Genel kurulda komiser istenmesi ve görevlendirilmesi Kom. Yön. m. 16 ve 17 ‘de düzenlenmiştir. Bunun için başvurunun toplantıdan 10 gün (yurtdışı için 30 gün ) önce yapılması, ücretinin yatırılması ve istenen belgelerin ibrazı şarttır339. Keza, genel kurul
toplantılarına TTK m. 378 yollaması ile TTK m. 297 uyarınca Sanayi ve Ticaret Bankalığı komiserinin de katılması zorunludur.
Anonim ortaklığın genel kurullarında alınan kararların geçerli olabilmesi için, toplantılarda komiserinin hazır bulunmasının yanında, kanuna uygun olarak tutulmasına nezaret ettiği tutanağı imzalaması da şarttır. Görevli olan komiserin hazır bulunmadığı, sonradan terk ettiği veya tutanağı imzalamadığı genel kurul toplantılarında alınan kararlar yoktur. Bu hallerde, genel kurul toplanmamış sayılır (TTK m. 378/2 yollamasıyla m. 297, Kom. Yön. m. 8) 340.
338 Y.11 HD. 10.09.1973 E. 73/948, K. 921 (Poroy (Tekinalp/Çamoğlu), Ortaklıklar, sh. 396). 339 Kom .Yön. m. 16 ‘ya göre dilekçeye eklenecek hususlar;
-Yönetim kurulu kararının noter tasdikli bir örneği veya karar defterinin ilgili sayfasının şirket yetkililerince aslına uygunluğunun tasdik edilmiş fotokopisi ve tasdik eden şahsın imza sirküleri, -Dilekçeyi imzalayanların imza sirküleri ile toplantıya çağıranların göreve seçildiklerini gösterir Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi, -Genel Kurulun azlık tarafından toplantıya çağrılması halinde kendilerini yetkili kılan mahkeme kararının bir örneği ,- Gündem -Komiser ücretinin yatırıldığına dair banka dekontu, eklenir.
Anonim ortaklık genel kurullarında komiserin bulunması, ortaklığın dış denetimi ile ilgili bir husustur. Komiser, genel kurul toplantılarında devlet adına gözlemci olarak bulunur341.
V. HAZIR BULUNANLAR LİSTESİNİN DÜZENLENMESİ VE
HUKUKİ MAHİYETİ
“Cetvel” kenar başlığını TTK m. 376 uyarınca “umumi heyetin toplantı anında hazır bulunan pay sahibi veya temsilcilerinin, ad ve soyadlarıyla ikametgâhlarını ve pay miktarını gösteren ve reis tarafından imza edilen bir cetvel tanzim olunarak ilk reylerin toplanmasından önce hazır olanların görebilecekleri bir yere asılır.” Kom. Yön. m. 19’da da hazirun cetveli düzenlenmiştir.
TTK m. 378 f.2, cümle 2’ye göre de “Toplantıda hazır bulunan pay sahipleri veya temsilcilerinin ad ve soyadlarını gösteren 376. maddede ki cetvel ile toplantıya davetin usulü dairesinde cereyan ettiğini ispat eden vesikaların zapta bağlanması” zorunludur.
Hazır bulunanlar listesinin düzenlenmesinin amacı, toplantıda hazır bulunan veya temsil olunan pay sahiplerinin adları ve sahip oldukları ya da temsil ettikleri payların adedi hakkında diğer ortakları bilgi sahibi kılabilmek ve gerek genel kurul toplantısına katılma hakkına yöneltilebilecek itirazların ileri sürülmesi, gerek kararların geçerli bir biçim de alınıp alınmadığının denetlenmesi için elverişli hukuki ortamı yaratmaktır342. TTK m. 376 uyarınca hazır bulunanlar listesine, genel kurul toplantısında hazır bulunan pay sahipleri veya temsilcilerinin343ad ve soyadları ile ikametgâhları344ve pay miktarları yazılır. Ayrıca paylar üzerinde intifa hakkı bulunması durumunda, TTK m. 360/4’e göre, genel kurula katılma ve oy kullanma hakkını kazandığından intifa hakkı sahibinin de, genel kurula katılma hakkı etkilenmemiş olan pay sahibi ile birlikte hazır bulunanlar listesi gösterilmesi gerekir.
341 Özer I.; age., sh. 97.
