Resmi (Resmi/Biçimsel) İletişim

Resmi iletişimin bir örgüt içinde nasıl işlediğini anlamak çok önemlidir, bu nedenle örgütsel iletişimle ilgili erken araştırmaların önemli bir kısmı resmi iletişimi incelemiştir (Wrench & Carter, 2011:203). Resmi iletişim esas itibariyle dikey ve yatay olmak üzere iki farklı şekilde gerçekleşir.

Resmi iletişim kanalları, kurum içinde ve dışında bilgi göndermenin resmi yoludur. Mesajların izlemesi gereken kanallar örgüt şeması ile belirlenir. Kişiler örgüt şemasını takip ederek, bir çalışan bir mesajı diğer çalışana nasıl ileteceğini bilir. Birçok büyük örgütte, çalışan sekiz adede kadar yönetim veya örgüt seviyesinden geçmek zorunda kalabilir. Bununla birlikte, modern organizasyonlar, alt kademe işçilerinin üst düzey yöneticilerle iletişim kurmalarını kolaylaştırır (Dubrin, 2011:434).

Bu iletişimde kanal olarak; yazılı, sözlü ve görsel-işitsel araçlardan faydalanıldığı gibi farklı biçimde bu kanalların birleşimi şeklinde iletişim kanalları da kullanılabilmektedir (Karaçor & Şahin, 2004:103).

1.3.1.1. Dikey İletişim

Örgütün amaçlarına en etkin ve kısa zamanda ulaşılması üstler ile astlar arasında emir ve bilgi akışını sağlayan dikey iletişim kanallarının iyi işletilmesine bağlıdır (Gürgen, 2003:141). Dikey iletişim, mesajların örgüt içinde asttan-üste, üstten- asta doğru örgüt kademelerine göre akışıdır. Genel olarak klasik yapıya sahip örgütlerde görülen bir iletişim sistemidir (Ekodialog, t.y.). Bu sistemde emirler ve talimatlar hiyerarşik bir sırda yukardan aşağıya akarken; raporlar, istekler ve bilgilendirmeye yönelik mesajlar aşağıdan yukarıya dorğu akmaktadır. Gruplar arası iletişimse hiyerarşik kanallar içerisinde ortak amir tarafından sağlanmaktadır. Yukarıdan aşağı ve aşağıdan yukarı dikey iletişminin en önemlileri şöyle sıralanabilir (Başpınar, 2012:155):

- Yukarıdan aşağıya dikey iletişim:

 İşle ilgili açık, yazılı talimat ve emirler

 Bir işin neden yapılması gerektiği hakkında bilgiler

 Örgütün mevzuatı ile ilgili bilgiler, (hastalık izni, tatil izni vb.)  Geri bildirim bilgileri, ( iş performansıyla ilgili)

 Örgütün hedef ve amaçlarıyla ilgili propaganda, tanıtım ve benimsetme bilgileri

- Aşağıdan yukarıya dikey iletişim:

 Astın üste kendisi ve işiyle ilgili performansı konusunda bilgi vermesi  Astın üste diğer çalışanlar ve onların iş performansı ile ilgili bilgi vermesi

 Astın üste örgüt faaliyetleri hakkında bilgi vermesi

 Astın üste hangi işin nasıl yapılabileceği hakkında bilgi vermesi

Yukarıdan aşağıya iletişimin istenildiği şekilde işlemesi bunun için kullanılan kanalların sistematik olarak işlemesi, iletilmek istenen mesajların açık, net, anlaşılır olmasına bağlıdır.

Aşağıdan yukarıya iletişimde kısa devre iletişim oluşabilir. Kısa devre iletişim astın hiyerarşik kademeyi dikkate almaksızın doğrudan en üstle iletişime geçmesidir. Ancak iyi yönetim basamaklarının normal olarak işlediği, saygı duyulan yöneticilerle çalışılan örgütlerde bu durumlarda hemen hemen hiç rastlanmaz. Aşağıdan yukarı iletişim yoluyla yöneticiler çalışanlarını tanıma fırsatı elde eder. Yöneticiyle çalışan arasında bilgi paylaşımının az olması çalışanların hata yapmasına, örgüte zarar vermesine yol açabilir. Hatta bazı çalışanlar edindikleri bilgileri kendi çıkarları için kullanabilirler. Çalışanların samimi olarak dinlenmesi motivasyonu arttırması yanında çalışanda psikolojik doyumu da sağlar. Aşağıdan yukarıya iletişim dikey iletişimin denge boyutunu oluşturur. (Tabak, t.y.). Yöneticiler çalışandan gelen mesajı dikkate almaz ve kendilerini kapatırlarsa bu denge bozulur. Dolayısıyla yöneticilerin çalışandan gelecek mesajları engelleyecek davranışlardan sakınması gerekir.

