Tutanağa yazılacak olan hususlar şu şekildedir444. a. Toplantı tarihi, saati ve yeri
b. Toplantının olağan veya olağanüstü olarak yapıldığı c. Asaleten ve vekâleten temsil edilen sermayenin miktarı
d. Toplantı, 370. maddeye istinaden yapılıyorsa, sermayenin tamamını temsil eden pay sahiplerinin huzuru ile yapılıyorsa, bu hususun
e. Kanun ve esas sözleşme hükümlerine göre yapılması gereken genel kurulun icra edildiği
f. Bakanlık komiserinin yapmış olduğu inceleme sonucu toplantının icrasına mani bir halin bulunmadığına dair beyanı
g. Pay sahiplerinin eleştiri ve temennileri ile yönetim kuruluna yönelttikleri sorular ve bunlara verilen cevaplar
h. Kararların mahiyeti
i. Kararlara muhalif kalanların muhalefet şerhleri j. Karar yetersayıları
k. Oydan yoksun paylar mevcutsa, bunların oylamaya katılıp katılmadığı l. Esas sözleşme değişikliğine dair kararlarda madde metninin değiştirilen şekli m. İntifa senedi ve tahvil çıkarılması halinde, miktarı ile tahvillerde küpür durumu,
nominal değeri, intifa sentlerinin kimlere tahsis edildiği.
TTK m. 375/2, müzakerelere katılan pay sahiplerinin yaptıkları konuşmaların da tutanağa geçirileceğini hükme bağlamıştır. Pay sahiplerinin konuşmalarının tutanakta belirtilmesi kapalı tip ve az pay sahibi olan anonim ortaklıklarda bir sorun oluşturmaz, ancak halka açık anonim ortaklıklarda pay sahibi sayısının ve bu oranda konuşmak isteyenlerin sayısının fazla olması görüşmelerin aynen yazılmasını olanaksızlaştırmaktadır. Bu olanaksızlık karsısında, çoğunlukça kabul edilen görüş uyarınca doktrinde müzakerelerin özet
443 Özer I.;age. sh. 112.
halinde yazılmasının yeterli olacağı belirtilmiştir445. Ancak genel kurul, görüşmelerin tutanağa
aynen yazılmasına da karar verebilir446. Yargıtay aksi kanaattedir447.
Genel kurul kararına muhalif kalanlar, ileride açacakları davada karşı tarafın “karara iştirak etmiş ve oy kullanmıştır” şeklinde ki def’isini karşılamak ve karara olumlu oy vermediğini ispatlamak amacıyla muhalefet nedenlerini genel kurul toplantı tutanağına geçirtmek zorundadır (TTK m. 297/c. 2, Kom. Yön. m. 26 )448. Muhalefet şerhi, karara muhalif olan pay sahibinin talebi üzerine genel kurul başkanlığı tarafından tutanak metnine yazdırılır449 veya yazılı olarak verilen şerh, tutanağa eklenir. Bu durumda tutanağa, muhalefet
şerhi veren pay sahibinin adı, soyadı ya da ticaret unvanı yazılarak muhalefet şerhinin ekli olduğu belirtilir450. Tutanağa eklenen yazılı şerh, pay sahibi, toplantı başkanlığı ve komiser tarafından da imzalanır (Kom. Yön. m. 26). Muhalefet şerhi, pay sahibinin alınan karara
karşı olduğunu gösteren bir beyandır. Dolayısıyla muhalefet şerhinin, oylama sonucunun açıklanmasından sonra ve fakat tutanağın yetkililer tarafından imzalanmasından önce verilmesi gerektiği kabul edilmelidir. Oylama sonucundan önce ortada bir karar yoktur, bu nedenle muhalif kalınması ve şerh verilmesi de söz konusu olamaz451. Bizde bu görüşe
katılıyoruz. Buna karşılık doktrinde farklı görüşler mevcuttur. Bir görüşe göre; muhalefet şerhi kararın alınmasından önce veya sonra, tutanak yetkililer tarafından imzalanana kadar verilebilir452.
Genel kurul tutanaklarının kanuna uygun şekilde tutulmasının en önemli şartlarından biri tutanağa, genel kurul kararlarının mahiyetinin ve sonuçlarının yazılmış olmasıdır. Genel
445 Yiğit İ.;age., sh. 146; Özer I.;age, sh. 113. 446 Arslanlı H.; C. II, sh. 40.
447 YHGK, 16.12.1964 t., E.1325/K.742 (Yiğit İ.;a.e.,sh. 146) 448 Çevik O.N.;Anonim Şirketler, sh. 711.
449 Moroğlu E.: Hükümsüzlük, sh. 205.
450 Pay sahibi veya temsilcisinin yazılı muhalefet şerhi vermesine rağmen toplantı başkanlığı, tutanakta ilgili
açıklamayı yapmamış olabilir. Bu durumda komiserin bunu sağlaması gerekir. Aksi halde tutanağın kanuna uygun olarak hazırlanmasına nezaret etmekle görevli olan komiserin (TTK m. 297, Kom. Yön. m. 32/2/b. h) cezai, idari (disiplin) ve hukuki sorumluluğu söz konusu olur. İstemine rağmen muhalefet şerhi tutanağa geçirilmeyen pay sahibi veya temsilcisi, isteminin komiser aracılığı ile de gerçekleştirilmediğini kanıtladığı takdirde iptal davası açmak hakkına sahip olmalıdır. Bkz. Özer I.;age.,sh. 114 dn.
