De acordo com o gerente de TI, todos os resultados que a empresa almejou desde a implantação da ferramenta, até os dias atuais, estão sendo satisfatórios. Em face à relação custo x benefício, prazos e dificuldades encontradas, ele mostra-se satisfeito com o planejado dentro das condições da Empresa N:
“Desde o momento da decisão sobre a implantação da ferramenta, estávamos cientes de que além de mudanças de ordem tecnológica, também teríamos que mudar conceitos e processos internos que não estavam trazendo mais os resultados esperados. Com o crescimento da empresa ao longo do tempo, a tecnologia e processos internos não foram acompanhando como deveria este crescimento, portanto os diretores estavam cientes de que haveria de ter custos elevados no início do processo de redesenho do setor de logística, a fim de sanar estes gargalos.”
Diante disso, a Empresa N não considera o projeto como concluído. Segundo palavras finais do diretor-chefe da empresa, a Empresa N ainda tem muito que evoluir:
Figura 8: Fluxo de atividades – WMS Fonte: Empresa N
“Ainda há muito que mudar, para que a empresa finalmente encontre o caminho do sucesso. A adoção de novas ferramentas tecnológicas como o módulo de gerenciamento de estoques - WMS, alinhada a um redesenho de nossos processos, foi realmente necessária para que a empresa não ficasse para trás num mercado altamente competitivo como o que atuamos. A empresa agora passa a novo estágio de crescimento: ficar atenta às mudanças tecnológicas para que em um futuro próximo, possamos cada vez mais nos tornarmos mais competitivos e assim, atingirmos a excelência em nossos serviços.”
A Empresa N ainda busca muitos recursos tecnológicos no mercado, visando ainda mais o seu crescimento. É de suma importância que o projeto de TI evolua sempre, fazendo com que a empresa cresça ainda mais perante seus concorrentes.
7. CONSIDERAÇÕES FINAIS
Em um mercado que se torna mais competitivo, as empresas necessitam, cada vez mais, estar atentas às novidades tecnológicas que surgem continuamente. Tão importante quanto isso, é também procurar soluções em relação também a procedimentos internos e processos. No caso específico das Micro e Pequenas Empresas, por serem mais sensíveis a estas mudanças de mercado e por estarem em expansão, estas necessitam de ferramentas tecnológicas que auxiliem os gestores, tanto na busca de melhoria dos processos internos, como também para que estes tenham uma visão mais estratégica de mercado e negócio e assim, consigam frente aos seus concorrentes, obterem vantagem competitiva.
Assim, os Sistemas de Informação, por meio do acesso a ferramentas de TI, possibilitam a estas empresas terem a possibilidade de automatizarem seus processos internos, fazendo com que obtenham significativos ganhos, tanto em questão de automatização destes processos internos como em gestão da informação. Deve-se também levar em consideração que os Sistemas de Informação por si sós, não resolvem os problemas das empresas: elas necessitam de capital humano para serem geridas de forma eficaz, a fim de trazer para a empresa os ganhos significativos que se espera de um investimento dessa natureza. Por isso, para que a empresa realmente obtenha os benefícios esperados, faz-se necessário que a adoção de tais ferramentas de TI e SI esteja alinhada com o planejamento estratégico da empresa como um todo, visto que uma mudança deste porte ocasiona uma significativa mexida em toda a estrutura organizacional. A adoção de um sistema de informação novo na empresa poderá ocasionar mudanças significativas em processos internos já estabelecidos, mas que já podem estar defasados, pois não se adaptaram às mudanças que o mercado exige.
Em suma, atualmente é praticamente impossível administrar uma empresa competitiva sem um sistema informatizado. Assim sendo, em relação aos objetivos da pesquisa em temos de demonstrar como um SI pode trazer significativas melhorias e benefícios na organização como um todo, constatou-se neste estudo que a TI pode ser considerada como fator de melhoria dos processos internos das empresas, verificando no caso da empresa objeto do estudo de caso, os ganhos e vantagens que a adoção de um SI numa empresa - como foi o caso da Empresa N –
trouxe para uma melhor organização de seus procedimentos internos e tarefas rotineiras do dia-a-dia. A Empresa N não tinha processos bem definidos, visto que várias de suas tarefas rotineiras eram controladas manualmente por meio de formulários, planilhas e relatórios em papel. Um dos pontos cruciais verificado foi que todo o processo de logística da empresa, desde o início do faturamento até a fase final do despacho, eram controlados à parte por planilhas e cadernos de anotações, sem haver indícios de um processo interno que gerenciasse toda essa fase da logística. Quando vários destes processos foram informatizados, por meio da introdução de ferramentas de TI que auxiliassem a gestão de processos e da informação, a empresa passou a melhor gerenciar suas tarefas internas, ganhando assim em agilidade e dinamismo. A Empresa N percebeu que se não se adaptasse a este novo mercado mais competitivo e tecnológico, poderia ter sérios problemas num futuro próximo, pois ficaria sempre atrás de seus concorrentes em termos de organização. Um ponto muito destacado nesta pesquisa pelo gerente de TI da Empresa N foi que quando a empresa chegou à conclusão de que deveria informatizar seus processos internos (desde o momento da escolha da ferramenta até o término do período de implantação), foram traçadas metas que seriam verificadas após o término da implantação, a fim de que pudesse ser feito uma avaliação da melhoria da empresa. Ainda segundo ele, a empresa conseguiu atingir após 1 ano de reestruturação, uma significativa e visível melhoria, comprovando assim o que se esperava dos objetivos traçados. Em relação ao custo x benefício esperado por seus gestores, a Empresa N também alcançou seu objetivo esperado, pois o investimento total do projeto de informatização dos processos internos ficou dentro do esperado pela empresa.