342 Teoman Ö.; Hazirun Cetveli, sh. 406.
343 Teoman bunun yerinde olmadığını belirmekle birlikte sadece temsilcilerinin adının ve soyadının değil hangi
pay sahibini temsil ediyorsa onunda adının ve soyadının bulunması gerektiğini belirtmiştir. Bkz: Teoman Ö.; Hazirun Cetveli, sh. 407
344 Kanunda yalnızca ad, soyad ve ikametgâh gibi kavramlara yer verilmiş olması, sadece gerçek kişi pay
sahiplerini göz önünde tutulduğu sonucunu doğurmaktadır. Hâlbuki anonim şirketlerde bir tüzel kişinin de pay sahibi sıfatını taşıması mümkündür. Bu halde, hazirun cetveline tüzel kişinin ticaret unvanı ve merkezi ile genel kurulda söz konusu payları temsile yetkili yönetici ya da temsilcinin de yazılması gerekir. Nitekim Kom. Yön. m. 19/2, “pay sahiplerinin ad, soyad veya unvanı; toplantıya temsilen katılma var ise temsilcinin adı vesoyadı”
Aynı şekilde pay sahibinin oy hakkından yoksun olması, genel kurula katılma hakkını ortadan kaldırmadığından oydan yoksun olan pay sahipleri de bu listede yer almalıdırlar345.
Genel kurula katılmakla yükümlü kılınan denetçilerin, pay sahibi sıfatını taşımamaları durumunda listede gösterilmeleri gerekmez. Aynı durum dinleyiciler açısından da geçerlidir346.
Hazır bulunanlar listesinde pay sahibinin, sahibi bulunduğu pay miktarının yanı sıra, her payın itibarî değerinin, imtiyazlı olup olmadığının, oyda imtiyazlı pay çıkarılmışsa sahip olduğu oy miktarının da yazılması gerekmektedir347. Anonim ortaklığın oyda imtiyazlı pay
çıkarması durumunda, bu oyda imtiyazın hazirun cetveline yazılması oldukça önemli olup, oyda imtiyazlı payların imtiyazlarının kullanılıp kullanılmadığını tespit etmeye yardımcı olacaktır348.
Listede sadece reis’in (toplantı başkanı) imzasının yer alacağını öngören TTK m. 376 bunun pay sahipleri tarafından imzalanıp imzalanmayacağı konusunda herhangi bir açıklığı içermemektedir. Ancak uygulamada liste pay sahipleri ve bu sıfatı taşımayan temsilcilere de imzalatılmaktadır. TTK m. 378, f.2’de listenin düzenlenmesi ve başta komiser olmak üzere pay sahipleri veya temsilcileri tarafından imzalanması bir geçerlilik koşulu olarak kabul edilen toplantı tutanağına eklenecek olması ile açıklanabilir. Hazır bulunanlar listesinin ortaklara ve/veya onların temsilcilerine imzalatılması ileride genel kurula katılmaya itiraz ve oylama sonucunu etkileme ( TTK m. 361/.2 ve 3 ) gibi iddiaların aydınlığa kavuşturulmasında büyük yarar sağlayacaktır349.
Hazır bulunanlar listesinin şekli konusunda TTK da herhangi bir düzenleme bulunmamaktadır. Ancak kanunun amacına uygun yol olarak, pay sahiplerinin genel kurul toplantısına geliş, daha doğrusu kurula katılmak konusunda ki iradelerini açıklama sırasına göre düzenlenmesidir. Ne var ki zamanda tasarruf sağlama adına önceden hazırlanmış matbu listelerden yararlanılabilir ve bunların doldurulması cihetine gidilebilir350. Nitekim Komiser Yönetmeliği 19’uncu maddesi Örnek 2’de bir şekil belirtilmiş ve hazırlanacak listenin örneğe uygun şekilde düzenlenmesi öngörülmüştür. Buna göre; ait olduğu toplantı ile ortaklığın unvanı, sermayesi, toplam hisse adedi, ortakların ad ve soyadı veya unvanı, uyruğu, ikamet adresi, hisse edinim şekli (borsa veya borsa dışı) ve tarihi, toplantıya temsilen katılım varsa
345 Özer I.,age. sh. 98.
346 Teoman Ö., Hazirun Cetveli, sh 408.
347 Özer, I.; age. sh. 99, Karslıoğlu H.,age. sh. 97.
