Risk tanımlamada kullanılan yöntemler

Risk tanımlama TZ’yi, dolayısıyla da tüm organizasyonu etkileyebilecek risklerin listelenmesidir. Küresel ticaretin gün geçtikçe arttığı bu dönemde TZ artık tedarik şebekesi haline gelmiştir. Bu karmaşık yapı gerek ilişkilerden ve gerekse TZ aktörlerinin içinde bulunduğu farklılıklardan dolayı geniş risk yelpazesine maruzdur.

Bu safhada öncelikle TZ şebekesi en küçük unsuruna kadar ayrılmalıdır. Burada önemli olan husus risk analizinin hangi seviyedeki yönetici veya bölüm tarafından yapıldığıdır. Bu çalışmada TZ risk yönetimi, üretici firma yönetim kademesi seviyesinde yapılmaktadır. Aslında risk yönetim faaliyeti tüm firma çalışanlarının

katkı sağlayacağı bir süreçtir. Özellikle riskin tanımlanması, riskle ilgili verilerin toplanması, riske karşı alınacak tedbirlerin belirlenmesi aşamalarında her bir çalışanın sürece katkısı çok önemlidir. Üretim sürecinde makinenin yapacağı hatayı, arızayı, emniyet ihlalinden dolayı meydana gelebilecek bir kazayı en iyi bilen, üretim hattında çalışan işçidir. TZ’nin en önemli fonksiyonu olan taşımacılıkla veya dağıtım kanalıyla ilgili riskleri en iyi o yoldan geçen, TIR’ları kullanan, riski hisseden kişi tanımlayabilir. Dolayısıyla bu aşamada mutlaka TZ içindeki her bireyin görüşü alınmalıdır.

Diğer önemli husus tedarikçi, üretici, depolama merkezi veya 3PL gibi TZ içindeki ana unsurların her biri risk yönetiminin kendi sorumluluğunda olan kısmını gerçekleştirmelidir. Yukarıda belirtilen beş aşamadan özellikle “risk azaltıcı stratejilerin uygulanması” safhası mutlaka bağlı olunan TZ unsurları ile koordine ederek gerçekleştirilmelidir. Çünkü önceki bölümlerde de ifade edildiği gibi TZ içindeki herhangi bir aktörün hedefi, diğer aktörlerin hedefleri ile çelişebilir. Ancak TZ yönetimindeki ana amaç tüm TZ’nin yarattığı değerin artırılmasıdır.

Jüttner ve Ziegenbein, “risk tanımlama safhasının birbirini takip eden üç aşamadan oluştuğunu belirtmişlerdir (Şekil 5.4.)” [106].

Şekil 5.4. Risk tanımlama aşamaları

İlk olarak analiz edilecek TZ seçilmektedir. Burada TZ’nin stratejik önem ve hassasiyet olmak üzere iki boyutundan bahsedilmektedir. Örneğin, yüksek kazanç sağlayan ve yapısında fazla belirsizlik veya geçmişte kesinti yaşamış TZ’ler inceleme için önceliğe sahiptir. Aynı şekilde firma için önemli yere sahip bir TZ bölümü, az miktarda belirsizliğe sahip olsa da incelenmesinde yarar vardır. Bu aşama her zaman gerekli olmayabilir. Örneğin, tedarikçinin bulunduğu ülkede yaşanan politik istikrarsızlık veya kritik bir tedarikçinin finansal durumu ile ilgili spekülasyonlar gibi içsel veya dışsal olaylar belirli TZ’nin incelenmesini gerekli kılabilir.

Detaylı bir risk tanımlaması için TZ’nin en ince ayrıntısına kadar tanımlanması ve haritasının çıkarılması gerekir. Bunun için TZ şebekesi tedarikçi yönünde üç kademe aşağı ve müşteri yönünde üç kademe yukarıya kadar resmedilmelidir.

Bununla birlikte her bir TZ aktörü ile ilgili tedarik edilen ürün, maliyet/fiyatlar, miktarlar, temin zamanı, tek veya monopol tedarikçi olma, kritik müşteriler gibi en önemli bilgiler elde edilmelidir. TZ haritalama faaliyeti ilk önce grup faaliyeti olarak başlayıp detaylandıkça bireysel görevlendirmeler haline gelir. Çünkü bu bilgilere ulaşmak kolay değildir ve detaylı inceleme ve piyasa araştırması gerektirir.

TZ haritasına dayanarak etkin bir risk tanımlaması yapılabilir. Risk azaltıcı stratejilerin uygulanması için her riskin kaynağı çok iyi tanımlanmalıdır. Risk tanımlama safhasında literatür araştırması, beyin fırtınası, uzman görüşleri, geçmiş olayların kayıtları vb. kaynaklardan faydalanılabilir. “Risk tanımlama safhasında tespit edilen risklerin kaydının tutulması sonraki safhalar ve risk yönetim faaliyeti için yararlıdır” (Çizelge5.4.) [20].

Çizelge 5.4. Risk kayıt dokümanı [20]

Özet Açıklama Müdahale

No Bilinen Zaman

İlgili Kimse

Riskin Açıklaması

Etkinin

Açıklaması Değerlendirme Tedbirler Sorumluluk Gelişmeler 1

2 3 4 5

Çizelge5.4. gerekli olan temel bilgileri içerir. Yöneticiler riskle ilgili bilmek istedikleri daha detaylı bilgileri bu listeye ilave edebilirler.

Risk tanımlama faaliyeti detaylı bir planlama ve hazırlığı gerektirir. Bu aşamada önemli olan husus ne kadar riskin tanımlanacağıdır. TZ’nin tek bir unsuru için bile yüzlerce risk tanımlanabilir. Çok fazla risk tanımlamak gereksiz zaman, kaynak ve emek israfına sebep olurken, az sayıda risk tanımlamak ise daha sonradan

karşılaşabileceğimiz bir riski göz ardı etmemize sebep olur. Bunun neticesinde risk yönetim sürecinin bir anlamı kalmaz. Hangi hassasiyette ve ne kadar risk tanımlanacağı yöneticilerin kararına bağlıdır. Yöneticiler bu karar noktasında literatürden, kendi sektörleri için geçmiş kayıtlardan ve uzman görüşlerinden faydalanarak öncelikle TZ’yi etkilemiş olan riskli olayları bilmelidirler. Bununla birlikte kanaatimizce en doğru yaklaşım tarzı gelecekte gerçekleşebilecek riskli bir olayı göz ardı etmektense, olası tüm riskleri tanımlamak olmalıdır. Zaten risk ölçümü ve değerlendirme aşamalarında, tanımlanmış olan risklerden ihtimali ve etkisi düşük bulunanlar hızlı bir şekilde elimine edileceklerdir.

TZ risklerini tanımlamak için kullanılabilecek yöntemler şunlardır;

 Tarihsel verilerin analiz edilmesi,

 Beyin fırtınası oturumları,

 Sebep-sonuç analizi,

 Hata ağacı,

 Süreç haritalarının oluşturulması,

 Olasılık-etki matrisi,

 Pareto analizi,

 Senaryo planlama,

 Grup toplantıları,

 Görüşme,

 Delphi metodu

 TZ haritalarının oluşturulması ve denetimi,

 Kritik yolun belirlenmesi,

 Tedarikçiye göre nispi önem

 Müşteriye göre nispi önem [20].

Risk tanımlama safhasından sonra tanımlanmış olar risklerin ölçülmesi sürecine geçilecektir.