Kurumların, amaçlarını gerçekleĢtirebilmek için sahip oldukları ve yararlanabilecekleri kaynakları en iyi Ģekilde kullanmaları gerekir. Kurumların amaçlarına ulaĢma göstergesi de, bir bakıma sahip oldukları kaynakları kullanabilme derecesine bağlıdır. Bu nedenle, kurumun çalıĢmalarının sürekli olarak kontrol ve denetim altında tutulması, kaynakların kullanılma durumlarının belirlenmesi bir zorunluluk olarak ortaya çıkmaktadır. Bundan da önemlisi, ürün ve verimliliğin yakından izlenmesi ve sürekli olarak artıĢını sağlayacak önlemlerin alınması gereklidir. Yönetsel açıdan bakıldığında, denetim kurumlar için hayati bir önem taĢmaktadır (Taymaz, 2010, s.5). Newstorm ve Davis (1997) de, denetimin kurumlar için gerekliliğini (Akt. Jailall, 1998, s.21):
1. ÇalıĢanları motive etme ve ödüllendirmek, 2. ÇalıĢanlara çalıĢmalarına yönelik dönüt vermek, 3. Grup içinde adil iliĢkileri sürdürmek,
4. ÇalıĢanları yetiĢtirmek ve geliĢtirmek ve
5. Kanunlara uygunluğu sağlamak için gerekli olduğunu belirtmiĢlerdir.
Denetim fonksiyonunun iki amacı vardır. Bunlardan birincisi örgütün dengesini korumak, ikincisi de düzeltme amacıyla kusurları göstermek, bunların tekrarına engel olmak ve böylelikle hedefe doğru ilerlemeyi sağlamaktır (Özer, 1998b, s.143). BaĢka bir deyiĢle, örgütün amaçlarının gerçekleĢtirilme düzeyini saptamak ve örgütsel
eylemlerden daha iyi sonuç alabilmek için gerekli önlemleri almak ve süreci geliĢtirmektir. Bu amaçla, denetim sisteminden örgütteki tüm faaliyetleri planlı bir Ģekilde gözlemesi, gözlemler esnasında belirlenen sapmalar ve hataları derhal düzeltmesi ve örgütün faaliyetlerinin daha iyiye gitmesi için gerekli tedbirleri alması beklenmektedir. Bu güçteki bir denetim sistemine sağlıklı bir sistem denilebilir (Aydın, 2007, s.11).
Her örgütün gerçekleĢtirmek istediği bir amacı vardır. Örgütün baĢında bulunan yöneticinin temel görevi örgütü bu amaca yöneltmektir. Bunun için de kendisine bağlı örgütün, amacının gerçekleĢmesinde veya hedefe yöneltmede ne durumda olduğunu bilmek, izlemek ve denetlemek isteyecektir. Bu, denetim mekanizmasının varlık nedenlerinden baĢlıcası ve en önemlisidir (Çoker, 1992, s.65). Bu anlamda denetimin amaçlarını Ģu Ģekilde sıralayabiliriz, (Marks ve diğerleri, 1971, Akt. Taymaz, 2010, ss.64-65):
1. Kurumun amaç ve politikalarına açıklık kazandırmak, bunları geliĢtirme ve ulaĢma yollarında ilgililere yardımcı olmak,
2. Kurumun plan ve programlarının amaçlara uygunluk düzeyini belirleyerek, politika ve uygulamalar yönünden fakları ortaya koymak,
3. Kurum çerçevesinde var olan faaliyetlerin çevre ve toplum ihtiyaçlarını karĢılayacak Ģekilde geliĢtirmek,
4. Kurumda üretilen mal ve hizmetleri nicelik ve nitelik açısından değerlendirmek ve eksiklikleri ilgililere bildirmek,
5. Kurumsal hizmetlerin yürütülmesindeki kusurları ortaya koymak, düzeltme yollarını bulmak ve ilgililere bu konuda önerilerde bulunmak,
6. Kurumun hizmet alanları ile ilgili yenilik ve geliĢmeleri izlemek, elde edilen sonuçlara dair araĢtırmaların yapılmasını ilgililere açıklanmasını ve yararlanmalarını sağlamak,
7. Kurumda bireyler ve birimler arasındaki iliĢki ağlarını geliĢtirmek, var olan iletiĢim ve koordinasyon akaklıklarını gidermek,
8. Kurumda personelin örgütsel amaçlara güdülenmesine, moralinin yükseltilmesine yardımcı olmak, yapılan çalıĢmalarda tüm ilgililerin katılmasını sağlamak,
9. Kurumda denetimi bir eğitim aracı olarak kullanarak, personelin hizmet içinde yetiĢtirilmesinde yardımcı olmak,
10. Kurumda çalıĢan personelin en iyi yapabileceği iĢlere yönlendirerek kapasitesini belirlemek ve iĢlerinde geliĢmelerinde önerilerde bulunmak, 11. Kurumdaki çalıĢmaları objektif olarak değerlendirmek, iĢlerinde baĢarılı ve
yetenekli olanların yükseltilmelerinde önerilerde bulunmak,
12. Kurumda çalıĢanların yasa dıĢı eylemlerde bulunmaları halinde ön inceleme veya soruĢturma yapmak, eylemlere yönelik raporları düzenleyerek ilgililere bildirmek.
