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Para que a adoção do BSC possibilite a mensuração dos resultados em aspectos palpáveis é preciso ter em mente que houve uma evolução de um sistema de medição para um modelo de gestão estratégica integrada (KAPLAN; NORTON, 1996, 1997, 2000, 2004).

Para a etapa quatro da pesquisa construtiva, destacada em azul na Figura 15, deve-se lembrar que o modelo básico do BSC tem por pressuposto uma organização com fins lucrativos. Nesse sentido, a perspectiva financeira é a última e mais importante para este tipo de empresa. Esta etapa foi marcada pela cooperação entre a pesquisadora e os gestores do CREA-SP para que se pudessem unir aspectos empíricos com os teóricos propondo-se inovações: os indicadores do BSC.

Figura 15: Inovar e construir uma solução Fonte: Elaborado pela autora.

Para a definição dos indicadores, o CREA-SP trabalhou com as RAEs na construção de sete passos:

Passo 1 - Desenvolver um processo confiável e repetitivo – Foi importante desenhar um processo de gestão que assegurasse que a comunicação fosse clara para todos os envolvidos no processo. Além disso, foi fundamental ter a certeza de como as informações seriam geradas: responsáveis, prazo e formatos (CAIUBY, 2011). Assim sendo, nas reuniões agendadas no mês de novembro de 2013 estabeleceu-se que os materiais seriam elaborados por funcionários do Departamento Operacional – DOP e seriam validados por todos os participantes.

Passo 2 - Identificar papeis claros e responsabilidades – Assegurar que os papeis relatados no Passo 1 tenham sido assumidos de fato (CAIUBY, 2011). Durante todo o período de RAE estas premissas foram confirmadas, geradas Atas e cumpridos os prazos estipulados para o desenvolvimento dos projetos abordados.

Passo 3 - Selecionar um sistema de relatórios – O sistema de relatórios deve ser simples, porém deve agregar todas as informações para a compreensão do desempenho do indicador para uma possível tomada de decisão (CAIUBY, 2011). Desta forma, estipulou-se a Ata para registro das ações tomadas.

Passo 4 - Conduzir uma completa preparação da reunião – A condução da reunião deve ser feita de maneira imparcial pelo facilitador, cujo papel é mediar as discussões e não ser tendencioso (CAIUBY, 2011). Assim, o papel do facilitador foi o de trazer as questões à mesa por meio de leitura do Mapa Estratégico do CREA-SP, garantindo que as ações fossem um desdobramento desta ferramenta.

Passo 5 - Focar a discussão da reunião em objetivos estratégicos – Para que o fórum seja respeitado é preciso disciplina. O papel do facilitador é de elevada importância. Deve propor condições de contorno para que somente os temas estratégicos sejam discutidos e que os prazos de início e término sejam respeitados (CAIUBY, 2011).

Passo 6 - Fazer análise disciplinada dos objetivos, indicadores e iniciativas – É importante que os participantes compreendam que o nível de informação está adequado para a tomada de decisão (CAIUBY, 2011).

A realização do passo 6 pressupõe que todos os relatórios estejam preparados e que tenham sidos enviados previamente aos participantes. O momento da RAE é uma das técnicas mais importantes a serem aplicadas, segundo Caiuby (2011), pois conduz ao processo de tomada de decisão, monitorando indicadores de desempenho, observando a evolução dos projetos e checando se a hipótese estratégica é valida ou precisa de revisão. Vale ressaltar que os ciclos de revisão da estratégia devem ter, ao menos, dois anos de monitoramento da estratégia (KAPLAN; NORTON, 2000, 2004; CAIUBY, 2011).

Passo 7 - Preparar e distribuir as atas da reunião e garantir que as decisões tomadas sejam encaminhadas – É preciso garantir que as discussões sejam anotadas na íntegra.

Foram realizadas RAEs no mês de novembro de 2013, em que participaram a Superintendência de Fiscalização, Gerentes e Agentes Fiscais. Nessas ocasiões decidiu-se pela necessidade de haver uma mudança conceitual do espirito da fiscalização. Era preciso sair da autuação e passar para a fiscalização orientativa e corretiva.