451 Ayrıntılı bilgi için bkz :Yiğit İ.;age. sh. 152–155.
452 Arslanlı H.;C.II, sh. 86, Moroğlu E.: Hükümsüzlük, sh.206. Çevrim içi katılımcılar da, muhalefet
şerhlerini, güvenli e-imzalarını atarak bir e-posta aracılığıyla genel kurul başkanlığına ulaştırabilirler. Genel kurul başkanlığına gönderilen e-posta, tutanakta gerekli açıklama yapıldıktan sonra bilgisayar çıktısı alınarak toplantı başkanlığı ve komiser tarafından imzalanıp tutanağa eklenir. Çevrim içi katılımcıların, muhalefet şerhini sözlü olarak bildirmeleri ise mümkün değildir, çünkü şerhin çevrim içi katılımcı tarafından imzalanması zorunludur.(Özer I.: age. sh. 114, 115). Yeni TTK m. 1526 da güvenli elektronik imza düzenlenmiştir. Bu maddenin üçüncü fıkrası şu şekildedir : “Ticaret şirketleri ile gerçek ve tüzel kişi diğer tacirlere ilişkin olarak,
bu Kanunun zorunlu tuttuğu bütün işlemler elektronik ortamda güvenli elektronik imza ile de yapılabilir. Bu işlemlerin dayanağı olan belgeler de aynı usulle elektronik ortamda düzenlenebilir. Zaman unsurunun belirlenmesi gereken ve tüzükte düzenlenen hâllerde güvenli elektronik imzaya eklenen zaman damgasının tarihi, diğer hâllerde merkezî veri tabanı sistemindeki tarih esas alınır.”
kurulun oyuna sunulan bir teklifin aldığı ret veya kabul oylarının miktarının açıkça tutanakta belirtilmesi sonradan açılacak iptal davası yönünden önem arz eder453.
Genel kurulda alınan kararların geçerli olabilmesi için toplantı tutanağının altının, komiser ve oyunu kullanan pay sahipleri tarafından imzalanmış olması öngörülmüştür. Tutanağın komiser tarafından imzalanması güvenlik şartlarından biridir. Tutanak aksi ispat edilinceye kadar HMK’ ya göre kesin delil teşkil eder.
Pay sahibi adedi az olan şirketlerde, tutanağın toplantıya iştirak eden pay sahiplerinin tümü tarafından imzalanmasını temin mümkün ise de, halka açılmış pay sahibi yüzleri aşan ortaklıklarda bu mümkün olmamaktadır. Bu durum, pay sahipleri adına başkanlık divanın imzalanmasına yetki verilmek suretiyle halledilmektedir454.
Yargıtay bir kararında genel kurul tutanaklarının, başkan, oy toplayan iki üye ve katip tarafından imzalanmasını yeterli görmüş, ortaklık genel kurul toplantısında bulunacak pay sahiplerine kendi kusur ve iradesiyle bu tutanakları imzalamamış olmaları halinde, yapılan müzakereleri ve alınan kararların iptalini gerektirmeyeceği sonucuna varmıştır455.
Toplantıda hazır bulunanların ad ve soyadlarını gösteren cetvel ile toplantıya davetin usulünce yapıldığını ispatlayan vesikalar, ilana ait gazeteler, taahhütlü mektupların makbuzları, gündem tutanağa eklenir. Sözü edilen belgelerin içerikleri tutanakta açıklandığı takdirde bunların ayrıca ilavelerine lüzum yoktur456.
Yeni TTK m. 422 tutanağı düzenlemiştir. Bu maddeye göre tutanağın muhteviyatında; pay sahipleri veya temsilcileri, bunların sahip oldukları paylar; pay grupları, payların sayıları, itibarî değerleri, genel kurulda sorulan sorular, verilen cevaplar, alınan kararlar, her karar için kullanılan olumlu ve olumsuz oyların sayıları, yer alır. Bu hüküm mevcut kanunun 378. maddesinin ikinci fıkrasının tekrarıdır.
Moroğlu Yeni TTK da tutanak kenar başlığı altında düzenlenen madde de tutanağın zorunlu içeriğinin noksan sayıldığını belirtmiştir457. Bize göre de madde de sayılanlara ilaveten ortaklığın ünvanı, toplantı tarihi ve yeri, ortaklığın sermayesi, toplantıda asaleten ve vekaleten kullanılan oyların toplam adedi, aleyhte oy kullananların ad ve soyadları, toplantı başkanının ve Bakanlık temsilcisinin adları, soyadları ve imzaları ile toplantının çağrılı veya çağrısız yapıldığı hususları da yukarıda belirttiğimiz gibi tutanakta yer almalıdır.
453 Çevik O.N.: Anonim Şirketler, sh.711-712. 454 Çevik O.N.: a.e. sh. 713.
455 Çevik O.N,a.e.sh. 713. Genel kurulda temsil yetkisinin ancak yazılı ve imzalı bir belge ile verilebileceğini
emreden TTK. m. 360’a aykırı olduğu iddia edilebilirse de, sürekli uygulama alanı bulan divan yetkisi, TTK m. 3’e uygun olarak örf ve adet haline geldiğinden, bir kanuni dayanak bulmuş sayılır. Domaniç H.: Anonim Şirket, sh. 635.
456 Çevik O.N,a.e.sh. 713.
Yeni TTK m. 422/2 genel kurul toplantısının sonunda düzenlenmesi gereken ve hazır bulunanlar listesini de içeren tutanağın hemen internet sitesine konacağını düzenlemiştir. Dolayısıyla tutanak yönetim kurulu tarafından hem internet sitesinde konulacak hem de Türkiye Ticaret Sicili Gazetesinde tescil ve ilan edecektir.