Örgütsel İletişimin Tanımı, Önemi ve Amacı

Örgütlerin temel unsuru insanlar olduğundan ve insanlar iletişim yoluyla kendini ifade ettiğinden tüm örgütler için iletişim önemli bir konu olarak ortaya çıkmaktadır. İyi bir iletişim sistemi bulunmayan örgütlerde örgüt içi anlaşmazlıklar, çatışmalar yanında birçok olumsuzluk yaşanabilmektedir.

Kurumsal iletişim; yönetimsel iletişim, pazarlama iletişimi ve örgütsel iletişim olmak üzere üç şekilde sınıflandırılabilir. Örgütsel iletişim ise, halkla ilişkiler, kamu ilişkileri, yatırımcı ilişkileri, kurumsal reklamcılık, çevre iletişimi, kurum içi iletişim gibi iletişim biçimlerini kapsar. Ancak, örgütsel iletişimin en temel iş alanı olarak çalışanları görmek gerekir (Uztuğ & Şener, 2012:5). Örgütsel iletişimin diğer iletişimlerden farkları şöyle sıralanabilir (Uztuğ & Şener, 2012:6):

- Örgütsel iletişim, hissedarlar, finansal gazeteciler, yatırım analistleri, düzenleyiciler ve kanun koyucular gibi kurumsal izleyicilere yöneliktir.

- Örgütsel iletişimler uzun dönemli perspektife sahiptir ve doğrudan satışları arttırmaya yönelik değildir.

- Örgütsel iletişimde pazarlama iletişimine kıyasla daha farklı stilde bir iletişim söz konusudur. Abartı ve aşırı övgü daha sınırlıdır ve iletişim daha resmi yapıdadır.

- Örgütsel iletişim genellikle dış gruplar tarafından başlatılır. Dış gruplar genellikle kurumları zorlayarak diğer türlü paylaşılmayacak olan bilgilerin ortaya çıkmasını sağlarlar. Örgütsel iletişimde genellikle, kurumun paydaşlarla nasıl iletişim kuracağına paydaşlar karar verir. Pazarlama iletişiminde kurumun iletişimi seçim gücü daha fazlayken, örgütsel iletişimde paydaşlar daha belirleyicidir.

Wood ve Payne tarafından yapılan araştırmada iletişim yetkinliği kurumların üzerinde durduğu en önemli temel yetkinliklerden biri olarak ele alınmaktadır. Çünkü rekabet ortamında, bir kurum içerisinde çalışan kişilerin gerek örgüt içinde gerekse örgüt dışında kurmuş oldukları etkin iletişim, başarı olasılığını artıran en önemli unsurlardan biri olarak görülmektedir (Eroğlu, 2005:203).

Örgütsel iletişimle ilgili olarak literatürde çok sayıda tanımlamaya rastlamak mümkündür. Bazı tanımlamalar şöyledir:

Dicleli’ye (1974) göre örgütsel iletişim; "örgütün işleyişini sağlamak ve örgütün amaçlarını gerçekleştirmek amacıyla gerek örgütü meydana getiren çeşitli bölüm ve öğeler, gerekse örgüt ile çevresi arasında girişilen devamlı bir bilgi ve düşünce alışverişi ya da bölümler arasında gerekli ilişkilerin kurulmasına olanak sağlayan toplumsal bir süreçtir" (Yağmurlu, 2004:32).

Goldhaber’e (1995) göre örgütsel iletişim; çevresel belirsizlikle baş edebilmek için karşılıklı ilişkiler ağı içinde mesajlar oluşturma ve bunları değiştirme sürecidir (Goldhaber, 1990:16).

Aydın’a (1994) göre örgütsel iletişim; “ortak bir amaç etrafında toplanan insanların güç birliği yaparak kurum amaçları yönünde etkili bir biçimde çalışabilmeleri için, aralarında olması gereken işbirliğini ve çevresiyle uyumlarını sağlamada önemli rolü olan her türlü insan etkinliğinin paylaşılmasıdır” (Aydın, 1994).

Örgütteki bireyler ve gruplar arasında olması gereken uygun etkileşimi sağlayan öğe örgütsel iletişim olarak adlandırılır (Durğun, 2006:119).

Sabuncuoğlu ve Tüz’e (1995) göre örgütsel iletişim, örgütün işleyişini sağlamak ve örgütün amaçlarını gerçekleştirmek için gerek örgütü meydana getiren çeşitli bölüm ve ögeler, gerekse örgüt ile çevresi arasında girişilen sürekli bilgi ve düşünce alışverişi ya da bölümler arasında gerekli ilişkilerin kurulmasına olanak sağlayan toplumsal bir süreçtir” (Demirtaş, 2010:413).

“Bir örgütün çeşitli birimleri ve çalışanları arasında bilgi, duygu, anlayış ve yaklaşım paylaşımını, bu paylaşım sürecindeki her türlü araç-gereç ve yöntemi, söz konusu paylaşımla ilgili çeşitli kanalları ve mesaj şekillerini içeren süreçtir” (Dal, 2012:105).