Desta forma, o Objetivo Estratégico “Valorização Profissional” estaria sendo atingido. O CREA-SP passaria a valorizar o profissional e respeitar a sociedade, saindo da política punitiva para a política de conscientização, uma vez que quem contrata um profissional/empresa inabilitado é responsável civil e criminal segundo o art. 15 da Lei Federal nº 5.194/1966.

Este quesito estava consoante com o Mapa Estratégico na perspectiva dos Usuários em promover a valorização profissional. Assim, a atual gestão propôs um complemento à atual fiscalização.

Definiu-se que os fiscais deixariam de ser coletores de dados, passando para uma fase de monitoramento, ajustes e acompanhamento de redes. O sistema de informações estaria trabalhando para a fiscalização.

Será necessário que o CREA-SP reforce as parcerias com outros órgãos públicos, por exemplo, Junta Comercial, Prefeituras, Receita Federal. A proposta é que 25.000 profissionais sejam notificados à regularização e 5.000 empresas busquem o certificado de conformidade.

O CREA-SP possui atualmente 295 mil profissionais e 49 mil empresas ativos no Estado de São Paulo. A proposta representa em torno de 8,5% de profissionais e 10% de empresas. Nas RAEs decidiu-se pelo posicionamento conservador de metas.

Para que o projeto seja efetivado, será necessária a divulgação da proposta no Portal e demais mídias da instituição/empresa/empreendedor, visando dar conhecimento da importância do Selo de Conformidade e seus benefícios tais como:

1. Atendimento personalizado, diferenciado e especializado.

2. Emissão do certificado de conformidade como um diferencial nas licitações. 3. Desburocratização de atendimento.

Para que tudo ocorresse conforme o acordado, foi necessária uma apresentação/treinamento dos gestores e agentes fiscais já no mês de novembro de 2013 e a perspectiva do aprendizado e crescimento foi elencada pelos resultados de multiplicação do projeto. Houve um cronograma para divulgação e implantação, metas para atingimento dos objetivos e avaliação e, caso fossem necessários, ajustes e correções. De acordo com entrevista ao Gerente do Departamento Operacional do Conselho, havia três projetos pilotos em andamento: Empresa Odebrecht, Consórcio Viracopos e Empresa OAS e uma proposta para o Consórcio de Guarulhos.

Para a Perspectiva do Usuário um indicador a ser trabalhado foi o número de adesões ao Canal de Relacionamento e o número de Selo de Conformidade cedido.

Para a Perspectiva de Processos Internos o CREA-SP estabeleceu as metas: número de visitas/mês/agentes fiscais; número de agendas de visitas junto a empresas, empreendedores e órgãos públicos; número de acompanhamentos e supervisões dos acessos ao canal de relacionamento, número de acessos à Ouvidoria para que se pudesse corrigir e melhorar o canal de relacionamento. Percebeu-se então a necessidade de padronização dos processos por meio dos manuais.

A perspectiva financeira foi contemplada avaliando-se o número de registros regularizados (PF/PJ) após a efetivação; a quantidade de Anuidades quitadas (PF/PJ); quantidade e valores de ARTs recolhidas; quantidade de ARTs corrigidas.

A Perspectiva do Aprendizado e Crescimento foi observada pelo número de treinamento na área de Fiscalização orientado a esta nova vertente. A ideia é comparar a participação nos treinamentos, com a análise de clima organizacional e desempenho do programa.

As ações de fiscalização do Conselho, ao focar no cruzamento de informações obtidas por meio de parcerias com outros órgãos públicos a partir de banco de dados de obras e serviços e empresas já pode ser observado em atuações como no caso da Arena Corinthians. Até o dia 27 de novembro de 2013 todas as 255 empresas e os 212 profissionais envolvidos direta ou indiretamento na obra estavam regulares no Conselho. Segundo a Superintendência de Fiscalização, na ocasião do acidente só foi possivel a rapidez e agilidade da fiscalização do CREA-SP em virtude da adesão ao canal de relacionamento permantente entre a Contrutora Odebrecht e o Conselho. Este canal de informações permanecerá ativo até a conclusão da obra. Alguns indicadores elencados serão disponibilizados no site para utilização da sociedade.