönteminden farkı,

konuların mantıklı ve tutarlı bir yapı içinde birbirlerinden ayrılması ve her ana konu altında daha ayrıntılı alt konuların sayısal ifadelerle kodlanmasıdır (bkz. VII. Bölüm: Dosyalama Sistemleri).

Örneğin herhangi bir holdingin bünyesinde bulunan şirketlerin ardışık olmayan numaralama yöntemine göre dosyaları şu şekilde düzenlenebilir:

AAA ŞİRKETLER GRUBU 01. Alp Ahşap Ticaret

01. Pazarlama 02. Reklam-Tanıtım 03. İnsan Kaynakları 01. Eleman Alımı 02. Terfiler 03. İzinler 04. Muhasebe 05. Hukuk İşleri 02. Ata Çelik Ticaret

01. Pazarlama 02. Reklam-Tanıtım 03. İnsan Kaynakları 01. Eleman Alımı 02. Terfiler 03. İzinler 04. Muhasebe 05. Hukuk İşleri 03. Alfa Cam Sanayi

01. Pazarlama 02. Reklam-Tanıtım 03. İnsan Kaynakları 01. Eleman Alımı 02. Terfiler 03. İzinler 04. Muhasebe 05. Hukuk İşleri

Bu durumda ‘Alp Ashap Ticaret’in ‘İnsan Kaynakları’ biriminin ‘Eleman Alımı’ ile ilgili dosyasının numarası “01.03.01” olacaktır.