Buradan hareketle, denetimin örgütsel etkililik için vazgeçilmez bir süreç olduğu sonucuna varılabilir. Çünkü örgütlerin denetimsiz kalması, örgütün yalnızlık, düzensizlik, kapalılık ve durağanlığa gitmesine ve güç yitirmesine sebep olmaktadır. Bütün örgütlerde olduğu gibi eğitim örgütlerinde de denetim çok önemli bir süreçtir. Bu önemi belirleyen ise örgütsel yasamdaki etkinliklerin sürekli olarak izlenmesi, değerlendirilmesi ve bunlara dayalı olarak geliĢtirilmesi gereğidir. Eğitim etkinlikleri sürekli olarak geliĢtirilmesi ve yenilenmesi gereken etkinlikler olduğu için eğitim örgütlerindeki denetim etkinliklerine daha fazla önem verilmesi gerekmektedir (Yılmaz, 2009, s.23). Sağlamer (1975), denetimin eğitim sistemindeki temel görevlerini Ģöyle sıralamaktadır (ss.8-11):
1. Amaç geliĢtirme,
2. Koordinasyonu sağlama ve kontrol etme, 3. Personelin güdülenmesi,
4. Eğitim-öğretimle ilgili problemlere çözüm bulma, 5. Personeli geliĢtirme, iĢbaĢında eğitim,
Sosyal örgütlerde olduğu gibi eğitim kurumlarında da, iĢleyiĢin aksamasının sonuçları daha geç ve güç anlaĢılabilir ve önlemlerin alınması daha uzun süreyi ve çabayı gerektirebilir. Denetim, örgütün kendi varlığının ve iĢleyiĢinin sürdürülmesi için zorunludur. Denetimin amacı, örgütsel amaçların gerçekleĢtirilme derecesini belirlemek ve gerekli önlemleri zamanında almaktır (Aydın, 1986, s.1). Bu amaç, aynı zamanda değerlendirmenin eğitim örgütlerindeki önemine de vurgu yapmaktadır. Çünkü eğitim örgütlerinde verilen eğitim hizmetinin amacına ulaĢıp ulaĢmadığının belirlenmesi eğitim-öğretim etkinliklerinin geliĢtirilmesi ve daha iyi bir eğitim verilmesi açısından çok önemlidir. Eğitim örgütlerinde değerlendirme sürecinin önemini belirleyen noktalardan birisi de, çağdaĢ geliĢmelerin eğitim sürecine aktarılması ya da uyarlanması gerekliliğidir (Oğuz, Yılmaz ve TaĢdan, 2007, s.40). Bu anlamda bir kamu giriĢimi olan eğitimde öğretmenlerin davranıĢlarının denetlenmesi sistemin bütünlüğü ve iĢleyiĢi açısından büyük önem taĢır (Kepenekçi, 1995, s.125). DavranıĢların denetlenmesi farklı bir kavramı da beraberinde getirmektedir. GerçekleĢtirilen faaliyetlerin denetim sonrası değerlendirilmesi ve bunlara yönelik olarak gerekli düzenlemelerin yapılmasının gerekliliğidir. Bilindiği gibi değerlendirmenin eğitim ve öğretimdeki yeri önemlidir. Değerlendirilmesi yapılmayan örgün bir eğitim düĢünülemez (Öz, 2003, s.29).
Okul örgütü, hem girdisi hem de çıktısı insan olan ve informal yönü ağır basan bir örgüttür. Amacı, girdi olarak aldığı insana, öğretme-öğrenme süreci içerisinde, önceden planlanmıĢ belli bazı davranıĢları kazandırmak ve yeni nitelikteki insanı topluma çıktı olarak sunmaktır (Ünal, 1989, s.449). Eğitim sisteminde denetimin amacı da, okulun etkililiğini sağlamak ve sürdürmektir. Denetim ister okul yönetimince yapılsın isterse üst düzey yönetmen ve denetmenlerce yapılsın, denetimde tek amaç okulun etkililiğidir. Okulun etkili olabilmesi örgütsel, yönetsel ve eğitsel amaçların planlanan düzeyde gerçekleĢtirilmesine bağlıdır (BaĢaran, 2000, s.137). Ayrıca eğitim örgütleri açısından denetimin amacı, insan ve maddi kaynakların ilgili mevzuata, kurumun amaçlarına, eğitim öğretim ilkelerine ve ekonomik kurallara uygun olarak kullanıp kullanmadığını, kurumun amaçlarının gerçekleĢmesinde karĢılaĢılan sorunların tespit edilip değerlendirilmesidir (AltıntaĢ, 1992, s.403).
Bir diğer açıdan eğitim denetiminde amaç, öğrencilerin eğitim sisteminin istediği düzey ve nitelikte yetiĢmelerini sağlamak için bu konuda görevli yönetici öğretmen ve diğer ilgililere yardım ve rehberlik etmektir (Bilir, 1992, s.254). Ayrıca, eğitimin
kalitesini olumlu-olumsuz olarak etkileyen etmenleri dikkate alarak öğrencilerin eğitim düzeyini geliĢtirmek ve öğretimin niteliğini iyileĢtirmek için yapılan değiĢimlerin nedenini ve sonuçlarını belirlemektir (Singh, 1995, s.87).