Resmi (Resmi/Biçimsel) İletişim

Em uma organização, as pessoas, os departamentos e os processos são interdependentes e estão dinamicamente relacionados para o desenvolvimento das atividades de forma a atingir os objetivos aos quais se destinam, como um sistema constituído por subsistemas. É no ambiente que as organizações buscam seus recursos humanos, financeiros, materiais, tecnológicos e informações, para que possam, por meio de seus subsistemas, transformá-los e devolvê-los ao ambiente em forma de produtos, serviços ou informações, de tal forma que atendam às expectativas do mercado e garantam sua continuidade (ROBBINS; COULTER, 1998).

Essa relação da empresa com seu ambiente se estabelece em razão de sua característica de sistema aberto, ou seja, ela recebe insumos do ambiente, processa-os e devolve-os, para então recomeçar o ciclo da estrutura básica (entrada, processamento e saída). Conforme Robbins e Coulter (1998, 31), “quando se refere às organizações como sistema, busca-se entendê-las como sistemas abertos, ou seja, se submete à constante interação da organização com o seu ambiente”.

Para sobreviver num ambiente competitivo e inovador, e considerando seu caráter, “o sistema empresa” necessita de um processo de gestão, também inovador, para que possa atingir seus objetivos e cumprir sua missão. De acordo com Montana e Charnov (2000, p. 2),

gestão é definido como “o ato de trabalhar com e por meio de pessoas para realizar os objetivos tanto da organização quanto de seus membros”.

Mosimann, Alves e Fisch (1993, p. 28) subdividem a gestão empresarial em três grandes vertentes que envolvem todas as funções administrativas: gestão operacional, gestão financeira e gestão econômica; conforme citado a seguir:

a) A gestão operacional está relacionada com a execução dos trabalhos da forma mais eficiente e racional em todas as áreas da empresa, como, recursos humanos, produção, vendas, compras, finanças, etc.;

b) Na gestão financeira são enfatizados os problemas de caixa de liquidez, sendo basicamente duas as suas funções; a aquisição dos fundos de que a empresa precisa para operar e a distribuição eficiente desses fundos entre os vários usos;

c) Por sua vez a gestão econômica, consolida as demais tendo como ponto de sustentação o planejamento e o controle. [...] preocupa-se com o resultado econômico das diversas áreas da empresa, para que este alcance a eficácia.

Existem muitos modelos de subsistemas gerenciais em uso nas organizações; alguns contemplam as funções de planejamento, organização, coordenação e controle; outros, os de previsão, execução, relatório e controle. Contudo, com o sistema de gestão, a empresa procura assegurar sua continuidade, pois é a responsável por sua sustentabilidade. Já o processo de gestão operacional, de acordo com os princípios e valores dos gestores, visa cumprir os objetivos através das etapas do planejamento estratégico, tático e operacional (RESNIK, 1990).

Com relação ao processo de gestão nas pequenas empresas, Resnik (1990, p. 8) afirma que a administração de uma pequena empresa é a arte do essencial. Ressalta que uma pequena empresa deve se preocupar especialmente com a eficiência interna, por seus recursos serem tão limitados, além de estar atenta às ameaças e oportunidades externas. Ao contrário das grandes, não há espaço para custos inúteis e infundados, que dissipem as suas poucas disponibilidades e bens.

Nesse contexto, a abordagem sistêmica das organizações proporciona o entendimento das interdependências entre os diversos componentes da empresa, e desta com o ambiente externo. Dessa forma, devido à extrema importância do tema para a pesquisa, e em função da

utilização de uma metodologia que deriva do enfoque sistêmico das organizações, a seguir está descrito um breve contexto sobre a visão sistêmica e sua relação com as organizações.

A razão de ser da visão sistêmica se dá pela necessidade de explicações complexas exigidas pela Ciência e pela necessidade de organização da complexidade do mundo. No mundo real, há enorme quantidade de sistemas e vários deles estão inseridos numa tamanha complexidade que obriga as organizações a promoverem ajustes graduais, ou até mesmo rupturas, a fim de que seja possível assegurar o funcionamento do sistema de maneira contínua e integrada.