348 Teoman Ö., Hazirun Cetveli, sh 409,410, Karslıoğlu H.;age.,sh. 98. 349 Teoman Ö.;Hazirun Cetveli, sh. 410.
temsilcinin adı ve soyadı, toplantıya asaleten ve vekâleten katılanların ayrı ayrı ve toplam hisse miktarları gösterilir. Genel kurula gelen pay sahipleri veya temsilcileri, isimleri karşısında bulunan yere imza atarak toplantı salonuna gireceklerdir.
Listenin düzenlenme zamanı konusu doktrinde tartışmalıdır. Gene olarak kabul edilen görüşe göre, hazirun cetveli toplantı “anında” hazır bulunan pay sahiplerini göstermek üzere düzenlenebilir ve bunun “ilk oyların toplanmasından önce hazır olanların görebilecekleri bir yere asılması” gerekmektedir. Aksinin kabulü TTK m. 376 ile bağdaşmaz.351 . Ancak hazirun cetvelinin düzenlenmesine genel kurul toplantısı açılmasından
sonra da başlanabilir352. Hazirun cetveline, toplantıya sonradan katılan ile toplantıdan geçici
olarak veya tamamen ayrılan pay sahiplerinin ya da temsilcilerinin işaret edilmesi gerekecektir. Böylece, o genel kurulda toplantı ve karar yetersayısının halen var olup olmadığı kolaylıkla tespit edilebilecektir353.
Hazirun cetveli Kom. Yön. m. 19’da yönetim kurulu tarafından hazırlanacağı düzenlenmiştir. TTK m. 376’da bu konuda bir açıklık yoktur.
TTK 376’da listenin reis tarafından imzalanacağı düzenlenmiştir. Kom. Yön 19/son da ise genel kurul divan başkanlığı ve bakanlık komiseri tarafından imzalanır demektedir. Yine Yön. m. 20 de yer alan hükmün (Genel kurul toplantılarında yönetim kurulu üyeleri ile denetçilerin kendilerinin hazır bulunması esastır. Olağan genel kurul toplantılarında yönetim kurulu üyelerinden en az bir üye ile denetçilerden de en az birisi hazır bulunmadıkça toplantı yapılamaz. ) yerine getirilip getirilmediğinin tespiti için liste hazır bulunan yönetim kurulu üyeleri ile denetçiler tarafından imzalanır. Ayrıca Kom. Yön m. 19/3 e göre hazır bulunanlar listesinde yer alan sermaye ve ortaklık yapısının ortaklık defterine uygun olduğu yönetim kurulu tarafından onaylanacaktır.
Hazır bulunanlar listesinin Kom. Yön. göre yönetim kurulu tarafından düzenlenir. Bu listenin, pay sahiplerinin incelemesine hazır bulundurulmaması, o genel kurulda alınan
351 Yiğit İ: age. sh. 114.
352 TTK m. 376’nın “toplantı anında” ifadesini kullanması, hazirun cetvelinin düzenlenebilmesi için her şeyden
önce bir genel kurulun toplanmış sayılması gerektiği şeklinde yorumlanabilir. Ancak yönetim kurulu, pay defterine kayıtlı pay sahipleri ile ortaklığa bir hafta önceden pay senetlerini tevdii eden hamiline yazılı pay senedi sahiplerinin isimlerinin yer aldığı bir listeyi hazırlar ve toplantıya gelen pay sahipleri, isminin karşısında olan yerleri imzalar. Toplantıya katılan pay sahiplerinin imzası ile birlikte, yönetim kurulu tarafından hazırlanan bu liste, artık hazirun cetveli adını alır. O halde, hazirun cetvelinin düzenlenmesine, bu uygulamaya göre, toplantının açılmasından önce başlamak bir zorunluluk teşkil edecektir. Ancak pay sahiplerinin hazirun cetvelini imzalamaları zorunlu değildir. Hazirun cetveli, cetvelde yer alanların isimleri okunarak yapılacak yoklama ve var olanların karşısına işaret konulması suretiyle de düzenlenebilir. Bu takdirde, hazirun cetveli, genel kurul toplantısının açılmasından sonra başlanması halinde, toplantı yeter sayısının varlığı başka bir şekilde tespit edilmelidir. Sonuç olarak, hazirun cetvelinin düzenlenmeye başlayacağı anın TTK m. 376’da sınırlayıcı bir şekilde ele alınmadığı, toplantının açılmasından önce düzenlenebileceği gibi, toplantının açılmasından sonra da düzenlenebileceği kabul edilmelidir. Bkz: Yiğit, İ.: age. sh. 114 dn.
kararların iptal edilebilirliğine yol açar354. Pay sahipleri hazirun cetveline itiraz edebilirler.