Bakan ve Büyükbeşe’ye (2004) göre örgütsel iletişim; “örgütte bir mesajın bir kişiden başka bir kişi ya da kişilere, direkt sözlü, yazılı veya sözsüz kanallardan veya indirekt (teknoloji: telefon, faks, bilgisayar, vs.) yollarla iletilme ve alınma sürecidir” (Bakan & Büyükbeşe, 2004:3)

Örgütsel iletişim; “örgütün varlığını sürdürmesi ve gelişmesi için gerekli olan örgüt içi ve örgütün çevresi arasındaki iletişimi sağlar. Örgütsel iletişimin başarılı olması için örgüte ait amaçlar doğrultusunda belirli bir düzen ve yapı içinde oluşturulmuş etkin bir iletişim sistemi gereklidir (Okay, 2005:8). Örgütsel iletişimin önemini ortaya koymak amacıyla çok sayıda araştırma yapılmıştır. Örgütsel iletişimin, örgütsel bütünleşme ve başarının çok önemli bir belirleyicisi olduğu belirlenmiştir. Ayrıca örgütsel iletişimin örgütsel değişim süreci içinde de büyük bir rol oynadığı görülmüştür. Örgütsel iletişim; “bilimsel yönetim, insan ilişkileri yaklaşımı, insan kaynakları yönetimi, sistem yaklaşımı ve kültürel perspektif “ gibi çok sayıda yaklaşıma dayalıdır (Tanrıverdi, Adıgüzel, & Çiftçi, 2010:105). Örgüt içinde yapılması istenen bir değişikliğe karşı çalışanlar olumsuz bir tutum içine girebilirler. Çalışanlarla yapılacak bir toplantıyla gerçekleştirilecek etkin bir iletişim ve çalışanların yönetime katılmasıyla

bu sorunlar giderilebilmektedir (Peker, 1995:124). Örgüt içindeki bireylerin davranışı en iyi örgütsel iletişimle anlaşılmaktadır (Baker , 2002:2). Örgütsel iletişimin önemini ortaya koyan araştırma bulguları, etkin bir iletişim sistemiyle genel kurumsal performans arasındaki yüksek ilişki bulunduğunu göstermektedir (Goldhaber, 1990:5). Bütün bunlar örgütsel iletişimin hem çalışan hem örgüt için önem derecesini göstermektedir.

Çalışanlar tarafından çabuk geri bildirim alındığında olumlu bir örgütsel iletişim kültürüne sahip olmak çalışanların performanslarını arttırması yanında kazançlı bir atmosfer yaratan benlik saygısının oluşmasını sağlar. Şikâyetleri ve işgücü devrini azaltır. Etkisiz iletişimler yanlış anlaşılmalara, bilgi eksikliğine, daha düşük performansa neden olabilmektedir. Yöneticilerin çalışanlarına etkili bir şekilde iletişim kuramaması yetersiz performansa neden olur. Aynı durum, çalışanların yöneticilerine güvenmemesi durumunda da geçerlidir. Çünkü kritik bilgilerin düzgün bir şekilde akışı olmayacaktır. Tersine, iletişim kuran organizasyonlar, çalışanlarının performansını arttırma yanında kendi saygınlıklarını da arttırır (Shonubi, Abdullah, Hashim, & Ab Hamid, 2016:86).

Örgütsel iletişimi yalnızca örgüt içine yönelik bir olgu sayılmaz. Örgütün amaçlarına ulaşması etkin bir örgüt içi iletişimle sağlanabilir. Örgütün amaçları iç ve dış çevresine göre farklılık gösterir (Özaslan, 2009:36). Dolayısıyla örgütsel iletişim için standart amaçlardan söz edilemez. Örgütsel iletişimin amacı da örgütlerin amacında olduğu gibi örgüt yapılarına göre değişiklik göstermekle beraber örgütsel iletişimin amaçları genel olarak şöyle sayılabilir (Balkaya & Aykurt, 2011):

- Örgüt faaliyetlerinin istikrarlı ve işbirliğiyle gerçekleşmesine katkıda bulunarak örgüt içi koordinasyonu sağlar.

- Örgüte ait amaçlar ve örgüt kültürü çalışanlar tarafından benimsenir ve paylaşılır.

- Yöneticiler iletişimle örgüt ve örgüt içi ile ilgili ekstra bilgiler edinir ve daha etkin kararlar alabilir.

- Çalışanlara görevleri ve görevleriyle ilgili hedefler bildirilerek, örgüt içi sorunlar tespit edilerek kontrolü sağlanır.

- Örgüte ait çalışma düzeni, hedefler, çalışanlara ait ücret, prim, kariyer, sosyal haklar, örgüt bütçesi, projeler, faaliyetler, örgüt içi ödül ve ceza sistemleri hakkında bilgilendirme yapılarak örgütsel bağlılık ve güven sağlanmasına yardımcı olur.

- Örgüt içinde sürekli bilgi akışıyla örgütsel bütünlük ve dayanışma, insan ilişkilerinin gelişmesi sağlanır.

- Örgütün faaliyet gösterdiği alanla ilgili mevzuat ve yenilikler çalışanlara duyurularak, olası hatalar önlenir. Özel firmalarda kârlılığın artmasına katkıda bulunur.

- Örgütsel tutumlar yönlendirilebilir, çalışanlar örgüt amaçları doğrultusunda motive edilerek iş tatmini arttırılır.

- Çalışanlar örgüt etkinlikleri, önemli olaylar, kararlar ve başarılarla ilgili sürekli güncel bilgiye sahip olurlar.

- Örgüt içinde duygu ve düşüncelerin ifadesine olanak sağlar.

- Örgüt içinde dedikodu ve söylentilerin önüne geçilmesine yardımcı olur. - Kişiler, gruplar ya da örgüt içindeki birimler arasında problem ve çatışmaların giderilmesi ya da önlenmesini sağlar.