Nesse contexto, pela complexidade – fenômeno intrínseco do mundo sistêmico – podemos entender o grande número de elementos que fazem parte de um sistema; seus atributos, suas interações e seu grau de organização, e o fato de que todos esses elementos são inter-relacionados. Complexidade e inter-relacionamento são características comuns de qualquer sistema, pois todo sistema é um pouco complexo; vários elementos interagindo, todos organizados para atingir objetivos MARTINELLI (2006).

Assim, a Abordagem Sistêmica busca resolver problemas por meio de um olhar sobre o Todo, em contraposição à análise específica das partes, característica da abordagem analítica. Deduz-se, portanto, que a metodologia analítica visa à resolução de problemas simples, enquanto a sistêmica, com a ‘visão do todo’, busca solução para problemas com alto grau de complexidade.

Ludwig Von Bertalanffy (1901-1972), originalmente biólogo, assegurou o valor da concepção de organismo desde o início de sua carreira. Ele reconheceu que um sistema, quer seja um átomo, uma célula, uma forma de vida, ou um universo integrado de símbolos, tem propriedades holísticas que não são achadas separadamente em suas partes. Antes, essas propriedades surgem das relações assumidas pelas partes formando o todo (MARTINELLI, 1995).

Nos anos trinta, Von Bertalanffy conduziu a concepção da noção de teoria geral de sistemas definindo-a como “uma doutrina interdisciplinar que elabora princípios e modelos que aplicam aos sistemas em geral, independente de seu tipo particular, seus elementos, e forças envolvidas” Laszlo (1972 apud BERTALANFFY, 1981). Sua Teoria foi realmente concebida em 1937 e exposta em conferências durante os anos de 1945, 1948, 1951 e 1956, dando origem ao livro General Systems Theory, em 1968 (CAVALCANTI; PAULA, 2006). O propósito era alcançar uma perspectiva geral, uma visão coerente do "mundo como grande organização", uma estrutura na qual todas as disciplinas poderiam ser entendidas em seu lugar (BERTALANFFY, 1981).

De acordo com Melcher (1975 apud MARTINELLI, 2006, p. 1):

Teoria de Sistemas contribui para vários campos diferentes do conhecimento de diversas maneiras. No que se refere à Teoria da Administração, uma das grandes contribuições foi o fato de ter levado os administradores a pensarem nas suas organizações como sistemas abertos, com suas responsabilidades focadas no estabelecimento de objetivos para os sistemas, na criação de subsistemas formais, na integração dos diversos sistemas e na adaptação da organização ao seu ambiente. Com o passar do tempo, passou-se a questionar muito a fixação de objetivos como instrumento para planejamento e administração de uma empresa, dando-se uma ênfase cada vez maior às relações externas da empresa, ou seja, da sua adaptação ao seu meio ambiente, ajustando-se a ele e mesmo interferindo no mesmo para alterá- lo, de acordo com seus interesses e possibilidades.

Os estudos clássicos de Administração enfocavam as partes sem a preocupação com a visão do todo. Com o desenvolvimento da Teoria de Sistemas e, conseqüentemente, de suas aplicações aos problemas empresariais, tornou-se possível uma grande evolução na compreensão da totalidade que é a empresa, bem como a criação e desenvolvimento de metodologias que visem à solução integrada de problemas organizacionais (MARTINELLI, 1995).

Dessa forma, como foi utilizada nesta pesquisa uma metodologia de enfoque sistêmico nas organizações – a metodologia de sistemas flexíveis – soft systems methodology (SSM), faz-se necessário apresentar sua caracterização, bem como seus procedimentos de aplicação,

seus recursos e suas limitações. Para tanto, o capítulo V – métodos da pesquisa – apresenta essa metodologia de forma detalhada.

CAPÍTULO IV

AGÊNCIA DE DESENVOLVIMENTO DE SÃO JOÃO DA