1.3.1.2. Yatay İletişim

Örgütsel iletişim; dikey iletişim yanında yatay olarak da işlemektedir. Özellikle büyük çaplı öğütlerde zaman kaybının önlenmesi amacıyla aynı düzey yöneticiler üstlerini atlayarak kendi aralarında iletişim kurarak yatay iletişimi gerçekleştirirler (Yağmurlu, 2004:38). Çalışanların kendi aralarında kurduğu iletişim de bir tür yatay iletişimdir.

Yatay iletişim, bir örgütte eşit ya da birbirine yakın seviyede çalışanlar arasındaki iletişime odaklanır. Yatay iletişim tüm örgüte yayılan bir iletişim şeklidir. Örgütlerde dikey iletişinden daha fazla yatay iletişim gerçekleşmektedir. Bu durum; yöneticilerden çok çalışanların bulunması ve aynı düzey çalışanların birbirleriyle iletişim kurarken daha rahat iletişim kurmalarından kaynaklanmaktadır. Ancak çalışanların örgüt içinde birbirlerini rakip olarak görmeleri halinde bu iletişimde problemler yaşanabilir (Gülnar, 2007:47).

Yatay iletişimin sağladığı faydalar ve ortaya çıkardığı aksaklıklar şöyle özetlenebilir (Gülnar, 2007:49):

- Faydalar

 Çalışanlar arasında sosyal bir bağ oluşmasına yardımcı olur, isten ayrılma ve yıkıcı davranışları engellemede etkili bir güçtür

 Üst yönetimden değil de kendilerine eşit bir çalışandan mesajları aldıkları için şirket mesajları için bir güvenilirlik inşa eder.

- Güçlükler

 Çalışanların isyankâr gruplaşmaları için zemin hazırlar

 Bazı çalışanlar ya da isçi grupları onların es düzeyindeki çalışanlar tarafından amaçlı olarak yatay iletişimin dışında tutulabilir.

1.3.1.3. Çapraz İletişim

Çapraz iletişim; “bir örgütün farklı birimleri ve bölümleri ile farklı hiyerarşik düzeylerdeki kişiler arasında gerçekleştirilen iletişimdir” (Benligiray, 2005:142). Olağanüstü hallerde üst kendi birimi dışında bulunan çalışanla doğrudan iletişime geçebilir. “Örneğin, bir kaza ya da yangın durumunda fabrikanın güvenlik işleriyle sorumlu müdür yardımcılarından biri, tüm çalışanlara basamaksal kanalları kullanmaksızın doğrudan doğruya emir verebilir”. Bu iletişim şekli çapraz iletişimdir. Dikey iletişimdeki zaman kaybını önlemek açısından olağanüstü hallerde çapraz iletişim kurulması örgüte fayda sağlayabilir (Altınışık, t.y.:26).

Şekil 1. 2. Fayol Köprüsü

Kaynak: Benligiray, S. (2005). Büro Yönetimi. Eskişehir: Anadolu Üniversitesi Yayınları, s.142.

Çapraz iletişim, Henri Fayol tarafından ileri sürülen bir iletişim yöntemidir ve genellikle “Fayol Köprüsü” olarak anılır. Fayol, “çapraz iletişimin özellikle komuta zincirinin tabanına yakın olanlar için, hem gerekli hem de uygun olduğunu savunmuştur”. Fayol Köprüsü Şekil 1.2’de görülmektedir. Fayol’a göre; B kişisinin F ya da G ile iletişim kurabilmesi için D’ye kadar birden fazla basamağı aşması hem zaman hem israf kaynağıdır. Dolayısıyla B diğer basamakları atlayarak doğrudan doğruya F ya da G ile iletişime geçmesi gerekir. Fayol Köprüsü mantık olarak uygun olmakla beraber pratikte uygulanması zordur. Örgütler çapraz iletişime engel koymak yerine bu iletişimi kolaylaştıracak şartlar belirleyerek kullanımını özendirmesi ve yaygınlaştırması gerekmektedir (Benligiray, 2005:142).