Em suma, os pontos de mudanças mais significativas citados foram: - Melhora do tempo de resposta do nível de serviço da empresa; - Melhor agilidade no atendimento aos pedidos;
- Controle eletrônico de dados e informações gerenciais; - Reestruturação física da empresa;
A Empresa N obteve ganhos em organização, gestão da informação, melhoria de procedimentos referentes não só a sua área de logística, e sim na empresa como um todo, dentre outros. O objetivo principal desta pesquisa, no caso específico de demonstrar como a TI pode ser um fator de melhoria dos processos internos das empresas, foi satisfeito quando verificado que a Empresa N, após a adoção de um módulo de sistema de informação gerencial, como é o caso do módulo WMS, obteve significativos ganhos em seus processos internos. Hoje, a empresa consegue atingir um nível de serviço de até 90%, justamente por conseguir alinhar seus objetivos estratégicos de mudanças organizacionais, visando à melhoria constante dos seus processos, à adoção de novas ferramentas tecnológicas que auxiliem tal melhoria.
As pressões competitivas e as constantes inovações forçam as empresas a repensarem sua forma de fazer negócios. E isso exige capacidade de incorporar e tirar o máximo proveito dos melhores e mais atualizados métodos de sistemas de informações gerenciais existentes. Apesar do aumento do número de micro e pequenas empresas que utilizam ferramentas de TI em seus processos de negócio, poucas realmente conseguem potencializar o uso de tais ferramentas. Portanto, é de suma importância que as empresas tenham a ciência de que precisam cada vez mais estar em contato com novas tecnologias a fim de buscar sempre a melhoria de seus processos internos, procurando dinamizar o trabalho e assim, obter vantagem competitiva em relação a seus concorrentes.
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APÊNDICES
APÊNDICE A – Roteiro de entrevista
EMPRESA: _____________________________ ENTREVISTADO: ______________________________ DATA: _____________________ CARGO: ______________________________
Dados sobre a empresa e histórico Nome da Empresa:
Atividade principal/ Principais Produtos:
A empresa é multinacional? Onde fica a matriz? Qual o número de funcionários?
Quais mercados atende? Quais seus principais clientes? Qual o sistema ERP utilizado?
Qual a plataforma de hardware e software (servidores, redes, banco de dados, etc.)? Quais os módulos já implementados?
Em que data (mês e ano) os módulos foram implementados? Quantos funcionários há na área de TI?
A área de TI é subordinada a que área da empresa? Qual o número total de usuários?
I – Problemáticas e decisão
Por que as empresa optou pela implantação do módulo de gerenciamento de estoque do ERP (InFarma)?
Quais os benefícios buscados pela empresa ao utilizar um sistema de gerenciamento de estoque? Quais eram os principais “gargalos” nos processos do setor de estoque?
A empresa tem alguma característica particular que poderia representar uma dificuldade na utilização do módulo WMS?
II – Utilização (Deptos Usuários e TI)
Quais foram os benefícios trazidos pela utilização do sistema ERP? Os benefícios esperados pela utilização do sistema estão sendo obtidos? (Por que não?) Existiram benefícios não esperados?
Quais foram os problemas que surgiram ou estão surgindo na fase de utilização? Como foram, ou estão sendo solucionados?
Como o aspecto integração entre os módulos presentes no sistema ERP modificou a empresa? Quais foram os benefícios e problemas relacionados à integração?
Em que outros aspectos a adoção da nova ferramenta modificou o seu departamento? E a empresa?
O sistema trouxe alguma oportunidade para mudanças em procedimentos (ou processos)? O sistema trouxe alguma nova idéia sobre como realizar algum procedimento específico?
É possível relacionar a utilização do sistema ERP com a melhoria no desempenho da empresa?
É possível relacionar a utilização do sistema ERP com a melhoria na competitividade da empresa? Em que aspectos? (custo, diferenciação). Através de que aspectos do sistema (automação, redesenho de processos, integração entre os departamentos, integração com clientes e fornecedores, novos negócios)?
O sistema ERP trouxe melhoria a todas as áreas envolvidas da mesma maneira? Por que não?
O sistema tem atendido as necessidades de informações gerenciais da empresa? Como estão sendo extraídas estas informações?
III - Utilização (Apenas Depto de TI)
Os custos planejados foram atingidos durante o processo de utilização?
Que outros custos além dos citados estão sendo percebidos, na fase de utilização do sistema?
Quais foram as dificuldades tecnológicas encontradas? (distribuição de dados, comunicação de dados, etc.)
Após a implantação, a empresa considera o projeto do sistema encerrado? Por quê? Por que não?
ANEXOS
ANEXO IV – Área de conferência (check-in) separada da área de separação de mercadorias