Bu itiraz, TTK m. 361/2 ve 3 anlamında, toplantıya katılmaya yetkili olmayanların katıldığı biçimde ve yönetim kurulu nezdinde olacaktır. Ancak bu itirazı yönetim kurulu değil genel kurul karara bağlayacaktır.
Yeni TTK’ da hazır bulunanlar listesinin düzenleme yetkisinin yönetim kurulunda olacağı belirtilerek, TTK 376. maddesinde ki belirsizliğe bir son vermiş bulunmaktadır. TTK. m. 417’de; yönetim kurulu, pay defteri kayıtlarına ve giriş kartı alanlara göre, genel kurul toplantısına katılabileceklerin listesini hazırlar. Yönetim kurulu başkanı tarafından imzalanacak liste, toplantıdan önce genel kurulun yapılacağı yerde bulundurulur. Listede pay sahiplerinin ad ve soyadları, unvanları, yerleşim yerleri, pay veya pay senedi sayısı, imtiyazlı payların adedi ve sermaye miktarıyla toplantıya aslen veya temsil yoluyla katılacakların imza yerleri belirtilir. Yönetim kurulu bu listeyi hazırlarken, toplantıya katılmaya hakkı olanları tespit için gerekli incelemeleri yapar ve ilgililerden bilgi alır. Listede adı bulunmayan kişi toplantıya katılamaz. Katılanların imzaladıkları liste “hazır bulunanlar listesi” adını alır ve toplantı başkanı ve komiser tarafından imzalanır. Bu hüküm ile uygulamadaki bazı boşluklar doldurulmak istenmiştir355. Yeni TTK m. 417/3 de hazirun cetvelinin yönetim kurulu başkanı
tarafından imzalanacağı ve toplantıdan önce genel kurulun yapılacağı yerde bulundurulacağı hususu açıkça düzenlenmiştir.. Moroğlu bu listeye her bir pay sahibinin oy adedinin de yazılması gerektiğini belirtmiştir356.
Dolayısıyla yukarıda değindiğimiz hazirun cetvelinin düzenlenme zamanı ve kim tarafından düzenleneceği hususunda ki mevcut kanundan kaynaklanan boşluklar yeni kanunla doldurulmuş olmaktadır. Bu anlamda yeni kanunda hazır bulunanlar listesine ilişkin düzenlemeleri yerinde buluyoruz.
Yeni yasada hazır bulunanlar listesinin elektronik ortamda tutulacağına veya şirketin internet sitesinde yayınlanacağına ilişkin bir düzenlemeye yer vermemiştir. Ancak Yeni TTK’nın “İnternet Sitesi” başlıklı 1524. maddesinde genel kurul toplantılarının yapılması ve hazırlıklarına ilişkin bilgiler ile pay sahiplerine sunulması gereken belgelerin internet sitesinde yayınlanmasını öngördüğünden hazır bulunanlar listesinin de internet sitesinde yayınlanmasına bir engel yoktur. Hazır bulunanlar listesinin 1526. maddeye göre güvenli e-imza ile imzalanması da mümkündür. Böylelikle özellikle pay sahibi sayısının fazla olduğu anonim ortaklıklarda, hazır bulunanlar listesinin düzenlenmesinde harcanan zaman ve
354Yiğit İ.,age. sh. 117. Teoman Ö., Hazirun Cetveli, sh. 417, 418.
355 Tekinalp Ü.: Zorunlu Hedefler Bağlamında TTK Tasarısı, sh. 21. Karslıoğlu H., age., sh. 100 dn. 356 Moroğlu E.; Değerlendirme ve Öneriler, sh. 178.
toplantıya girip çıkan pay sahiplerini veya temsilcilerini fiilen saptamaktaki güçlükler nedeniyle genel kurul toplantısına katılmaya hakkı olan kişilerin elektronik ortamda tespit edilmesi ve giriş çıkışlarda otomatik olarak denetlenmesi yoluna gidilmesi mümkün olacaktır.